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GUIDE D'UTILISATION Réduire les déplacements par la visioconférence en milieu r

GUIDE D'UTILISATION Réduire les déplacements par la visioconférence en milieu rural Un manuel qui se veut le plus pratique possible afin de démystifier la visiocommunication et d'améliorer le travail collaboratif 1 Février 2011 VISIOCONFERENCE Préambule Préambule La mobilité constitue un réel handicap notamment dans les zones peu denses ou montagneuses. Une des solutions répondant à cette difficulté est la visioconférence. Lorsque vous rencontrez des difficultés de déplacement ou que le temps de déplacement pour se rendre à une réunion fait le triple de la durée de la réunion elle-même... il parait évident que recourir à la visio peut s'avérer avantageux. Et ce, tant au niveau du gain de temps et de déplacements qu'au niveau environnemental et financier. Suite à la prise de décision, il n'est pas toujours aisé d'avoir accès à l'information sur l'utilisation de la visioconférence. Les professionnels, parfois loin d'être des internautes confirmés, éprouvent des difficultés dans l'utilisation de l'outil. En région Provence Alpes Côte d'Azur, la visioconférence a déjà été adoptée par plusieurs partenaires. Cependant, des blocages psychologiques, sociaux, politiques, financiers et techniques freinent le déploiement du dispositif. Ce présent document ne prétend pas donner toutes les spécificités techniques, ni toutes les phases d'installation de la visioconférence. L'objectif est de sensibiliser à l'usage de la visioconférence comme alternative aux déplacements systématiques en donnant les éléments de base. Il n'est pas exhaustif mais s'efforce de mettre à votre disposition : Les avantages et applications Les divers modes de visioconférence Les caractéristiques techniques de base de la visioconférence Quelques logiciels et solutions de visioconférences qui existent Un annuaire et une carte en annexe recensant les différents points d'accès visio présents sur le massif alpin. 2 Février 2011 Index des sigles Index des sigles ERIC : Espaces Régionaux Internet Citoyen MSP/RSP : Maison des services publics / Relais des services publics Région PACA: Région Provence Alpes Côte d'Azur CG05 : Conseil Général des Hautes alpes MDE05 : Maison de l'emploi des Hautes alpes FOAD : Formation mutualisée ouverte à distance TIC: Technologies de l'Information et de la Communication IP : Internet Protocole RNIS : Réseau Numérique à l'Intégration de Services ATM : Asynchronous Transfer Mode MCU : Multipoint Control Unit CODEC : Compression- Décompression/ Codage- Décodage RTP/TCP : Real-Time Transport Protocol PC : Personnal Computer HD : Haute Définition AES : Advanced Encryption Standard IUT-T : Organisme International des télécommunications IETF : Internet Engineering Task Force SIP : Session Initiale Protocol 3 Février 2011 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE PRÉAMBULE....................................................................................................................................... .......................................................................................................................................2 2 INDEX DES SIGLES INDEX DES SIGLES............................................................................................................................ ............................................................................................................................3 3 PRINCIPE DE LA VISIOCOMMUNICATION.......................................................................................7 POURQUOI RECOURIR À LA VISIOCOMMUNICATION ?....................................................................8 LA VISIOCONFÉRENCE, UNE RÉPONSE À DES BESOINS PRÉEXISTANTS................................................9 Une source d'économies à ne pas négliger...................................................................................9 Une source de développement durable des territoires...................................................................9 VISIOCOMMUNICATION : QUELS USAGES ET DANS QUEL DOMAINE ?...........................................10 A quoi sert la visioconférence ?...................................................................................................10 Dans quel domaine (exemples ) ?...............................................................................................10 S'ÉQUIPER EN VISIOCOMMUNICATION, QUELLES ÉTAPES ?...........................................................11 Etape 1 : Déterminer dans quel cas vous vous situez :.....................................................12 Etape 2 : Quels matériels ? Matériels de base..................................................................14 Etape 3 : Quel réseau correspond davantage a mes besoins ?..........................................16 Le réseau RNIS (Réseau Numérique à l'Intégration de Services) ou numéris. ..........................16 Le réseau Internet IP (internet protocol).....................................................................................16 Le réseau mixte RNIS/IP............................................................................................................16 Le réseau ATM...........................................................................................................................16 Etape 4 : Quel est le système de visioconférence le plus adapté à mes besoins ?..............17 4 Février 2011 Les systèmes de visioconférence sur PC ou individuels..............................................................17 Systèmes de visioconférence compacts ou de bureau................................................................17 Systèmes de visioconférence de groupe ou de salle...................................................................18 Systèmes de visioconférence d'intégration..................................................................................18 Système d'audioconférence.........................................................................................................18 Etape 5 : Déterminer le mode de visioconférence ...........................................................19 La visioconférence en mode point à point....................................................................................19 La visioconférence en mode broadcast (ou diffusion point à multipoint)......................................19 La visioconférence en mode multipoint .......................................................................................19 Etape 6 : Quel type de logiciel existe ? ...........................................................................20 Webconférence avec installation sur ordinateur..........................................................................20 Webconférence par un site internet.............................................................................................20 Les logiciels et matériels dédiés..................................................................................................20 DES BARRIÈRES AU DÉVELOPPEMENT DE LA VISIOCOMMUNICATION..............................................21 Les équipements matériels et les liaisons....................................................................................21 Le choix d'une plateforme commune ..........................................................................................21 Information et sensibilisation.......................................................................................................21 Accompagnement et formation des utilisateurs.........................................................................21 QUELQUES PROJETS AMORCÉS DANS LE DOMAINE DE LA VISIO.....................................................22 Une plateforme mutualisée..........................................................................................................22 Accompagner et former à l'usage de la visio...............................................................................22 Faciliter l'accès à l'information et sensibiliser à l'usage................................................................22 POUR ALLER PLUS LOIN ............................................................................................................23 5 Février 2011 QUELQUES COMPOSANTES DU RÉSEAU IP QUELQUES COMPOSANTES DU RÉSEAU IP........................................................................... ...........................................................................23 23 GLOSSAIRE GLOSSAIRE........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................24 24 NORMES ASSOCIÉES AU RÉSEAU NORMES ASSOCIÉES AU RÉSEAU.............................................................................................. ..............................................................................................25 25 LIEUX ÉQUIPÉS EN VISIO DANS LE MASSIF ALPIN LIEUX ÉQUIPÉS EN VISIO DANS LE MASSIF ALPIN.............................................................. ..............................................................28 28 SITOGRAPHIE SITOGRAPHIE................................................................................................................................... ...................................................................................................................................32 32 6 Février 2011 PRINCIPE DE LA VISIOCOMMUNICATION Il s'agit d'un dispositif qui consiste à mettre tout simplement en relation visuelle et sonore, deux ou plusieurs interlocuteurs éloignés, sans qu'ils aient à se déplacer. Concrètement, vous travaillez à Aiguilles (05), vous pouvez entrer en communication visuelle à distance avec un partenaire ou un collègue de Barjols (83). En d'autres termes, il s'agit d'une technologie qui permet, depuis un micro- ordinateur du bureau ou par un système de télécommunication, de parler avec un interlocuteur (ou plusieurs) distant et de le voir en temps réel (par le biais d'une retransmission vidéo) à travers un écran. Elle permet également, selon le système, de diffuser et de travailler en commun sur des documents. Elle est source de : ➢ Interactivité : entre les interlocuteurs distants ➢ Distance (les participants sont géographiquement éloignés) et de proximité (permet une communication audiovisuelle en temps réel) ➢ Prise de contact : permet de rentrer plus rapidement en contact ➢ Efficacité : gain de productivité Il n'est pas question de prôner la suppression des déplacements, en tendant vers du zéro déplacement, mais de recourir de temps en temps à la visioconférence pour réduire "certains déplacements". A savoir : la visioconférence nécessite d'une part, d'avoir un débit minimum pour assurer la fluidité de l'image et du son, et de disposer de pare-feux pour la protection de données, d'autre part de respecter certaines règles en terme d'animation (Cf guide sur l'animation de la visioconférence) 7 Février 2011 POURQUOI RECOURIR À LA VISIOCOMMUNICATION ? 8 Février 2011 Avantages de la visio Enjeux individuels & structurels Gain financier Réduction de frais de déplacements Gain psychologique Pas de stress, de fatigue, de risque d'accident etc. liés au voyage Gain de productivité, d'efficacité Gain de temps Enjeux Sociétaux & Globaux Renforcement de l'accessibilité des réunions (+ de participation) Impact environnemental moins de circulation, réduction de gaz à effet de serre Réponse aux situations de crise Alternative au déplacement Le choix de se déplacer ou pas Avec la visio, je développe un usage économiquement, écologiquement et socialement responsable en : - utilisant des matériels peu consommateurs d'énergie - réduisant mes déplacements, pas en les supprimant tous - développant l'accès pour tous - employant l'outil dans une logique productive et efficace LA VISIOCONFÉRENCE, UNE RÉPONSE À DES BESOINS PRÉEXISTANTS Une source d'économies à ne pas négliger L'animation de réseau et la poursuite de développement des services rendus au public par les relais de services, les collectivités locales, les professionnels du développement local, les hôpitaux etc... nécessitent de nombreux déplacements pour des réunions, des formations, des séminaires etc. Ce qui peut s'avérer être un réel handicap. Une source de développement durable des territoires Environnemental Des études sur la mobilité démontrent que le véhicule individuel reste le principal moyen de déplacement notamment dans les alpes avec des impacts environnementaux très négatifs. La visioconférence permet de réduire ces déplacements notamment dans les alpes : désengorgement des villes, réduction des gaz à effet de serre... • Productivité Les embouteillages, les bruits, le stress, la fatigue, les accidents et sentiments d'insécurité... occasionnés par les déplacements réguliers sont des facteurs de baisse de productivité. Même si la visioconférence peut avoir des effets réducteurs en terme d'interactivité, il n'en est pas moins qu'elle permet de gagner en productivité, en réactivité et en convivialité. • Aménagement équilibré du territoire La visioconférence a pour impact le maintien des populations des zones enclavées, contribue à faciliter l'accès aux services et à l'emploi à distance. 9 Février 2011 VISIOCOMMUNICATION : QUELS USAGES ET DANS QUEL DOMAINE ? A quoi sert la visioconférence ? La visioconférence permet de : ➢ Communiquer en visuel, en audio ou « chat » selon les besoins ➢ Gérer des projets avec des logiciels spécialisés ➢ Envoyer, partager et diffuser des documents/applications (diaporama, document) ➢ Partager et contrôler les bureaux à distance ➢ Naviguer de manière guidée sur des sites internet ➢ Travailler de façon collaborative avec prise de main à distance Toutes ces fonctionnalités sont utiles pour : ➢ Séminaire/colloque ➢ Télétravail ➢ Télémédécine ➢ Formation à distance ➢ Réunion de travail etc. Dans quel domaine (exemples ) ? Les domaines où l'on peut utiliser la visio sont larges et variés. ➢ Institutions, entreprises, associations pour la collaboration - Organiser et participer à des réunions - Offrir des formations - Promouvoir des initiatives de télétravail ➢ Service au public (CAF, MSA, MDE, RSP,...) pour l'animation de réunion et de CA : - Communiquer entre eux mais aussi avec d'autres services et d'autres secteurs - uploads/Management/ guide-pratique-visio-l-equipement-et-l-utilisation.pdf