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DAE Direction des Achats de l’État GUIDE DE L’ ACHAT PUBLIC MARS 2019 LE SOURCI

DAE Direction des Achats de l’État GUIDE DE L’ ACHAT PUBLIC MARS 2019 LE SOURCING OPÉRATIONNEL La licence implique que : Le guide est placé sous le régime des licences creative commons (pictogramme « CC ») Le guide peut être librement utilisé, reproduit et diffusé, à la condition de faire référence à la DAE (pictogramme « BY ») Sa modification est autorisée mais l’utilisation du guide à titre commercial est interdite (pictogramme « NC »). BY NC CC 2 Licence creative commons - CC BY NC SOMMAIRE Introduction ..................................................................................................................................4 Chapitre I : Les acteurs à associer au sourcing ...........................................................6 Section 1 - Acteurs externes : les fournisseurs et leurs clients ......................6 Section 2 - Prescripteurs et acteurs à associer en interne ...............................8 Chapitre II : Organiser les échanges fournisseurs ......................................................11 Section 1 - Les points clés ...............................................................................................11 Section 2 - Le formalisme de l’invitation ...................................................................11 Section 3 - La teneur et le déroulement des entretiens .................................. 12 Chapitre III : Exploiter les résultats du sourcing ....................................................... 15 Section 1 - Assurer la traçabilité des échanges .................................................. 15 Section 2 - Exploiter les données : rapprocher l’expression du besoin du marché fournisseur ........................................................16 Section 3 - Communiquer les résultats du sourcing ......................................... 17 Conclusion ............................................................................................................................... 23 Annexes : Boîte à outils ........................................................................................................24 Annexe 1 : Modèle d’appel à compétences .................................................................. 25 Annexe 2 : Modèle d’invitation fournisseur ................................................................. 32 Annexe 3 : Modèle général de questionnaire fournisseur ....................................33 Annexe 4 : Modèle de questionnaire fournisseur : propriété intellectuelle ..35 Annexe 5 : Modèle de questionnaire fournisseur : sourcing innovation ........38 Annexe 6 : Grille de synthèse « entretien fournisseur pour l’achat de fournitures équipements » .....................................................................44 Annexe 7 : Grille de synthèse « entretien fournisseur pour l’achat de prestations intellectuelles » ...................................................................46 Annexe 8 : Grille de synthèse « entretien fournisseurs pour l’achat de travaux » .........................................................................................................48 Annexe 9 : Trame d’entretien pour le « benchmark » .............................................50 Annexe 10 : Utiliser les forces de Porter ........................................................................ 51 Annexe 11 : Modèle de matrice SWOT ............................................................................ 52 Glossaire ...............................................................................................................................53 Liens utiles ...............................................................................................................................59 Équipe projet ............................................................................................................................60 3 Le « sourcing » est une pratique consacrée et recommandée par la réforme de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016. Loin de fausser la concurrence, il permet de faciliter la concurrence la plus large, sous réserve d’être organisé dans des conditions qui respectent les principes fondamentaux de la commande publique, parmi lesquels la liberté d’accès à la commande publique et l’égalité de traitement des candidats. Le « sourcing » est défini comme la possibilité pour un acheteur « d’effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, de solliciter des avis ou d’informer les opérateurs économiques du projet et de ses exigences » afin de préparer la passa- tion d’un marché public (article 4 du décret La connaissance du marché fournisseur permet de mieux définir le besoin et d’adapter en conséquence la stratégie d’achat. Dans le secteur public, l’achat constitue un levier pour la mise en œuvre des politiques publiques, que l’Etat articule autour des objectifs de la performance achat. Les 5 objectifs de performance achat INTRODUCTION Ce guide, qui présente un caractère opérationnel affirmé, a pour objet de constituer un cadre de référence commun pour les acheteurs publics en matière de « sourcing ». Il est entièrement consacré au « sourcing » opérationnel, réalisé en amont d’un projet d’achat ou d’une consultation spécifique, et ne traite pas du « sourcing » stratégique réalisé dans le cadre d’une veille plus large. Ce guide a été élaboré sous le pilotage de la direction des achats de l’État (DAE) par une équipe pluridisciplinaire composée d’acteurs issus de la fonction publique (Etat, établisse- ments publics et collectivités). Dans ce cadre, le « sourcing » permet à l’acheteur de sensibiliser les opérateurs économiques à ses exigences (communiquer sur le besoin ou « vendre le besoin »), de répondre à chacun de ces objectifs, et de faire connaitre leur potentiel. PRINCIPE n° 2016-360 du 25 mars 2016). Il s’agit des actions de recherche de four- nisseurs et d’évaluation de leur capacité à répondre aux besoins du pouvoir adjudicateur en termes de coûts, qualité innovation (dont la qualité environnementale et sociale), délais. Ces actions sont menées en amont de la consultation (jusqu’à une semaine au plus tard avant le lancement de la consultation). Les résultats de ces études et échanges préalables sont utilisés par l’acheteur pour formuler un besoin adapté à l’état de l’art et accroître la performance achat. Le « sourcing » se distingue ici de la veille stratégique réalisée en amont pour définir et faire évoluer les stratégies d’achat sur les années à venir. LA RECHERCHE DE GAIN ÉCONOMIQUE L’ACCÈS DES PME À LA COMMANDE PUBLIQUE LA PERFORMANCE ENVIRONNEMENTALE LA PERFORMANCE SOCIALE L’INNOVATION 4 Guide de l’achat public : Le sourcing opérationnel Mars 2019 Licence creative commons - CC BY NC L’efficience de l’acte d’achat est liée à la capacité de l’acheteur à formuler son besoin de manière précise et lisible, et de connaître les opportunités du marché fournisseurs. LES ENJEUX Pour le pouvoir adjudicateur, il s’agit : d’identifier les acteurs du marché fournisseurs, dont les nouveaux entrants ; de connaître la feuille de route des fournisseurs : nouvelles orientations du marché fournisseurs (notamment afin d’anticiper le renouvellement des matériels, des installations et éviter l’obsolescence des fournitures acquises par l’administration), et les innovations à venir ; d’évaluer la capacité des fournisseurs à répondre au besoin : • conditions de délais, de coûts ; • qualité, process, innovation ; • démarche sociale et environnementale ; d’optimiser la concurrence : • réaliser des actions prospectives pour faire connaître le besoin aux entreprises ; • « vendre le besoin » et donner envie aux fournisseurs de répondre ; • lever les contraintes techniques injustifiées qui empêchent certains fournisseurs de répondre aux exigences des consultations ; • inciter les PME à se grouper (groupement momentané d’entreprises) lorsqu’elles n’ont pas la compétence pour répondre à l’ensemble des prestations ; d’identifier les facteurs de coûts et le modèle économique des fournisseurs : • analyse de la valeur ; • contenu du coût global (prendre en compte les frais annexes : maintenance, stockage, livraison, logistique, recyclage…) • modalités de facturation ; • conditions relatives à la propriété intellectuelle d’adapter le montage contractuel : • procédure de mise en concurrence ; • allotissement ; • pertinence des critères de sélection des offres ; de réduire les facteurs de risques identifiables : • prix élevés liés à une demande spécifique ne correspondant pas à l’état de l’art ; • risque de marché infructueux ou sans suite ; • risque à couvrir dans l’exécution du marché (approvisionnement, fluctuations des matières premières…). Pour le fournisseur, c’est l’opportunité : de se faire connaître et de valoriser son savoir-faire dans le cadre défini par l’acheteur ; de détecter des opportunités d’amélioration de produits de sa gamme ; d’échanger et de faire connaissance avec un client potentiel ; de mieux comprendre l’organisation de la structure publique. 5 Licence creative commons - CC BY NC Guide de l’achat public : Le sourcing opérationnel Mars 2019 L’acheteur peut s’appuyer sur : la Plate-forme des achats d’innovation (https:/ /www.economie. gouv.fr/dae/plate-forme-des-achats-dinnovation), Guichet unique achats de l’État, les fédéra- tions professionnelles représentatives du secteur d’activité, les structures régionales (chambres d’artisanat, chambres de commerce et d’industrie…), les acheteurs d’autres organisations rencontrées lors du parangonnage (« benchmark »), les entreprises ou acteurs rencontrés lors de salons, la collecte directe d’informations par le biais d’une veille internet, les contacts spontanés suscités par les entreprises. Dans le cadre de sa recherche de fournisseurs potentiels, l’acheteur identifie et compare également l’offre proposée par les centrales achats qui peuvent répondre à son besoin comme l’Union de groupement de l’achat public (UGAP), Uni.Ha etc. LES ACTEURS À ASSOCIER AU SOURCING Une veille stratégique est effectuée en amont par les services chargés de définir les orientations stratégiques et la politique d’achat. Elle permet d’identifier les acteurs qui composent le marché fournisseurs : • les fournisseurs dominants ; • les fournisseurs les plus innovants ; • les fournisseurs émergents « challengers ». Cette veille stratégique permet de surcroît d’identifier la manière dont est structuré le marché (libre concurrence, oligopole, monopole), les rapports de force entre les différents fournis- seurs, les grandes tendances de l’offre et les critères d’attractivité d’une future consultation. Le « sourcing » est effectué par l’acheteur quelques mois avant le lancement d’une consul- tation (délai à ajuster selon la complexité du projet achat) qui découle de la stratégie d’achat élaborée à partir de cette veille stratégique, dans le cadre d’échanges parfois appelés « dialo- gues techniques » lorsque le marché est composé de constructeurs distincts des fournisseurs répondant aux consultations. Chapitre I SECTION 1 Acteurs externes : les fournisseurs et leurs clients a) Identification des fournisseurs Le parangonnage ou « benchmark » est une approche complémentaire du « sourcing » qui consiste à rencontrer les clients de ses fournisseurs ou de ses fournisseurs potentiels afin d’échanger sur les bonnes pratiques, les stratégies tarifaires (achat ou location par exemple) adoptées et uploads/Management/ le-sourcing-operationnel.pdf