Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Systèmes d’information – 6. Etude de l’existant Chapitre 6 Etude de l'existant

Systèmes d’information – 6. Etude de l’existant Chapitre 6 Etude de l'existant OBJECTIFS Toute l'imagination et tout le savoir-faire de l'analyste seront sans emploi, s'ils ne peuvent s'exercer sur une base réaliste. Elle est malheureusement devenue trop classique cette image de l'informaticien, concevant des solutions géniales à des problèmes qui ne lui sont pas posés, mais rétif à tout dialogue avec un utilisateur qui pourrait permettre un début de mutuelle compréhension. C'est précisément pour effacer cette image que l'on ne saurait trop insister sur la nécessité d'intégrer le plus possible l'utilisateur au projet. Nul doute que pour y parvenir le premier contact soit capital. Et, hormis le cas d'école d'objectifs déjà clairement spécifiés sur un existant vide, tout étant à concevoir, l'étude de l'existant est le point de passage obligé qui matérialise ce premier contact des concepteurs avec un domaine ignore. De plus, l'adéquation de toute l'application aux besoins de ceux à qui elle est destinée en est déjà l'enjeu. Et, pour gagner ce pari, il est essentiel que le concepteur parvienne à une vue claire des besoins, c'est-à-dire qu'il connaisse à la fois les objectifs poursuivis et le terrain sur lequel ils s'appliquent. Le double but visé par cette étape est donc :  1) Prendre connaissance dans le détail du domaine dont l'entreprise souhaite améliorer le fonctionnement,  2) Recenser l'ensemble exhaustif des objectifs que poursuit l'entreprise concernant ce domaine. Il est exact que dans certains cas une partie de ce travail aura été réalisée préalablement. Par exemple, si l'entreprise s'est dotée d'un schéma-directeur, elle aura, dans le cadre de ce document, spécifié plusieurs projets et, par conséquent, recueilli l'ensemble des objectifs recherchés. Nous nous placerons ici systématiquement dans le cas le plus défavorable de façon à présenter l'ensemble des difficultés. Ici, nous montrerons qu'elle est déjà, après un recueil en vrac d'informations, la première structuration que l'on mette en place et que l'on valide, de façon à préparer la conception d'une solution. LE RECUEIL DE L'EXISTANT Les deux objectifs dégagés précédemment ne peuvent, hors le cas de très petites entreprises, être atteints par l'interrogation d'une seule personne. Le plus souvent, la connaissance détaillée du domaine sera davantage la propriété de celui qui occupe sur le terrain le poste de travail que de la Direction de l'entreprise. En revanche, cette dernière aura seule compétence pour présenter une vue globale ainsi que l'ensemble des objectifs poursuivis. C'est donc auprès de ces deux entités que pour simplifier nous nommerons «poste de travail » et «direction » que l'ensemble de l'existant de l'entreprise pourra être recueilli. La technique utilisée sera tout naturellement celle de l'interview. Elle pourra, par la suite, être complétée par des questionnaires, des enquêtes,... mais le contact direct permet seul une véritable compréhension. A. Les interviews de Direction 1) OBJECTIFS Les objectifs poursuivis par ces interviews participent de l'idée d'exploiter le plus possible la vue globale alors présentée. On citera : 6.1 Systèmes d’information – 6. Etude de l’existant a) Première connaissance du problème posé II s'agit pour l'analyste de comprendre la raison pour laquelle il est fait appel à lui et de replacer les problèmes qu'on lui soumet dans une vue d'ensemble. On dira qu'il précise l'énoncé de la problématique. b) Recenser les objectifs des demandeurs Ceux-ci seront rarement annoncés comme tels et devront être dégagés de l'ensemble du discours. Constituant la partie invariante sur laquelle s'appuiera la conception, ils seront soigneusement validés ensuite et définitivement stabilisés. c) Cerner les principaux postes de travail impliqués La présentation par la Direction d'un organigramme détaillé sera, par exemple, un excellent moyen de recenser et de préparer les interviews du niveau suivant. d) Décrire les interfaces avec d'autres projets II convient de profiter de la vision globale pour analyser la façon dont le problème posé s'articulera avec d'autres projets éventuellement en cours. e) Délimiter le champ de l'étude Dans la pratique, sauf cas exceptionnel, il sera difficile de marquer avec précision la frontière du champ de l'étude. Néanmoins, on essaiera d'en obtenir un contour flou pour le faire préciser, une fois l'existant mieux connu, lors de la phase de validation. 2) INTERVIEWÉS L'interview de l'organe dirigeant dont la responsabilité couvre la totalité du champ de l'étude initialisera les consultations. Elles se poursuivront par les niveaux hiérarchiques auxquels a été déléguée une part de responsabilité. A titre d'exemple, seront concernées des personnes telles que chef de service, de département ou de bureau. Enfin, si celui-ci existe, on interrogera un responsable de l'organisation en place. 3) TECHNIQUE D'INTERVIEW Les préoccupations évoquées se situant à un niveau de généralité assez important ne nécessitent pas une technique particulière. Ce seront des interviews informelles de style journalistique axées sur les missions et objectifs du service concerné. On essaiera d'obtenir un maximum de documents chiffrés lorsqu'ils précisent la vue globale du domaine étudié. On citera des tableaux de bord, des statistiques annuelles, des documents comptables agrégés,... 4) RESULTATS OBTENUS Ceux-ci ont déjà été mentionnés :  objectifs principaux,  liste des postes de travail,  quantifications globales,  champ de l'étude. On y ajoutera un recensement des contraintes que l'analyse devra intégrer, qu'elles soient exprimées en termes de moyens (matériels, financiers, humains,...), de calendrier (délai souhaité) ou de textes réglementaires de portée générale (législation du travail, plan comptable général,...). B. Les interviews de postes de travail 6.2 Systèmes d’information – 6. Etude de l’existant 1) OBJECTIFS La finalité de l'interview par poste de travail est de recueillir toutes les opérations effectuées et toutes les informations manipulées sur ce poste, lorsqu'elles appartiennent au champ de l'étude. Plus précisément on citera : a) Recenser et décrire les tâches exécutées En particulier, on s'attachera pour chaque tâche à préciser les événements qui la déclenchent, la périodicité d'exécution et la durée, les données manipulées et leur volume, les règles appliquées pour exécuter le travail. b) Observer la circulation des informations Celle-ci sera observée entre les différents postes de travail, principalement à travers le support de documents écrits. On tiendra cependant compte des autres moyens utilisés tels que communications téléphoniques, messagerie électronique, ... c) Apprendre le langage de l'entreprise La mise en place d'un langage spécifique a généralement répondu à un souci de précision supplémentaire au sein de l'entreprise. Sa connaissance et la bonne compréhension du besoin qui a suscité sa création seront, pour l'analyste, les éléments nécessaires à l'instauration d'un dialogue clair et précis. 2) INTERVIEWES Les interviewés seront les personnes occupant les postes de travail concernés par le champ de l'étude. A titre d'exemple citons un magasinier, un comptable, un agent du guichet, un responsable du secrétariat, ... 3) TECHNIQUE D'INTERVIEW Afin d'améliorer l'efficacité et de préparer déjà une structuration de l'existant, on s'imposera un minimum de normalisation. a) Organisation L'interview est menée, en général, par deux chargés d'étude. L'un dirige l'interview et, dans le formalisme décrit plus loin, en donne une représentation graphique. L'autre prend en format libre un maximum de notes complémentaires et veille à se faire remettre les photocopies de tous les supports d'information mentionnés. Il s'attachera à obtenir des documents remplis, tout en respectant l'anonymat, plutôt que des formulaires vierges, afin de s'assurer de l'existence des informations et, le cas échéant, de leur structure exacte (alphabétique ou numérique, précision, longueur,...). Les outils utilisés seront le «flip » d'interview (feuille de papier de grand format) et le normographe. b) Formalisme On construira, au fil de l'interview, un diagramme tâches-documents. Celui-ci visualisera l'enchaînement des tâches à travers les documents qui les déclenchent et ceux qu'elles produisent. Tâches et documents seront référencés et décrits sur des feuilles d'accompagnement de façon à ne pas surcharger le diagramme. Enfin, la feuille sera divisée en autant de colonnes qu'il y a de postes de travail impliqués dans l'interview. La colonne centrale étant réservée au poste interviewé, on visualisera ainsi les échanges avec les autres postes. Une colonne supplémentaire mettra en évidence les flux d'informations circulant vers ou depuis l'extérieur. Le symbolisme est le suivant : 6.3 Systèmes d’information – 6. Etude de l’existant R é f é r e n c e s L i b e l l é d e l a t â c h e Tâche R é f é r e n c e s L i b e l l é d u d o c u m e n t Document Sens de circulation de l'information Transmission par téléphone, télex, Transpac Classement du document Mise à jour Poste de travail souvent exclu du champ de l'étude Ecran Disque magnétique Bande magnétique On aura, par exemple, le « flip » suivant, extrait de l'interview du responsable de la gestion des stocks d'un restaurant. 6.4 Systèmes d’information – 6. Etude de l’existant La feuille d'accompagnement décrivant les documents sera : Numéro de document LIBELLÉ - RÔLE Numéro de tâche D1 FICHE-MATIÈRE. Permet de conserver l'ensemble des mouvements de stock pour une marchandise dans un entrepôt. Donne également l'état et la valeur du stock. Remarque. Les marchandises consommées dès l'achat (pain, produits frais, ...) n'y sont pas répertoriées. T1,T3 D2 CAHIER DES MENUS. Fixe pour la quinzaine uploads/Management/ chapitre-6 2 .pdf