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Manuel de procédures de gestion des achats et des stocks des produits de santé

Manuel de procédures de gestion des achats et des stocks des produits de santé de lutte contre le VIH/SIDA Mars 2013 Ce document décrit les tâches et activités à mener par étape du processus d’approvisionnement et de gestion des médicaments, équipements et consommables de laboratoire. Son but final est de contribuer à améliorer la qualité de la gestion des produits de lutte contre le VIH/Sida. Il pourra en outre constituer une approche novatrice dans la prévention des ruptures de stock par l’utilisation des indicateurs d’alerte précoces de gestion des achats et des stocks. Groupe Technique Central du Comité National de Lutte contre le Sida Manuel de procédures de gestion des achats et des stocks des produits de santé de lutte contre le VIH/SIDA ii Ce manuel n’aurait pas été possible sans le soutien de l’Agence des États-Unis pour le Développement International, selon les termes de l’Accord de Coopération numéro AID- OAA-A-11-00021. Les opinions exprimées dans ce document sont propres à Management Sciences for Health et ne reflètent pas nécessairement celles de l’Agence des États-Unis pour le Développement International ni du gouvernement des États-Unis. À propos de SIAPS L’objectif du programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (SIAPS) est de garantir la disponibilité de produits pharmaceutiques de qualité et de services pharmaceutiques efficaces afin de parvenir aux résultats désirés en matière de santé. A cette fin, les objectifs d’intervention de SIAPS comprennent l’amélioration de la gouvernance, le renforcement des capacités de la gestion et des services pharmaceutiques, la priorité accordée à l’information nécessaire pour la prise de décisions dans le secteur pharmaceutique, le renforcement des stratégies et mécanismes financiers pour améliorer l’accès aux médicaments ainsi que l’amélioration de la qualité des services pharmaceutiques. Citation recommandée Ce manuel peut être reproduit pourvu que SIAPS y soit mentionné. Veuillez utiliser la citation suivante. Programme SIAPS, Cameroun. 2013. Manuel de procédures de gestion des achats et des stocks des produits de santé de lutte contre le VIH/SIDA. Présenté à l’Agence des États-Unis pour le Développement International par le Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (SIAPS). Arlington, VA: Management Sciences for Health. Mots-clés Gestion des médicaments, équipements et consommables de laboratoire, VIH/Sida, gestion des achats et des stocks, procédures, gestion pharmaceutique Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques Centre pour la gestion des produits pharmaceutiques Management Sciences for Health 4301 North Fairfax Drive, Suite 400 Arlington, VA 22203, États-Unis Téléphone : 703.524.6575 Télécopieur : 703.524.7898 Courriel : siaps@msh.org Site Web: www.siapsprogram.org iii TABLE DES MATIÈRES Liste des acronymes et des abréviations ................................................................................... iv Chapitre I - Introduction ............................................................................................................ 1 Objectif et Structure du Manuel ............................................................................................. 1 Fonctions Essentielles de la Gestion Pharmaceutique : ......................................................... 2 Liste des Indicateurs de Suivi et Évaluation de la Gestion des Produits de Lutte Contre le VIH/SIDA .............................................................................................................................. 4 Chapitre II - Les Procédures ...................................................................................................... 6 Annexe 1 : Outils de Collecte et de Remontée des Données ................................................... 33 Annexe 2 : Outils de Supervision des Structures ..................................................................... 34 Annexes 3 : Politique D’assurance Qualité ............................................................................. 96 Références ................................................................................................................................ 97 iv LISTE DES ACRONYMES ET DES ABREVIATIONS ACRR Agent Chargé du Remplissage des Registres ARD Agent Responsable de la Dispensation ARMP Agence de Régulation des Marchés Publics ARV Anti Retro Viraux BLF Bordereau de Livraison Fournisseur CAPR Centre d’Approvisionnement Pharmaceutique Régionale CENAME Centrale nationale d’Approvisionnement en Médicaments et consommables médicaux Essentiels CMSM Commission des Marchés Spéciaux de Médicaments CQ Contrôle de Qualité CTA Centre de Traitement Agréé CTA/UPEC Centre de Traitement Agréé/Unité de Prise en Charge CTAff Centre de Traitement Affilié DAO Dossier d’Appel d’Offres DCI Dénomination Commune Internationale DLM Direction de la Lutte contre la Maladie DPM Direction de la Pharmacie et du Médicament DTS Directives de Traitement Standard FEFO First Expired First Out (premier produit périmé, premier sorti) FM Fonds Mondial FOSA Formations Sanitaires GAS Gestion des Approvisionnements et des Stocks GTC Groupe Technique Central GTC/CNLS Groupe Technique Central du Comité National de Lutte contre le Sida GTR Groupe Technique Régional IO Infection Opportuniste JDM Journal des Marchés LNME Liste Nationale des Médicaments Essentiels LTA Lettre de Transport Aérien MINSANTE Ministère de la Santé MSP Ministère de la Santé Publique NFS Numération Formule Sanguine OMS Organisation Mondiale de la Santé PECG Prise En Charge Globale PECP Prise En Charge Pédiatrique PQR Price Quality Report (rapport qualité prix) PTME Prévention de la Transmission Mère-Enfant PV Procès-Verbal PVVIH Personne Vivant avec le VIH SASS Section d’Appui au Secteur Santé SGS Société de Surveillance Générale SIDA Syndrome d’Immuno Déficience Acquis SP/CNLS Secrétariat Permanent du Comité National de lutte contre le Sida TARV Traitement Anti Retro Viral TDR Termes de Référence VIH Virus d’Immunodéficience Humaine 1 CHAPITRE I - INTRODUCTION Objectif et Structure du Manuel Ce manuel de procédures de Gestion des Achats et des Stocks (GAS) des produits de lutte contre le VIH/Sida vise à décrire d’une manière synthétique les procédures à suivre par le GTC-CNLS, la Centrale Nationale d’Approvisionnement en Médicaments et consommables médicaux Essentiels (CENAME), les Centres d’Approvisionnement Pharmaceutique Régionaux (CAPR) et les Formations Sanitaires (FOSA) lors des activités liées à la gestion des achats et des stocks des produits de santé de lutte contre le VIH/Sida acquis dans le cadre de la subvention de la série 10 du Fonds mondial de Lutte contre le VIH/SIDA, la Tuberculose et le Paludisme. Ces procédures doivent être conformes aux lois en vigueur dans la République du Cameroun et s’inspirent des procédures et principes d’Assurance Qualité du Fonds Mondial pour les produits pharmaceutiques (jointes à ce manuel). Il est très important que toute personne impliquée, à tous les niveaux de la pyramide sanitaire, comprenne ces procédures et sache ses responsabilités vis-à-vis de la gestion des produits de santé, et que ces procédures soient standardisées et utilisées à travers toute la chaine de distribution desdits produits. Ces procédures s’imposent à la CENAME pour la gestion des produits de santé de lutte contre le VIH/SIDA acquis pour le compte du GTC-CNLS et dans le cadre des subventions du Fonds mondial. Le respect de ces procédures aura comme corollaire positif : • Une bonne planification des achats due à une meilleure quantification ; • Une bonne gestion des stocks, évitant les ruptures et les mauvaises conditions de stockage ; • Une distribution des besoins des structures sanitaires selon les normes, et à temps ; • Une utilisation rationnelle des produits ; • Une garantie de qualité des produits acquis et utilisés tout le long de la chaîne de distribution. Il est prévu que chaque structure impliquée dans la lutte contre le VIH/Sida reçoive ces procédures et les applique. Le manuel est un document dynamique susceptible d’être modifié au besoin et est structuré comme suit pour chaque activité qui doit être menée : Une description des actions nécessaires pour son accomplissement ; La ou les structure(s) responsable(s) pour la mise en œuvre de cette activité ; et Manuel de procédures de gestion des achats et des stocks des produits de santé de lutte contre le VIH/SIDA 2 Le modèle à utiliser pour l’accomplissement de la tâche (les modèles standards sont annexés au manuel). Le manuel est composé de six (6) parties et d’un ensemble de modèles à utiliser selon les cas. Fonctions Essentielles de la Gestion Pharmaceutique : Quatre fonctions essentielles entrent dans la gestion pharmaceutique : Sélection : on entend par Sélection l’étude des problèmes de santé existants, l’examen des protocoles de traitements existants, le choix des médicaments et des présentations, ainsi que les décisions quant aux types de médicaments qui seront disponibles à chaque niveau de soin. Approvisionnement : concerne la quantification des besoins, le choix des méthodes d’achats ou de passation des marchés, les processus y afférents et l’application des clauses du contrat. Distribution : concerne le dédouanement, le contrôle et la gestion des stocks, la livraison aux formations sanitaires. Utilisation : elle englobe le diagnostic, la prescription, la dispensation et l’observance des traitements par le patient. Chaque fonction s’enclenche à la suivante pour former ensemble le cycle de gestion pharmaceutique. Au centre du cycle de gestion pharmaceutique se trouve un pivot de systèmes de support à la gestion : organisation, financement et viabilité, gestion de la formation et gestion des ressources humaines. Ces systèmes de support à la gestion constituent la structure sur laquelle repose le cycle de gestion pharmaceutique. Le cycle entier, à son tour, est soutenu par un cadre de politiques et de réglementations qui est l’expression de l’engagement public à l’approvisionnement en médicaments essentiels. La Figure 1 est une représentation graphique du cycle de gestion pharmaceutique. Chapitre I - Introduction 3 Figure 1. Le cycle de gestion pharmaceutique La maîtrise d’un approvisionnement régulier et ininterrompu en produits de santé de bonne qualité constitue une condition importante pour assurer la disponibilité des produits. Le processus d’approvisionnement doit être maîtrisé à tous les niveaux. Un approvisionnement défaillant a pour conséquences l’apparition des ruptures de stock, et par conséquent, la diminution de la qualité de la prise en charge, voire l’apparition de résistances. Ce manuel met uploads/Management/ manuel-de-procedures-de-gestion-des-achats-et-des-stocks-des-produits-de-sante-de-lutte-contre-le-vih-sida.pdf