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COURS DE COMMUNICATION LICENCE 1 SEG. Par : M. KOFFI A. Chargé de communication

COURS DE COMMUNICATION LICENCE 1 SEG. Par : M. KOFFI A. Chargé de communication Cel:49-02-22-00 / courriel: anzkof007@yahoo.fr SOMMAIRE : I- LA COMMUNICATION Définition 1 1- Processus de la communication 2- Les types de communication a- Interne Les outils de la communication interne Outils oraux - L’entretien - Visioconférence - Rencontres/ réunions Outils écrits - Boite à suggestion - Journal d’entreprise - Tableau d’affichage - Intranet et messagerie électronique - Newsletter interne. - Notes de services / d’information / circulaire. (cf. II) b- Externe. - La stratégie de communication externe. - Les moyens de communication externe. II- LES TECHNIQUES DE COMMUNICATION 1- la publicité 2- la communication hors média 3- les relations publiques III- ECRITS PROFESSIONNELS 1- Curriculum vitae (CV) 2- Lettre de motivation 3- Note de service 4- Note d’information 5- Procès-verbal de réunion 6- Compte rendu de réunion 7- Mémorandum 8- Lettre de recommandation. I- LA COMMUNICATION. 2 Définition. La communication est le processus d’écoute et d’émission des messages et de signes à destination de publics particuliers, visant un objectif. La communication c’est aussi l’action d’émission, de transmission et de réception de messages, dans un système de signe qui s’échangent entre des êtres et entre ceux-ci et leur environnement. 1- Le processus de communication Le “bon et vieux” schéma de la communication, issu des travaux de Shannon et Weaver (1949) ainsi que de Wiener (1948), constitue une bonne entrée en matière de la communication. Le schéma permet à la fois de préciser le processus de base de la communication et de faire le point sur les instruments de communication ainsi que les problèmes liés à la bonne réception des messages. Le processus de communication. Source: inspiré des travaux de Shannon et Weaver (1949) ainsi que de Wiener (1948). La source envoie un message via un canal de communication à un récepteur. La réaction du dernier influence le message du premier (rétroaction). Le bruit signifie tout élément susceptible de nuire à la bonne transmission et réception du message. - la source correspond à l'entreprise, à l’organisation désireuse de communiquer avec ses clients ou prospects (récepteurs). 3 - les messages, réduits à l'essentiel, sont toujours les mêmes : « Peugeot la voiture de l’Afrique », « MTN everywhere you go » - les “canaux” utilisés par l'annonceur international sont en principe les mêmes que dans un contexte domestique, ils correspondent aux moyens. - l'émetteur, c'est l'individu qui est à l'origine de la communication ; - le codage ou processus par lequel on transforme les idées en symbole, image, forme, son et langage ; - le message, c'est l'ensemble des symboles transmis par l'émetteur ; - les médias, ce sont les canaux par lesquels le message est véhiculé ; - le récepteur, c'est l'ensemble des personnes auxquelles le message est destiné ; - le décodage ou processus par lequel le récepteur attache une signification aux symboles transmis par l'émetteur ; - la réponse ou l'ensemble des réactions du récepteur qui sont communiquées à l'émetteur ; - le feed-back est la partie de la réponse que le récepteur communique en retour à l'émetteur ; - les bruits sont des distorsions pouvant brouiller le processus de communication. 2- Les types de communication Il est aujourd'hui admis par tous que les entreprises doivent communiquer. Il convient alors d'identifier, d'analyser et d'évaluer les champs, les modalités et les stratégies de la communication de l'entreprise, ses modes de communication, ses stratégies de communication. Au-delà des techniques qui leur sont communes, les grandes distinctions entre les différentes catégories de communication 4 d'entreprise se font selon le public qu'elles visent et selon l'objet qui est le leur : a- Interne. - la communication interne a pour cible l'entreprise elle-même, ses cadres, ses salariés, ses employés... Un exemple d’organigramme d’une entreprise. La communication en entreprise se fait de façon verticale et horizontale. (Acteurs, motifs et raisons) moyens voir outils. Objectifs de la communication interne. * communication descendante - Faire connaitre les valeurs fondamentales de l’entreprise, - Conforter chacun dans son rôle dans l’entreprise, - Faire partager une vision et jouer le rôle de ciment fédérateur, - Faire adhérer au projet collectif de l’entreprise, - Faire connaitre les règles communes, - Rassurer sur la pérennité de l’entreprise. 5 DIRECTION GENERALE *communication ascendante - Faciliter la connaissance du terrain par le top management, - Percevoir le climat social, - Etre à l’écoute de suggestions d’amélioration, car souvent les meilleurs idées viennent du terrain, - Etre au courant du marché, de la concurrence, - Sortir de son bureau !! - Transmettre ses compétences, son savoir-faire, - Assurer le renouvellement d’un salarié qui quitte l’entreprise NB:La communication descendante vise a donné des ordres et des directions. *communication transversale - Faciliter le partage d’expériences, - Inciter à l’interaction au quotidien entre salariés, services… NB:La communication horizontale permet le partage de l'expérience. Les outils de la communication interne Outils oraux *L’entretien L’entretien est le moment où deux ou plusieurs personnes de la même entreprise ou organisation se rencontrent pour échanger sur un sujet précis de celle-ci. NB:L'entretien est une rencontre entre les personnels d'une entreprise pour exposer un problème quotidien. *Visioconférence On nomme visioconférence la combinaison de deux techniques : La visiophonie ou vidéo téléphonie, permettant de voir et dialoguer avec son interlocuteur ; La conférence multipoints ou conférence à plusieurs, permettant d'effectuer une réunion avec plus de deux terminaux. ... *Rencontres/ réunions Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau 6 d'exigence requis. Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide. Les principales règles qui devraient vous permettre de mener à bien votre réunion en profitant au mieux des échanges entre les différents participants : - Définir le thème de la réunion (titre + une phrase d’introduction), préciser sa nature : informer, discuter, négocier, débattre, décider, résoudre…, indiquer son objectif : informer à propos de quoi, résoudre quel problème… -Désigner un responsable de l'organisation de la réunion : son rôle et ses délégations doivent être définis. Il doit choisir les participants, leur envoyer une convocation, définir le lieu et la date de la réunion. Si le problème a déjà été traité, il peut charger quelqu’un d’analyser les conclusions voire les solutions existantes, afin de les exposer au reste du groupe lors de la réunion. -Le délai entre la convocation et la réunion dépend du caractère plus ou moins formel de celle-ci. Par exemple, une simple réunion entre collègues peut être décidée quelques jours à l'avance alors qu'une réunion où seraient présents le PDG ou des intervenants extérieurs exigeraient un délai de plusieurs semaines. Par ailleurs, un délai important permet de rédiger des documents à adresser aux participants quelques jours avant la réunion pour leur permettre de réfléchir à leur intervention éventuelle (rôle et contribution). -Choisir le lieu de la réunion en fonction du nombre des participants, réserver la salle, réfléchir à la disposition des participants et au matériel audiovisuel qui sera nécessaire. Dans la convocation, préciser si l'on souhaite la présence effective du destinataire ou s'il peut se faire représenter. -Préparer un ordre du jour précis : sous la forme d’un tableau avec en colonne points à aborder, temps à passer dessus, membres responsables. -Produire des documents préalables clairs et exploitables comme une fiche de synthèse des documents relatifs au sujet, accompagnée de la liste exhaustive des documents que l'on peut consulter ou 7 demander. L'envoi de nombreuses photocopies revient à ne rien envoyer du tout car personne ne les lit. -Désigner un animateur, dont le rôle est de veiller au respect du plan de travail et à la participation active de chacun. -Préparer son intervention à l'aide de supports clairs et précis : transparents, diapositives, vidéos. Éventuellement, faire une répétition de ce que l’on a prévu de dire pendant la réunion, d’autres idées pouvant bien sûr venir en cours de discussion. -Être strict sur la ponctualité et commencer à l'heure. Au début de la réunion, l’animateur doit reformuler le problème, rappeler l'ordre du jour et définir le temps maximum imparti à chaque sujet de l'ordre du jour. Si les participants ne se connaissent pas, l'animateur organise un tour de table pour que chacun puisse se présenter. -Désigner un secrétaire chargé de prendre des notes en vue d'établir un compte-rendu de la réunion qui sera envoyé à chacun des invités (qu’ils soient présents ou non). -Si vous avez à votre disposition un tableau blanc ou un paper- board designer un scribe, utile pour faire des schémas ou des explications nécessitant un support en cours de réunion. Le scribe peut également utiliser un vidéoprojecteur, et utiliser un logiciel de brainstorming comme Freeplane. -L’animateur introduit chaque sujet par une courte présentation puis donne la parole aux participants. Attention, il doit veiller à répartir les temps de parole. -En fin de réunion, faire le point des décisions prises, vérifier que l’on a l’accord de tous les participants, demander si uploads/Management/ cours-de-communication-licence-1-seg-par.pdf