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 Guide méthodologique du contrôle interne des SFD dans les pays de la zone UEM

 Guide méthodologique du contrôle interne des SFD dans les pays de la zone UEMOA A destination des organes d’administration, de contrôle, de gestion et de surveillance des SFD Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 2     Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 3 Le contrôle interne est l’affaire de tous ! Avertissement : Le présent guide fait à de nombreuses reprises référence aux instructions de la BCEAO. Au moment de la rédaction de ce projet de guide, les instructions ne sont pas encore validées. Les auteurs de ce guide se réservent le droit d’amender le texte sous réserve des évolutions réglementaires qu’apportera la BCEAO. Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 4 Remerciements La rédaction de ce guide est le résultat d’une collaboration intense et riche entre les consultants et de très nombreux intervenants, dans les huit pays de la zone UEMOA. Nous tenons tous particulièrement à remercier les SFD ainsi que les cabinets d’expertise comptable qui ont accepté de se prêter à l’exercice et qui ont nourri ce guide de leur expertise et de leur connaissance approfondie du secteur de la microfinance. Nos remerciements vont également à l’ensemble des représentants de la BCEAO, des ministères de tutelle, de promotion et de surveillance, des associations professionnelles, des ordres des experts comptables ainsi que les membres de l’équipe du projet AFR/017 auprès de Lux-Development. Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 5 Table des matières 1. Introduction ......................................................................................................................9 1.1. Historique du développement institutionnel de la microfinance dans la zone UEMOA ..........9 1.2. Le cadre général du dispositif de supervision des SFD dans l’UEMOA...............................10 1.3. Les objectifs de l’ouvrage.....................................................................................................15 1.4. Destinataires du guide .........................................................................................................15 2. Les SFD : cadre légal et réglementaire........................................................................17 2.1. La loi microfinance...............................................................................................................17 3. Le contrôle interne : précision des concepts .............................................................22 3.1. Les enjeux du contrôle interne pour les SFD .......................................................................22 3.2. Définition et objectifs du contrôle interne .............................................................................24 3.3. Définition des composantes du contrôle interne ..................................................................25 3.4. Les principes du contrôle interne .........................................................................................31 3.5. Les acteurs du contrôle interne............................................................................................32 4. La catégorisation des SFD............................................................................................37 4.1. Segmentation fonctionnelle : SFD Unitaire, Intermédiaire et Art.44.....................................37 4.2. Forme juridique : S.A./S.à r.l., mutuelles/coopératives, associations...................................39 5. Les risques .....................................................................................................................41 5.1. Le risque crédit ....................................................................................................................42 5.2. Le risque d’illiquidité.............................................................................................................45 5.3. Le risque de fraude..............................................................................................................47 5.4. Le risque de ressources humaines ......................................................................................48 5.5. Le risque de transaction.......................................................................................................49 5.6. Le risque de sécurité............................................................................................................50 5.7. Le risque de non alignement................................................................................................51 5.8. Le risque de taux d’intérêt....................................................................................................52 5.9. Le risque de change ............................................................................................................53 6. Fiche de Procédures de contrôle interne....................................................................55 6.1. Identification client / membre ...............................................................................................55 6.2. Crédit ...................................................................................................................................55 6.3. Epargne ...............................................................................................................................55 6.4. La gestion des liquidités.......................................................................................................55 6.5. Remboursement des financements .....................................................................................55 6.6. Nouveaux produits...............................................................................................................55 6.7. Comptabilité - Référentiel.....................................................................................................55 6.8. Règles de passation des marchés.......................................................................................55 6.9. La sécurité physique............................................................................................................55 6.10. La sécurité informatique.......................................................................................................55 6.11. Le management...................................................................................................................55 6.12. Gestion des ressources humaines.......................................................................................55 6.13. Le contrôle de gestion..........................................................................................................55 Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 6 6.14. Communication aux organes de supervision .......................................................................55 6.15. Le recouvrement..................................................................................................................55 7. La fonction audit interne, ou inspection ...................................................................244 7.1. La fonction d’audit interne dans l’organigramme................................................................244 7.2. Ressources........................................................................................................................247 7.3. Nature des services ...........................................................................................................248 7.4. Documents d’audit interne .................................................................................................249 7.5. Procédures d’audit interne .................................................................................................249 8. Contrôle – surveillance – certification : relations entre acteurs.............................254 Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 7 Sigles et abréviations AC AG AR BCEAO CA CC CGAP CIC CNSS COOPEC CSC CSSF DRH DRS/SFD FCFA GEC GRH II IL IM IMF ISO LPF MEC OHADA ONG ONU PAR PARMEC PASNAM PCA PED Agent de Crédit Assemblée Générale Agent de Recouvrement Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest Conseil d’Administration Comite de Crédit Groupe Consultatif d’Assistance aux plus Pauvres Comite interne de Crédit Caisse Nationale de Sécurité Sociale Coopérative d’Epargne et Crédit Comite de Surveillance et de Contrôle Commission de Surveillance du Secteur Financier Direction des Ressources Humaines Direction de la Réglementation et de la Supervision des SFD Franc de la Communauté Financière Africaine Groupement d'Epargne et de Crédit Gestion des Ressources Humaines Institutions Intermédiaires Institutions Liminaires Institutions Matures Institution de Microfinance Institutions Isolées Loan Performer Mutuelle d'Epargne et de Crédit Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires Organisation Non Gouvernementale Organisation des Nations Unies Portefeuille A Risque Projet d’Appui à la Réglementation sur les Mutuelles d’Epargne et de Crédit Programme d’Appui a la Stratégie Nationale de Microfinance Président du Conseil d’Administration Pays en développement Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 8 PME PMI PNUD PV SCI SCIE SFD SIG SNMF UEMOA Petites et Moyennes Entreprises Petites et Moyennes Industries Programme des Nations Unies pour le Développement Procès Verbal Système de Contrôle Interne Système de Contrôle Interne et Externe Système Financier Décentralisé Système d'Information et de Gestion Stratégie Nationale de Microfinance Union Economique et Monétaire Ouest Africaine Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 9 1. Introduction 1.1. Historique du développement institutionnel de la microfinance dans la zone UEMOA La situation globale du secteur de la microfinance dans la zone UEMOA résulte d’un double mouvement :  D’une part, au cours des années 1960-70 se sont structurées dans la plupart des 8 pays des Coopec (Coopératives d’épargne et de crédit) sur le modèle des grands réseaux mutualistes existants en France (Crédit Agricole, Crédit Mutuel). Les coopératives étaient rassemblées au sein de mouvements contrôlés par l’Etat et affiliés à une Caisse Nationale publique. Dans la lignée de ce modèle institutionnel initial, très orienté sur la collecte de l’épargne, et le financement du secteur rural, se situent par exemple, des institutions comme les RPCB au Burkina (1972), la FUCEC au Togo (1983), les CREP/BNDA en Cote d’Ivoire (1976)… Ces institutions étaient soumises pour partie à la loi bancaire (pour leur organe financier central) et pour partie à la législation nationale applicable aux coopératives. L’échec financier de nombre des Caisses Centrales publics a fortement mis en cause ce modèle dans les années 80-90.  D’autre part, dans la seconde moitié des années 80 on a assisté à l’émergence, dans la lignée d’un phénomène en cours dans nombre de PED, de nouvelles institutions aux activités clairement orientées vers les populations urbaines ou rurales exclues de tout service financier par les établissements existants (banques, Caisses d’Epargne postales), qui allaient incarner la « microfinance » en UEMOA. Pour certaines, elles se rattachaient à la philosophie mutualiste et coopérative (le CMS au Sénégal en 1988, ACEP en 1993 ou Kafo Jijinew a Mali en 1987…, pour d’autres elles étaient structurées sur une base associative (comme les Caisses Villageoises – exemple : les CVECA du pays Dogon en 1986), pour d’autres enfin, elles étaient rattachées à des projets de développement rural gérés par des ONG opératrices avec un volet crédit. D’emblée, ces IMF se sont distinguées par deux approches différentes : - les unes, dans la logique « Grameen bank » se positionnant en « distributrices » de micro crédits (essentiellement solidaire), - les autres axant démarche sur la pédagogie de la logique de l’épargne comme préalable à l’accès au crédit (mutualistes). L’effervescence du secteur conduisit au début des années 90 les autorités monétaires (la BCEAO) à mettre en place un processus de création d’une réglementation applicable au secteur, avec l’appui technique de l’ACDI et de la DID (coopération canadienne). Le résultat en fut la loi PARMEC et ses textes d’application, transposés dans le droit des 8 pays de la sous-région dans les années 94 à 96. Le cadre légal mis en place, sous forme de décret uniforme du conseil des ministres de l’UEMOA était très fortement orienté vers les IMF de type Coopec. Ainsi, les IMF sont essentiellement désignés comme SFD (Systèmes Financiers Décentralisés), par référence aux dispositifs mutualistes composés de Caisses Locales regroupées en Union, Fédérations et Confédérations. Cependant, les débats menés autour du dispositif PARMEC lors de sa préparation entre les autorités monétaires, les ministères de finances nationaux, les Partenaires Techniques et Financiers concernés, les structures professionnelles en émergence ont aboutit à élargir le concept aux Guide méthodologique de contrôle interne  Décembre 2009 10 autres formes juridiques d’IMF de type « para mutualiste » (réseaux associatifs) sociétés commerciales, institutions non mutualistes diverses de type « fondations » ou associations « d’utilité publique » en leur ouvrant la possibilité de reconnaissance et d’agrément dans le contexte de la « convention cadre ». Au total, sur les environ 2000 IMF à ce jour, intervenant dans les 8 pays, dont une cinquantaine de grands réseaux mutualistes, et une multitude de micro-institutions, environ 75% relèvent de la logique coopérative (IMCEC), le reste se rattachant au régime de la convention cadre. Les nouvelles dispositions proposées par l’acte uniforme du 6 avril 2007 ont pour résultat premier d’unifier le régime réglementaire de l’ensemble des IMF de la sous-région, indépendamment de leur nature juridique, exonérant donc les IMF non IMCEC de la contrainte anxiogène de la « convention cadre » (qui n’est valable que 5 ans, et renouvelable sous examen des AM). Dans le même temps, elles sont très fortement incitatives à un renforcement de la professionnalisation du secteur, obligeant les IMF de uploads/Management/ guide-methodologique-du-controle-interne-des-sfd.pdf