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²² AFNOR Certification - Siège : 11, rue Francis de Pressensé – 93571 La Plaine

²² AFNOR Certification - Siège : 11, rue Francis de Pressensé – 93571 La Plaine Saint-Denis Cedex – France T. +33 (0)1 41 62 80 00 – F. +33 (0)1 49 17 90 00 SAS au capital de 18 187 000 € - 479 076 002 RCS Bobigny Guide de l’audit Systèmes de Management QSEÉ à l’attention des Clients et des Auditeurs Édition Juillet 2016 GUIDE DE L'AUDIT QSEÉ – ORGANISMES CLIENTS ET AUDITEURS CERTI I 0419.9 – 07/2016 2/62 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification ou de ses ayants cause, est illicite. Sommaire Avant-propos .............................................................................................................................. 3 Introduction ................................................................................................................................ 4 1. Termes, définitions et abréviations utilisés........................................................................ 5 1.1. Termes relatifs aux constats d’audit .............................................................................................................. 5 1.2. Termes relatifs aux audits de systèmes de management ............................................................................. 6 1.3. Abréviations ................................................................................................................................................. 10 2. Différents types d’audit ...................................................................................................... 12 2.1. L’audit initial : Audit d’Etape 1 et Audit d’Etape 2 ....................................................................................... 12 2.2. L’audit de surveillance ................................................................................................................................. 12 2.3. L’audit de renouvellement ........................................................................................................................... 12 2.4. Cas d’audits particuliers .............................................................................................................................. 13 2.5. La Vérification documentaire par le RA et le Suivi Documentaire par l’OC. ............................................... 15 2.6. Traitement des Appels et plaintes par l’OC ................................................................................................. 15 3. Différentes phases d’un audit ............................................................................................ 16 3.1. Contractualisation d’un cycle d’audit sur trois ans ...................................................................................... 19 3.2. Déclenchement d’un audit ........................................................................................................................... 20 3.3. Réalisation de la revue des documents (et de l’audit d’étape 1 si nécessaire) ......................................... 24 3.4. Rédaction et mise au point du plan d’audit ................................................................................................. 30 3.5. Réalisation des activités d’audit sur site ..................................................................................................... 34 3.6. Préparation, approbation et diffusion du rapport d’audit QSEÉ .................................................................. 40 3.7. Actions de l’OC suite à audit ....................................................................................................................... 42 3.8. Programmation des suites de l’audit et suivi des besoins de l’organisme client ........................................ 43 3.9. Fin de Cycle et renouvellement d’une Certification ..................................................................................... 44 4. Particularité pour l’audit par échantillonnage d’une entreprise multi sites................... 45 4.1. Définitions (Extraits de la règle IAF MD 1:2007) ......................................................................................... 45 4.2. Déroulement chronologique d’une certification dans le cadre d’une entreprise multi sites : ...................... 47 4.3. Enregistrements spécifiques du RA dans le rapport d'audit ....................................................................... 51 4.4. Conclusions : ............................................................................................................................................... 52 5. Logique et composition du rapport d’audit QSEÉ ........................................................... 53 5.1. Caractéristiques du rapport d’audit QSEÉ .................................................................................................. 54 5.2. Logique et composition du rapport d’audit QSEÉ ....................................................................................... 54 6. Règles d’utilisation des éléments du rapport d’audit QSEÉ remplis par le RA en interface avec le client ............................................................................................................. 56 6.1. La revue préparatoire et le plan d’audit ....................................................................................................... 56 6.2. Les Fiches de Non Conformités .................................................................................................................. 57 6.3. Le Fichier « Réunion d’ouverture et de clôture » ........................................................................................ 59 7. Annexes à ce guide ............................................................................................................ 61 8. Références normatives à ce guide .................................................................................... 62 GUIDE DE L'AUDIT QSEÉ– CLIENTS ET AUDITEURS CERTI I 0419.9 – 07/2016 3/62 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification ou de ses ayants cause, est illicite. Avant-propos Nous remercions les contributeurs à l’amélioration des trames du rapport et des Guides de l’Audit QSEÉ. Cette nouvelle version du guide prend en compte les évolutions suivantes. Elles apparaissent en bleu dans le texte: • intégration des directives relatives au management de l’Energie en complément du Management QSE, d’où l’appellation QSEÉ. • rajout de précisions suite à des retours faits dans le cadre d’une enquête satisfaction réalisée fin 2015. • prise en compte des recommandations de notre comité de surveillance et d’amélioration, le CSA, • pris en compte des exigences des normes et documents suivants : o l’SO 17021-1 version du 8 septembre 2015, Evaluation de la conformité – Exigences pour les organismes procédant à l’audit et à la certification de systèmes de management – Partie 1 : exigences. o NF ISO 50003 version du 14 Février 2015 : Systèmes de management de l’énergie – Exigences pour les organismes procédant à l’audit et à la certification de systèmes de management de l’énergie. o Document IAF MD 5 : 2015 : Détermination du temps d’audit des systèmes de management de la qualité et des systèmes de management environnemental Version 3 • suppression de l’évaluation de la maturité Vu la mise en production de notre nouvel outil de rédaction et de gestion des rapports d’audit « OPERA » début 2016 en remplacement progressif de RAP6, ce guide se limitera dorénavant aux informations techniques en ce qui concerne le contenu du rapport indépendamment des logiciels servant à saisir ces données. Ces dernières informations sont disponibles par ailleurs. Les trames du rapport sont éditées initialement en français et en anglais par l’OC « AFNOR Certification », mais peuvent être traduites sous leur responsabilité par les autres Organismes de Certification du groupe ou représentations à l’international tout en maintenant la même charte graphique. Ce guide peut, de ce fait, également exister dans d’autres langues bien que ce soit la version anglaise qui soit le plus largement utilisée à l’international. Il est demandé aux auditeurs d’appliquer les directives de ce guide et annexes dès leur parution. . GUIDE DE L'AUDIT QSEÉ– CLIENTS ET AUDITEURS CERTI I 0419.9 – 07/2016 4/62 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification ou de ses ayants cause, est illicite. Introduction Ce guide s’adresse à tout audit de Système de Management - Qualité (ISO 9001: 2008 et/ou 2015), - Santé et Sécurité au Travail (OHSAS 18001:2007, ILO-OSH 2001) - Environnemental (ISO 14001: 2004 et/ou 2015), - qu’il soit combiné ou mono Système - de l’énergie (ISO 50001 de 2011) - des annexes complémentaires pour d’autres référentiels sont disponibles ; voir chapitre 7. Règles de transition entre la version V10-07/2016 du rapport QSEÉ et les versions précédentes Le groupe AFNOR établit et documente ses audits de systèmes de management à travers un rapport unique. Nous cherchons systématiquement à adapter nos outils aux évolutions des normes, des bonnes pratiques et aux règles d’accréditation. Il est donc important que nos auditeurs utilisent toujours la dernière version de ces trames. Les auditeurs reçoivent : • Un ordre de mission décrivant l’objet et les données techniques relatives à l’audit à réaliser, • Un accès aux outils et trames pré remplies du rapport. Il est important d’utiliser la dernière version des trames ainsi fournies. Les usagers de notre application Opéra ont accès automatiquement à la dernière version des trames du rapport sans avoir à s’occuper de leur mise à jour, il convient néanmoins à ce qu’ils ne fassent pas usage d’autres documents ou trames hors de celles fournies à chaque audit. • Certains documents permettent de tracer l’évolution de l’entreprise sur un cycle de trois ans (synthèse des situations Environnementales, SST ou relatives au management de l’énergie). Ils peuvent être conservés sous réserve de tenir compte des évolutions introduites par la nouvelle version. o Par exemple sur la synthèse des situations QSE n’ont pas évolué, Les auditeurs peuvent récupérer dans Opéra les documents du dernier audit dans les « audits clos » et les compléter pour l’audit en cours. o Par contre la synthèse des situations relatives à l’énergie a été totalement revue, il convient donc d’utiliser la nouvelle version de cette trame dès le prochain audit à réaliser quitte à réutiliser les informations mentionnées dans la dernière synthèse. Les trames accessibles aux auditeurs en France sont au nom d’AFNOR Certification, mais les autres certificateurs du groupe les mettent à leur nom et les traduisent dans la langue du pays tout en conservant la charte graphique du groupe AFNOR. GUIDE DE L'AUDIT QSEÉ– CLIENTS ET AUDITEURS CERTI I 0419.9 – 07/2016 5/62 © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse d’AFNOR Certification ou de ses ayants cause, est illicite. 1. Termes, définitions et abréviations utilisés En complément des définitions données dans l’Article 3 de l’ISO 17021, les définitions et les abréviations ci- dessous s’appliquent. Les commentaires donnés sont soit des règles d’application, soit des précisions. Il est indispensable de comprendre et d’utiliser ces commentaires. Afin de vous familiariser avec les terminologies anglaises et des termes techniques utilisés en certification de systèmes à l’international, vous trouverez dans ce guide le terme équivalent en anglais entre parenthèses et en italique en complément de sa définition. Vous pouvez également vous référer à ce même guide en version anglaise. 1.1. Termes relatifs aux constats d’audit Non-Conformité majeure (Major Nonconformity) Non-satisfaction d’une exigence du référentiel touchant l’organisation, l’application ou la formalisation du Système de Management et entraînant un risque avéré de non-respect, récurrent ou unique en cas de risque très important, d’une exigence spécifiée. (Abréviation NC Maj) Non-satisfaction d’une exigence mettant en cause l’efficacité ou l’amélioration du Système de Management. Commentaire : Une certification ne peut être délivrée, maintenue ou renouvelée tant qu’il reste une Non- conformité majeure non levée. Selon le Système de Management, les risques à prendre en compte concernent des parties intéressées différentes : • en qualité, il s’agira essentiellement des Clients mais aussi des parties intéressées pertinentes (V2015). • en santé et en sécurité au travail, il s’agira du personnel, des visiteurs, intérimaires. • en environnement, il s’agira des parties intéressées au sens uploads/Management/ guides-qse-auditeurs-clients-certi-i-0419-9-07-2016-fr.pdf