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Assistante polyvalente Doté de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous

Assistante polyvalente Doté de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous faites preuve d'une excellente culture générale et une grande ouverture d'esprit. Rompu à l'exigence d'une fonction qui nécessite confidentialité, gestion des priorités, adaptabilité permanente aux situations comme aux personnes, vous saurez vous intégrer naturellement dans l'organisation en place. Le poste consiste à : - Planifier, Préparer et Organiser les réunions quotidiennes des dirigeants avec les différents responsables de pôles du groupe (planification des rdv, suivie des rdv, préparation des supports de réunion tel que tableau Excel/point clés à aborder, prise de note lors des entretiens, élaboration des comptes-rendus) - Rédaction et Suivie des échanges de mail/courrier entre la direction et les différents intervenants internes ou externes (gros fournisseurs, grands comptes,...) - Vous assurez des missions classiques de secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier au départ et à l’arrivée, tenue et classement de dossiers. Interface privilégiée entre les clients internes et externes, vous suivez les plannings de salles de formation, de mise à disposition de matériels et fournitures et veillez au bon émargement des stagiaires et des intervenants. Garant de la bonne traçabilité de l’information commerciale et comptable vous réalisez et suivez les devis, les contrats, la facturation et le recouvrement - Partenaire privilégié des équipes pédagogiques et commerciales, vous contribuez à l’amélioration de l’organisation, l’efficacité, la rentabilité et la qualité de l’image de la structure. Coopérante, vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe en place et particulièrement votre binôme. - Elaboration des tableaux de bord chaque semaine en utilisant les CRM du groupe et Excel (maitrise parfaite de Excel exigée) - Gestion des appels entrant et sortant Les compétences requises: Connaissance du code des marchés publics Procédures d'appels d'offres Techniques de numérisation Normes rédactionnelles Gestion budgétaire Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, power point, nouvelles technologies) Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence,...) Expérimenté dans l’utilisation du Pack office (niveau 4 de la certification TOSA) et d’Internet, vous produisez des documents de qualité et professionnels. Excellente présentation et de très bonnes capacités d'expression à l'oral comme à l'écrit. Qualités : Proactivité et autonomie, mais capable de s'inscrire dans un rapport de hiérarchie et de confiance. Méthode, rigueur, organisation, aisance relationnelle mais aussi grande capacité d'adaptation et de polyvalence. Sens de la discrétion seront les atouts majeurs dans la réussite de votre mission. Calme, et pragmatique, vous intervenez avec ordre, méthode et un sens aigu de la confidentialité. Organisé et structuré vous hiérarchisez les priorités et respectez les échéances administratives. Doté de qualités rédactionnelle et relationnelle, vous possédez une appétence naturelle pour la communication et l’interrelation humaine. Force de proposition vous savez innover et prendre des initiatives pour améliorer le confort et la qualité des prestations MISSIONS COMMERCIALES :  Accueil physique et téléphonique des clients professionnels et particuliers  Tenue de caisse : encaissement, enregistrement, traitement des litiges, suivi factures clients, relance impayés  Analyse des ventes  Gestion des commandes auprès des fournisseurs : vérification délai de livraison  Suivi des promotions clients  Chiffrage / calcul coût  Suivi de budget  Procédure de recouvrement créance MISSIONS ADMINISTRATIVES  Gestion des fournitures, des achats divers  Mise à jour de l’affichage de documents : CSE, sécurité  Gestion RH : suivi des formations, des CP, note de frais, décompte jours travaillés, visite médicale, dossier embauche MISSIONS comptable client - Traitement et comptabilisation des règlements clients (chèques, espèces, virements, Cartes bleues, ...) - Préparation et dépôt des remises de chèques - Réalisation des rapprochements bancaires - Réalisation des écritures comptables liés à la fiscalité et à la trésorerie - Réalisation des déclarations fiscales (en particulier la TVA) - Analyse et pointage des comptes clients - Edition, contrôle et justification périodique de la balance âgée clients - Réalisation et analyse périodique du rapprochement du chiffre d'affaires entre la gestion et la comptabilité - Réalisation et gestion des relances clients - Administration et gestion des dossiers de contentieux clients - Classement des documents liés au recouvrement client, à la trésorerie et à la fiscalité - Contrôle la bonne gestion de la base de données clients - Contrôle le classement et l'archivage des documents de vente - Tenue des tableaux de bord de son activité En outre, le/la comptable client : - Participe aux travaux de révision de clôture des comptes - Participe à la réalisation des situations comptables intermédiaires - Est en charge de la comptabilité générale de sociétés de petite taille - Fait appliquer les procédures liées au processus de gestion des ventes - Participe à l'amélioration des procédures internes liées aux ventes Votre Profil PROFIL :  Expérience souhaitée  Aisance relationnelle Assistant transport - Assurer le traitement administratif et le suivi des contrats d'achats et ce, de leur signature jusqu'à leur clôture technique, juridique et financière. - Négocier les meilleurs tarifs et conditions de transports des marchandises, - Vérifier les factures émises par les fournisseurs et s'assurer de la revente des marchandises auprès des clients de la société, - Assurer la gestion des ristournes semestrielles, - Planifier et assurer une bonne coordination des livraisons des marchandises auprès des mandants ou clients. Assistant logistique Vous aurez pour missions : Préparer la coordination et le suivi logistique qui permettent de réaliser les opérations d'achat Établir les contacts avec le magasin, les transporteurs, les transitaires homologués ; - Vérifier le taux de TVA appliqué, les droits de douane Coordonner et assurer le suivi des dossiers Gérer les documents de transit, d'import/export Gestionnaire de stock  Organiser la chaîne d’approvisionnement,  Planifier les livraisons avec les fournisseurs et assurer le respect des délais,  Assurer la relation avec les fournisseurs, les responsables de boutique, les vendeurs, les magasiniers…  Contrôler la qualité et la quantité des marchandises réceptionnées,  Gérer les litiges clients, les situations d’urgence (retard de livraison, rupture de stock, erreur de commande…),  Préparer les commandes, réaliser les inventaires,  Gérer la facturation. Budget et finances : COMPTABILTE  Elaborer et suivi des dossiers de financement  Traitement des demandes d’acompte  Production de tableaux mensuels de suivi de dépenses et projets subventionnés  Suivi des états de dépenses et des plans de financement  Déclaration de TVA et Octroi de mer et taxes fiscales  Traitement des Immobilisations dans Immos.net  Participation à la préparation des décisions budgétaires et comptes administratifs  Participation au plan de fiabilisation des comptes  Participation aux travaux de rédaction des procédures uploads/Management/ competence-a-p-recupere.pdf