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RégieW@ve Application "Gérance immobilière" Page - 1 - ENVIRONNEMENT Fonctionne

RégieW@ve Application "Gérance immobilière" Page - 1 - ENVIRONNEMENT Fonctionne sous NT4.0 ou Windows 2000. Base de données SQL/Server Outil de développement MAGIC Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux Licences nécessaires : Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 2 - DESCRIPTIF GÉNÉRAL L’application « Gérance immobilière » est un logiciel intégré regroupant différents modules de gestion. Certains de ces modules font partie intégrante du logiciel, et sont obligatoires, d’autres sont optionnels. Le tableau ci-après résume les différents modules composant le logiciel : Modules de base Gestion des immeubles Gestion des chaufferies Gestion des propriétaires Gestion des objets Gestion des locataires Gestion de la location Modules optionnels Gestion technique Gestion des assurances Gestion des hypothèques Gestion des abonnements Notification des hausses et baisses de loyers Page - 3 - Tous les programmes sont développés selon l’architecture « client-serveur », et utilisent une interface graphique normalisée de type Windows. Les données sont gérées selon les principes usuels des bases de données relationnelles, et du langage de requêtes universel SQL. Page - 4 - GESTION DES IMMEUBLES Ce module inclus les fonctions suivantes : Gestion des fiches immeubles (ajouts, modifications, suppressions) Interrogation des immeubles Contrôle des coefficients « Immeubles-Objets » Liste des coefficients « Immeubles-Objets » Correspondance des coefficients Contrôle des parts Impression des listes et fiches immeubles Synthèse immeubles Comparatif d’exploitation Exportation d’un fichier statistiques GESTION DES FICHES IMMEUBLES La gestion des données des fiches immeubles est organisée selon le principe des « onglets ». Chaque onglet regroupe des informations de natures similaires. Des contrôles de validités sont effectués immédiatement, et la totalité des informations codées sont référencées dans des tables personnalisées pour chaque entreprise. Onglet Principal Page - 5 - GESTION DES IMMEUBLES Des critères de recherches sont possibles sur la base des No. d’immeubles, de leur adresse ou de leur nom partiel. Un historique des données est géré automatiquement, ce qui permet de consulter à tout moment, les informations spécifiques à une date donnée. Onglet Descriptif Foncier Page - 6 - GESTION DES IMMEUBLES Onglet Descriptif Utilités Cet onglet contient toutes les informations relatives aux spécifications de chauffage de l’immeuble, ainsi que les diverses commodités qui lui sont propres. Page - 7 - GESTION DES IMMEUBLES Onglet Honoraires Cet onglet contient toutes les informations nécessaires à l’établissement des décomptes d’honoraires de gérance. Page - 8 - GESTION DES IMMEUBLES Deux autres onglets permettent de mémoriser des informations non structurées (mémos), ainsi que d’éventuelles photographies de l’immeuble. Onglet Mémos Un immeuble peut être composé de plusieurs entrées, ou « sous-immeubles ». Dans ce cas, un écran permet de regrouper ces « sous-immeubles ». Cela permettra dans la suite de la gestion de ne faire certaines opérations que sur l’immeuble principal, le système réaffectant ces opérations sur tous les « sous- immeubles » concernés. Des boutons spécifiques permettent d’afficher des écrans contenant les informations relatives aux commodités de l’immeuble, aux coefficients à prendre en considération lors des décomptes de chauffages, et de la composition de l’immeuble (appartements, locaux commerciaux, parking, etc.) Page - 9 - GESTION DES IMMEUBLES Ecran Commodités de l’immeuble Ecran Coefficients de l’immeuble Page - 10 - GESTION DES IMMEUBLES Ecran Composition de l’immeuble L’accès au descriptif d’un objet est possible directement depuis cet écran. Ecran Charges de l’immeuble Page - 11 - GESTION DES IMMEUBLES INTERROGATION DES IMMEUBLES Ce programme facilite la recherche des informations relatives à un immeuble particulier. Cette recherche est possible selon plusieurs critères : A partir du nom du concierge A partir du nom du gérant A partir du nom du technicien Dès que l’une de ces personnes est choisie dans l’écran correspondant, le ou les immeubles lui correspondant sont affichés dans une seconde fenêtre. Il n’y a alors plus qu’à sélectionner l’immeuble recherché. Ecran Interrogation des immeubles Page - 12 - GESTION DES IMMEUBLES CONTRÔLE DES COEFFICIENTS « IMMEUBLES-OBJETS » Ce programme permet de contrôler sur la base d’une liste, la concordance des coefficients de chauffage et d’eau chaude entre l’immeuble et les objets le composant. Cette liste peut être établie pou un ou plusieurs immeubles. CONTRÔLE DES PARTS Ce programme permet de contrôler la répartition des participations du ou des propriétaires d’un immeuble. La totalité des parts doit être égale à 1000. Plusieurs propriétaires peuvent se partager un immeuble. Le système de gestion des mutations selon des dates de validités permet de retracer un historique de l’affectation de ces participations. Page - 13 - GESTION DES IMMEUBLES Ecran Contrôle des parts Page - 14 - GESTION DES IMMEUBLES IMPRESSION DES LISTES ET CARTOTHÈQUES IMMEUBLES Ce programme permet d’éditer des listes d’immeubles, ainsi que des cartothèques contenant tout ou partie des informations relatives à ces derniers. Plusieurs critères de sélection permettent de choisir le niveau de détail que l’on souhaite imprimer. Un exemple de document « cartothèque immeuble » est joint ci-après. SYNTHÈSE D’IMMEUBLE Ce programme regroupe sur plusieurs « onglets » toutes les informations relatives à un immeuble. Ces informations peuvent provenir des différents modules de base et optionnels composant le logiciel, à savoir : Informations de base Fournisseurs obligatoires Assurances Hypothèques Abonnements Entretien Citernes Page - 15 - GESTION DES IMMEUBLES Page - 16 - GESTION DES IMMEUBLES COMPARATIF D’EXPLOITATION Ce programme permet d’éditer un document de comparaison des charges et produits d’exploitation des immeubles pour plusieurs années consécutives. Le choix est donné à l’utilisateur de sélectionner tous les immeubles de la gérance, un ou plusieurs immeubles, tous les immeubles d’un propriétaire. Il peut également choisir les années à prendre en considération. EXPORTATION DE DONNEES Ce programme permet de créer un fichier de données destiné à l’office fédéral de la statistique. Ce fichier contient tous les objets des immeubles gérés dans la société. Page - 17 - GESTION DES CHAUFFERIES La gestion des chaufferies est indépendante. Une chaufferie peut desservir plusieurs immeubles. Chaque chaufferie est donc considérée comme une entité et on lui affecte le ou les immeubles concernés. Cette gestion permet d’affecter à chaque chaufferie des comptes financiers de charges et de produits spécifiques, et donc de gérer une comptabilité pour chacune d’elles. La gestion des chaufferies sert de base à l’établissement des décomptes de chauffage. Les programmes suivants en assurent la gestion : Gestion des chaufferies Gestion des compteurs Décompte de chauffage Gestion des coupons-réponses Paiement des soldes de chauffage Contrôle des coefficients de chaufferie Saisie des stocks de combustibles Prévision de remplissage des citernes Gestion des paramètres GESTION DES CHAUFFERIES Le programme de gestion des chaufferies permet de gérer des informations de même nature regroupées derrière des « onglets ». Ces onglets sont les suivants : Informations détails Coefficients de chauffage Agenda des décomptes Répartitions entre immeubles Onglet Détail Chaque chaufferie est identifiée par un numéro. Ce numéro peut correspondre au numéro d’immeuble, mais ce n’est pas une obligation, et plus particulièrement dans les cas où une chaufferie dessert plusieurs immeubles. Le lien chaufferie-immeuble est fait au niveau de l’immeuble (onglet principal) dans lequel le numéro de chaufferie est indiqué. Page - 18 - GESTION DES CHAUFFERIES Page - 19 - GESTION DES CHAUFFERIES Tous les paramètres ci-dessus sont importants pour l’établissement des décomptes de chauffage. Onglet Répartitions Lorsqu’une chaufferie dessert plusieurs immeubles, cet écran permet de définir les clés de répartitions des frais de citernes, d’énergie électrique et de surveillance. Page - 20 - GESTION DES CHAUFFERIES GESTION DES COMPTEURS Lorsque des immeubles sont équipés de compteurs d’eau chaude et/ou de chauffage, ce programme va permettre d’enregistrer les index des compteurs de chaque locataire. La sélection s’effectue à partir de la chaufferie, puis des immeubles desservis, et enfin des locataires habitant l’immeuble. Ecran Gestion des compteurs Page - 21 - GESTION DES CHAUFFERIES DÉCOMPTES DE CHAUFFAGE L’édition des décomptes de chauffage est à 100% automatique. Elle s’effectue en deux phases : Préparation et édition des décomptes Comptabilisation Un écran de sélection permet à l’utilisateur de définir ses choix à plusieurs niveaux : Phase de préparation et édition ou de comptabilisation Dates de traitement Sélection des chaufferies Des informations complémentaires indispensables à l’établissement des décomptes sont enregistrées à ce moment : Re-facturation des appartements « vacants » Saisie du stock restant en citerne Page - 22 - GESTION DES CHAUFFERIES Ecran Décomptes chauffage Des exemples de documents de répartition sont joints ci-après. Page - 23 - GESTION DES CHAUFFERIES GESTION DES COUPONS-RÉPONSES Lorsque le solde de chauffage est en faveur du locataire, et si l’information manque, un coupon-réponse est envoyé au locataire pour lui permettre d’indiquer la référence bancaire sur laquelle la ristourne doit lui être versée. Dés réception de ce coupon- réponse, il est possible d’enregistrer ces informations PAIEMENT DES SOLDES DE CHAUFFAGE Les soldes de chauffage en faveur des locataires sont traités automatiquement. Les paiements s’effectuent par voie électronique par SOG ou DTA. Une liste des locataires en retard de paiement peut être éditée afin d’éviter des remboursements non justifiés. SAISIE DES STOCKS DE COMBUSTIBLES Pour chaque chaufferie utilisant du combustible, il est possible de gérer les relevés d’approvisionnement, ainsi que les situations intermédiaires. L’état des stocks enregistré lors de l’établissement du décompte de chauffage, est uploads/Management/ gerance.pdf