LA GED UN PREMIER PAS VERS L’ENTREPRISE NUMÉRIQUE Livre blanc MARS 2017 2 REMER
LA GED UN PREMIER PAS VERS L’ENTREPRISE NUMÉRIQUE Livre blanc MARS 2017 2 REMERCIEMENTS CATHERINE BERGAUD MAZARS CHRISTIAN CACCIUTTOLO UNEP PHILIPPE COCHET HARMONIE FONCTION PUBLIQUE DAVID DOGIMONT MAZARS FRÉDÉRIC LE PESQ MSX INTERNATIONAL JÉRÔME MEUNIER ADITIA LEASE OLIVIER RAJZMAN DOCUWARE Nous tenons à remercier l’ensemble de nos interlocuteurs pour leur disponibilité et la qualité de leur contribution : Nous remercions également toutes les entreprises qui ont participé à l’enquête en ligne dont les résultats sont présentés dans ce document. 3 D epuis plusieurs années, les entreprises sont confrontées à une croissance exponentielle du nombre de documents et d’informations, dématérialisés ou pas, qui les obligent à repenser leurs processus et leurs organisations. Ces changements s’inscrivent le plus souvent dans une démarche globale visant à améliorer la productivité pour gagner en efficacité et réduire les coûts. Dans ce contexte, l‘optimisation des processus documentaires est de plus en plus souvent identifiée comme un levier de performance pour répondre à ces enjeux stratégiques. Pour autant, toutes les entreprises n’ont pas encore franchi le pas de la Gestion Electronique des Documents car ces projets suscitent de nombreuses interrogations : quels sont les documents et processus à gérer en priorité ? Quels outils mettre en place pour simplifier la gestion documentaire ? Quels sont les principaux bénéfices ? Quelles sont les bonnes pratiques pour mener à bien un tel projet ? Dans ce Livre Blanc, nous proposons des réponses concrètes à ces questions. Pour cela, nous nous sommes appuyés sur des analyses quantitatives, des avis d’experts et des retours d’expérience d’entreprises qui ont mis en œuvre une solution de Gestion Electronique de Documents. Nous espérons que les thématiques abordées dans ce Livre Blanc seront utiles pour guider vos réflexions et accompagner vos futurs projets. Bonne lecture ! La vocation de ce Livre Blanc est d’apporter un éclairage complet sur la gestion des processus documentaires. Notre étude comporte 4 chapitres : • L’état des lieux de la gestion documentaire • Une présentation des principales fonctionnalités d’une solution de Gestion Electronique de Documents • Les retours d’expérience des entreprises équipées • Une vision prospective des tendances et innovations Ce panorama s’appuie sur les résultats d’une enquête en ligne réalisée du 30 mars au 1er juin 2016. A V ANT-PROPOS Difficultés et freins Bénéfices Facteurs de succès Profil des entreprises équipées Contraintes légales Fonctionnalités Domaines d’application GED 4 SOMMAIRE 5 #1 #3 #2 #4 PROCESSUS DOCUMENTAIRES ÉTAT DES LIEUX • Une réponse aux enjeux stratégiques des entreprises • Les services financiers en première ligne • Le profil des entreprises équipées d’une solution de gestion documentaire • Un environnement légal mal connu OPTIMISER LA GESTION DOCUMENTAIRE AVEC UNE SOLUTION DE GED • Les 4 étapes de la Gestion Electronique des Documents • Des domaines d’application multiples • La GED : une brique du système d’information RETOURS D’EXPÉRIENCE DES ENTREPRISES ÉQUIPÉES • Les usages de la Gestion Electronique des Documents • Les motivations et les freins à la mise en œuvre • Les clés de la réussite • Les bénéfices constatés TENDANCES ET PERSPECTIVES • Vers une généralisation de la dématérialisation • Un contexte favorable • Un premier pas vers la transformation numérique P.6 P.7 P.7 P.8 P.9 P.10 P.11 P.14 P.15 P.16 P.17 P.18 P.19 P.22 P.24 P.25 P.25 P.26 6 PROCESSUS DOCUMENTAIRES ÉTAT DES LIEUX #1 7 UNE RÉPONSE AUX ENJEUX STRATÉGIQUES DES ENTREPRISES La gestion documentaire devient incontournable car elle apporte une réponse concrète aux enjeux stratégiques des entreprises : l’augmentation de l’efficacité opérationnelle des collaborateurs est citée par 80% des répondants, suivi par l’optimisation des processus de contrôle interne pour 68% et la sécurisation des données pour 67%. Ces résultats sont révélateurs des préoccupations actuelles des dirigeants qui se concentrent sur la rationalisation des processus métier pour gagner en productivité et améliorer leur performance. La Direction financière arrive largement en tête des services qui gèrent les plus gros volumes de documents dans l’entreprise. Ce classement n’est pas étonnant car les services Finance-Comptabilité sont au cœur de processus impliquant de multiples flux documentaires (factures clients, factures fournisseurs, contrats, avis de virement…). Le service commercial et les Ressources Humaines sont également confrontés à des processus administratifs très chronophages qui impliquent la gestion de nombreux documents. Ils sont cités par 35% des répondants. 81% 68% 67% 52% 39% 35% Augmentation de l’efficacité opérationnelle des collaborateurs Sécurisation des données Optimisation des processus Réduction des coûts Conformité aux normes et réglementations Amélioration de la compétitivité Autre 5% des managers et dirigeants considèrent aujourd’hui la gestion documentaire comme un enjeu important pour leur entreprise. Cette prise de conscience est partagée aussi bien par les managers « métiers » que par les directeurs informatiques. 90 % Dans votre entreprise, quel(s) service(s) gère(nt) le plus grand nombre de documents ? (plusieurs réponses possibles) Comptabilité - Finance Commercial Ressources humaines Production - Technique Achats Juridique Logistique Qualité Direction générale Autres services 76% 41% 36% 32% 29% 20% 19% 18% 13% 9% LES SERVICES FINANCIERS EN PREMIÈRE LIGNE A quels objectifs stratégiques répond-elle le mieux ? (plusieurs réponses possibles) 8 LE PROFIL DES ENTREPRISES ÉQUIPÉES D’UNE SOLUTION DE GESTION DOCUMENTAIRE PME ou grands comptes ? de nos panélistes se déclarent équipés. Dans la majorité des cas (70%), cette solution est opérationnelle depuis plus de deux ans. Sur chacune des deux dernières années, le nombre de projets menés à terme est sensiblement équivalent. 47 % 1/3 des entreprises a choisi une solution en mode SaaS (Software as a Service). La taille de l’entreprise est un facteur nécessaire mais pas suffisant à la mise en place d’une GED ; l’erreur serait d’ailleurs de croire que ces solutions sont réservées uniquement aux grands comptes. En effet, la complexité des processus métiers, la localisation des collaborateurs sur plusieurs sites, leur mobilité sont autant de caractéristiques qui légitiment la mise en place d’une solution logicielle. Comme nous l’évoquerons plus en détail dans la dernière partie, l’équipement des PME est en passe de progresser encore dans les années à venir et ce pour deux raisons principales : les offres cloud particulièrement adaptées à ce segment (pas d’investissement matériel et tarification à l’usage) et l’évolution des entreprises vers le numérique. Bien évidemment, la volumétrie est un critère déterminant. Toutefois, on ne peut pas définir un nombre précis de documents qui justifierait la mise en place d’une solution de GED. Certains secteurs d’activité comme le BTP, la maintenance ou les bureaux d’étude sont particulièrement concernés par l’optimisation de la gestion documentaire car la traçabilité des documents est critique, les processus collaboratifs sont nombreux et les collaborateurs sont souvent mobiles. Par ailleurs, la certification à certaines normes (ISO 9001 par exemple) ou les obligations réglementaires de certains secteurs comme l’industrie pharmaceutique nécessitent de fait la mise en place d’outils dédiés à la gestion documentaire. Dans notre panel, la Banque-Assurance, la Pharmacie, l’Industrie et les Entreprises publiques figurent parmi les secteurs les plus enclins à automatiser leur gestion documentaire. Au-delà de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité, il existe d’autres critères d’éligibilité plus qualitatifs : Quelle volumétrie ? Quels symptômes ? Trop de papier • Photocopies et envois de courriers coûteux • Système d’archivage lourd et complexe • Manque de place, notamment lors de changement de locaux • Augmentation importante du nombre de documents dans le cadre d’un rachat ou d’une forte croissance Perte de temps • Nombreuses manipulations de papier • Recherches de documents fastidieuses • Circuit de validation très long Manque de fiabilité • Perte fréquente de documents • Absence d’un référentiel documentaire unique (plusieurs versions d’un même document) • Droit d’accès non maîtrisés • Pas de copie des documents en cas de disparition des originaux • Processus non maîtrisés selon les services et les activités (doublons…) Documents non partagés • Documents disséminés ou en doublon dans des répertoires • Pas d’accès mobile pour les collaborateurs nomades • Pas de partage de documents avec les tiers (clients, distributeurs, fournisseurs…) 9 UN ENVIRONNEMENT LÉGAL MAL CONNU des dirigeants et managers d’entreprise déclarent manquer d’informations sur les contraintes réglementaires en matière d’archivage légal. Pour apporter des éléments de réponse concrets et synthétiques, nous avons fait appel au cabinet Mazars qui vit la transformation numérique au quotidien avec ses clients. 55 % AVIS D’EXPERT David DOGIMONT – Associé - Mazars En quoi l’archivage des documents est-il devenu une préoccupation des entreprises et pourquoi est-il fréquemment abordé dans leurs projets ? Jusqu’à présent l’archivage des documents, qu’ils soient financiers ou non, était géré en majorité sous format papier, soit au sein de l’entreprise, soit via des prestataires spécialisés proposant un service adapté et modulable en fonction du type de document. Travail de fin de chaîne, il était peu valorisé et n’était pas prioritaire. Mais dans un contexte combinant une recherche permanente d’économies et de rationalisation des flux de bout en bout, l’arrivée de nouvelles solutions ainsi qu’une législation spécifique, l’archivage a fait l’objet d’analyses plus approfondies. Peut-on distinguer différentes formes d’archives ? Oui et la réglementation (décret du 3 décembre 1979) distingue uploads/Management/ dimo-livre-blanc-ged.pdf
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- Publié le Sep 16, 2021
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