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$ Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion Jean Baptiste F. DIENE Expert

$ Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion Jean Baptiste F. DIENE Expert comptable agrée Auditeur interne Avril 2006 (Mise à jour 2015) CESAG/Audit des achats.- Page 1 S O M M A I R E Page PREAMBULE 3 I. DEFINITIONS ET GENERALITES 1 Achats/Approvisionnements 4 4 2. Audit 7 3. Contrôle Interne 9 4. Processus et risques 12 2- PLACE DES ACHATS DANS L’ENTREPRISE 15 - Processus transversal 15 - Importance selon la taille de l’Entreprise 16 Classification traditionnelle 16 - Importance par les actifs générés 17 - Importance dans la marche de l’Entreprise 18  SYSCOA et processus Achats 18  Importance dans la productivité 19 3- ORGANISATION ET SUPPORT DU PROCESSUS 21 - Les acteurs 21 - Les opérations ou sous-procédures 25 - Le manuel de procédures 28 4- ANALYSE DU CONTROLE INTERNE DES ACHATS 30 - Plan d’approche 30  Description du système 30  Définition des objectifs d’audit 37  Identification des risques 37  Tableau d’analyse 40 - Rapport d’orientation 50 - Vérification des contrôles 51 - Rapport sur le contrôle interne 56 5- CONTROLE DES COMPTES 58 - Immobilisations corporelles 58 - Stocks 58 - Fournisseurs 58 - Achats 59 CESAG/Audit des achats.- Page 2 CESAG AUDIT DES ACHATS Préambule : A salaire et avantages égaux, si l’on vous proposait un poste de Directeur des Ressources Humaines et un poste de Directeur des Achats, hormis les paramètres de compétence et d’expérience, ne seriez vous pas tenté de choisir le second ??? Un sondage effectué lors d’ateliers ou de séminaires a démontré que l’on répond souvent par l’affirmative à cette question. Pourquoi la fonction d’achats et de gestion de stocks attire t-elle plus que la fonction de « gestion des humains » ?? Il est vrai que gérer des stocks semble autrement plus aisé que de gérer des individus avec toute la problématique de leurs caractères, mentalités et psychologies. De surcroît, « la fonction de Directeur des Achats offre l’opportunité d’un carnet d’adresses intéressant ». (Bouvier) Les relations qu’implique cette fonction constituent un large éventail de connaissances et d’opportunités de toutes sortes. Elle ouvre sur un monde ou les « us et coutumes » et autres « modus vivendi » plus ou moins tolérés, selon les milieux et les environnements sociaux, procurent à l’individu des richesses additionnelles, souvent plus importantes que ne peut lui procurer son seul salaire. Ainsi, est-il aisé de comprendre que les risques et faiblesses dans un système d’achats, notamment sur le plan de l’éthique, aient des conséquences plus importantes et plus immédiates que celles qui découleraient de la fonction de gestion des ressources humaines. D’expérience, nous savons que les risques d’absence de contrôle interne, notamment dans les grandes entreprises industrielles, sont exacerbés dès qu’il s’agit des processus « achats » et « stocks ». Ce fait est dû, en grande partie, à la complexité des opérations et à l’intérêt particulier que peuvent susciter l’objet de ces opérations (marchandises) et les perspectives de gains supplémentaires (commissions, cadeaux). A risques importants et fréquents, contrôles récurrents ! C’est pourquoi l’audit des achats prend généralement une grande place dans le programme annuel de contrôle des auditeurs internes, plus portés vers l’audit opérationnel que les auditeurs externes. Le temps est révolu ou l’audit était exclusivement comptable et financier et, de surcroît, la fonction achats est devenue auditable parce que structurée et bien formalisée (du moins dans les grandes entreprises). CESAG/Audit des achats.- Page 3 I - DEFINITIONS 1-1 - Achats / Approvisionnements Selon le Petit Larousse :  Achat veut dire : action d’acheter et acheter : obtenir, se procurer quelque chose en payant  Approvisionnement veut dire : action d’approvisionner Et approvisionner : fournir des provisions, des choses nécessaires. Les deux vocables sont souvent utilisés indifféremment l’un à la place de l’autre ; l’objectif restant le même : doter l’entreprise de biens nécessaires à sa marche normale. Dans la pratique courante, il faut toutefois, noter que le processus global d’achat comprend l’action d’approvisionner ; c’est-à-dire l’acte d’approcher physiquement les biens commandés et de les recevoir (transport, logistique et stockage). (Extraits du livre de Caverivière : le guide de l’acheteur) ‘’La fonction Achats La notion d’achat est assez vaste et peut revêtir plusieurs sens et interprétations selon les contextes dans lesquels il est employé. Il est possible de la cerner par sa définition, ses missions et objectifs, ses enjeux, son déroulement (processus d’achat) et son positionnement dans l’organigramme. 1.1.1. Définition de la notion d’achat La fonction achat peut être définie comme la recherche et l’acquisition de produits, services et prestations correspondants aux besoins des clients internes tout en anticipant et maitrisant les divers risques encourus à moyen et long terme ou ,de façon plus terre à terre comme l’ensemble des dépenses externes négociables d’une entreprise en excluant les dépenses sociales. Sont donc exclus du champ des achats les dépenses telles que :  Les salaires et les charges de personnel,  Les impôts, taxes, cotisations et dépenses diverses,  Les subventions etc. CESAG/Audit des achats.- Page 4 Une autre définition plus classique serait : la fonction achat est celle responsable de l’acquisition des produits, biens et services nécessaires au fonctionnement d’une entité ou entrant dans les produits ou services qu’elle produit et vend. De toutes ces définitions, on retient que le rôle de la fonction achat est l’approvisionnement en biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. 1.1.2. Distinction entre achat et approvisionnement Il est courant de confondre ces deux notions ; elles sont certes complémentaires mais en réalité constituent des fonctions bien distinctes. L’approvisionnement a une fonction tactique traitant les demandes d’achats dans une vision à court terme, c’est-à-dire pour répondre à un besoin immédiat exprimé et bien souvent récurrent. Cette fonction intervient donc principalement au niveau du calcul de la quantité à commander, de la passation de commande, du suivi des livraisons et de la gestion des stocks. La fonction approvisionnement traite de la planification, de la gestion et régulation des flux physiques entre l’entreprise et ses fournisseurs, incluant les problématiques de commande ou d’appel de livraisons, de gestion des stocks, de magasinage et de logistique liés au transport. Elle a un rôle technique (identification et calcul des besoins, gestion des stocks, etc.) et intervient plutôt sur le court terme. Elle correspond donc à l’exécution et à la gestion opérationnelle des contrats d’achats. Elle se situe en aval des achats. Tandis que la fonction achat intervient en amont, et englobe les activités telles que la recherche de fournisseurs, la négociation et la sélection de produits ou composants. Elle a une vision à moyen et long terme. Cependant les deux fonctions sont complémentaires car elles se chevauchent. En effet, le processus d’acquisition de toute organisation comprend ces deux fonctions et toutes les deux sont impliquées dans la relation avec des interlocuteurs internes et externes. Le schéma ci-après permet de mieux cerner les deux fonctions. Dans le cadre de la politique Achats, la fonction Achats a un rôle commercial à moyen et long termes. Elle prépare, régule les conditions d’approvisionnement et intervient pour résoudre les problèmes majeurs rencontrés dans le fonctionnement avec les fournisseurs. La fonction Achats est avant tout une fonction de négociation des conditions d’achats. Dans un certain contexte, les responsabilités et les tâches afférentes à chaque fonction doivent être clairement précisées, notamment celles concernant les relations avec le fournisseur. CESAG/Audit des achats.- Page 5 Exemple de répartition des responsabilités entre Achats et Approvisionnements Etapes du processus Fonction pilote Identification et quantification des besoins présents et futurs de la production ou de l’exploitation Approvisionnements Transmission des besoins à l’acheteur via la demande d’Achat Approvisionnements Consultation des fournisseurs Achats Négociation des conditions d’achats Achats Définition avec les fournisseurs des conditions de mise à disposition Achats et Approvisionnements Passation des commandes aux fournisseurs Approvisionnements Déclenchement des appels de livraison Approvisionnements Suivi des commandes et relance des fournisseurs Approvisionnements Traitement des litiges Approvisionnements (et Achats, si des problèmes majeurs sont rencontrés avec les fournisseurs) Evaluation de la performance des fournisseurs Achats et Approvisionnements Pour une question de commodité intellectuelle, considérons, néanmoins, que les deux vocables sont identiques dans la suite de ce cours. 1.1.3. Enjeux et objectifs assignés à la fonction achat L’importance que revêt la fonction achat au sein des organisations peut se comprendre à travers les enjeux et objectifs qui lui sont assignés.  Les enjeux d’une fonction achat Les enjeux reconnus à la fonction achat peuvent varier d’une organisation à une autre. Le premier enjeu de la fonction achat est industriel car découlant directement de la définition de sa mission. On peut comprendre qu’il s’agit d’assurer l’approvisionnement de l’entreprise en produits et services afin d’assurer la continuité de l’exploitation. Il n’est cependant pas question d’assurer un approvisionnement à tout prix mais en respectant les critères définis par le besoin et selon un optimum économique. L’autre enjeu de la fonction achat est un enjeu de contrôle des coûts, qui fait de cette fonction le premier levier d’actions sur les coûts. La réalisation d’achats à des coûts bas constitue une véritable réduction de coût pour uploads/Management/ cesag-codex-audit-achats-2015.pdf