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du logiciel MS ProjectSuiviet contrôle des projets Contrôle des Délais et Suivi

du logiciel MS ProjectSuiviet contrôle des projets Contrôle des Délais et Suivi de l’Avancement du Projet Sommaire 1- Introduction ; 2- Suivi de l’avancement du projet : 2-1 Définition ; 2-2 Avancement physique ; 2-3 Courbes d’avancement ; 2-4 Technique de mesure de l’avancement. 3- Les différentes étapes du suivi : 3-1 Enregistrement de la planification initiale ; 3-2 Mise à jour du projet ; 3-3 Mise à jour des tâches ; 3-4 Visualiser la courbe d’avancement ; 3-5 Mise à jour du travail réel d’une ressource ; 3-6 Correction des écarts. 1-Introduction : Suivi et contrôle, c’est une vérification régulière et continue de la bonne marche du projet pour intégrer, au fur et à mesure du déroulement, les actions correctives nécessaires. Les principaux moyens permettant de connaître et de suivre l’avancement et les évolutions du projet sont les plans de déroulement du projet (plans de développement et de production), les revues et réunions périodiques d’avancement. Ces moyens doivent être mis en place dès le début de la conception détaillée et couvrir l’ensemble de la période de réalisation. Le suivi des projets nécessite une récolte quotidienne des informations, plus les informations sont nombreuses, plus le suivi devient rigoureux. Les informations sont entre autres :  Le nombre heures travaillées par le personnel qui est relevé à l’aide des fiches de pointage ;  Le nombre d’heures machine relevé sur le carnet de bord de la machin ou les factures de location ;  La quantité des matériaux consommés relevés sur l’état des mouvements des matériaux (bordereau de livraison, factures, fiche de stock..) ;  La quantité des travaux réalisés établie par le métré ;  Les rendements ou repères de production réalisés, établies sur les fiches de rendement et les fiches d’instruction (personnel, engin). Toutes ses informations doivent être exploitées à temps, pour comparer l’état réel du projet avec l’état planifié au départ. Cette comparaison permet de prendre les décisions qu’il faut à la poursuite des travaux. Maitrise des délais, c’est le processus permettant, pendant toute la durée d’un projet, de prévoir et suivre et optimiser, en termes de délais les tâches et les moyens pour la réalisation de l’ouvrage, avec l’objectif de maitriser un délai prévisionnel final. Le suivi des délais, consiste à vérifier qu’un instant donné toutes les tâches :  Qui devaient démarrer l’ont été ;  Qui devaient être achevées le sont ;  Qui sont encore de réalisation ne présentent pas de problèmes de disponibilité des ressources nécessaires à leur exécution. 2-Suivi de l’avancement du projet : 2-1Définitions :  Le suivi de l’avancement c’est un processus qui participe à vérification de la tenue des délais depuis de la date de début du projet jusqu’à la date finale, en tenant compte de toutes les circonstances de l’exécution et de l’œuvre.  Les avancements sont mesurés par des paramètres (avancement physique) ou par leur valeur, et peuvent être illustrés par des graphiques.  Les données sont généralement enregistrées de manière à pouvoir constituer un rapport final du projet, à la réception provisoire. 2-2 Avancement physique : L’avancement physique est défini comme le rapport du travail prévu ou réalisé sur le travail total. C’est un nombre sans dimension exprimé généralement en %. Avancement = Travail réalisé (ou prévu)/Travail total. Avancement cumul = Avancement cumul précédent + Avancement période. Cette définition est valable bien sûr, pour une tâche dans sa propre métrique (ml, m2, m3, U….etc.).On parle de l’avancement physique absolu (unitaire). Avancement physique global (total) : est égal à la somme des avancements absolus pondérés par leurs poids relatif (valeur poste ou valeur budgétaire). Ces pondérations doivent, être exprimées dans une unité unique pour tout le projet. Les normes définissent les pondérations des tâches par leur budget initial, ou plus exactement par leur budget de référence exprimé en heure. 2-3 Courbes d’avancement: Il existe un autre outil très important en matière de planification et d’ordonnancement, c’est : « la courbe d’avancement de l’ensemble de tâches ». Si l’on représente : le pourcentage du travail réalisé en fonction du temps. Cette courbe se présente sous la forme d’un S. La courbe en S peut être décomposée en trois parties : Phase d’accélération (OA : mise en place progressive des moyens d’exécution) ; Phase de fonctionnement (AB : tous les moyens sont en place et bien rodés) ; Phase de décélération (BC : retrait progressif des moyens d’exécution). 2-4Technique de mesure de l’avancement : Pour une tâche Quantifiable : Avancement % = Travail réalisé/Travail total. Pour une tâche non Quantifiable : Devant l’impossibilité de mesurer quantitativement ce genre de tâches, on s’inspirera en pratique, de l’une des techniques suivantes :  Technique du 0/100 : On considère l’avancement nul tant que la tâche n’est pas achevée définitivement; ensuite il est de 100 %, Cette technique est utilisée quand la tâche est plus courte que la période de suivi. Les deux jalons de début et de fin doivent être bien identifiés. Exemple : Livraison et installation d’un équipement.  Technique du 50/50 : Dans cette technique, la tâche est caractérisée par trois jalons (début, intermédiaire et fin), Exemple : Fabrication et livraison de la charpente métallique sur site (50%) ; Montage de la charpente métallique (50%).  Technique des unités équivalentes : Nombre d’unités produites par rapport au nombre d’unités total.  Techniques des jalons intermédiaires : Jalons représentant chacun un degré d’avancement physique de la tâche.  Technique du % à dire d’expert : Pourcentage estimé par le responsable de tâche. 3- Les différentes étapes du suivi : 3-1 Enregistrement de la planification initiale : (Voir la procédure sur Ms Project). Une fois les informations sur les tâches, les ressources et les coûts du projet sont entrés, ajustées et acceptées, il faut enregistrer une planification de base (initiale). La planification initiale enregistre toutes les informations entrées sur le projet et permet de calculer et analyser les écarts de coûts, de durées, de dates de début et de fin, et de travail des ressources. N.B : Sans planification initiale, Ms Project n’accepte aucun suivi. 3-2 Mise à jour du projet : Après avoir enregistré la référence du projet pour faire le suivi, on fixe une date à laquelle la mesure de l’avancement du projet est effectuée, C’est la Date d’état. Alors on calcul les pourcentages d’achèvement. (Voir la procédure sur Ms Project). 3-3 Mise à jour des tâches : Après la mise à jour du projet à la date d’état qui nous donne l’état d’avancement théorique des taches, on procède à la mise à jour tâche par tâche. Donc, il est possible d’effectuer un suivi des données réelles des tâches du projet :  dates de début et de fin réelles ;  pourcentage d'achèvement des tâches ;  travail réel réalisé par chaque ressource sur chacune des tâches ;  révision du travail restant ; L'affichage Gantt suivi permet de visualiser graphiquement l’avancement des tâches ainsi que les écarts entre les réalisations et la planification initiale. Sur cet affichage, chaque tâche est représentée par deux barres :  Une barre inférieure indiquant la planification initiale ;  Une barre supérieure indiquant les réalisations passées et futures. (Selon les mises à jour correspondant à la date d’état préalablement saisie) (Voir la procédure sur Ms Project).  Si une tâche avance selon la planification initiale, sa mise à jour peut être effectuée d’une manière très simple et rapide (Voir la procédure sur Ms Project).  Si une tâche n’avance pas selon la planification initiale, MS Project permet de suivre sa réalisation en entrant ses dates réelles de début et de fin. L’entrée des dates réelles permet à MS Project de replanifier la suite du projet. (Voir la procédure sur Ms Project).  MS Project permet aussi d’indiquer le taux d'avancement d'une tâche en entrant son pourcentage d'achèvement. Lorsque vous entrez le pourcentage d'achèvement d'une tâche, MS Project met à jour la durée réelle, la date de début réelle, ainsi que la durée restante de la tâche dans les prévisions (Voir la procédure sur Ms Project). 3-4 Visualiser la courbe d’avancement: Pour une date d’avancement donnée, Ms Project peut dessiner une courbe d’avancement reliant les tâches en cours de réalisation. (Voir la procédure sur Ms Project). 3-5 Mise à jour du travail réel d’une ressource : La méthode qui permet d’entrer le plus de détails sur l’avancement des tâches consiste à suivre le travail réel par période en utilisant les champs chronologiques de MS Project. Cette méthode permet d'entrer le travail effectué sur une tâche pendant une période donnée (un jour, une semaine, …) (Voir la procédure sur Ms Project). 3-6 Correction des écarts : Après le démarrage du projet et sa mise à jour, MS Project permet d’afficher et de comparer les dates de début ou de fin des tâches avec celles planifiées initialement. Les écarts constatés peuvent alors être analysés pour en déterminer les causes et les conséquences sur la suite du projet. L’identification et la mesure des écarts de dates apportent une aide à la prise de décision afin uploads/Management/ controle-des-delais-et-suivi-de-l-x27-avancement-du-projet.pdf