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ﺟﺎﻣﻌﺔ ﺗﻮﻧﺲ اﻻفتراضيﺔ Université Virtuelle de Tunis Mastère professionnel en Opt

ﺟﺎﻣﻌﺔ ﺗﻮﻧﺲ اﻻفتراضيﺔ Université Virtuelle de Tunis Mastère professionnel en Optimisation et Modernisation des Entreprises MOME Présenté par JBEL Foued Pour l’obtention du Diplôme de mastère professionnel Instruments d’appui à la mise en place d’une GED à l’agence TAP Réalisé à L’agence Tunis Afrique Presse Soutenu le .. Devant le Jury : Président : M./Mme Prénom NOM Rapporteur : Mme Prénom NOM Encadreur Organisme d’accueil : Mr Hichem Zammali Encadreur UVT : Mr Anis Jabloun Année Universitaire : 2017 / 2018 I Dédicace Je dédie ce travail A Mes parents Pour les sacrifices qu’elles consenti pour moi et dont je serais toujours redevable A Ma femme à qui je dois beaucoup A Mes enfants A Mes collègues de la MOME qui m’ont aidé et à qui je consacre un grand respect II Remerciements Je tiens à remercier vivement mon encadreur et mon professeur Monsieur Anis Jabloun qui n’a point cesser de m’aider par ses conseils directifs. Je tiens aussi à remercier la coordinatrice de la formation MOME à l’UVT Mme Essia Znouda durant la deuxième année ainsi que Mr Helmi Ben Rejeb pour sa disponibilité durant la première année MOME et tous les enseignants qui ont contribué directement ou indirectement à ma formation. Je tiens également à remercier les membres du jury qui ont accepté d’évaluer ce travail. En n’oubliant pas bien sûr le service de la scolarité de l’UVT. III Résumé Ce document fournit un préalable pour la mise en place d’un système de gestion électronique des documents(GED) afin de rationaliser et rendre performant le système organisationnel de l’agence Tunis Afrique Presse (TAP). J’ai tenté d’avancer les instruments et les outils nécessaires pour entamer ce projet de mise en place tel que le cahier des charges, le budget à allouer et le choix d’une solution adéquate. J’ai opté dans ce travail pour le système le plus connu et le plus utilisé dans le monde de management. Mots clés : Projet, GED, Organisation, performance, Alfesco Abstract this document provides a for the implementation of an electronic document management system (EDM) in order to streamline the system and enhance the performance of the organisational system of the Tunis Afrique Presse Agency (TAP). I tried to put the necessary instruments and the tools to start implementing this project such as the specifications, the budget to allocate and the choice of the adequate solution. In this work, I opted for the best known and the most used system in the management's world. Keywords: Project, GED, Organization, Performance, Alfesco ملخص هذا المشروع الخﺎص بختم الدروس للمﺎﺟستير المهني " اﻹستغﻼل اﻷﻣثل لﻺﻣكﺎﻧيﺎت وﺗﻌصير المؤسسﺔ " هﻮ دراسﺔ أوليﺔ ﺗطرح المستلزﻣﺎت الهﺎﻣﺔ ﻹرسﺎء ﻣشروع " التصرف :اﻹلكتروﻧي في الﻮثﺎئق " وهي بﺎﻷسﺎس كراس الشروط التمﻮيﻼت كلمﺎت ﻣفﺎﺗيح: كراس الشروط ، ﻣشروع، ا لتصرف اﻹلكتروﻧي في الﻮثﺎئق ، IV Table des matières Dédicace ..................................................................................................................................................................................... I Remerciements .......................................................................................................................................................................... II Table des matières .................................................................................................................................................................... IV Liste des figures ......................................................................................................................................................................... V Liste des tableaux ..................................................................................................................................................................... VI Introduction générale .................................................................................................................................................................. 1 1.1. Présentation de l’agence Tunis Afrique Presse (TAP) ........................................................................................................ 3 1.2. Problématique de l’agence (TAP) ....................................................................................................................................... 5 1.2.1. Analyse de l’existant ......................................................................................................................................................... 5 a) Service achat : ................................................................................................................................................................... 5 Information à recevoir ................................................................................................................................................................. 5 b) Bureau d’ordre central (BOC) : .............................................................................................................................................. 7 2.1. Définition d’un document ..................................................................................................................................................... 9 2.2. Définition d’un document électronique ................................................................................................................................ 9 2.3. Définition de la GED .......................................................................................................................................................... 10 2.3.1. Historique de la GED ...................................................................................................................................................... 10 2.3.2. Définition de la GED ....................................................................................................................................................... 10 2.3.3. Les avantages de la GED .............................................................................................................................................. 10 2.4. Les étapes de la GED ....................................................................................................................................................... 11 3.1. Alfresco ............................................................................................................................................................................. 13 3.2. Avantages d’alfresco ......................................................................................................................................................... 13 4.1. Les clauses administratives .............................................................................................................................................. 17 4.2. CONDITIONS D’EXECUTION........................................................................................................................................... 30 4.3. Les clauses techniques ..................................................................................................................................................... 39 4.3.1. La budgétisation de la GED ........................................................................................................................................... 61 Conclusion générale ................................................................................................................................................................. 62 Références bibliographiques .................................................................................................................................................... 63 ANNEXES ................................................................................................................................................................................ 64 Annexe 1 : Demande d’achat parc auto ................................................................................................................................... 64 Annexe 2 : Demande d’achat pour service approvisionnement ............................................................................................... 64 Annexe 3 : Demande d’achat matériel technique ..................................................................................................................... 64 Annexe 4 : Bon de réception .................................................................................................................................................... 64 V Liste des figures Fig 2.1 : Les 4 étapes de la GED [1] ........................................................................................................................................ 11 Fig 3.1 : les fonctionnalités d’Alfresco ...................................................................................................................................... 13 VI Liste des tableaux Tableau 1.1 : Circulation de l’information ................................................................................................................................... 6 Tableau 4.1 : Documents administratifs ................................................................................................................................... 21 Tableau 4.2 : Documents techniques ....................................................................................................................................... 22 1 Introduction générale IL est manifeste, malgré la politique libérale adoptée par le gouvernement tunisien, que le secteur public joue un rôle important dans le développement économique par le biais des marchés publics et surtout après la révolution de 2011 et la déstabilisation remarqué sur le plan économique. Afin de jouer leur rôle, les établissements publics repensent leurs manières de gérer en essayant de mettre à niveau leur management et leur système organisationnel par rapport aux standard internationaux et aux règles de l’art. Ainsi l’agence Tunis Afrique Presse (TAP) a adopté une politique de modernisation de son système d’information. Elle a commencé par le changement de son système éditorial de gestion de dépêche par l’acquisition d’un système éditorial multimédia pour la gestion de la production journalistique de la TAP et par l’acquisition et la mise en place d’un ERP pour la gestion intégrée de ses activités commerciales, administratives et financières. Inspiré des recommandations du schéma directeur informatique la TAP prévoit la mise en place d’un système de gestion électronique des documents (GED) qui permettra une organisation agile capable de s’adapter rapidement à l’évolution rapide de la digitalisation des activités dans les différents secteurs économiques. D’abord ce modeste travail présente l’agence TAP, sa mission et ses besoins en matière d’organisation. Ensuite, on essaye d’avancer les instruments d’appui constituant un préalable pour compléter le système d’information de la TAP à savoir l’intérêt de la mise en place d’une solution GED, le choix d’une solution et la budgétisation de cette solution. Enfin, l’élaboration d’ un projet de cahier de charge pour l’acquisition d’une solution GED Dans ce contexte la TAP a entamé, en collaboration avec l’archive national, un projet de numérisation de son archive photo qui compte plus d’un million photo constituant une partie de la mémoire nationale de notre Tunisie. 2 1. Chapitre 1 : Présentation de la TAP 3 1.1. Présentation de l’agence Tunis Afrique Presse (TAP) L’agence Tunis Afrique Presse « TAP » a été créée le 1er janvier 1961, elle est considérée la source officielle de l’information en Tunisie depuis sa création. Elle diffuse une information instantanée, en se fiant à une source crédible à tous les acteurs concernés par le secteur de l’information. La TAP produit plus de 100 milles dépêches par an en trois langues (arabe, français et anglais) et plus de 50 milles photos par ans. La TAP dispose :  D’une photothèque qui rassemble plus d’un million de photo qui remontent à l’époque de pré-indépendance.  D’un archive de documentation réunissant plus de 12 mille dossiers de presse et 2500 biographies de personnalités tunisiennes.  D’un centre de formation multidisciplinaire. La TAP fournit également les informations d’actualité nationale et internationale aux abonnés à travers le service TAP info via SMS. Dans le contexte d’ouverture sur l’international la TAP a des accords de coopération avec des agences de presse internationales et arabe. Ainsi la TAP est membre fondateur de l’alliance des agences de presse méditerranéennes AMAN et la fédération des agences de presse arabes FANA et présidente du pool des agences de presse Maghrébines (Pool - UMA). L’agence TAP est régie par un statut juridique, un statut de personnel et un organigramme :  Le statut juridique : Statut révisé et validé par l’assemblée générale extra ordinaire du 30 janvier 2015 et enregistré à la recette des finances à El Menzeh 9 – Tunis le 20 février 2015.  Le statut de personnel : Décret n° 1860 du 30 Aout 1999.  L’organigramme : Validé en 2010 et actuellement fait l’objet d’une mise à jour pour s’adapter aux nouveaux besoins d’efficacité de son système organisationnel et de son système d’information TAP. 4 Fig 1.1 : Organigramme de l’agence TAP 1.2. Problématique de l’agence (TAP) Internet étant devenu un outil incontournable dans l’échange de données pour l’ensemble du système d’information dans le monde et l’évolution exponentielle de l’utilisation de l’outil informatique dans l’entreprise (plus de 95% des documents et des informations sont d’origine numérique), ce qui conduit n’importe quel système d’information à un changement profond dans l’organisation du travail et la gestion des documents. Vue l’évolution du volume de l’information dans l’agence et afin de s’adapter à ces nouveaux éléments, la TAP et dans sa démarche de mettre à niveau son système d’information pour d’assurer le suivi, la gestion des flux d’information et l’archivage sécurisé et une dématérialisation de ses documents. 1.2.1. Analyse de l’existant On se limite dans la présentation de l’existant aux deux services à savoir le service achat et le bureau d’ordre central vu le flux important d’information que gèrent ces deux services. a) Service achat : Le service achat est rattaché à la direction commerciale. Il centralise les demandes d’achats des services de l’agence et essaie de répondre aux différents besoins uploads/Management/ ged-pdf.pdf