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NOTE TECHNIQUE N° DOC : JGR/MaitriseDesRisques_A.doc Visa Réd : Jacques Giner D

NOTE TECHNIQUE N° DOC : JGR/MaitriseDesRisques_A.doc Visa Réd : Jacques Giner Date Doc : 26/04/07 rev le 29/6/07 Visa Vérif : IN2P3 / CNRS 3, rue Michel Ange 75794 Paris Cedex 16 Tél : (33) 01 44 96 40 00 – Fax : (33) 01 44 96 53 90 Titre : REVUES DE PROJET IN2P3 MAITRISE DES RISQUES Objet : Ce document a pour objet de présenter une démarche de maîtrise des risques pour les projets de l'IN2P3, utilisable notamment dans la perspective des revues, et de proposer des supports destinés à faciliter cette démarche. LISTE DE DIFFUSION Diffusion interne concernés Date visa Diffusion externe Date Visa Directeurs Techniques, Responsables de projet (journées 2007) 29/06/07 In Date RED VER APP SOMMAIRE DES EVOLUTIONS A 20/06/07 Jacques Giner Laurent Grandsire Pascal Dargent Création (révision4) B C D Ce document est la propriété de l'IN2P3 et ne peut être communiqué à des tiers ou reproduit sans son autorisation écrite et son contenu ne peut être divulgué SOMMAIRE 1. OBJET........................................................................................................................................3 2. DOMAINE D'APPLICATION................................................................................................3 3. OBJECTIF DU DOCUMENT .................................................................................................3 4. OBJECTIFS ET CONTEXTE DE LA MAITRISE DES RISQUES ...................................3 4.1. OBJECTIFS DE LA MAITRISE DES RIQUES ................................................................3 4.1.1. Objectifs pour le management du projet .........................................................................4 4.1.2. Objectifs pour les Comites de Pilotages et les Tutelles...................................................4 4.2. CONTEXTE........................................................................................................................4 4.2.1. Evolution de l'environnement et direction de projet.........................................................4 4.2.2. Difficultés de la gestion des risques .................................................................................5 5. DEMARCHE DE GESTION DES RISQUES........................................................................5 5.1. CARACTERISATION DES RISQUES..............................................................................5 5.2. STRATEGIE DE REPONSE AUX RISQUES...................................................................5 6. PLAN DE MANAGEMENT (GESTION) DES RISQUES...................................................6 7. IDENTIFICATION DES RISQUES .......................................................................................7 7.1. OBJECTIFS.........................................................................................................................7 7.2. IDENTIFICATION SYSTEMATIQUE .............................................................................7 7.3. IDENTIFICATION BASEE SUR LE RETOUR D'EXPERIENCE...................................7 7.3.1. Généralités........................................................................................................................7 7.3.2. Utilisation de la check-list IN2P3.....................................................................................8 8. ANALYSE DES RISQUES (EVALUATION ET HIERARCHISATION) .........................8 8.1. OBJECTIFS.........................................................................................................................8 8.2. METHODE D'ANALYSE DES RISQUES........................................................................8 9. PLAN DE REPONSE AUX RISQUES (PLANIFICATION) ...............................................9 9.1. OBJECTIF.........................................................................................................................10 9.2. CONDUITE DU PLAN DE REPONSE AUX RISQUES................................................10 10. SUIVI DES RISQUES ..........................................................................................................10 10.1. OBJECTIF DU SUIVI ....................................................................................................10 10.2. MISE EN ŒUVRE DU SUIVI .......................................................................................11 11. CONTROLE DES RISQUES...............................................................................................11 11.1. OBJECTIF DU CONTROLE..........................................................................................11 11.2. MISE EN ŒUVRE DU CONTROLE.............................................................................11 12. COMMUNICATION ET MAITRISE DES RISQUES.....................................................11 13. RETOUR D'EXPERIENCE (CLOTURE).........................................................................12 14. MAITRISE DES RISQUES DANS LES PROJETS EN COLLABORATION ..............12 15. ANNEXES..............................................................................................................................13 15.1. EXEMPLE D'IDENTIFICATION DES RISQUES........................................................13 15.2. EXEMPLE D'ANALYSE DES RISQUES .....................................................................13 15.3. DEFINITIONS ................................................................................................................15 15.4. REFERENCES................................................................................................................15 15.5. CHECK LIST DES RISQUES IN2P3 ............................................................................16 15.6. EXEMPLE : FICHES DE RISQUE ET TABLEAU DE SYNTHESE...........................22 N° de document : MaitriseDesRisques_A.doc - 29/06/07 p. 2/24 Ce document est la propriété de l'IN2P3 et ne peut être communiqué à des tiers ou reproduit sans son autorisation écrite et son contenu ne peut être divulgué 1. OBJET Ce document a pour objet de présenter une démarche de maîtrise des risques pour les projets de l'IN2P3, utilisable notamment dans la perspective des revues, et de proposer des supports destinés à faciliter cette démarche. 2. DOMAINE D'APPLICATION Ce document est applicable aux projets de l'IN2P3, sans toutefois couvrir les risques spécifiques (naturels, épidémies, nucléaires,…) qui feraient l'objet d'une réglementation particulière. 3. OBJECTIF DU DOCUMENT Toute action humaine et de manière générale tout changement, présentent des risques, la maîtrise des risques a pour objectif de proposer une démarche pour mieux les prendre en compte et les maîtriser. Cette démarche n'est plus réservée aux domaines du spatial ou du nucléaire, elle est devenue un des éléments centraux du management des projets, au même titre que le management des hommes, des ressources, du planning et des performances. Aujourd’hui, le succès d’un projet est fortement conditionné par la façon dont ses responsables savent reconnaître les risques qui le menacent, pour les étudier et les surmonter. Pour répondre à cette évolution, ce document a pour objectif de proposer aux directions des projets, de programme et aux groupes de revues de l'IN2P3 des outils simples pour mettre en œuvre et/ou apprécier la démarche de maîtrise des risques dans les projets. Dans cette perspective, ce document n'a pas pour ambition de présenter de façon détaillée les nombreuses démarches de maîtrise des risques et notamment celles relevant de l'analyse (AMDEC, Arbre des défaillances, cf. site web IN2P3/Projet). Après un bref rappel de l'utilité de la maîtrise des risques, nous proposerons une démarche méthodologique de maîtrise des risques, puis des supports utilisables par les projets. 4. OBJECTIFS ET CONTEXTE DE LA MAITRISE DES RISQUES Remarque liminaire : La gestion des risques est forcément réalisée dans tous les projets. Cet exercice est toujours effectué, au moins intuitivement. Cependant les projets où les risques sont gérés de façon intuitive ou au sein desquels on leur accorde peu d'importance, sont plus susceptibles de rencontrer des difficultés et d'aboutir à des situations pour lesquelles des solutions de rechange n'ont pas été prévues. De plus, il est beaucoup moins probable que les objectifs de délais, de qualité et de performances soient atteints. 4.1. OBJECTIFS DE LA MAITRISE DES RIQUES La démarche de gestion des risques a pour principales finalités de : - Accroître les chances de réussite du projet grâce à une meilleure compréhension et identification des risques d'où une meilleure définition des actions à entreprendre pour s’en prémunir, - Contribuer à l’amélioration de la communication et faciliter la concertation entre les acteurs du projet sur les décisions à prendre et les priorités des actions à engager, - Conduire à une meilleure maîtrise du projet en ajustant son pilotage et en organisant la réactivité face aux événements susceptibles de perturber son déroulement, - Contribuer à une définition pertinente des objectifs du projet grâce à l’amélioration de la qualité des informations. N° de document : MaitriseDesRisques_A.doc - 29/06/07 p. 3/24 Ce document est la propriété de l'IN2P3 et ne peut être communiqué à des tiers ou reproduit sans son autorisation écrite et son contenu ne peut être divulgué 4.1.1. Objectifs pour le management du projet La gestion des risques permettra notamment à la direction du projet de : - Améliorer le pilotage du projet en préparant notamment des plans d'actions et de secours en cas de survenance d'un risque, - Focaliser ses efforts sur les points les plus sensibles du projet, - Informer l’ensemble des acteurs du projet des risques encourus et les rassurer sur l'efficacité des actions engagées, - Répondre aux exigences croissantes des tutelles et des agences de financement en matière de gestion des risques. D'autre part, une détection rapide et sans concession des risques est avantageuse, parce qu’il est plus facile et moins dommageable d’effectuer des modifications dans les phases amont du projet que, par exemple, au milieu de la production. Il est à noter que la maîtrise des risques, qui montre un projet sous contrôle, rassure les tutelles. 4.1.2. Objectifs pour les Comites de Pilotages et les Tutelles La gestion des risques permettra notamment au Comité de Pilotage et aux tutelles de : - Fixer des objectifs plus précis, plus réalistes et d'assigner au projet le bon niveau de priorité en matière de gestion des risques, - Contrôler le bon déroulement du projet, - Avoir une visibilité étendue, nécessaire à une prise de décision efficace et à la définition de parades appropriées. L'identification et l'analyse des risques doivent aider aussi les directions de projets ou de programme, lors de l'étude de faisabilité, à identifier des risques majeurs qui pourraient mettre le projet en péril et à prendre la décision du ''GO, NO GO'' en début de projet. 4.2. CONTEXTE 4.2.1. Evolution de l'environnement et direction de projet Les projets de recherche sont confrontés à de nouveaux enjeux de management : - Un environnement de plus en plus complexe, incertain et fluctuant qui perturbe les stratégies, les chiffrages, les définitions techniques, les scénarios prévus et qui entraîne des ajustements coûteux et difficiles à réaliser, - Une complexité accrue des projets (technique, logistique, organisationnelle), qui augmente les risques encourus, - L’obligation de mieux maîtriser les coûts, les délais et les spécifications techniques avec la limitation des ressources disponibles et l'accentuation du contexte concurrentiel, - l'augmentation du nombre de projets réalisés en partenariat, en coopération internationale. N° de document : MaitriseDesRisques_A.doc - 29/06/07 p. 4/24 Ce document est la propriété de l'IN2P3 et ne peut être communiqué à des tiers ou reproduit sans son autorisation écrite et son contenu ne peut être divulgué Les risques ont un impact potentiel sur les "fondamentaux" du projet : performances- délais-coût, la gestion des risques fait donc partie intégrante du management de projet. Comme les autres outils : plan de management, plan qualité, planning, budget prévisionnel, etc., celle-ci doit donc être mise en place dès le début du projet. 4.2.2. Difficultés de la gestion des risques Une des principales difficultés de la gestion des risques est qu'elle n'est pas "une science exacte", ainsi : - Il n’est pas possible de prévoir sur le long terme sans admettre une part d’incertitude, - Le risque est présent à toutes les étapes d’un projet et peut prendre des formes très diverses avec des origines internes et/ou externes, - On peut réduire les risques d'un projet, mais on ne peut pas les éliminer totalement, - En raison de la diversité des risques et de leurs uploads/Management/ maitrisedesrisques-a.pdf