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BIENVENUE AU SEMINAIRE DE L’ATAI 25, 26 et 27 Novembre 2008 LE MANUEL D’AUDIT I

BIENVENUE AU SEMINAIRE DE L’ATAI 25, 26 et 27 Novembre 2008 LE MANUEL D’AUDIT INTERNE  Accueil des participants  Présentation de l’animateur et des participants  Attentes des participants  Objectifs du programme SOMMAIRE DU SEMINAIRE I/ DEFINITIONS, OBJECTIFS ET PREALABLES II/ ELEMENTS CONSTITUTIFS DU MANUEL:  CADRE REFERENTIEL DE L’AUDIT INTERNE  L’AUDIT INTERNE ET LES AUTRES CORPS DE CONTRÔLE  LES OUTILS D’INTERVENTION DE L’AUDITEUR INTERNE  LES TECHNIQUES D’AUDIT INTERNE  CONDITIONS ET ORGANISATION DE REALISATIONN DE L’AUDIT INTERNE  METHODOLOGIE ET APPROCHE D’AUDIT  LE RAPPORT D’AUDIT  LE MANAGEMENT QUALITE DE L’AUDIT INTERNE  EVALUATION DE LA FONCTION D’AUDIT  RELATION DE L’AUDIT INTERNE AVEC L’EXTERIEUR  ANNEXES  DEFINITIONS ET GENERALITES PARTIE I DEINITIONS,OBJECTIFS ET PREALABLES D’ELABORATION D’UN MANUEL D’AUDIT  EXIGENCES TECHNIQUES  CRITERES  OBJECTIFS  ETAPES  CONTENU  CARACTERISTIQUES ET FORME DU MANUEL  CONSEILS PRATIQUES DEFINITIONS ET GENERALITES Définitions Aspects juridiques et dispositions réglémentaires Structure en charge du manuel Les outils nécessaires pour l’élaboration du manuel Contenu du manuel des procédures Les phases d’élaboration Utilité du manuel Limites du manuel DEFINITIONS ET GENERALITES – Une procédure est un ensemble de règles à observer et à enchaîner pour accomplir une action. – Le manuel des procédures se présente comme un recueil des procédures. – C’est un outil descriptif de règles standards qu’il faut respecter à tous les niveaux. – C’est l’outil de formalisation écrite des procédures le plus élaboré. DEFINITIONS Avantages de la Formalisation Ecrite: ♣ Une garantie de la fiabilité, de la sécurité et de la performance ( document de référence officiel: consulté, entre autres, pour tous les cas de litige) ♣ Accumulation et transmission des connaissances et du savoir faire de l’entreprise ♣ Un support pédagogique de formation ♣ Un moyen de délégation et de décentralisation ♣ La diffusion du sentiment d’équité ♣ L’amélioration des comportements ♣ Le fondement du système d’information DEFINITIONS  Inconvénients de la formalisation verbale: ♣ Une procédure non écrite est souvent incomplète ♣ Il est plus facile de transgresser une procédure verbale qu’une procédure écrite ♣ Les contrôles d’application sont difficiles à réaliser ce qui peut créer des litiges entre les opérateurs. ASPECTS JURIDIQUES Le manuel des procédures est stipulé par un texte officiel ( Article 8 de la loi N° 99/28 du 3/4/1999) : « Tout agent, quel que soit son rang dans la hiérarchie, est responsable, de l’exécution des tâches qui lui sont confiées, telles que fixées conformément au tableau de classification des emplois, au manuel des procédures et à la fiche de fonction». SUITE Le législateur stipule dans l’article 3 du décret N° 2000-323 du 7/2/2000: « L’office nationale des télécommunications est appelée à établir un manuel de procédures fixant les règles à suivre pour l’accomplissement de chaque tâche relevant de chaque structure de l’office et les relations entre ces structures ». SUITE La Législation Comptable Tunisienne: Arrêté du Ministère des Finances du 31/10/1996: ♣ Dans cet arrêté, le manuel d’organisation, décrivant les méthodes de saisie, de traitement de l’information ainsi que les politiques comptables, a été visé par le législateur. ♣ Cet arrêté fait mention de l’existence d’un système de contrôle interne au sein de l’entreprise dont l’une des composantes est constituée par l’organisation et la tenue de comptabilité financière. SUITE NORME ISO/DIS numéro 10013: « Les manuels de procédures doivent exposer la politique, les objectifs et les procédures applicables de l’organisme, de manière claire, précise et complète avec une rédaction simple et concise. Une présentation adaptée des chapitres du manuel de manière à satisfaire les éléments appropriés, est l’une des façons pour assurer que le sujet, faisant l’objet d’exigences, est traité de manière adéquate et facilement localisable. » SUITE Selon La norme ISO 9001 relative aux exigences du Système de Management Qualité: « L’organisme doit établir et tenir à jour un manuel qualité qui comprend les procédures documentées établies par le Système Management Qualité ». CAS PRATIQUE: LES ACHATS La nouvelle orientation des marchés publics: Décret N° 3158 du 17/12/2002, complété par le décret N°1638 du 4/8/2003 + La prise en compte de critères rationnels pour l’évaluation des offres + L’obligation d’insérer dans les cahiers des charges les procédures des plis ainsi que de dépouillement des offres. + Le respect de la règle de faire appel à l’appel d’offres. LE MANUEL D’AUDIT INTERNE SELON LES NORMES 2002 A la différence de la charte d’audit , le manuel est à usage interne, tout comme la documentation à disposition des auditeurs et qui est à enrichir constamment à l’occasion de chaque mission d’audit. Il est exigé par la norme 2040 Comme la charte d’audit, le manuel d’audit est un document qui va refléter l’organisation et les habitudes de travail du service d’audit. Il constitue donc lui aussi un élément important du système de contrôle interne de la structure d’audit…! LE MANUEL D’AUDIT SELON LES NORMES 2009 2040 – Règles et procédures  Le responsable de l'audit interne doit établir des règles et procédures fournissant un cadre à l'activité d'audit interne. Interprétation :  La forme et le contenu des règles et procédures dépendent de la taille, de la manière dont est structuré l’audit interne et de la complexité de ses travaux. STRUCTURE EN CHARGE DU MANUEL Cette structure est composée de: ♣ Le comité de pilotage: guider le travail de l’équipe projet et mettre à sa disposition les moyens nécessaires. (Arbitrage et Décision) ♣ L’équipe projet : veiller à la réalisation du projet à toutes ses étapes. ♣ Le comité de validation (avant saisie): composé par des responsables de la fonction et des utilisateurs compétents (groupes ad hoc). ( La validation peut être mise à la charge d’un expert indépendant) LES OUTILS NECESSAIRES Les outils matériels: micro, imprimantes…… Les produits logiciels: logiciels graphiques, logiciels procédures Les Logiciels de gestion des projets: calcul du temps et coûts, description des tâches correspondantes… CONTENU DU MANUEL DES PROCEDURES Généralités introductives: Objectifs du manuel, structure générale du manuel Fiches de procédures (partie volumineuse): Présentation synthétique de la procédure, description en détail de la procédure (sous forme d’un diagramme de flux et d’une fiche de tâches (sous forme narrative) Les annexes et les tables complémentaires: Documents annexes SUITE Présentation synthétique 1- Généralités: Objet Domaine d’application Définitions et Abréviations Références(Supports,textes,….) LES PHASES D’ELABORATION DU MANUEL La phase préliminaire au démarrage de l’action La prise de connaissance détaillée de l’organisation et des procédures de la structure concernée La conception du manuel des procédures La mise en application du manuel des procédures. Utilisation de la méthode analytique UTILITE DU MANUEL DE PROCEDURES Facteur de Modernisation Un moyen et une mémoire de l’organisation Un outil de formation et d’encadrement Un instrument de décentralisation Document de base de la mise en œuvre du système de contrôle interne. LES LIMITES DU MANUEL Un manuel inadapté ou incohérent : conséquences dangereuses N’est pas une garantie absolue: Apparition de procédures parallèles  Non adhésion du personnel pour absence de soutien de la Direction Générale. Non mise à jour du manuel pour coûts élevés. EXIGENCES DU MANUEL EXIGENCES DU MANUEL 1/ EXIGENCE TECHNIQUE Formalisation de ce qui est demandé de l’auditeur de faire ( noir sur blanc) 1/ EXIGENCE TECHNIQUE Formalisation de ce qui est demandé de l’auditeur de faire ( noir sur blanc) 2/ EXIGENCE PSYCHOLOGIQUE Le manuel sécurise parce qu’il trace la voie à suivre, fait connaître à l’auditeur le cheminement de l’opération de contrôle. Existence de procédures: une réponse à tous les risques. 3/ EXIGENCE ECONOMIQUE Le manuel évite les coûts indus de perte de temps dans les incompréhensions et interprétations et évite le temps de réflexion pour des opérations routinières. LES CRITERES Le manuel est élaboré en s’appuyant sur 3 critères majeurs: 1/ Rationalisation: Rationaliser le travail des auditeurs (le rendre plus efficace,rentable) et sécuriser l’exécution de leur travail. 2/ Standardisation: Harmoniser et homogénéiser le travail des auditeurs. Le manuel diminue le libre comportement d’opérer de l’auditeur. (Egalité de traitement vis-à-vis du client). 3/ Simplification: Simplifier les procédures de travail, accroître la productivité dans le travail en utilisant des circuits et des méthodes adaptés. SUITE  Avantages supérieurs aux coûts  La prise en compte de la mentalité des utilisateurs du manuel  La cohérence: le manuel doit être adapté à la structure de l’unité  Le caractère pratique du manuel OBJECTIFS Le manuel permet d’améliorer le système de contrôle interne de l’unité Audit interne et la qualité de travail des auditeurs: ● Définit le cadre de travail ● Sert de référentiel ● Décrit la méthodologie de travail ● Aide à former l’auditeur débutant EXPLICATION DES OBJECTIFS Le cadre du travail : organigramme, fiches de fonction, conditions générales de travail de l’audit: horaires,déplacements… Référentiel: rappel des normes et standards de l’audit, des normes spécifiques(imprimés à utiliser, présentation des rapports,diffusion, classement……) Méthodologie: détail de déroulement des missions dans ses différentes phases,le rôle des différents membres de l’équipe d’audit…………… L’auditeur débutant : C’est le premier contact de l’auditeur débutant avec le service d’audit. SUITE Le manuel est un précieux outil de travail pour l’utilisateur: + La description des opérations élémentaires à uploads/Management/ le-manuel-de-l-x27-audit-interne.pdf