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Gestion de projet ISEM 2019/2010 H . MABCHOUR 15 – Risques sur les délais : ris

Gestion de projet ISEM 2019/2010 H . MABCHOUR 15 – Risques sur les délais : risque de dérapage sur le planning lié à une mauvaise estimation initiale de la durée nécessaire à l’exécution des tâches – Risques intrinsèques à la gestion de projet : mauvaise affectation des responsabilités sur les tâches, plusieurs personnes affectées aux mêmes tâches sans répartition claire des rôles, mauvaise implication des parties prenantes et en particulier du ou des commanditaires du projet. Quelques mesures et actions préventives … – Risques techniques : évaluez les éventuels besoins de formation de votre équipe projet avant le démarrage des tâches nécessitant la maîtrise de ces points faibles (langage informatique, nouvelle technologie, etc …). – Risques humains : prévoir des personnes “backup” qui auraient les mêmes compétences que vos ressources projet et pourraient les remplacer en cas d’absence prolongée. – Risques juridiques : travailler avec le service juridique pour que les contrats vous liant à vos fournisseurs vous protègent au maximum – Risques intrinsèques à la gestion de votre projet : faites une formation préalable en gestion de projet et au logiciel de gestion de projet utilisé. Pour estimer les charges, utilisez des métriques, ou des plannings antérieurs utilisés sur d’autres projets. Autre possibilité : si vous savez déjà quels sont les membres de votre équipe projet, adressez-vous à eux qui vont travailler sur ces tâches et revalidez avec eux la durée nécessaire en gardant bien entendu un regard critique car parfois certains membres de l’équipe projet donnent des délais plus longs surtout s’ils pensent que vous n’y connaissez rien. IV.1.6. E5 : Communication ➢ Communiquer ? Trop souvent, la communication se résume à une question de moyens (ex : envoyer un mail, réaliser une brochure, …). Or, pour communiquer efficacement, il faut distinguer le contenu (le fond) et le moyen (la forme). • Déterminez d’abord le contenu : que voulez-vous communiquer ? quel message voulez- vous faire passer ? ▪ Quel impact souhaitez-vous obtenir auprès de votre groupe cible ? Par exemple, avoir un impact sur sa connaissance, sa perception, son comportement, … ▪ Votre message est-il opportun ? Pertinent ? ▪ A qui doit-il être transmis ? ▪ Que devez-vous dire précisément ? • Choisissez ensuite le moyen : quel(s) canal/canaux allez-vous utiliser pour transmettre votre message ? ▪ Quel est/sont le(s) meilleur(s) moyen(s) pour transmettre le message ? ▪ Votre groupe cible est-il familiarisé avec le(s) canal/canaux envisagé(s) ? Gestion de projet ISEM 2019/2010 H . MABCHOUR 16 Remarques : Lorsque vous préparez votre communication, prenez en compte ces différentes dimensions : 1. interne (communication avec le comité de pilotage, le groupe projet) ou externe (communication avec les clients, utilisateurs, fournisseurs) 2. formelle (rapports, présentations, documents, e-mails,…) ou informelle (conversations de couloir, appels téléphoniques,...) 3. synchrone (échanges face à face, réunions,…) ou asynchrone (e-mails, rapports,…) 4. officielle (décisions) ou officieuse (discussions avec les collègues ou les collaborateurs) 5. écrite (rapports, e-mails,…) ou orale (échanges face à face, réunions,…) 6. verbale (message) ou non verbale (ton de la voix, attitude, posture,…). Ne négligez pas la communication non verbale : celle-ci représente la majeure partie de ce qui ‘passe’ dans une situation de communication ! ➢ Choisir les bons moyens Déterminez les moyens de communication en fonction de vos objectifs de communication. Plus vos objectifs de communication sont élevés (c’est à-dire plus vous attendez de vos groupes cibles qu’ils agissent), plus vos moyens de communication doivent être diversifiés et interactifs. Veillez à impliquer les groupes cibles quel que soit l’objectif de communication visé. Pensez à les consulter, écoutez-les, tenez compte de leur feedback. ➢ Quelle place pour la communication dans votre projet ? En ce qui concerne le projet en tant que tel, on y retrouve classiquement les 4 phases suivantes : • Définition : évalue les idées de projets, construit approximativement leur logique d’implantation (processus de mise en œuvre), estime les ressources humaines, délais et coûts, … o Objectif : pouvoir prendre des décisions, avant de s’aventurer dans une planification plus conséquente. • Planification : détaille toute la logique du projet, les activités mises en séquence, les durées calculées, les ressources ajustées, les risques évalués, … o Objectif : diminuer l’incertitude et l’improvisation qui peuvent parfois être désastreuses et réduire un projet à néant. • Mise en œuvre : comprend la fonction contrôle pour vérifier en continu si l’exécution se déroule selon ce qui a été prévu. • clôture : permet de finaliser les contrats, rendre des surplus, clore le budget, retenir les leçons apprises lors du projet écoulé, pour améliorer la conduite des prochains projets. ➢ Quels types de communication mettre en place ? La communication ‘met de l’huile’ dans les rouages : elle véhicule l’information, fait connaître le projet, permet aux différents acteurs de se sentir concernés, favorise Gestion de projet ISEM 2019/2010 H . MABCHOUR 17 l’engagement, ... A bien des égards, elle est un facteur clé de succès d’un projet - pour autant que le projet soit de qualité. Dans un projet, derrière le mot ‘communication’, on distingue généralement différents types de communication: Type de communication Finalité pour le projet Destinataires Information Moyens (exemples) Opérationnelle Faire fonctionner le projet Experts Personnes ressources Détaillée Réunions (formelles, informelles) Mail Décisionnelle Arbitrer Comité de pilotage Sponsor Synthétique permettant de prendre les décisions Réunions formelles Promotionnelle ‘Vendre’- motiver Clients Personnes ressources Experts Utilisateurs Collègues Partenaires Journalistes Synthétique incitant à faire savoir, faire comprendre, faire agir Journal du projet Réunions (formelles et informelles) Brochures Folders Intranet Site web Vidéo Evénements Livrables de la phase I : La conduite d'un projet débouche sur un produit, un service, une nouvelle organisation, etc. Cette finalité, appelée "livrable", est le résultat tangible d'une production réelle, appréhendable, mesurable attendue par le client final. Un projet peut, bien sûr, avoir plusieurs livrables. Toutefois, cette notion ne se limite pas à l'aboutissement du projet. Les réalisations intermédiaires (documents de travail, budgets, etc.) sont aussi des livrables. Gestion de projet ISEM 2019/2010 H . MABCHOUR 18 uploads/Management/ fiche-n0-3.pdf