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www.chaire-competences.uqam.ca/ pages/documents_pdf/defelixretourMicrotek.pdf - Guide méthodologique pour la diffusion des TIC dans les PME GM/3.2 page 1/7 Guide méthodologique de la diffusion des TIC dans les PME Cahier n° 3 : Trois problématiques à maîtriser pour mieux diffuser les TIC dans les PME Fiche 3.2 : L'intégration du système d'information : enjeux, méthodes et outils Réf : GM/3.2 Version 1.0 Le 31 mars 2004 CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER LES TIC DANS LES PME Fiche 3.2 : L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils CONTEXTE ET ENJEUX L’essentiel des investissements informatiques concerne aujourd’hui des projets d’intégration ! L’intégration est aujourd’hui une problématique forte pour un grand nombre de PME engagée depuis plusieurs années dans une démarche d’informatisation et de mise en place d’organisation par processus (voir encadré ci-contre). Ce concept, relativement complexe à appréhender pour le non spécialiste des systèmes d’information, doit donc être maîtrisé par les conseillers d’entreprise, du moins dans ses principes et sa dimension fonctionnelle (les aspects techniques devant rester affaire de spécialistes ou de passionnés…). Objectifs de cette fiche méthodologique Cette fiche méthodologique s’attache donc à répondre de manière explicite et synthétique à trois questions essentielles : 1. Que recouvre exactement la notion d’intégration du système d’information et quels en sont les enjeux ? 2. Quelles sont les solutions qui s’offrent à la PME souhaitant s’engager dans une démarche d’intégration ? 3. Quels sont les principes méthodologiques et les principaux risques sur lesquels le conseiller d’entreprise doit alerter l’entreprise pour garantir la réussite d’un tel projet ? L’approche proposée ici du concept d’intégration ne doit pas pour autant faire oublier que pour nombre de PME, l’enjeu premier reste celui du développement plus global de leur approche du système d’information, entendu comme la mise en place d’un système structuré et organisé de collecte, traitement et de transmission de l’information. AUX ORIGINES DE L’INTEGRATION … INFORMATISATION ET PROCESSUS Schématiquement, l’émergence du concept d’intégration est due à deux phénomènes : • L’informatisation des entreprises qui s’est généralement faîte métier par métier, divers systèmes informatiques étant mis en place progressivement dans les différentes fonctions de l’entreprise (comptabilité, production, vente…). • Le développement des organisations par processus, consacré notamment par l’évolution des normes qualité (ISO 9000 version 2000) qui imposent aujourd’hui aux entreprises de structurer leur activité autour de leurs processus clés et de se donner les moyens de les piloter, en mettant en place les indicateurs pertinents. D’où la question : comment faire communiquer dans le cadre d’une organisation par processus des outils et systèmes informatiques aux origines diverses et variées ? L’intégration se veut la réponse à cette question. AUJOURD’HUI Administration Production Ventes Achats SI entreprise Organisation par processus clé et système d’information intégré HIER Ventes Achats Production Administration SI 1 SI 2 SI 3 SI 4 Organisation fonctionnelle et informatisation par métier Guide méthodologique pour la diffusion des TIC dans les PME GM/3.2 page 2/7 CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER LES TIC DANS LES PME Fiche 3.2 : L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils TIC INTEGRER SON SYSTEME D’INFORMATION : POURQUOI ? (Source : www.productique.org ) On peut distinguer plusieurs niveaux d’objectifs que doit viser l’entreprise à travers un projet d’intégration de son système d’information : Etre plus flexible et plus réactif pour mieux satisfaire les attentes de ses clients Dans un contexte de marché où la flexibilité et la réactivité sont devenues des facteurs clés de la compétitivité, la mise en cohérence des différentes activités de l’entreprise constitue un impératif. D’où la nécessité pour l’entreprise d’intégrer les différents systèmes qui supportent la transmission et le traitement des données nécessaires à la réalisation d’un processus de production. La commande d’un client pourra ainsi transiter de manière fluide et fiable entre les différents services impliqués dans son traitement. Gérer plus efficacement son entreprise en pilotant plus aisément son activité La mise en place d’un système d’information intégré permettra aux dirigeants de disposer plus facilement de l’ensemble des données nécessaires au suivi de l’activité de l’entreprise (données financières, suivi commerciale et carnet de commande…). Des tableaux de bord de l’activité pourront ainsi être édités de manière automatisée, sans avoir recours aux saisies multiples, sources d’erreur et de gaspillage en temps. La traçabilité des activités pourra également permettre à l’entreprise d’identifier les difficultés rencontrées dans ses processus clés et ainsi d’améliorer et de suivre l’évolution de sa performance. Mettre en place un système d’information plus robuste, plus évolutif et plus sécurisé Du point de vue du système d’information, les principaux bénéfices de l’intégration sont : • Des gains de robustesse et de sécurité: la centralisation des flux facilite le suivi, la mise en place de processus de sauvegarde automatisés, les éventuels reprises de données… • Des gains d’adaptabilité: UN système intégré offre des capacités d’évolution plus importante, une modification sur une des applications n’impactant pas automatiquement l’ensemble du système et ses utilisateurs. LE MONDE DES ERP Les progiciels de gestion intégrés (PGI) ou ERP en Anglais (Enterprise Resource Planning) sont classiquement définis comme des applications informatiques paramétrables, modulaires et intégrées qui visent à fédérer et à optimiser les processus de gestion de l’entreprise en proposant un référentiel de données unique et en s’appuyant sur des règles de gestion standard, propre à chacun des domaines spécifiques de l’entreprise (ressources humaines, finances, logistique…). Un ERP est un progiciel (« une solution sur étagère »), soit un ensemble de programmes conçus par un éditeur pour correspondre aux besoins génériques de plusieurs entreprises et commercialisés avec des prestations annexes. L’offre en matière d’ERP, aujourd’hui pléthorique, peut être segmentée comme suit (liste non exhaustive). Il convient de ne pas confondre un projet d’intégration avec un projet ERP. Un ERP est par définition une application intégrée dans le sens où les différents modules qui le composent ne sont pas conçus de manière indépendante. Ils peuvent échanger des informations selon des schémas prévus. Ex : une commande passée par un client est enregistrée dans le module gestion des commandes, communiquée au module gestion des stocks, transmise au module gestion de la production, envoyée au module de gestion de la qualité, et ainsi de suite… La mise en place d’un ERP est donc une des options que peut choisir l’entreprise pour réaliser l’intégration de son système d’information. Le monde des ERP devient de plus en plus accessible aux PME. Mais il convient de bien analyser la situation avant de se lancer dans un projet ERP, l’implantation d’un tel système exigeant très souvent une refonte de l’organisation et des processus de l’entreprise. La clé du succès réside dans l’équilibre subtil à trouver entre adaptation de la solution à l’organisation et l’adaptation de l’organisation à la solution… Solutions spécialisées (par métier) ERP généralistes verticalisés (par secteur/filière) ERP généralistes Lourd Léger SAP R3 Oracle People soft Baan JDEdwards Intentia IFS IBS JBA Mapics … R3 Retail Oracle Automotive Movex Fashion S21 Style Movex Paper .... Implantation de l’éditeur Profil de projets Local Global Prizem Protean Symix Minos Cegid Adonix & Prodstar … Profil de solutions Guide méthodologique pour la diffusion des TIC dans les PME GM/3.2 page 3/7 CAHIER N°3 : TROIS PROBLEMATIQUES A MAÎTRISER POUR MIEUX DIFFUSER LES TIC DANS LES PME Fiche 3.2 : L’intégration du système d’information : enjeux, méthodes et outils TIC QUELLE SOLUTION D’INTEGRATION PRIVILEGIER POUR LA PME ? (source : www.productique.org ) La PME informatisée, souhaitant intégrer son système d’information pour mieux gérer les flux d’information inhérents à ces processus clés, et maîtriser les données lui permettant de piloter son activité de manière globale ou spécifique sur certaines fonctions, se voit aujourd’hui confronter à deux options possibles : o La mise en place d’un ERP intégrant de manière globale le système d’information de l’entreprise ; o L’intégration des applications existantes dans l’entreprise. Analyse comparée des solutions d’intégration Faire un choix entre ces deux solutions d’intégration n’est pas aisé. Bien souvent, l’entreprise possède de multiples logiciels hétérogènes (Excel, gestion de la qualité, GPAO, gestion de la maintenance, etc.) qu’elle tient à conserver parce qu’ils répondent parfaitement aux savoir-faire de l'entreprise (gestion des devis et de la facturation, SAV, gestion commerciale…). Toutefois interfacer l’ensemble de ces progiciels pour intégrer son système d’information représenterait un coût important. Dans ce cadre, l’émergence de l’EAI (Entreprise Application Integration) comme alternative « au tout intégré » ou « au tout interfacé sur-mesure » apparaît comme une solution particulièrement intéressante d'étudier pour les PME. Mais il ne saurait y avoir de solution générique au regard de la diversité des situations d’entreprise. Le niveau de maturité informatique de l’entreprise, l’analyse de l’existant, les ressources financières et humaines dont dispose l’entreprise sont autant de critères à prendre en compte pour aborder un projet d’intégration et conduire une analyse qui permettra de déterminer l’approche la plus pertinente au regard de ses besoins. L’« EAI », UNE OPPORTUNITE POUR LES PME ? (source principale : www.awt.be) Principe de l’« EAI » L’intégration par EAI consiste à relier et à synchroniser les applications hétérogènes mises en place au sein des fonctions de l’entreprise. Schématiquement, uploads/Management/ guide-methodologique-pour-la-diffusion-des-tic-dans-les-pme.pdf