Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Siège : Quartier Tonyéviadji de Hihéatro, Préfecture d’Amou, BP 387 Atakpamé To

Siège : Quartier Tonyéviadji de Hihéatro, Préfecture d’Amou, BP 387 Atakpamé Togo Tél. (+ 228) 24 40 01 99 ; 99 40 04 87 www.ongadhd.org Email : ongadhd@yahoo.fr AUTOPROMOTION RURALE POUR UN DEVELOPPEMENT H D SOMMAIRE Table des matières SIGLES ET ABREVIATIONS ............................................................................................... 3 1. INTRODUCTION ............................................................................................................ 4 1.1. OBJECTIFS DU MANUEL ........................................................................................ 4 2. PRESENTATION DE ADHD ......................................................................................... 5 3. STRUCTURATION DE ADHD ..................................................................................... 6 4. GESTION DU SECRETARIAT ..................................................................................... 7 4.1. REGISTRE COURRIER “ARRIVEE” ....................................................................... 7 4.2. REGISTRE COURRIER « DEPART » ...................................................................... 8 4.3. APPELS TELEPHONIQUES ET VISITES ............................................................... 9 4.4. CHRONO COURRIER « DEPART » ...................................................................... 10 4.5. REGISTRE DES TRANSMISSIONS EXTERNES ................................................. 10 4.6. PARAPHEUR ........................................................................................................... 10 4.7. CLASSEMENT DES DOCUMENTS ...................................................................... 10 4.8. GESTION DES FOURNITURES DE BUREAU ..................................................... 11 5. GESTION DU PERSONNEL ....................................................................................... 12 5.1. GENERALITES ........................................................................................................ 12 5.2. PROCEDURE DE RECRUTEMENT DU PERSONNEL ....................................... 12 5.3. LA PAIE .................................................................................................................... 15 5.4. REGLEMENT INTERNE DE ADHD ..................................................................... 16 5.5. EVALUATION DE PERFORMANCE DU PERSONNEL ..................................... 17 5.6. GESTION DES MISSIONS ...................................................................................... 18 5.7. GRILLE SALARIALE ............................................................................................. 19 5.8. ANNEXES RELATIVES A LA GESTION DU PERSONNEL .............................. 20 6. PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES .............................................. 23 6.1. Système de comptabilité générale ............................................................................. 23 6.2 . PROCEDURES FINANCIERES ............................................................................. 24 7. PROCEDURES D’ENGAGEMENT DES DEPENSES ET DE PASSATION DES MARCHES ............................................................................................................................. 27 7.1. ENGAGEMENT DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT .............................. 27 7.2. PAIEMENT DES FACTURES ................................................................................. 30 7.3. PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ............................................... 31 8. GESTION DES BIENS ET FOURNITURES ............................................................. 34 8.1. DEFINITION ET OBJECTIFS ................................................................................. 34 8.2. IMMOBILISATIONS ............................................................................................... 34 8.3. FOURNITURES CONSOMMABLES ..................................................................... 38 9. PROCEDURES DE SUVI-EVALUATION ................................................................. 38 9.1. SUIVI ........................................................................................................................ 38 9.2. EVALUATION ......................................................................................................... 40 9.3. SUPERVISION ......................................................................................................... 40 3 SIGLES ET ABREVIATIONS AAO Avis d’Appel d’Offres AG Assemblée Générale AOI Appel d’Offres International AON Appel d’Offres National BCEAO Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest BC Bon de Commande BL Bordereau de Livraison CA Conseil d’Administration CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale CV Curriculum Vitae DA Demande d’Achat DAO Dossier d’Appel d’Offre OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires IRPP Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques ONG Organisation Non Gouvernementale OD Opérations Diverses PV Procès Verbal TCS Taxe Complémentaire sur Salaire TDR Termes de Référence 4 1. INTRODUCTION Le présent manuel décrit l’organisation et formalise les principales opérations de gestion administrative, financière, comptable et de contrôle de ADHD 1.1. OBJECTIFS DU MANUEL La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs suivants:  Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable conforme : – aux principes de gestion généralement admis ; – aux informations fiables susceptibles de traduire une image fidèle des différentes opérations réalisées ; – à la bonne application des décisions des autorités de ADHD et des Donateurs ; – au bon suivi du contrôle interne ; – à la compréhension du rôle de chaque intervenant dans le déroulement des diverses tâches et renforcer les relations entre les différents départements.  Décrire l'organisation administrative, financière et comptable de ADHD;  Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de ADHD et définir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;  Utiliser, de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble des moyens de ADHD tels que : - le personnel ; - le matériel ; - les ressources financières. Pour que ce document soit efficace et donne un meilleur résultat, il va falloir qu’il soit rigoureusement appliqué afin de situer les responsabilités. L’application des instructions de ce Manuel de procédures est une nécessité pour chaque intervenant dans l’accomplissement des tâches qui lui sont dévolues. Le respect et l’application de ces procédures conditionnent l’efficacité des systèmes de gestion et de contrôle interne. 5 2. PRESENTATION DE ADHD ADHD est une organisation non gouvernementale (ONG) reconnue comme ONG de développement et d’utilité publique par le gouvernement togolais sous le n° 0096/MPAT/96 du 10 octobre 1996. Elle a pour but de favoriser un changement à l’échelle nationale, un changement qui aura des répercussions sur la vie des femmes, des hommes et des communautés à la base. Cet impact sera mesuré dans les différentes zones d’action par la mise en œuvre concrète de projets dans les domaines du foncier, de l’environnement, de l’agriculture durable et du développement communautaire. Ces domaines nous indiquent la voie à suivre et constituent le socle sur lequel nos actions s’appuient. La mise en œuvre des projets dans les communautés de base permettra non seulement de combler les écarts importants de richesse et de pouvoir entre le milieu rural et le milieu urbain. ADHD fournit un soutien aux communautés par le biais de trois objectifs stratégiques : connecter les communautés entre elles et à des acteurs extérieurs du changement ; mobiliser les communautés en leur fournissant les connaissances, les capacités et les opportunités nécessaires à leurs actions ; et influencer les décideurs (gouvernement et ses partenaires) et le secteur privé. 6 3. STRUCTURATION DE ADHD L'organigramme de la structure se présente comme suit : Assemblée Générale Direction Exécutive Conseil d'Administration Agriculture durable Environnement Développement communautaire Foncier Agents de terrain 7 4. GESTION DU SECRETARIAT Le Secrétariat est la porte d’entrée à ADHD. C’est au secrétariat que devront transiter tous les dossiers de ADHD. Il servira aussi de standard téléphonique et pourra recevoir et faire des appels téléphoniques. Aussi, s’avère t-il nécessaire qu’il soit bien structuré. L’organisation du Secrétariat exige la tenue des documents ci-après : – registre courrier "arrivée" ; – registre courrier "départ" ; – registre courrier électronique « arrivée » ; – registre courrier électronique « départ » ; – cahier des appels téléphoniques et des visites ; – registre des transmissions. Ces documents seront remplis comme indiqué ci-après. 4.1. REGISTRE COURRIER “ARRIVEE” Le courrier est inscrit dans un registre qui comprend sept (7) colonnes Tableau 1 : Registre courrier « arrivée » DATE D’ARRIVEE N° D’ORDRE DATE ET N° DE LA CORRESPOND ANCE EXPEDITEUR OBJET PERSONNE CONCERNEE DATE ET N° DE REPONSE Explication des rubriques Date d’arrivée : c’est la date de réception du courrier. Numéro d’ordre : c’est le numéro d’enregistrement à l’arrivée. Date et numéro de correspondance : c’est la date indiquée sur le document et le numéro donné au document par l’expéditeur. Expéditeur : nom et adresse de l’expéditeur. Objet : c’est le motif de la lettre ou du document. Il doit être précis pour éviter toute ambiguïté. Personne concernée : il doit être mentionné le destinataire de la lettre Date et numéro de la réponse : il doit être mentionné la date et le numéro du courrier fait en réponse. Cette mention doit impérativement être faite aussitôt qu’une réponse est donnée au courrier. Tout courrier reçu par ADHD doit être inscrit par la Secrétaire au registre courrier « arrivée » (tableau 1). 8 La Secrétaire reçoit le courrier, appose le cachet "courrier arrivée", inscrit la date d’arrivée, affecte un nouveau numéro d’ordre Le courrier, après enregistrement, doit être transmis au Directeur Exécutif dans un parapheur qui, après en avoir pris connaissance, procède aux imputations. Le Directeur Exécutif suit la ventilation par la Secrétaire des courriers aux destinataires avec un cahier de transmission interne dans lequel les intéressés émargent pour acquitter la réception effective du courrier. L’original du courrier « arrivée » doit être classé au Secrétariat dans un chrono. 4.2. REGISTRE COURRIER « DEPART » Le tracé de ce registre se présente comme suit : Tableau 2 : Registre courrier « départ » N° D’ENREGIST REMENT NOMBRE DE PIECES DATE DE DEPART DESTINATION OBJET N° ARCHIVES OBSERVATIONS Explication des rubriques Numéro : c’est le numéro chronologique de départ des courriers émanant de ADHD. Nombre de pièces : c’est le nombre de documents qui composent le courrier envoyé. Date de départ : c’est la date à laquelle le courrier a été enregistré àADHD. Destinataire : en plus des nom et prénom(s) ou de la raison sociale selon qu’il s’agit d’une personne physique ou d’une personne morale, il convient de mentionner aussi l’adresse. Objet : On respecte le même principe que dans le courrier « arrivée » tout en ajoutant les références du courrier expédié. Numéro archives : c’est le numéro de rangement archives donné au classeur où est rangé le double du courrier ; ceci facilitera les recherches éventuelles. Observations : pour toutes mentions utiles concernant le courrier. Le traitement du courrier départ est centralisé au niveau du Secrétaire. Tout courrier émanant de ADHD doit avoir une référence, être présenté au Coordinateur dans un parapheur pour signature. Le courrier à transmettre doit être inscrit au registre "courrier départ" par le/la Secrétaire (tableau 2). L’envoi des courriers « départ » est matérialisé dans le registre de transmission externe que le destinataire émarge à l’emplacement réservé. Le courrier « départ » doit être produit en deux (2) exemplaires. L’original est transmis au destinataire et une copie est classée au Secrétariat de ADHD dans un chrono. 9 4.3. APPELS TELEPHONIQUES ET uploads/Management/ manuel-de-procedures-administratives-et-financieres 1 .pdf