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LA GESTION EFFICACE DES MOYENS GENERAUX SOMMAIRE INTRODUCTION Module I La gesti

LA GESTION EFFICACE DES MOYENS GENERAUX SOMMAIRE INTRODUCTION Module I La gestion du personnel intérimaire et de la sécurité I- Le contrat d’intérim (travail temporaire) II- Le contrat de prestations sécurité et entretien III- La gestion de la sécurité Module 2 La gestion du matériel et de l’économat I- Le parc automobile a. Missions du gestionnaire du parc auto b. Le journal de bord c. Rapports d’accident d. Entretien des véhicules e. Dossier du véhicule II- Le matériel III- Les commandes fournisseurs IV- L’inventaire physique a. Les Sites b. Les Opérations Module 3 La gestion de l’immobilier I- Situation juridique II- Acquisitions III- Situation financière IV- Divers Module 4 La gestion des travaux I- Le suivi des travaux II- La planification Module 5 La gestion des réservations et des contrats d’assurance I- Les réservations II- Les contrats d’assurance Module 6 Les tableaux de bord des moyens généraux I- Définition et Objectifs du T ableau de bord des Services Généraux a. Définition du tableau de bord b. Objectifs du tableau de bord II- Construire le tableau de bord des Moyens Généraux a. Définir les objectifs b. La fiche d’objectifs III- Définir les indicateurs pertinents a. Des indicateurs sur mesure b. La fréquence des indicateurs c. La durée des indicateurs IV- Définition des indicateurs a. Les indicateurs d’activité b. Les indicateurs de qualité c. Les indicateurs d’efficience V- Quelques exemples graphiques a. Les tableaux de bord mensuels b. Les tableaux de bord annuels VI- Quelques indications à suivre a. Les données b. Les tableaux CONCLUSION INTRODUCTION Pour assurer son activité une entreprise a besoin de locaux, de personnel, de mobilier. L’occupation et la réservation des salles de réunion doivent être simples et précises. Les équipements de toutes sortes (ventilation, câblage électrique, climatisation, etc…) sont entretenus par des sociétés extérieures, avec des contrats à suivre et à renouveler, des personnes à appeler en cas d’incident. Pour se déplacer, le Service Commercial et la Direction utilisent des véhicules de service ou de fonction. Un système approximatif de réservations de ces véhicules peut avoir de sérieuses conséquences. Pour assurer la sécurité des biens et des personnes, l’établissement utilise les services de sociétés de télésurveillance, des équipements spécialisés. Toutes les informations sur les clients, les fournisseurs, la gestion, … émanent d’un système informatique et chaque personne de l’entreprise dispose sur son bureau d’un ordinateur personnel connecté à un réseau. L’ensemble de ces moyens qui participent de l’efficacité de l’entreprise est appelé Moyens Généraux. Il s'agit de l'ensemble des services nécessaires au fonctionnement normal d'une entreprise : achats de matériels, de fournitures, achat de terrains, construction de bâtiments, gestion des locaux techniques et des fluides : électricité, froid, entretien des bâtiments, gestion du courrier et de l’accueil, gestion de la restauration, etc... L'expression "Moyens Généraux" est généralement réservée à une activité interne de l'entreprise. Cette formation a pour objectif d’une part de faire l’état des composants de ces moyens généraux et d’autre part, d’orienter le stagiaire, quant aux outils de gestion efficace. Module I La gestion du personnel intérimaire et de la sécurité I- Le contrat d’intérim (travail temporaire) 1. les raisons Un employeur peut recourir au service d’un travailleur intérimaire notamment :  Pendant la durée d’absence ou le temps de suspension du contrat de travail d’un salarié, sauf cas de conflit collectif (grève) ;  Pour répondre à un surcroît occasionnel d’activité ou à la création d’activités nouvelles ;  Pour des travaux urgents dont l’exécution immédiate est nécessaire pour prévenir des accidents imminents, organiser des mesures de sauvetage ou réparer des insuffisances de matériel. 2. définitions Dans le cas de l’utilisation d’un personnel intérimaire, le contrat établi par l’utilisateur et l’entrepreneur de main-d’œuvre, est dit contrat d’intérim. Le travailleur est mis à la disposition de l’utilisateur par un entrepreneur de travail temporaire pour exécuter une mission. 3. La durée La durée de cette mission ne peut excéder trois (3) mois. Elle est renouvelable trois fois par périodes d’un mois au maximum. Au delà de cette période, le contrat d’intérim devient un contrat de sous-traitance. 4. Les obligations des parties L’utilisateur du travailleur intérimaire n’est pas lié à lui par un contrat. Toutefois, pendant la mission, le travailleur est tenu de se conformer aux instructions et aux directives de l’utilisateur. Il est également tenu de ne pas révéler les procédés de fabrication dont il aurait connaissance. Le travailleur intérimaire perçoit une rémunération à la charge de l’utilisateur qui ne peut être inférieure au salaire de sa catégorie professionnelle. En cas d’inaptitude d’un travailleur intérimaire constatée par un médecin notamment à la suite d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle, et de l’impossibilité de l’entrepreneur de main-d’œuvre de le remplacer, le contrat est réputé rompu. Des sanctions disciplinaires peuvent être infligées par l’entrepreneur sur proposition motivée de l’utilisateur après les explications écrites du travailleur. En cas de défaillance de l’entrepreneur, l’utilisateur lui est substitué pour le paiement de la rémunération due au travailleur pour la durée de la mission. Le travailleur intérimaire n’est pas tenu d’exercer son activité pendant la durée d’une grève. Il est en droit de suspendre la mission pendant cette période, en accord avec l’entrepreneur (art. 2, 15, 16, 18, 19, 24, 27, 29, D96.194 CT) II- Le contrat de prestations sécurité et entretien Pour assurer la sécurité des biens et des personnes en son sein, l’entreprise utilise des services de sociétés de gardiennage et de sécurité, dotées parfois d’équipements spécialisés et adaptés. De même pour l’entretien des bâtiments et des salles, les services de société d’entretien sont nécessaires. Le personnel ainsi utilisé dépend, au plan administratif, de la société qui l’emploie et au plan fonctionnel, de l‘entreprise dans laquelle il exerce. Il est tenu de respecter les règles et usages de l’entreprise dans laquelle il exerce. Le délai d’utilisation n’étant plus lié à une mission, le contrat du travailleur expirera à la fin du mandat accordé à son employeur. Il s’agit ici d’un contrat de sous-traitance. III- La gestion de la sécurité En plus de gérer le personnel chargé de la sécurité, le gestionnaire des moyens généraux a à charge la gestion de la sécurité. Pour ce faire, il doit s’occuper de :  Gérer les incidents de télésurveillance  Gérer les équipements de sécurité  Gérer les sinistres  Gérer les habilitations des personnes  Gérer les ouvrants et les codes confidentiels Module 2 La gestion du matériel et de l’économat I- Le parc automobile Le terme « véhicule du parc automobile » désigne le moyen de transport qui est immatriculé, conçu ou adapté en vue de permettre le transport des biens, du matériel ou des passagers. Il peut s’agir de berlines, de familiales, de fourgonnettes, d’autobus, de camions et de véhicules spécialisés dont l’immatriculation permet la conduite. Sont exclus du parc automobile, les engins motorisés à usage particulier comme les tracteurs et les chargeuses. a. Missions du gestionnaire du parc auto La gestion du parc automobile exige du gestionnaire qu’il doive : 1) cerner les besoins opérationnels de l’établissement en ce qui concerne les véhicules automobiles et assurer la coordination ; 2) justifier les acquisitions de nouveaux véhicules pour satisfaire aux besoins opérationnels, entamer le processus d’acquisition, recevoir les véhicules et les mettre en service au sein du parc automobile de l’entreprise ; 3) consigner les renseignements relatifs au nouveau véhicule dans un système d’information sur la gestion du parc automobile, remplir les rapports mensuels que nécessite ce système ; 4) prendre des arrangements aux fins de l’exécution des réparations et de l’entretien nécessaires selon les exigences découlant de la garantie du fabricant, et ce, relativement à tous les véhicules du parc automobile de l’entreprise ; 5) tenir à jour le dossier papier et le dossier informatisé de chaque véhicule automobile du parc de l’établissement ainsi qu’exécuter les rapprochements et les attestations à l’égard des factures relatives à la gestion du parc automobile ; 6) appliquer les mesures relatives à l’aliénation des véhicules du parc automobile, et faciliter le tout ; 7) transmettre tous les rapports d’accident à la Direction de sorte que les mesures nécessaires soient rapidement prises. Le gestionnaire du parc automobile doit établir le plan annuel (acquisition/affectation) sur le parc automobile en fonction des besoins que lui soumettront tous les services avant une date butoir qui est bien précise. Il faut dresser annuellement le plan d’acquisition qui doit comprendre tous les détails sur le prochain exercice et les prévisions pour les deux années suivantes. Pour l’exercice à venir, il faut indiquer ce qui suit dans le plan annuel : 1) les véhicules faisant partie de la flotte, la marque, le modèle, le type de carburant, l’emplacement, l’âge (mois), le kilométrage, l’état général, le prix initial, le coût total des réparations et de l’entretien jusqu’à maintenant, et si les véhicules doivent ou devraient être aliénés et remplacés ; 2) les besoins en véhicules supplémentaires (en vue d’augmenter la taille du parc automobile), ainsi que les justifications et explications complètes pour chaque acquisition, y compris une location prévue (le tout doit être approuvé par la direction) ; 3) uploads/Management/ la-gestion-efficace 1 .pdf