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GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT Page 1 sur 170 Groupement Hospitalier de Terr

GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT Page 1 sur 170 Groupement Hospitalier de Territoire G.H.T GUIDE METHODOLOGIQUE LA FONCTION ACHAT DES GHT GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT Page 2 sur 170 Sommaire PREFACE 5 INTRODUCTION .............................................................................................................................. 6 Chapitre 1 – Problématiques juridiques de la fonction achat de GHT ......................................... 9 1.1 – Contexte interne au GHT................................................................................................. 10 1.2 – Modalités de mise en place de la fonction achat .......................................................... 10 1.3 – Cadre juridique de la mutualisation de la fonction achat ............................................. 11 1.3.1. Cadre juridique du transfert de compétence au profit de l’établissement support .. 11 1.3.2. Le champ d’application de la fonction achat .............................................................. 11 1.3.2. Modalités de recours aux achats groupés dans le cadre d’un GHT ........................... 16 Chapitre 2 – Recommandations sur l’organisation de la fonction achat .............................. 18 2.1 - Recommandations relatives à la phase d’exécution ...................................................... 19 2.2 – Modalités d’organisation possibles ................................................................................ 20 2.2.1. Principes généraux d’organisation ............................................................................. 20 2.2.2. L’équipe rapprochée du directeur des achats ............................................................ 23 2.2.3. Organisation fonctionnelle en départements d’achat ............................................... 24 2.2.4. Les référents achat en établissement partie .............................................................. 25 2.2.5. Les délégations de signature ...................................................................................... 26 2.2.6. Les acheteurs « familles d’achat » et les acheteurs généralistes ............................... 26 2.2.7. Actions à anticiper vis-à-vis du transfert de responsabilité vers l’établissement support .................................................................................................................................. 27 2.2.8. Recommandations sur l’organisation en mode projet ............................................... 28 2.2.9. Interfaces entre la fonction achat et les prescripteurs d’achat................................. 28 2.3 Recommandations relatives à la gouvernance de la fonction achat du GHT .................. 29 2.3.1 Recommandations relatives aux interfaces entre la fonction achat et la gouvernance du GHT ............................................................................................................ 29 2.3.2. Recommandations relatives à la gouvernance interne de la fonction achat ..... 30 2.3.3. Gestion du Plan d’Actions Achat de Territoire (PAAT) ............................................... 34 2.4 – Conduite de la transition : enjeux et principes .............................................................. 34 2.4.1 – Enjeux d’une gestion structurée de la conduite du changement ............................ 34 2.4.2 – Principes de mise en œuvre de la conduite du changement .................................. 35 2.4.3 – Planning de mise en place de la fonction achat ....................................................... 35 2.5 – Principes de convergence des marchés .......................................................................... 35 2.5.1 – Enjeux et problématiques ........................................................................................ 35 GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT Page 3 sur 170 2.5.2 – Mise en place ou renouvellement des marchés ...................................................... 36 2.5.3 – Modalités opérationnelles de convergence des marchés ....................................... 36 Chapitre 3 – Recommandations sur la gestion de transition vers le scénario cible ............. 38 3.1 Phase 1 : Organiser et lancer une démarche en mode projet pour la mise en place d’une fonction achat unique ............................................................................................................... 39 Fiche 1 - Mettre en place une démarche projet mobilisatrice et participative ............. 39 3.2 Phase 2 – Analyser la situation actuelle .......................................................................... 44 Fiche 2 - Réaliser un diagnostic de la fonction achat au sein du GHT ........................... 44 3.3 - Phase 3 – Définir l’organisation cible de la fonction achat ........................................... 64 Fiche 3 - Définir les organisations cible de la fonction achat ........................................ 64 3.4 - Phase 4 – Animer la fonction achat de manière transversale dans le cadre d’un PAAT unique ....................................................................................................................................... 70 Fiche 4 - Adapter la méthodologie du PAA dans le cadre d’un GHT .................................... 70 3.5 - Phase 5 – Définir les modalités de la gestion commune des achats dans une politique d’achat formalisée .................................................................................................................... 74 Fiche 5 - Définir les modalités de la gestion commune des achats ...................................... 74 3.6 - Phase 6 – Finaliser et mettre en place l’organisation cible de la fonction achat .......... 77 Fiche 6 - Organiser le projet de mise en œuvre ................................................................... 77 3.7 - Phase 7 - Modalités pratiques de mise en œuvre de la convergence des marchés ..... 81 Fiche 7 - Comment opérer la convergence des marchés publics ? ...................................... 81 3.8 - Un facteur clé de la réussite : gérer la conduite du changement .................................. 84 Fiche 8 – Boîte à outils économiques - Modalités d’imputation financière ......................... 87 Fiche 9 – Boîte à outils des marchés financière .................................................................... 88 Fiche 10 – Guide d’entretien proposé .................................................................................. 91 Chapitre 4 – Les outils de la fonction achat ................................................................................ 92 4.1 – Fiche métier N°1 : Le référentiel des processus d’achat ................................................ 93 4.1.1 – Les enjeux du référentiel achat ................................................................................ 93 4.1.2 – Liste des documents du référentiel documentaire des achats ................................ 93 4.2 – Fiche métier N°2 : Cellule juridique des contrats ........................................................... 95 4.2.1 – Contexte de la cellule juridique des contrats ........................................................... 95 4.2.2 – Enjeux de la cellule juridique des contrats ............................................................... 95 4.2.3 – Missions de la cellule juridique des contrats ............................................................ 96 4.2.4 – Principes d’organisation de la cellule juridique contrats .......................................... 96 4.3 – Fiche métier N°3 : Contrôle de gestion achat ................................................................. 98 4.3.1 – Enjeux du contrôle de gestion achat ........................................................................ 98 GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT Page 4 sur 170 4.3.2 – Missions du contrôle de gestion achat ..................................................................... 98 4.3.3 – Principes d’organisation et de conduite des processus ............................................ 98 4.4 – Fiche métier N°4 : Fiche de poste Contrôleur de gestion achat .................................. 102 4.5 – Fiche métier N°5 : Fiche de poste de l’Assistant Maîtrise d’Ouvrage du SI-Achat (Système d’Information Achat) .............................................................................................. 104 4.6 - Fiche métier N°6 : Recommandations sur les outils de pilotage de la fonction achat 106 4.6.1 Définition des priorités de pilotage de la fonction achat .......................................... 106 4.6.2 Les indicateurs à suivre prioritairement, les indicateurs dont le suivi est conseillé et les indicateurs « pour aller plus loin » 106 4.6.3. Indicateurs de suivi de la fonction achat pour un directeur d’établissement support de GHT ................................................................................................................................. 106 4.6.4. Indicateurs de pilotage de la fonction achat pour un directeur des achats de GHT 107 4.7 – Fiche métier N°7 : Cartographie des processus achat.................................................. 113 4.8 - Fiche metier N°8 : Le Système d’Information Achat (SI-Achat).................................... 121 4.8.1 Environnement et problématique du Système d’Information Achat ........................ 121 4.8.2 Les outils de reporting et pilotage achat et de gestion du PAAT .............................. 123 4.8.3 L’outil de planification du processus achats .............................................................. 131 4.8.4 L’outil d’instruction multi-acteurs (workflow) du processus achats ......................... 132 4.8.5 L’outil de GEF (Gestion Economique et Financière) : adaptations et mutualisation 133 4.8.6 Les outils complémentaires de la dématérialisation du processus achat ................. 133 4.8.7 L’outil d’aide à la rédaction de cahier des charges administratif .............................. 135 4.8.8 Fonctionnalités générales de l’outil d’aide à la rédaction de cahier des charges 135 5. Annexes ............................................................................................................. 137 Annexe 5.1 – Loi de Modernisation du Système de Santé. (L.M.S.S) ................................... 137 Annexe 5.2 –Fiches de poste-type des acteurs des processus achat ..................................... 139 Annexe 5.2.1 –Fiches de poste-type d’un responsable de département d’achat ............. 139 Annexe 5.2.2 –Fiches de poste-type d’un acheteur Famille ou Projet .............................. 142 Annexe 5.2.3 – Fiches de poste-type d’un Assistant d’acheteur ou acheteur junior .. 145 Annexe 5.3 – Indicateurs de pilotage : Fiches signalétiques .................................................. 148 Annexe 5.4 – Planning du projet de mise en place de la fonction achat de GHT : Prise d’effet en décembre 2017 ......................................................................................... 168 GUIDE DE LA FONCTION ACHAT DE GHT Page 5 sur 170 PREFACE La réforme des GHT a été conçue pour servir la qualité, la sécurité et l’accessibilité aux soins hospitaliers. Le patient est au cœur de cette réforme. C’est la raison pour laquelle le projet médical partagé en est, avec le projet de soins partagé, la colonne vertébrale. L’une des innovations de cette réforme réside dans la volonté, non seulement de créer les conditions d’élaboration du projet médical partagé, mais aussi de garantir les conditions de sa mise en œuvre. C’est la raison pour laquelle il est prévu que l’établissement support assure un certain nombre de fonctions supports pour le compte des autres établissements parties au GHT. Parmi celles-ci figure la fonction achat. L’organisation de cette fonction achat de GHT requiert une mobilisation importante des équipes concernées, dès à présent, en vue de l’échéance du 1er janvier 2018, date à laquelle le schéma d’organisation sera mis en œuvre. Mais l’organisation cible de cette fonction achat, pas plus que les travaux préparatoires, ne sauraient être les mêmes dans un GHT qui compte 2 établissements et dans un GHT qui en compte 20, dans un GHT qui dessert un bassin de population de 100.000 habitants que dans un GHT qui en dessert un de 2,5 millions, dans un GHT qui concerne une masse budgétaire de moins de 100 millions d’euros que dans un GHT qui en concerne une de plus de 2 milliards, etc. L’enjeu n’est donc certainement pas de décliner un modèle unique dans tous les GHT. Les organisations spécifiques à chaque GHT devront relever le double défi de définir une place adaptée pour chaque professionnel de l’achat hospitalier et de créer les conditions d’un travail partenarial et concerté. C’est dans cet esprit que ce guide a été conçu. Il est à disposition de tous les professionnels concernés directement ou indirectement par l’achat hospitalier. Ce guide est d’abord, et c’est l’objet de son premier chapitre, un recueil des uploads/Management/ guide-fonction-achat-ght-2017-0.pdf