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Manuel de la Gestion Financière 1 Manuel de Gestion Financière pour les Partena

Manuel de la Gestion Financière 1 Manuel de Gestion Financière pour les Partenaires Manuel de la Gestion Financière 2 Manuel de la Gestion Financière 3 1. INTRODUCTION A LA GESTION FINANCIERE 7 1.1 ELEMENTS DE LA GESTION FINANCIERE 7 1.2 PRINCIPES DE LA GESTION FINANCIERE 8 1.3 LES OUTILS DE GESTION FINANCIERE 10 1.4 RESPONSABILITE DANS LA GESTION FINANCIERE 11 2. PLANIFICATION ET BUDGETISATION 14 2.1 LE PROCESSUS DE BUDGETISATION 15 2.2 BONNE PRATIQUE DANS LA BUDGETISATION 16 2.3 BONNE PRATIQUES DANS LA BUDGETISATION 18 2.4 GROUPES CIBLES DU BUDGET 19 2.5 ÉCHANTILLON DE FEUILLES DE CALCUL SUR LE BUDGET 20 2.6 PREVISION DE FLUX DE TRESORERIE 24 2.7 COMMENT PREPARER UNE PREVISION DU FLUX DE TRESORERIE 24 3 DOCUMENTS COMPTABLES 29 3.1 IMPORTANCE DES DOCUMENTS 29 3.2 METHODES COMPTABLES 30 3.3 DOCUMENTS ESSENTIELS 32 4 RAPPORT FINANCIER 40 4.1 ÉTAT DU BUDGET ET DEMANDE D’AVANCE 41 4.2 RELEVE COMPTABLES ANNUELS 46 4.3 RAPPORT AUX DONATEURS ET AUX BAILLEURS DE FONDS 47 4.4 RAPPORT AU GOUVERNEMENT 48 4.5 RAPPORT AUX BENEFICIAIRES 49 4.6 QUALITES DE L’INFORMATION SUR UNE BONNE COMPTABILITE 49 5 CONTROLES INTERNES 52 5.1 PRINCIPE DE CONTROLE DE LA TRESORERIE 52 5.2 PRINCIPE DU CONTROLE BANCAIRE 53 5.3 CONTROLE DU BUDGET ET DES COMPTES 54 5.4 CONTROLES DES ACHATS ET DES AUTORISATIONS 55 5.5 CONTROLE DE LA GESTION 55 5.6 CONTROLES PHYSIQUES 56 6 FRAUDE ET IRREGULARITES 58 6.1 DES MESURES POUR REDUIRE LA FRAUDE 59 6.2 COMMENT SURVIVRE ET REAGIR 61 7 AUDIT EXTERNE 64 7.1 IMPORTANCE DES AUDITS 64 7.2 AUDIT INTERNE 64 7.3 AUDIT EXTERNE 65 7.4 AUDITS INITIES PAR LES DONATEURS 66 7.5 LE RAPPORT DE L’AUDIT 66 Matieres Manuel de la Gestion Financière 4 Manuel de la Gestion Financière 5 8 ANNEXES 71 ANNEXE 1 – ÉCHANTILLON DE FORMAT DU LIVRE DE CAISSE 71 ANNEXE 2 - ÉCHANTILLON DU FORMAT DU CALENDRIER DES AVANCES 72 ANNEXE 3 – ÉCHANTILLON DU BUDGET ET DEMANDE D’AVANCE 73 ANNEXE 4 - ÉCHANTILLON DU FORMAT DU RELEVE DE RECETTES ET DE PAIEMENTS 74 ANNEXE 5 – ÉCHANTILLON DU FORMAT DE L’ETAT DE RECONCILIATION BANCAIRE 75 ANNEXE 6 – ÉCHANTILLON DU FORMAT DE L’ATTESTATION DU COMPTE CAISSE 76 ANNEXE 7 –LISTE DE CONTROLE A LA FIN DU MOIS 77 ANNEXE 8 – PIECES JUSTIFICATIVES DE LA LISTE DE CONTROLE 78 ANNEXE 9 – GUIDE DE GESTION FINANCIERE 83 Avant-propos Une bonne gestion financière est un atout essentiel dans le bon développement organisationnel et fait partie intégrante de la gestion de projet/programme. La gestion financière est un instrument indispensable permettant une organisation plus efficace conduisant ainsi à l’amélioration du programme des activités. Des systèmes solides de gestion financière permettent à l’organisation d’être plus apte à contrôler ses propres affaires. Sans cela, l’avenir reste incertain : il pourra être difficile de prévoir l’épuisement des ressources financières et, surtout, il pourra être difficile de financer des projets/programmes. Le 1er chapitre de ce manuel offre un aperçu des éléments, des principes, des outils et de la responsabilité de la gestion financière. Le 2ème chapitre traite des principes de base de la planification et de la budgétisation, la première des quatre tâches spécifiques de la gestion financière. Il présente les meilleures pratiques de la planification budgétaire, du suivi des budgets et de la prévision des flux de trésorerie. Le 3ème chapitre examine les principaux registres tenus. Le chapitre décrit l’importance des registres, des méthodes comptables et des documents comptables essentiels devant être tenus. Le 4ème chapitre traite des différents types de rapports financiers exigés par les parties prenantes. Le 5ème chapitre étudie les contrôles financiers et les meilleures pratiques pour s’en servir. Le 6ème chapitre traite de la fraude et des irrégularités, les risques associés ainsi que la manière de les réduire. Le 7ème chapitre décrit les procédures internes et externes d’audit, leur importance ainsi que les types d’opinion d’audit. Enfin, le manuel contient une liste de formats d’échantillons dans la section des annexes. Objectif du manuel Ce manuel décrit les meilleures pratiques dans les tâches spécifiques de gestion financière – notamment, la planification et la budgétisation ainsi que les contrôles financiers. Il étudie ce que les équipes de direction peuvent faire pour guider l’orientation à long terme de leur organisation (une activité parfois désignée sous le terme de « gouvernance ») et il décrit Manuel de la Gestion Financière 6 Manuel de la Gestion Financière 7 d’autres aspects de la gestion financière pouvant être incorporés dans la structure d’une organisation. Nous espérons que ce manuel sera utilisé par les présidents et membres des comités de direction, les dirigeants, les directeurs, les gestionnaires, le personnel des programmes, les administrateurs et le personnel chargé des finances. Remerciement Dans l’élaboration de ce manuel, nous nous sommes appuyés sur le Manuel de gestion financière pour les organisations non gouvernementales (MANGO) ainsi que sur la contribution du Personnel du Bureau Régional pour l’Afrique de Forum Syd. 1. Introduction à la gestion financière 1.1 Eléments de la gestion financière La gestion financière est une partie importante de la gestion de projets/programmes et ne doit pas être considérée comme une activité à part réservée au personnel chargé des finances. La gestion financière implique la planification, l’organisation, le contrôle et le suivi des ressources financières d’une organisation pour atteindre des objectifs. Il n’existe pas de système de modèle financier approprié à toutes les organisations. Cependant, certains éléments de base doivent être mis en place pour permettre de bonnes pratiques en matière de gestion financière. 1.1.1 Planification et budgétisation Liés aux plans stratégiques et opérationnels de l’organisation, le budget est la pierre angulaire de tout système de gestion financière et joue un rôle essentiel dans le suivi de l’utilisation des fonds. 1.1.2 Livres comptables Chaque organisation doit tenir un registre exact des transactions financières qui ont lieu montrant ainsi l’utilisation des fonds. Les documents comptables fournissent également des informations précieuses sur la manière dont l’organisation est gérée et si celle-ci réalise ses objectifs. Planinification et budgétisation Comptabilité et tenue des registres Solide gestion financiers Rapport financier Contrôles financiers Manuel de la Gestion Financière 8 Manuel de la Gestion Financière 9 1.1.3 Rapports financiers Si l’organisation a fixé un budget, qu’elle a tenu et rapproché ses comptes de façon claire et en temps opportun, il est alors très facile d’élaborer des rapports financiers qui permettent aux gestionnaires de vérifier les avancées de l’organisation. 1.1.4 Contrôles internes Un système de contrôles, de freins et contrepoids – communément désigné sous le terme de contrôles internes – est mis en place pour protéger les actifs de l’organisation et pour gérer le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de repérer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un mécanisme efficace de contrôle interne protège également le personnel concerné par les activités financières. 1.2 Principes de la gestion financière Il est utile d’identifier une série de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme dans l’élaboration de systèmes appropriés de gestion financière. Ces principes offrent un guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres supérieurs pour les aider à s’assurer de ce que leur organisation utilise les fonds de manière efficace et que le personnel travaille de manière appropriée. 1.2.1 La cohérence Les politiques et les mécanismes financiers d’une organisation doivent être cohérents au fil du temps. Cela favorise l’efficacité des opérations et la transparence, particulièrement dans la préparation de rapports financiers. Cela ne signifie pas que les mécanismes ne peuvent pas être affinés pour répondre aux besoins d’une organisation qui évolue. Des méthodes incohérentes dans la gestion financière pourraient être un signe de ce que la situation financière est manipulée. 1.2.2 L’obligation de rendre compte L’organisation doit expliquer à toutes les parties prenantes, y compris les bénéficiaires, la manière dont les ressources ont été utilisées et le résultat atteint. Toutes les parties prenantes ont le droit de savoir comment leurs fonds et leur autorité ont été utilisés. Les organisations ont un devoir opérationnel, moral et légal d’expliquer leurs décisions et leurs actions ainsi que de soumettre des rapports financiers pour vérification. 1.2.3 La transparence L’organisation doit faire preuve d’ouverture sur ses activités en mettant à la disposition des parties prenantes concernées les informations sur ses activités et projets. Cela inclut l’élaboration en temps opportun de rapports financiers complets rendus accessibles aux parties prenantes, y compris les bénéficiaires. Si une organisation n’est pas transparente, elle donne alors l’impression qu’elle a quelque chose à cacher. 1.2.4 La viabilité Afin d’être financièrement viables, les dépenses d’une organisation doivent être équilibrées par rapport aux rentrées des fonds, aussi bien aux niveaux opérationnels que stratégiques. La viabilité est une mesure de la continuité et de la sécurité financière de l’organisation. Les administrateurs et les gestionnaires devraient élaborer une stratégie financière pour démontrer comment ils comptent remplir les obligations financières et réaliser le plan stratégique de l’organisation. 1.2.5 L’intégrité Au sein de l’organisation, les personnes doivent agir avec honnêteté et bienséance. Les gestionnaires et les membres de la direction serviront de guides, notamment, en respectant la politique et les uploads/Management/ guide-finance.pdf