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LIVRE BLANC www.e2time.com COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISA

LIVRE BLANC www.e2time.com COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? Ces dernières années, la décentralisation des entreprises est un phénomène de plus en plus courant. Les équipes sont de plus en plus éclatées, ce qui entraine de nouveaux défis pour les entreprises. C’est le cas des grosses PME qui possèdent plusieurs locaux en France ou à l’étranger, mais aussi de plus en plus de TPE qui évoluent dans une configuration «multisites*» grâce à la digitalisation et aux développements d’outils numériques toujours plus performants. Une nouvelle organisation qui comprend des avantages : bénéficier d’une large couverture géographique est un sérieux atout en matière de proximité client. LIVRE BLANC Une entreprise multisite*, c’est une société qui possède plusieurs sites géographiques plus ou moins dispersés. Cela peut être au sein d’une même ville, d’une région, ou bien dans des zones réparties dans différentes parties du globe. 2 Mais les projets mulMsites et le management à distance comportent aussi leurs lots de contraintes, notamment dans la gesMon du personnel. Nous l’avons vu avec la démocraMsaMon du télétravail à la suite de la crise du Covid-19 : Le travail d’équipe ne s’opère plus de la même façon, la communicaMon est plus diﬃcile, les risques sont dispersés sur diﬀérents sites, les procédures du siège et les règles légales ne sont pas toujours bien appliquées ... L’organisaMon mulMsite est donc un environnement parMculier à gérer. > Quelles problémaMques en terme de gesMon du personnel pour les entreprises mulMsites ? > Comment homogénéiser ceXe gesMon ? > Comment se tenir informé de l’actualité́ de chaque ﬁliale ? UN ENVIRONNEMENT PARTICULIER À GÉRER SOMMAIRE LIVRE BLANC 3 Quelles problématiques pour une entreprise multisites ? Le SIRH, outil de centralisation des ressources humaines pour une meilleure expérience collaborateur Comment me>re en place ma stratégie RH mul@-sites ? ? ? ? ? COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? QUELLES PROBLEMATIQUES POUR UNE ENTREPRISE MULTISITES ? 1 COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? I/ L’ORGANISATION MULTISITES : QUELLE PROBLÉMATIQUE ? LIVRE BLANC 5 L’organisation multisites est un environnement particulier à gérer, surtout pour les responsables RH. Même en instaurant une stratégie globale cohérente et homogène au sein de vos filiales, elle ne sera pas toujours gérée de la même façon. Les relations entre ces différents sites peuvent être complexes à gérer : des cultures d’entreprises différentes, voir même des fuseaux horaires différents. Comment réussir à faire travailler ensemble des acteurs géographiquement très éloignés ? Dans une entreprise multisites, soit on centralise la fonction RH (mais c’est souvent mal fait) soit on décentralise. La centralisation : C’est la meilleure façon pour coordonner les décisions dans une organisation. Les décisions sont prises à des niveaux élevés et généralement situés au sommet de la hiérarchie, on a donc une supervision directe et une coordination solide. La centralisation est souvent initiée dans un objectif de réduction des coûts ou des effectifs : spécialisation dans certaines tâches pour l’ensemble de l’organisation, mise en commun des ressources…. Les RH se trouvent donc partagés entre la volonté de rester proche du terrain et celle de garder une vue d’ensemble de l’entreprise. L’enjeu est de trouver un équilibre entre centralisation totale et décentralisation de la fonction RH. COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? 2) Mais aussi certaines difficultés : • Moins de perspective globale de la décision • Risque de manque de cohérence • Niveau de service inégaux d’un lieu à l’autre • Perte d’autorité de la direction générale • Coûts plus élevés • Perte de temps pour le manager qui doit faire le travail RH LIVRE BLANC 6 1) De nombreux avantages • Cohérence dans les prises de décisions au global • Uniformisation des pratiques de gestion • Coordination entre les différents services • Concentration et spécialisation de l’expertise • Meilleur contrôle sur le respect des processus et des procédures Les RH se trouvent donc partagés entre la volonté de rester proche du terrain et celle de garder une vue d’ensemble de l’entreprise. L’enjeu est de trouver un équilibre entre centralisation totale et décentralisation de la fonction RH. COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? LE SIRH, OUTIL DE CENTRALISATION DES RESSOURCES HUMAINES POUR UNE MEILLEURE EXPÉRIENCE COLLABORATEUR 2 7 COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? II / LE SIRH, OUTIL DE CENTRALISATION DES RESSOURCES HUMAINES POUR UNE MEILLEURE EXPÉRIENCE COLLABORATEUR LIVRE BLANC 8 La relation entre différents sites est un aspect stratégique dans l’organisation d’une société qu’il ne faut pas négliger. En effet, le siège et les différentes entités doivent travailler de manière fluide et cohérente pour réussir à accomplir les objectifs fixés. Pour faciliter la gestion des RH dans ce type d’entreprises, il faut donc mettre en place des outils adaptés à l’échange et capables de maintenir des méthodes de travail et des processus organisationnels cohérents. Le SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) est un ensemble de logiciels informatiques facilitant la gestion et l’automatisation des différentes tâches RH. Recrutement, suivi des présences et des absences, gestion des plannings, gestion de la paie… Le SIRH peut couvrir un large panel d’actions. C’est l’outil idéal pour homogénéiser et structurer l’ensemble de vos processus de gestion RH dans une entreprise multisite. Mais aussi pour centraliser les nombreuses informations gérées par les responsables de chaque site afin d’avoir une vision globale. COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? LIVRE BLANC 9 1. Une communicaRon simpliﬁée Dans une organisaMon décentralisée, l’autorité centrale est bien souvent déléguée à des niveaux hiérarchiques inférieurs ou physiquement éloignés du siège de l’entreprise. L’informaMon ne remonte pas systémaMquement au siège comme ce serait le cas dans un modèle centralisé. En eﬀet, les ﬂux d’informaMons proviennent de sites divers : certaines décisions sont prises en local, par mail, par courrier ou téléphone. L’informaMon peut très vite s’y perdre et les délais de transmission sont rallongés à cause de la pluralité d’intermédiaires. L’enjeu va donc être de faire communiquer les acteurs entre eux pour ﬂuidiﬁer l’échange d’informaMons. D’autant que dans certains méMers comme la restauraMon ou le retail, les collaborateurs n’ont pas toujours d’accès à un ordinateur de foncMon pour se tenir informé des plannings ou stocker leurs informaMons et documentaMons professionnelles. COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? LIVRE BLANC 10 Le SIRH va faire circuler l’information efficacement entre les décisionnaires et les différentes fonctions RH, mais aussi entre les managers et salariés. Un bon logiciel doit être accessible à tous les employés, que ce soit via mobile ou version web. Les administrateurs, managers et utilisateurs doivent pouvoir accéder à leurs données à tout moment via un portail sécurisé. Les salariés doivent pouvoir gérer leurs présences et plannings depuis la plateforme et recevoir des alertes en temps réel, et les managers doivent avoir accès à toutes les informations nécessaires au pilotage de leur équipe (panneau de présences et absences, portail RH…) L’instantanéité apportée par une telle solution de dématérialisation RH gomme les distances et réduit fortement les délais de traitement. Avec un SIRH bien paramétré, vous pourrez délivrer vos documents RH en temps et en heure, sans risque d’erreur. 2. Un outil au service du lien social Que ce soit avec la démocratisation du télétravail ou dans le cadre d’une organisation multisites, il est parfois difficile de développer une cohésion d’équipe. Pourtant, c’est souvent par les interactions et la communication plus informelle qu’émergent de nouvelles synergies au sein d’une l’entreprise. Le management à distance ne facilite pas les relations humaines : il est plus difficile de contrôler les temps de présence, l’avancée des projets, les résultats obtenus… La configuration multi site a donc démontré qu’elle pouvait être source de conflits entre acteurs. Il faut trouver un moyen de fluidifier les relations humaines. COMMENT GÉRER EFFICACEMENT SON PERSONNEL EN ORGANISATION MULTISITES ? LIVRE BLANC 11 En effet, le lien social qui relie les employés à leur entreprise est primordial pour la réussite de l’entreprise. C’est une véritable source de motivation : 47% des salariés déclarent venir au bureau pour maintenir des relations sociales. Pour créer un sentiment d’appartenance et une cohésion, pas besoin d’être présent au bureau tous les jours. Il faut simplement mettre en place les bonnes stratégies de communication et les bons outils de collaboration. Par exemple, pour signer son contrat de travail, le nouveau collaborateur va souvent réaliser de nombreux allers retours pour collecter toutes les informations nécessaires à la rédaction du contrat, puis sa validation, sa signature, le renvoie du contrat finalisé… Garder le lien avec les collaborateurs est réellement plus simple grâce au portail RH. Ces derniers y trouvent tous les documents transmis par les RH en temps réel, quelles que soient les circonstances. Ils ont donc un accès simplifié et direct à leurs données administratives et personnelles : informations générales, ancienneté, entretien annuel d’évaluation, planification des visites médicales… Chaque salarié peut également accéder à son planning et le gérer en collaboration avec les autres membres de uploads/Management/ comment-ge-rer-efficacement-son-personnel-en-organisation-multisites.pdf