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Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations ViaTraj

Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations ViaTrajectoire Principes-clés Pour la gestion des droits et des habilitations, le référent structure ou le référent unité doit: 1 / Respecter le principe du « moindre privilège » en n'ouvrant les droits aux utilisateurs que pour les actions strictement nécessaires à leur métier et à leur activité 2 / Ouvrir des droits aux utilisateurs dans une durée déterminée, c'est à dire uniquement pendant leur durée de contrat et/ou de présence dans l'établissement 3 /Organiser l'information des utilisateurs quant aux règles qui s'imposent à eux via la charte d'utilisation de ViaTrajectoire La procédure de gestion des habilitations doit être élaborée au sein de l'établissement de façon à prendre en compte l’ensemble des mouvements de personnel: - l'enregistrement et la création des habilitations d’un nouvel arrivant - La modification des droits d'accès lors d’une mobilité interne - La suppression des habilitations lors du départ d’un agent La gestion des profils ViaTrajectoire est faite « en cascade », c'est-à-dire que chaque coordination territoriale ViaTrajectoire du fait de ses missions de coordination tant sur le domaine sanitaire que sur le domaine médico-social dispose des profils « Sanitaire-Coordination » et « MS Coordination ». Les coordinations délivrent les habilitations aux personnes dites « Référents Structure ». Ci-dessous un schéma résumant le principe de gestion des habilitations « en cascade » : wSTTrojectoire Description technique sn du Gestion des habilitations en. cascade L (Référent Région À Ï ÿ Cres 3e ( Référent Coordination î Ï $ Crée des profils Structures aux personnes nommées parle Directeur de la structure Référent Structure lis ai FA Crée des profils . hi # : AS3DES aux personnes devant utlisees | etre + $ Crée un profil référent unité pour ne) \ Référent Unité ou service à CN Crée des profils \ . Adsptés aux personnes devant | utilisées ViaTrajectoire Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations VT novembre 2016 - ViaTrajectoire Nouvelle-Aquitaine I. Gestion des comptes et habilitations ViaTrajectoire : Référents Structure/Unité La DGOS préconise que la gestion des habilitations des utilisateurs doit être assurée à partir d’un système centralisé accessible uniquement par des administrateurs dûment habilités au sein de l'établissement. Par ailleurs et conformément au principe de gestion des habilitations « en cascade » et selon l'article 11 de la charte d'utilisation de ViaTrajectoire : « Chaque directeur d'établissement veille à nommer une ou plusieurs personnes dite(s) « référente(s) » chargées de la gestion des comptes dans ViaTrajectoire et des habilitations qui y sont liées pour les utilisateurs dudit établissement. » En outre, dans ViaTrajectoire, au sein des établissements sanitaires, les cadres de santé de chaque service peuvent aussi disposer de profils « Référents unité » leur permettant de mettre à jour les informations de leur unité {pathologies prises en charge, personnel, coordonnées etc.) et de créer des comptes utilisateurs et des habilitations ViaTrajectoire pour le personnel au sein de leur service (/DE, IDEC etc.) La désignation formelle par la direction de chaque établissement d’une ou de plusieurs personnes « Référente Structure » est nécessaire afin d’encadrer la responsabilité d'ouverture d'accès aux données ViaTrajectoire. Chaque établissement sanitaire et médico-social dispose d’un ou de plusieurs référent(s) désigné(s) pour la gestion des comptes et habilitations ViaTrajectoire Les comptes et habilitations des « référents Structure » sont créés par la coordination ViaTrajectoire du territoire Pour des raisons de réactivité et de fiabilité dans la gestion de ces comptes et habilitations, il est conseillé que le « référent Structure » relève de la direction des systèmes d’information ou du département d’information médicale et il est nécessaire qu’il soit informé des mouvements de personnel afin de procéder à la mise à jour des comptes et habilitations. Une revue annuelle des comptes et habilitations est vivement conseillée au sein de chaque établissement afin de procéder à cette mise à jour. Outils à disposition des référents Structure : Charte utilisation ViaTrajectoire Formation à la demande par la coordination territoriale VT Manuel pour la gestion des comptes et habilitations ViaTrajectoire (accessible sur le site de ViaTrajectoire, rubrique « Documentation ») Triptyque gestion des habilitations Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations VT novembre 2016 - ViaTrajectoire Nouvelle-Aquitaine IL Gestion des comptes et habilitations ViaTrajectoire en cohérence avec les mouvements de personnel A) Enregistrement et création des habilitations ViaTrajectoire d'un « nouvel arrivant » Utilisateur demande un accès à ViaTrajectoire lors de sa prise de fonctions dans le service | Demande validée par le supérieur hiérarchique (CS, CSS, direction pôle, direction) | Compte et habilitation créés par le « référent structure/unité » LL 7 ST Mail automatique avec codes d'accès envoyé depuis le site ViaTrajectoire sur l'adresse email interne du nouvel arrivant En suivant les étapes pour « Gérer l'arrivée d’un nouvel utilisateur » dans le triptyque « Gestion des comptes utilisateurs et habilitations », le référent doit vérifier si l’utilisateur dispose déjà d’un compte ViaTrajectoire créé par un autre établissement afin de ne pas créer de doublon. Si un compte existe déjà, le référent pourra passer directement à l'étape B) afin de mettre les habilitations de l’utilisateur à jour. La date de fin de validité de l’habilitation ne doit pas dépasser 3 ans et en cas de contrat de travail ou de mission à durée déterminée, la date de fin de validité de l’habilitation doit correspondre à la date de fin de contrat La durée de validité de l’habilitation attribuée aux médecins internes doit être limitée à 6 mois (jusqu’au 1°” mai ou jusqu’au 1° novembre) La délivrance du mot de passe doit faire l’objet d’un envoi de mail automatique Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations VT novembre 2016 - ViaTrajectoire Nouvelle-Aquitaine B) Modification des habilitations ViaTrajectoire lors d'une « mobilité interne » L'utilisateur demande une modification de ses accès ViaTrajectoire lors de sa prise de fonctions dans le nouveau service | Demande validée par le supérieur hiérarchique (CS, CSS, direction pôle, direction) | Compte et habilitation modifiés par le « référent structure/unité » L'utilisateur est habilité à son nouveau service. Il conserve les mêmes codes d'accès {login+mdbp inchangés) Remarque : Le compte de l’utilisateur peut avoir besoin d’être modifié si son adresse email de contact a changée. C) Suppression des habilitations Viaïrajectoire lors du départ d'un agent (temporaire ou perma nent) Information du départ d’un agent | Habilitation supprimées par le « référent structure/unité » Ses habilitations supprimées, l'utilisateur ne peut plus utiliser ViaTrajectoire Au départ de l’agent, ses habilitations doivent impérativement être supprimées par le référent. La suppression du compte utilisateur (désactivation) doit être faite uniquement en cas de départ en retraite où d’erreur, de doublon, dans la création du compte. æ Se reporter au triptyque gestion des habilitations pour plus de précisions Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations VT novembre 2016 - ViaTrajectoire Nouvelle-Aquitaine Il. Principes liés à création du compte A) Authentification - Compte utilisateur ViaTrajectoire Les comptes utilisateurs créés doivent obligatoirement être nominatifs. Les informations requises pour la création d’un compte d'accès sont les suivantes : Caen llE 11 S Prénom Nom d'utilisateur” Lo | Téléphone Fax Compte bloqué Mot de passe Générer un mot de passe (© Générer (8 caractères minimum, comportant au moins 1 minuscule, 1 majuscule et 1 chiffre) Nouveau mot de passe* Répéter le mot de passe" CL ] N'expire jamais A validé la charte Non Profession ou fonction | Sélectionner une valeur Fr V\Envoyer un mail à l'utilisateur Annuler || Créer Les champs marqués d'un * sont obligatoires Le nom de l'utilisateur est obligatoire, le prénom facultatif. Le nom d'utilisateur ou login est obligatoire : Le login est utilisé pour identifier les utilisateurs de façon unique. Une fois le compte créé, ce login n’est plus modifiable Conformément à l’article 9 de la Charte d'utilisation de ViaTrajectoire {{ue et validée à la première connexion de l'utilisateur) : « Article 9 : De la confidentialité des données Chaque utilisateur de ViaTrajectoire s'engage : À respecter le secret médical : les informations nominatives sur les patients ne peuvent être communiquées qu'à des destinataires habilités par le patient et des personnes autorisées en vertu de la loi du 4 mars 2002, relative aux droits des patients et à la qualité du système de santé. Cette loi autorise expressément les professionnels de santé à échanger des informations relatives à un même patient, sauf opposition de sa part, dans le seul but d’assurer la continuité des soins ou de déterminer la meilleure prise en charge possible. Lorsque le malade est pris en charge par une équipe de soins dans un établissement de santé, les informations sont réputées confiées à l’ensemble de l’équipe. [...] À se déconnecter du logiciel en fin d'utilisation. À ne pas prendre connaissance d'informations détenues par d'autres utilisateurs, quand bien même ceux-ci ne les auraient pas explicitement protégées, sauf s’il s’agit de données 5 Guide de bonnes pratiques pour la création des comptes et habilitations VT novembre 2016 - ViaTrajectoire Nouvelle-Aquitaine qui lui sont destinées. Il s'engage également à s'abstenir de uploads/Management/ guide-bonnes-pratiques-habilitations-referents-1.pdf