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Système pour la Gestion des Approvisionnements de l’Assistance Humanitaire SUMA

Système pour la Gestion des Approvisionnements de l’Assistance Humanitaire SUMA MANUEL MANUEL GESTION INTEGRALE D GESTION INTEGRALE DES ES APPROVISIONNEMENTS APPROVISIONNEMENTS D’URGENCE D’URGENCE VERSION 1.0 VERSION 1.0 FUNDESUMA Mars, 1999 ii Ce manuel a été préparé par l’équipe de la Fondation pour la Gestion des Approvisionnements Humanitaires (FUNDESUMA en espagnol) au Costa Rica, pour le cours de Gestion Intégrale d’Approvisionnement de l’Urgence, en Mars, 1999. Les apports, observations et suggestions, ayant pour but d’améliorer le contenu, seront toujours les bienvenus. Vous pouvez les communiquer à: f unsuma@sol.racsa.co.cr Traduit de l’espagnol par Marina Nassour iii CONTENUS 1 PRÉFACE ............................................................................................................................... 1 MANUEL GESTION INTÉGRALE DES APPROVISIONNEMENTS DE L’URGENCE ............................................................................................................................. 1 2 SCÉNARIOS DE DÉSASTRE .............................................................................................. 2 MANUEL GESTION INTÉGRALE DES APPROVISIONNEMENTS DE L’URGENCE ............................................................................................................................. 2 3 COORDINATION DES ACTIONS POUR L’ASSISTANCE À LA POPULATION ..... 3 3.1 DANS LA PHASE DES PRÉPARATIFS ............................................................................................ 3 3.2 DANS LA PHASE DE RÉPONSE ................................................................................................... 4 4 LA GESTION INTÉGRALE DES APPROVISIONNEMENTS ...................................... 5 4.1 L’APPROVISIONNEMENT ........................................................................................................... 5 4.1.1 Types d’approvisionnements ..................................................................................... 5 4.1.2 Identification des besoins .......................................................................................... 5 4.1.3 Vérification des aspects pratiques avant l’arrivée des approvisionnements ............. 6 4.1.4 Sources et formes d’acquisitions ............................................................................... 6 4.1.5 Commandes ................................................................................................................ 7 4.1.6 Arrivée de frets internationaux .................................................................................. 8 4.1.7 Expédition, envoi de frets .......................................................................................... 9 4.1.8 Réception sur le terrain ........................................................................................... 10 4.1.9 Contrôles .................................................................................................................. 10 4.2 LE TRANSPORT .................................................................................................................... 11 4.2.1 Types de transport et caractéristiques ..................................................................... 11 4.2.2 Stratégies de transport (à l’intérieur du pays ou de la région) ............................... 12 4.2.3 Conditions de transport ........................................................................................... 13 4.2.4 Transport international ........................................................................................... 13 4.2.5 Chargement, transport et déchargement ................................................................. 16 4.2.6 Contrôle du parc automobile ................................................................................... 16 4.2.7 Carburant et lubrifiant: calcul de consommation, approvisionnement et contrôle 17 4.2.8 Matériels dangereux ................................................................................................ 17 4.2.9 Mesures de sécurité des transports .......................................................................... 17 4.2.10 Organisation des convois et détermination des routes .......................................... 18 4.2.11 Gestion d’une opération de vols charter ............................................................... 19 4.3 LE STOCKAGE ...................................................................................................................... 20 4.3.1 Types d’entrepôt ...................................................................................................... 20 4.3.2 Décision de la taille nécessaire des entrepôts. ........................................................ 20 4.3.3 Choix de l’endroit .................................................................................................... 21 4.3.4 Organisation et gestion de l’entrepôt ...................................................................... 22 4.3.4.1 Personnel de l’entrepôt: .................................................................................... 22 4.3.4.2 Équipement et matériel pour les entrepôts: ....................................................... 22 4.3.4.3 Règles de base de l’entrepôt: ............................................................................ 22 4.3.4.4 Empilement des produits: .................................................................................. 23 iv 4.3.4.5 Zones de mouvement et secteurs spécifiques: .................................................. 23 4.3.4.6 Contrôle et suivi (monitoring) ........................................................................... 23 4.3.4.7 Réception et livraison ........................................................................................ 24 4.3.5 Chaîne du froid ........................................................................................................ 25 4.3.6 Maintenance et mesures d’hygiène .......................................................................... 25 4.3.7 Magasinage des matériels dangereux ..................................................................... 26 4.3.8 Mesures de sécurité ................................................................................................. 26 4.3.9 Construction d’un entrepôt temporel ....................................................................... 26 4.4 LA DISTRIBUTION ................................................................................................................. 27 4.4.1 Principes de base: .................................................................................................... 27 4.4.2 Responsabilité et critères ......................................................................................... 28 4.4.3 Systèmes de distribution .......................................................................................... 28 4.4.3.1 Distribution directe ........................................................................................... 28 4.4.3.2 Distribution indirecte ........................................................................................ 29 4.4.4 Contrôle et monitoring de la distribution ................................................................ 30 5 ÉVALUATION D’UNE OPÉRATION DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS HUMANITAIRES .................................................................. 31 5.1 TYPES D’ÉVALUATION .......................................................................................................... 31 5.1.1 Évaluation continue ................................................................................................. 31 5.1.2 Évaluation finale ...................................................................................................... 32 6 BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................... 33 TABLEAUX TABLEAU 1: POUR ET CONTRES DES DIFFÉRENTS TYPES D’ACQUISITION....7 TABLEAU 2: CAPACITÉ DE CHARGE TERRESTRE (*).............................................12 TABLEAU 3: CALCUL DES QUANTITÉS DE VÉHICULES NÉCESSAIRES (*)......13 TABLEAU 4: EXPLICATION DES TERMINOLOGIES COMMUNES DE TRANSPORT INCOTERMS (*)...........................................................................................14 TABLEAU 5: TERMES COMMUNS DE TRANSPORT ET RESPONSABILITÉS VENDEUR / ACHETEUR.....................................................................................................15 TABLEAU 6: MOYENNE DE CONSOMMATION DE VÉHICULES POUR 100 KM (*)..............................................................................................................................................17 TABLEAU 7: CAPACITÉ MOYENNE DE CHARGEMENT DE CERTAINS APPAREILS (*)......................................................................................................................20 TABLEAU 8: DÉCISION DE LA CAPACITÉ DE STOCKAGE NÉCESSAIRE (*).....21 v Manuel Gestion Intégrale des Approvisionnements de l’Urgence 1 Préface Malgré l’expérience accumulée et l’avance évidente de nos pays, en matière de prévention, préparation et réponse face aux désastres, de plus gros efforts devront être fournis pour que la population affectée puisse avoir un meilleur accès à l’aide humanitaire, par le biais d’une amélioration substantielle de la capacité logistique des organismes responsables de cette assistance. Un des aspects qui constitue un cauchemar récurrent à chaque nouvelle urgence, est la gestion logistique des approvisionnements destinés à pallier les besoins des sinistrés, que ces matériels proviennent de la solidarité internationale, des dons locaux et y compris des provisions acquises par les organisation en charge. La saturation rapide des points d’accès des approvisionnements d’urgence et le manque ou la carence de moyens de transport et de magasinage, sont rapidement aggravés par le manque de stratégie logistique pour le flux de ces matériels. La plupart de ces produits s’abîment ou se périment parce qu’ils sont mal manipulés ou n’ont pas pu être distribués à temps. Comme le Système de Gestion des Approvisionnements de l’Assistance Humanitaire (SUMA) qui est un outil proposant des solutions pour la gestion de l’information sur les approvisionnements, la Gestion Intégrale des Approvisionnements d’Urgence cherche à améliorer les aspects de la gestion physique de ces provisions, pour contribuer à une meilleure utilisation de ces coûteuses ressources au bénéfice des personnes affectées par les désastres, qui affectent avec régularité et ponctualité nos territoires vulnérables Ce manuel, crée à partir d’expériences sur le terrain et d’une consultation bibliographique détaillée, constitue essentiellement un résumé de base des quatre phases qui forment la chaîne logistique des approvisionnements. Chacune de ces phases est divisée afin d’apporter un mémento pratique des aspects qu’il faut prendre en compte pendant l’approvisionnement, le transport, le magasinage et la distribution des provisions en situation d’urgence. Dr Edgardo Acosta Nassar Directeur Général, FUNDESUMA Manuel Gestion Intégrale des Approvisionnements de l’Urgence 2 Scénarios de désastre Pour la compréhension de ce document, nous allons définir le terme, désastre, comme une "grave interruption du fonctionnement normal des systèmes, qui provoque un fort impact sur les personnes, leur environnement et leurs travaux, dépassant la capacité locale de réponse". Les désastres sont de génération soudaine ou de développement lent et tiennent leur origine dans les processus mêmes des forces de la nature ou sont causés par l’action humaine. On appelle désastres complexes, ceux qui combinent les éléments naturels et l’action humaine. Le chaos et la confusion peuvent presque être considérés comme faisant partie intégrante des désastres et la gestion mal appropriée de l’aide humanitaire peut conduire à ce que l’on appelle un «second désastre ». Dans ce sens, il y a des scénarios communs dans les différentes situations de désastre, comme : • Manque d’une évaluation opportune, indiquant les dimensions de l’évènement et les besoins immédiats de l’aide; • Lorsqu’elle apprend qu’un désastre a eu lieu, la communauté internationale se mobilise rapidement; • Il y a généralement une arrivée massive d’aide, aussi bien internationale que provenant d’autres régions du pays; • Normalement les points d’accès des approvisionnements, tels que les ports, aéroports et frontières sont rapidement saturés; • Il manque un système logique approprié pour gérer le flux des approvisionnements; • Les endroits pour entreposer et les moyens de transport sont rares, inaccessibles ou ne sont pas disponibles; • Le temps presse, les besoins des victimes sont urgents et la pression de l’opinion publique est forte; • De nombreux produits se détériorent parce qu’ils se périment, à cause d’une entreposage, manipulation ou d’un transport inadéquat ou encore parce qu’ils ne peuvent être envoyés sur le terrain ou sont envoyés trop tard. 2 Manuel Gestion Intégrale des Approvisionnements de l’Urgence 3 Coordination des actions pour l’assistance à la population Une autre des difficultés qui se présentent de manière répétée dans les situations d’urgences, est le manque de coordination entre les organisations qui agissent en faveur de la population affectée, même malgré leur volonté d’aider. Les disputes entre les organisations ou le manque de volonté de partager l’information et de travailler en commun, entraînent des retards sur l’attention aux victimes, ainsi que la duplication d’efforts et la perte de ressources. Afin de proposer des éléments de coordination entre les organisations qui sont en relation avec la réponse en cas d’urgence, nous pouvons donner quelques-uns des prémices de base: • Toutes les organisations ont pour objectif d’apporter un soulagement à la population touchée; • Chaque organisation dispose d’une aire de travail particulière et d’un service spécialisé; • Aucune organisation n’est en mesure de s’occuper seule de tous les problèmes provoqués par un désastre; • Les organisations peuvent s’appuyer et compléter leurs actions en mettant leurs efforts en commun et en travaillant en coordination; • La coordination entre les organisations bénéficiera directement aux victimes des désastres, puisqu’ils pourront recevoir une aide rapide et diversifiée. La coordination est une tâche de base pour rechercher une intervention plus effective des opérations d’urgence, et pour la rendre effective, le premier pas dépend d’un changement de mentalité, d’attitude et de volonté à tous les niveaux des organisations et plus spécialement au niveau de ses dirigeants. Il y a deux moments fondamentaux dans les processus de coordinations, et certaines des activités sont les suivantes : 3.1 Dans la phase des préparatifs Déterminer qui est qui et qui fait quoi dans le contexte de l’intervention humanitaire (organisations nationales, internationales, gouvernementales, sans buts lucratifs, etc.). Réaliser des réunions fréquentes et des activités de coordination entre les différentes organisations travaillant sur ce thème. Élaborer et uploads/Management/ gestion-integrale-des-approvisionnements-d-x27-urgence 1 .pdf