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LE CONTRÔLE INTERNE : GUIDE DE PROCÉDURES LE CONTRÔLE INTERNE GUIDE DE PROCÉDUR

LE CONTRÔLE INTERNE : GUIDE DE PROCÉDURES LE CONTRÔLE INTERNE GUIDE DE PROCÉDURES Direction du développement des entreprises Préparé par Jacques Villeneuve, c.a. Conseiller en gestion Publié par la Direction des communications : janvier 1995 Réédité par la Direction des communications et des services à la clientèle : avril 2003 Révisé : juillet 2004 Actualisé : juillet 2004 Réimprimé : mai 2001 Numéro de document : 1345 Toute reproduction de ce document est autorisée avec la mention de la source L’emploi du genre masculin pour désigner des personnes, des titres et des fonctions se fait sans discrimination et n’a pour but que de faciliter la lecture du texte. AVANT-PROPOS La gestion des ressources et des opérations est une tâche complexe. L'entreprise doit constamment ajuster ses méthodes de fonctionnement pour répondre aux besoins d'informations rapides, à l'informatisation et à la rotation du personnel. Devant une concurrence de plus en plus efficace, l'apparition des nouvelles méthodes diagnostiques, comme la réingénierie des processus et le benchmarking, favorise le questionnement : comment faire plus, mieux et moins cher. Dans cet environnement en constante évolution, l'entreprise ne doit pas perdre de vue l'importance et la fiabilité de l'information financière pour l'aider dans la prise de décisions. À cette fin, le contrôle interne joue un rôle primordial : il contribue à améliorer l'efficacité et l'économie liées à certains processus décisionnels et permet de minimiser les risques de non-contrôle et d'inexactitude sur les données financières. Ce document s'adresse particulièrement au chef d'entreprise et à son équipe de direction pour les sensibiliser à l'importance du contrôle interne comme outil de gestion. Il vise également à leur fournir des exemples de procédures à suivre pour atteindre les objectifs. TABLE DES MATIÈRES 1. GÉNÉRALITÉS .......................................................................................................................5 1.1 DÉFINITION.........................................................................................................................5 1.2 OBJECTIFS..........................................................................................................................5 1.3 RESPONSABILITÉ ................................................................................................................5 1.4 INTERPRÉTATION ................................................................................................................6 1.5 COMPTABILITÉ INFORMATISÉE .............................................................................................6 1.6 RAPPEL AU LECTEUR...........................................................................................................7 1.7 MÉTHODOLOGIE..................................................................................................................7 2. VENTES...................................................................................................................................8 2.1 VENTES..............................................................................................................................8 2.2 RECETTES..........................................................................................................................8 2.3 ESCOMPTES ET CRÉDITS.....................................................................................................8 2.4 CONCILIATION COMPTABLE..................................................................................................8 3. ACHATS..................................................................................................................................9 3.1 ACHATS..............................................................................................................................9 3.2 DÉBOURSÉS .......................................................................................................................9 3.3 ESCOMPTES ET CRÉDITS.....................................................................................................9 3.4 CONCILIATION COMPTABLE..................................................................................................9 4. SALAIRES.............................................................................................................................10 4.1 SALAIRES .........................................................................................................................10 4.2 CONCILIATION COMPTABLE................................................................................................10 5. STOCKS................................................................................................................................11 5.1 STOCKS............................................................................................................................11 5.2 CONCILIATION COMPTABLE................................................................................................11 6. AUTRES ................................................................................................................................12 6.1 GRAND-LIVRE ...................................................................................................................12 6.2 PLACEMENTS....................................................................................................................12 6.3 IMMOBILISATIONS..............................................................................................................12 6.4 ACTIONNAIRES - PROPRIÉTAIRES ......................................................................................12 7. ANNEXES..............................................................................................................................13 7.1 AUTRES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE ..................................................................14 7.2 VENTES............................................................................................................................15 7.3 ACHATS............................................................................................................................16 7.4 SALAIRES .........................................................................................................................17 7.5 STOCKS............................................................................................................................18 7.6 AUTRES............................................................................................................................19 - 5 - 1. GÉNÉRALITÉS 1.1 Définition Le système de contrôle interne est l'ensemble des lignes directrices, mécanismes de contrôle et structure administrative mis en place par la direction, en vue d'assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l'entreprise. 1.2 Objectifs Toute entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les mécanismes lui assurant : • le maintien de systèmes de contrôle fiables : pour que l'information financière soit utile à la prise de décisions, le système comptable doit produire des données et des états financiers fiables; • la préservation du patrimoine : un bon contrôle prévoit divers mécanismes dont notamment des validations systématiques et des biens comptabilisés avec les biens physiques, afin de prévenir les erreurs, la perte et le vol; • l’optimisation des ressources : la compétence du personnel et la répartition adéquate des tâches augmentent l'efficacité et la qualité de l'information; • la prévention et détection des erreurs et fraudes : l'application de procédures de contrôle adéquates permet de réduire les risques au minimum. 1.3 Responsabilité La direction a la responsabilité de sensibiliser les cadres à l'importance d'une saine gestion des affaires et des biens de l'entreprise. La répartition des tâches est d'une importance capitale pour le contrôle interne : plus l'entreprise grossit, plus les responsabilités et les autorisations seront attribuées à des personnes différentes pour éviter les influences et les fonctions incompatibles. Lorsqu'une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s'assurer de lui communiquer les méthodes de travail inhérentes à cette fonction : une bonne compréhension assurera l'efficacité du processus, la fiabilité de l'information et la valorisation de la tâche. - 6 - GÉNÉRALITÉS 1.4 Interprétation Contrairement au système comptable qui saisit, enregistre et regroupe les opérations pour en présenter les résultats dans les états financiers, le système de contrôle interne comprend les méthodes et procédés que l'entreprise ajoute au système comptable pour acquérir un degré raisonnable de certitude. Les registres et données comptables sont fiables et les actifs, protégés. Un système de contrôle interne adéquat permettra par ailleurs à l’entreprise de prévenir les risques suivants : • des sanctions légales, et non-respect des lois, règlements et normes gouvernementales; • des coûts excessifs; • l’interruption des opérations ou d’une activité importante pour l’entreprise ; • des pertes de revenus; • la destruction ou la perte d’actif; • l’insatisfaction des clients; • la fraude, la malversation ou les conflits d’intérêts; • les mauvaises décisions de gestion. 1.5 Comptabilité informatisée L'utilisation des systèmes informatiques pour le traitement de l'information comptable ne change en rien la nécessité d'avoir un bon système de contrôle interne pour rencontrer les objectifs de l'entreprise. Certaines méthodes devront toutefois être adaptées et des tâches, redistribuées. La responsabilité de la fiabilité des systèmes et des informations demeure toujours celle de la direction. Cependant, si les dirigeants ont des connaissances assez limitées en ce domaine, ils devront compenser par l'établissement de procédures de contrôle interne additionnelles et plus adéquates. Exemples de procédures de contrôle interne dans un environnement informatisé : • production et analyse de rapports d'exception (écarts); • accès au système informatique limité à quelques personnes autorisées; • examen des diagrammes pour s'assurer de la logique du cheminement de l'information; - 7 - GÉNÉRALITÉS • autorisation des modifications aux logiciels; • exécution de tests sur l'entrée, le traitement et la sortie de l'information comptable; • adoption d'un plan de rechange en cas d’interruption des activités; • conservation de copies de sécurité des informations importantes et permanentes ainsi que de certaines données opérationnelles à l’extérieur de l’entreprise; • approbation par le vérificateur du choix du logiciel comptable. 1.6 Rappel au lecteur La liste des énoncés qui figurent dans les pages suivantes n'est pas complète. Ils ne sont pas non plus inscrits par ordre d'importance. Cette liste est fournie simplement à titre indicatif du type de procédures de contrôle interne utiles pour augmenter la fiabilité de l'information. Le choix et le nombre de procédures ainsi que la répartition des tâches dépendent de la direction, et doivent être déterminés en fonction de l'importance relative de chacune des opérations. 1.7 Méthodologie • Lire chaque énoncé et en évaluer l'importance pour l’entreprise : OUI ou NON; • si la réponse est « OUI », déterminer si la procédure est appliquée : FAIT ou À FAIRE; • si la réponse est « À FAIRE », compléter une feuille semblable à celle que l'on retrouve à l'annexe 7. - 8 - 2. VENTES IMPORTANCE Oui fait Oui à faire Non 2.1 Ventes • Chaque commande est autorisée avant sa production; • la commande du client est vérifiée : bon de commande, prix, données techniques, délai de livraison, comparaison avec la soumission fournie; • l'autorisation de crédit est obtenue avant la production; • les bons de livraison sont prénumérotés, la séquence contrôlée et la comparaison avec les factures de vente est effectuée; • les factures de vente sont prénumérotées et la séquence contrôlée; • une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) est autorisée et suit le même cheminement qu'une vente régulière; • le dossier d'une mauvaise créance est analysé par une personne responsable; • un contrôle sur l'autorisation des taux de vente et des prix des produits est exercé. 2.2 Recettes • Tous les chèques du courrier sont déposés intégralement tous les jours; • tous les chèques sont endossés « pour dépôt seulement »; • la conciliation détaillée des comptes clients majeurs est effectuée. 2.3 Escomptes et crédits • Tout escompte ou crédit est autorisé avant d'être accordé; • toute radiation de solde de compte est autorisée; • toute demande d'ajustement de compte reçu du client est autorisée; 2.4 Conciliation comptable • La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec le grand-livre est faite; • la conciliation bancaire est effectuée par une personne indépendante. N.B. : Répartition des tâches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes : autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vérification de facture, envoi d'états de comptes, garde de l'argent, encaissement de dépôts. - 9 - 3. ACHATS IMPORTANCE Oui fait Oui à faire Non 3.1 Achats • La conciliation du bon de commande, du bon de réception de marchandise et de la facture du fournisseur est faite; • pour toute facture reçue, il y a un bon de commande autorisé; • tous les achats, pour fins de production ou autre, sont préalablement autorisés; • les bons de commande sont prénumérotés et la séquence contrôlée; • les bons de réception sont datés et signés par un préposé dûment qualifié; • la conciliation des factures avec l'état de compte du fournisseur est effectuée; • les achats de production sont tous distribués dans les produits ou commande et inscrits à l'inventaire; • un budget d'exploitation est approuvé et uploads/Management/ controle-interne 7 .pdf