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GUIDE DEPLOIEMENT DEPLOIEMENT I. Introduction II. Lancement du chantier 1. Le t

GUIDE DEPLOIEMENT DEPLOIEMENT I. Introduction II. Lancement du chantier 1. Le tableau de communication 2. Tâches préparatoires de l’espace III. Le déploiement en 5 séquences SOMMAIRE IV. Séquence 1 : Débarrasser V. Séquence 2 : Ranger VI. Séquence 3 : Tenir propre VII. Séquence 4 : Standardiser VIII.Séquence 5 : Impliquer I. Introduction Vous avez terminé votre première phase d’implantation des 5S dans votre atelier, et vous avez souhaité poursuivre le projet avec une zone de déploiement. Voici le guide qui vous permettra d’effectuer votre déploiement avec une méthode en 5 séquences. 1- Le tableau de communication 2- Tâches préparatoires de II. Lancement du chantier p p l’espace Auto-évaluation Problèmes & Idées Plan d'actions Auto-maintien Indicateur actions Membres de l’équipe Objectifs de l’é i 1- Le tableau de communication Indicateur auto- évaluation et auto- maintien Audit de maintien Photos avant/après Suivi des audits de maintien Plan de la zone Messagerie inter- équipes l’équipe Suivi des séquences de déploiement Audit de la séquence en cours Post-its Plan d’Actions Auto- évaluation 1- Le tableau de communication Photos Avant-Après Suivi du maintien + Audit de maintien Suivi du déploiement + Audit de séquence 33 cm 48.5 cm 48.5 cm 9.5 cm 69.5 cm 1- Le tableau de communication DOCUMENTS VIERGES POUR TABLEAU EFFI’5S TABLEAU EFFI 5S N t dépl i m nt Notre déploiement (PILOTE) (CO-PILOTE) Membres de l ’équipe Le parrain 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 NOMS S S S S S S S S S S S S S S S S S S S Planning des auto-évaluations = proposées 100 90 80 70 110 120 = réalisées 70 60 50 40 30 20 10 Page : Plan d’actions D: F: D: F: D: F: D: F: n ° Responsable DATES D = Début F =Fin semaines ACTIONS A REALISER Validation VISA Parrain (Réservé au pilote) D: F: D: F: D: F: D: F: D: F: D: F: action avancée action terminée action lancée Espace : Réalisé en séquence : C ll l h t t C ll l h t è Date : Date : Coller la photo avant Coller la photo après VOUS ENTREZ DANS UNE ZONE Auto-évaluation : comment l’utiliser ? QUOI ? Réalisée individuellement par 3 à 5 personnes, en fonction du nombre d’habitants de l’espace. Si nécessaire, l'espace peut être découpé en plusieurs zones. Chacun, à tour de rôle, est amené à faire une auto-évaluation : préparer un planning pour s'assurer de la participation de tous. Chaque personne réalisera l'auto-évaluation toutes les 3 à 4 semaines (en fonction du nombre d’équipiers). Chaque personne profite de l'auto-évaluation pour rédiger des post-it qu’elle place dans la rubrique « Problèmes & Idées » du tableau Un post it jaune doit être rédigé à chaque fois 1 - Le tableau de communication rubrique « Problèmes & Idées » du tableau. Un post-it jaune doit être rédigé à chaque fois qu'une gommette rouge ou jaune est utilisée (pourquoi cette question n'est pas « verte » être concret). QUAND ? Une feuille par semaine : les relevés sont complétés, au plus tard, lors de la préparation de la réunion hebdomadaire. Le pilote ou le dernier évaluateur fait le total des points de la semaine. Le pilote le reporte sur le graphique du tableau. Ce total est remonté au Chef de projet interne, en utilisant par exemple le document « compte-rendu de réunion EFFI’5S ». Le dernier relevé reste au tableau, les autres sont archivés à la fin du classeur. « Problèmes & Idées » (1/3) : comment utiliser cette rubrique ? La rubrique "Problèmes & Idées" du tableau permet de mémoriser les idées, les remarques, ou les problèmes rencontrés. Chacun (personnel de l'espace, personnel d'autres services, visiteurs, etc) peut être amené à rédiger des post-it. Les remarques et problèmes sont portés sur des post-it jaunes. Les idées d'amélioration ou solutions aux problèmes sont portées sur des post-it roses. 1 - Le tableau de communication Si l’équipe Effi’5S décide de transformer une idée en action, le pilote inscrit l'action dans le plan d'actions puis déchire le post-it. Si l’équipe décide de ne pas réaliser d'action, le pilote fait part des motifs de refus à l'auteur du post-it, les inscrit au verso du post-it, agrafe le post-it sur la page « Post-it non retenus » du classeur. Si la cause du rejet est l'arrivée prématurée de l'amélioration, le pilote classe le post-it sur la page « Post-it à réexaminer lors de la séquence 2, 3, 4 ... dans le classeur. « Problèmes & Idées » (2/3) : comment remplir des post-its ? 1 - Le tableau de communication iLes occasions de rédaction des post-it sont : il'auto-évaluation, iles audits de séquence, iles incidents, anomalies et idées, dès leur apparition, il'analyse des photos, iQuelques règles d’écriture de post-it : i 5 à 15 mots (un post-it n’est pas un roman) i Mettre ses initiales (si il y a un problème de compréhension, le pilote peut revenir voir l’auteur) i Mettre la date (ça motive ou oblige à traiter le problème) i L'aurtograffe ! (Ce n'est pas l’essentiel) i un seul problème ou une seule idée par post-it « Problèmes & Idées » (3/3) : pourquoi remplir des post- its ? POUR : • Mémoriser (« les paroles s'envolent, les écrits restent. ») • Éclaircir (le fait d'écrire permet d’être clair et concret dans la description du problème ou de la solution.) 1 - Le tableau de communication • Partager (on ne travaille pas tous aux mêmes horaires - la lecture d'une idée peut en faire naître une autre !) • Gérer (classer, ordonner par thème, séquence ou date, etc) « Plan d’actions » (1/4) : comment définir une action ? 1 - Le tableau de communication Une action c’est : 3 - Réalisable en moins de quelques semaines. 2 - Une tâche ponctuelle, courte et non répétitive. 1 - Une tâche précise qu’une personne peut prendre en charge. Une action ce n’est pas : 1 - Une opération à recommencer régulièrement (Exemples : nettoyer les machines, faire l’auto évaluation). 3 - Une longue étude. 2 - Un mini projet. «Plan d’actions» (2/4) : comment alimenter le plan d'actions ? 1. Comment générer de nouvelles actions ? en exploitant les idées et problèmes écrits sur les post-it. en exploitant l'audit de séquence et les observations des auditeurs. 2. Pourquoi découper les actions en petites actions ? Pour confier l’action à un responsable qui pourra la mener de bout en bout. Pour réaliser l’action dans un délai court (2 à 3 semaines). 1 - Le tableau de communication Le post-it: : ‘‘il n’y a pas d’escabeau pour accéder au ” 3 Exemple : 3. Comment soutenir les "petites" actions ? Un seul responsable par action, Un délai négocié avec le responsable de l’action, Un inventaire des moyens (matériel, temps, recours aux services supports) pour traiter l’action, Un soutien de la hiérarchie, Une décentralisation des ressources : budget propre, correspondant Maintenance, centre de «bricolage», contact direct avec les sous-traitants, etc. Un point hebdomadaire et sans complaisance de l'avancement des actions, Une mise à jour régulière du plan d'actions. - Installer l’escabeau pour le stock stock” peut engendrer les 3 actions suivantes : - Trouver le bon modèle possible d’escabeau pour le stock - Passer commande de l’escabeau pour le stock Un responsable d'action est la personne chargée soit de la réalisation de l'action (avec son accord), soit de faire exécuter l'action par un service support. Le délai est fixé par le pilote et le responsable de l’action en accord avec l’équipe « Plan d’actions » (3/4) : comment utiliser le document ? 1 - Le tableau de communication Chaque action doit comporter un numéro, préciser un délai (date ou numéro de semaine) et indiquer le nom d'un responsable. Le responsable d'une action est unique et fait partie de l'équipe (habitant l'espace). Le responsable d'une action ne peut être « Tous », « Chacun », ou encore « le service maintenance ». Le délai est fixé par le pilote et le responsable de l action en accord avec l équipe. Chaque responsable doit indiquer, semaine par semaine, l'état d'avancement de ses actions sur le plan d'actions. Le pilote est le garant de cette mise à jour. Le graphique de suivi du nombre d'actions proposées et réalisées est mis à jour sur le tableau de l'équipe (par le pilote). Les actions terminées sont identifiées soit par une croix dans la colonne de gauche, soit elles sont surlignées au stabilo. Les actions réalisées par les services supports à l'espace (Maintenance, Travaux neufs, Achats, etc) sont surlignées sur le plan d'actions d’une autre couleur. Attention : la journée Effi’5S a lieu en séquence 4. Elle permet de réaliser les actions repérées lors de uploads/Management/ diapo-5s-insa.pdf