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GÉRARD VOIRIN DÉFINIR LES FONCTIONS 42 fiches-outils 1400 questions pour défini

GÉRARD VOIRIN DÉFINIR LES FONCTIONS 42 fiches-outils 1400 questions pour définir vos fonctions sur CD-ROM Quatrième édition © Éditions d’Organisation, 1991, 1997,1999, 2002 ISBN : 2-7081-2671-7 Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org 9 La fiche de définition de fonctions est un outil en soi. C’est en fait l’outil qui permet de décrire les missions et les attributions d’une personne. Généralement, il s’agit d’un docu- ment écrit qui fait également ressortir les délégations de responsabilité. Nous avons éprouvé le besoin de mettre en forme cet ensemble de 42 fiches-outils car beaucoup de chefs d’entreprise, et principalement ceux administrant des structures petites et moyennes, savent quoi faire mais n’ont pas de précisions sur le comment. Ce livre est donc un ensemble de fiches-outils sur le comment. Il se propose de contri- buer à améliorer l’organisation des entreprises en définissant les contenus possibles de fiches de fonctions. Notre expérience souligne combien il est important de pouvoir répondre aux questions : qui fait quoi ? Comment chacun se positionne-t-il par rapport à l’aval et l’amont de son poste ? Nous avons voulu recenser le maximum d’activités et essayer d’identifier les responsabi- lités. La répartition et la formalisation des responsabilités permettent d’éviter les «vides » et les « empiétements de territoire » dans l’organisation. L’entreprise, l’établissement, le secteur d’activité, la fonction forment un tout et il est primordial que chacun sache com- ment et jusqu’où il peut et doit intervenir pour traiter les problèmes. Il s’agit de disposer d’éléments écrits pour que chacun comprenne et contribue à l’amé- lioration des relations professionnelles et de la performance de l’entreprise. Ces documents doivent permettre aux responsables, aux différents niveaux hiérar- chiques, aux exécutants de se positionner correctement dans une structure, de clarifier leurs attentes les uns par rapport aux autres ; bref, de mieux se comprendre et de traiter en commun les problèmes qui peuvent se poser. Nous souhaitons toutefois attirer l’attention du lecteur sur les risques inhérents à l’utilisa- tion de ces fiches-outils : – 42 fiches pourquoi pas 100 ou 10 ? Parce qu’il est impossible de traduire, même à tra- vers une multitude de listes, la variété et la spécificité de toutes les fonctions existant dans une organisation. Chaque entreprise devra donc considérer ces documents comme une base qu’elle devra adapter à ses particularités et réadapter selon son évo- lution. En effet, il ne s’agit pas d’identifier les fonctions une fois pour toutes, mais bien de doter l’entreprise d’un système d’organisation qui s’adapte à ses besoins. C’est pourquoi il convient de construire une réelle dynamique à partir de ces fiches de fonc- tion.  Éditions d’Organisation INTRODUCTION Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org 10 – Les fiches ne se décrètent pas. Elles se construisent, s’élaborent, se négocient avec les différents interlocuteurs. La négociation n’étant pas un exercice aisé, nous avons parfois constaté quelques difficultés dans les échanges. C’est pourquoi nos réflexions nous ont conduits à vous proposer une méthode, décrite dans le tableau de répartition des responsabilités (TRR), qui vient faciliter la mise en forme des différents docu- ments. – Le lecteur pourra constater dans nos fiches-outils des redites ou des redondances : notre document est un outil et non un modèle type. C’est un moyen qui doit faciliter la construction des fiches propres à chaque entreprise. – Il pourra relever, par rapport à son cas particulier, des lacunes, des oublis ou encore une abondance de détails et d’attributions qui n’ont pas lieu d’être. A ce constat, il convient d’apporter une explication : généralement, la description de la fonction pla- cée hiérarchiquement en amont vous donne les éléments constitutifs des missions du poste que vous voulez définir en aval. Le système se construit comme une pyramide à l’envers. – Très souvent, il nous a été demandé de faire une distinction entre les termes «fonc- tions», «missions» et «attributions». Nous tenons à préciser que les missions sont la raison d’exister d’une fonction. Les missions contribuent à l’atteinte des objectifs pour- suivis par l’entreprise. Le nombre de missions est variable selon la fonction. Les attri- butions sont les activités ou tâches que le tenant du poste doit réaliser pour accomplir ses missions et remplir pleinement le rôle qui lui est imparti. Il ne s’agit en aucun cas de partir du principe que la rédaction des fiches de fonction va résoudre tous les problèmes d’organisation d’une entreprise. Mettre par écrit, et avec la participation de tous, les différentes fonctions à assumer dans une entreprise est un réel travail de concertation, d’animation, de communication. Très souvent, après une phase euphorique où tout le monde trouve intérêt à réaliser ce travail, beaucoup de problèmes surgissent. Il faut considérer cette situation comme nor- male et surtout ne pas vouloir l’idéaliser. Notre propos n’est pas de construire à travers ces fiches-outils une organisation qui fige- rait l’entreprise. Bien au contraire, par la compréhension du « qui fait quoi », notre objec- tif est de rendre l’organisation beaucoup plus flexible, de permettre à l’entreprise d’intégrer plus rapidement tous les changements. Une entreprise qui se connaît gérera plus aisément les évolutions qu’une entreprise qui ignore ce sur quoi les changements vont porter. Le CD-ROM qui accompagne cette nouvelle édition liste plus de 1400 questions. Ces questions sont un outil de travail complémentaire qui faciliteront la communication. Nous attirons également l’attention du lecteur sur le fait que nous traitons principalement l’organisation des activités de gestion. Il ne s’agit pas de mécaniser les fonctions d’une entreprise mais simplement de permettre d’identifier comment l’ensemble des flux d’infor- mations, de décisions, d’actions sont pris en compte dans l’entreprise. Nous sommes convaincus que la solution idéale est celle qui permet à l’entreprise de pro- gresser et d’améliorer durablement sa compétitivité. Éditions d’Organisation Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org 11 1. Définition Les fiches de définition de fonctions correspondent à des postes types dans l’entreprise. Elles décrivent : – les missions de la personne qui occupe le poste, les objectifs qui lui sont assignés, les pouvoirs qui lui sont conférés, – les attributions, c’est-à-dire ses responsabilités, ses compétences, ses tâches, ses droits de gérer, d’administrer, de connaître, – une liste de documents, base de la circulation de l’information entre les différents postes de l’entreprise. Cette présentation ne signifie pas que ces postes doivent exister dans chaque entreprise, il s’agit d’une convention de présentation retenue par cet ouvrage. Chaque entreprise précisera ses besoins en termes d’organisation. Certaines fiches pourront alors être regroupées, d’autres éclatées. Il apparaît que la pra- tique conduit à prendre en compte la stratégie de l’entreprise et les collabora- teurs en place, à former ou à recruter. Dans tous les cas, il est préférable de commencer ce travail de formalisation, en en mesurant les éventuelles imper- fections, plutôt que d’attendre des conditions meilleures qui n’arrivent jamais. 2. Pourquoi des fiches de définition de fonctions La définition de fonctions permet d’améliorer de façon notable l’organisation des entreprises. Les fiches de définition de fonctions sont la base d’un véri- table projet d’organisation, à travers lequel vous pourrez :  Éditions d’Organisation POURQUOI LA DÉFINITION DE FONCTIONS ? Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org 12 – définir les postes de manière précise, – définir l’organigramme de votre entreprise, – prendre en considération la communication entre les différents postes. La réussite sera directement conditionnée par l’attention que portera la direc- tion à un tel projet. Une des causes d’échec est la précipitation. C’est pour- quoi, p.15, nous présentons une méthode participative d’élaboration qui doit être mise en œuvre (déclinée) du haut vers le bas. Il faut également faire évoluer ces fiches. Ce doit être un système dynamique et non statique. 3. Informations préliminaires Les fiches de définition de fonctions décrites dans cet ouvrage ont été conçues à partir de l’expérience acquise dans les PME-PMI. C’est une réponse aux préoccupations de ces entreprises. Les grandes entreprises, pour lesquelles les structures et les problèmes à traiter sont d’une échelle tout autre, peuvent néanmoins tirer avantage à organiser leur établissement en s’aidant de ce document. Les fiches de définition de fonctions constituent des fiches types adap- tables et à adapter, à partir desquelles vous pourrez facilement établir celles de vos collaborateurs. Elles ne constituent en aucun cas un schéma idéal, mais doivent être consi- dérées comme une liste des questions que vous devez vous poser lors de l’élaboration des fiches de fonctions des collaborateurs de votre entreprise. Les fiches présentées devront ainsi être retravaillées de façon à construire le schéma (l’organisation) spécifique à votre entreprise. Par exemple, il est probable que les différentes fonctions de la direction administrative et financière seront réparties entre plusieurs personnes. Sui- vant la taille de votre entreprise, certains postes, tels que la fonction marke- ting, la recherche et développement ou le service qualité, n’ont peut-être pas encore été créés en tant que tels, mais la responsabilité en incombe à des personnes qui ont également d’autres missions et attributions. C’est sur cette base que vous pourrez rédiger les fiches adaptées aux parti- cularités de votre entreprise : – de son activité, de ses résultats, de ses uploads/Management/ definir-les-fonctions-pdf.pdf