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1.1 Suite PHEB pour Sage L100 i7 / Sage 1000 1.1.1 Module de Gestion des Budget

1.1 Suite PHEB pour Sage L100 i7 / Sage 1000 1.1.1 Module de Gestion des Budgets PhEB permet de coupler la structure budgétaire et l’organigramme de l’entreprise avec le rattachement des utilisateurs aux directions et aux services. Grâce à son ergonomie et à sa simplicité d’utilisation, le module de Gestion des Budgets de PhEB permet de s’affranchir de la contrainte des structures budgétaires uniquement comptables en autorisant la gestion des budgets de toute nature et en permettant la décentralisation sécurisée de la saisie et de la consultation budgétaire dans les directions et les services. Gestion de l’organigramme Entreprise La définition de l’organigramme de l’entreprise est stratégique pour permettre la réelle décentralisation de l’élaboration et de la consultation budgétaire. La présentation graphique simplifie la visualisation de l’organigramme de l’entreprise. Chaque utilisateur du logiciel est rattaché à un ou plusieurs services de façon à garantir la confidentialité totale des informations et ce quel que soit les modules utilisés dans PhEB. Les directions et les services sont un des critères principaux de sélection et de regroupement pendant les saisies, les consultations, les extractions et les restitutions. Chaque ligne budgétaire peut être affectée à un ou plusieurs services, de façon à ne présenter à l’utilisateur que les données qui l’intéressent. Gestion de l’organisation budgétaire L’organisation budgétaire permet de rapprocher l’organigramme de l’entreprise avec la structure du budget. Les critères de regroupement budgétaires sont définis sur plusieurs niveaux paramétrables: Les comptes de regroupement budgétaire Les comptes budgétaires Les lignes budgétaires… La visualisation graphique de l’organisation budgétaire donne une vision immédiate de la structure du budget par service. Les lignes budgétaires peuvent être reconduites d’une année sur l’autre. Elles sont définies sur des fourchettes de périodes et peuvent être utilisées uniquement dans le cadre des budgets et des engagements, soit exclusivement pour les budgets. PHEB permet de décentraliser les budgets par service ou direction en distribuant aux utilisateurs les seules lignes de budgets autorisées. 1 Les budgets Les budgets peuvent être saisis en masse ou en sélectionnant les lignes aux travers de filtres paramétrables reprenant les éléments de l’organigramme et de la structure budgétaire. Un module d’exportation et de réimportation sous Excel permet de faire saisir les budgets aux utilisateurs non connectés au logiciel directement sur Excel. Le justificatif comptable des réalisations budgétaires est consultable pour chacune des lignes budgétaires grâce à un lien dynamique avec les écritures comptables rattachées. Les grilles budgétaires donnent la possibilité de restructurer l’organisation budgétaire pour générer des présentations synthétiques personnalisées. Le module de consolidation budgétaire permet de regrouper dans une structure budgétaire unifiée, les budgets et réalisations de plusieurs sociétés. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Paramètres généraux. - Gestion des périodes (Potentiellement indépendantes des périodes comptables – Trimestre, semestre, année, mois, …) - Définition des exercices (Gestion des exercices décalés) sans limite de nombre. - Gestion des sociétés, définition des sociétés de consolidation budgétaire - Gestion des statuts budgétaires (Simulation, préparation…) permettant la validation de budget global ou selon des filtres personnalisés - Création et gestion des états paramétrables (formats, filtres, requêtes associées). Administration – Gestion des Utilisateurs - Groupes d’utilisateurs (Membres, Droits par fonction) - Utilisateurs (Membre de groupe(s) avec des droits unitaires qui outrepassent celui du groupe - Gestion des affectations des utilisateurs par société et services - Personnalisation des menus utilisateurs. - Libellés des tables et structuration des champs associés personnalisables, facilitant l’appréhension des utilisateurs au métier. - La fonction Importation de structure permet de construire une nouvelle société par duplication de l’existante. Organisation budgétaire - Cette partie permet de visualiser et d’interagir sur la structure budgétaire mise en place. - Regroupement - Compte Budgétaire - Ligne Budgétaire - Services associés - Rubrique Budgétaire - Un navigateur de sélection permet de filtrer la construction budgétaire afin de faciliter sa lecture. Gestion des lois d’éclatement budgétaires - Permet de ventiler par période le budget à partir de lois d‘éclatement prédéfinies ou par saisie manuelle. Liens avec la comptabilité - Le lien avec la comptabilité est dynamique. En fonction du contexte ce lien peut être via un traitement batch. Lecture dynamique des écritures comptables et analytiques - Plan des comptes généraux - Plan des sections analytiques Gestion des affectations budgétaires - Les affectations aux lignes budgétaires des comptes comptables et des sections analytiques sont réalisables par fourchette, groupes de fourchettes ou individuellement. - Un ensemble d’états de contrôle de l’affectation est disponible pour vérifier les liens entre la structure comptable et la structure budgétaire est cohérent. Exportation - L’ensemble des données est exportable sous Excel Traitements associés à la saisie - Saisie Manuelle d’écritures budgétaires - Extraction de la matrice budgétaire sous Excel, o Saisie dans Excel sur la matrice o Réintégration dans l’application. Cette fonction est d’une extrême souplesse et d’une grande puissance : - Permet d’éclater sa matrice par service et de la consolider à posteriori - Permet une saisie comparée par rapport aux montants précédemment consommés o Budgets N-1 o Réalisés N-1 o Montant Initial o Montant Révisé - Préparation, révision et transfert des budgets - Création de simulations budgétaires multiples en se basant sur les budgets initiaux, révisés ou réalisés d’une période. - Possibilité de travailler en groupe d’utilisateurs sur une préparation ou une révision budgétaire par communication de simulation ou transfert de simulation à la validation. - Nombre de version illimitée de préparation ou de révision budgétaire - Gestion des hypothèses multiples - Historisation des situations budgétaires - Historisation des transferts budgétaires - - Editions disponibles – Formats multiples - Consultations des réalisés budgétaires avec zoom sur les justificatifs comptables - Une bibliothèque d’états multiples est disponible (Budgets, réalisés) - Personnalisation des éditions budgétaires au travers d’une fonction de gestion des grilles budgétaires. Cette construction budgétaire personnalisée permet la représentation organique du budget. (Au global, par mois, par direction, par service,….) en permettant des regroupements différents de ceux de l’organigramme budgétaire 2 1.1.2 Module de Gestion des Engagements Grâce à la structure budgétaire définie dans le module budgétaire, PhEB permet de créer des engagements en bénéficiant des règles de contrôle de l’information et des règles de confidentialité élaborées préalablement. Ce module qui peut être couplé avec la gestion des achats, permet de décentraliser la saisie des engagements dans les services en utilisant un processus complet de validation. Gestion des circuits de validation Le circuit de validation va piloter l’acceptation de l’engagement dans l’entreprise. Les circuits de validation sont définis sur plusieurs critères, service, projet, nature de dépense, dépassement, montant…. Pour chaque circuit, un plafond d’engagement est saisi et la liste des signataires successifs est définie. Les signataires peuvent être informés par mail pour valider l’engagement, le rejeter ou faire des demandes de correction. La validation des engagements peut se faire directement dans Outlook (2007-2010). Un engagement en dépassement budgétaire peut être orienté sur un circuit de validation particulier. L’utilisation de statuts d’engagement paramétrables permet de faire évoluer l’engagement en fonction des procédures utilisées dans l’entreprise. Chaque utilisateur possède des droits sur les statuts d’engagements. Les engagements Les engagements sont définis par service et peuvent être affecté sur une ou plusieurs périodes budgétaires. La possibilité est donnée de saisir des engagements pluriannuels. Chaque engagement peut faire intervenir plusieurs lignes budgétaires. Celles-ci sont choisies exclusivement parmi les éléments budgétaires autorisés pour le collaborateur qui saisit. La saisie en est ainsi considérablement simplifiée et les erreurs d’imputation évitées. Des champs complémentaires paramétrables permettent d’affiner l’affectation des engagements. Un contrôle des budgets disponibles est effectué à chaque ligne saisie et les dépassements immédiatement visibles à l’écran. Les factures enregistrées en comptabilité et relatives à l’engagement sont consultables directement dans la fiche engagement. L’utilisation conjointe du module des achats de PhEB permet à l’utilisateur qui consulte son engagement de connaître directement la position de l’achat dans le circuit et l’ensemble des références commandées. Les montants déjà facturés, la date de fin d’engagement ainsi que les périodes budgétaires concernées sont indiqués La clôture de l’engagement met à jour le montant réellement engagé par rapport au montant facturé. Le disponible budgétaire est alors réactualisé, les crédits peuvent être libérés assurant un suivi efficace des budgets. Paramètres généraux - Définition des statuts d’engagements permettant de paramétrer l’état d’avancement de l’engagement - Gestion des compteurs personnalisés pour les engagements - Paramétrage des messages associés au Workflows - Circuit de validation Structure 3 - Héritage d’une partie du menu existant sur le module budgétaire. - Regroupement d’engagements possibles par association de dossiers de regroupement, - Gestion des habilitations d’accès aux dossiers de regroupement - Gestion dynamique de la table des fournisseurs issue du Back Office de la comptabilité - Saisie de renseignements complémentaires fournisseurs (catégories comptables, adresses, tarifs, catalogue...) Administration - Autorisation d’accès des utilisateurs au module d’engagement - Définition des statuts d’engagements autorisés par utilisateur - Définition des utilisateurs ou des rôles utilisateurs habilités à valider un dépassement budgétaire - Définition d’un pourcentage autorisé de dépassement de commande fournisseur par rapport à l’engagement initial - Accès sécurisés aux engagements créés par chaque service - Affectation des dossiers de regroupement aux services - Affectation des signataires aux circuits de validation des engagements et de la hiérarchie des signatures. uploads/Management/ fiche-fonctionnalites-pheb.pdf