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Manuel d'organisation Table des matières : Manuel d'organisation...............

Manuel d'organisation Table des matières : Manuel d'organisation............................................................................................... Préambule............................................................................................................... Introduction......................................................................................................... Pourquoi un manuel d'organisation ?....................................................................... Périmètre du manuel............................................................................................. Présentation du cabinet....................................................................................... Réseau / association technique............................................................................ Politique du cabinet............................................................................................... Diffusion / Confidentialité du manuel....................................................................... Le respect des règles professionnelles........................................................................ Règles générales de comportement......................................................................... Confraternité........................................................................................................ Indépendance....................................................................................................... Secret professionnel.............................................................................................. Conflits d'intérêts.................................................................................................. Responsabilité....................................................................................................... Organisation et gestion du cabinet............................................................................. Principes fondamentaux d'organisation du cabinet..................................................... Projet de cabinet................................................................................................ Communication du cabinet..................................................................................... Respect de l'environnement.................................................................................... Principes......................................................................................................... Obligation de vigilance..................................................................................... Procédures et mesures à prendre en fonction du niveau de risque client................. Procédures et mesures de contrôle interne.......................................................... Formation....................................................................................................... Déclaration à Tracfin........................................................................................ Surveillance.................................................................................................... Suivi des temps.................................................................................................. Archives............................................................................................................ Différend avec un client....................................................................................... Les ressources du cabinet......................................................................................... Les métiers du cabinet.............................................................................................. Surveillance et amélioration du système de maîtrise de la qualité.................................. Du côté de l'ISO....................................................................................................... Préambule Introduction Un manuel obligatoire Le Code de Déontologie des Commissaires aux Comptes impose de rédiger une documentation destinée à présenter les règles de fonctionnement interne du cabinet et notamment en ce qui concerne : - les moyens du cabinet pour réaliser ses missions, - les systèmes de contrôle interne mis en place au sein du cabinet, - le dispositif de contrôle qualité - les procédures internes. De même, la Norme Professionnelle de Maîtrise de la Qualité applicable aux experts comptables impose la formalisation de certaines règles de fonctionnement du cabinet relatives : - aux responsabilités de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure d'exercice professionnel ; - aux règles de déontologie pertinentes ; - à l'acceptation et au maintien de relations clients ou adhérents et de missions particulières ; - aux ressources humaines ; - à la réalisation des missions ; - à la surveillance. ... et utile ! Bien qu'obligatoire, ce manuel ne doit pas être considéré comme un document obligatoire et théorique, mais comme un document pratique, vivant et utile à la vie du cabinet. En effet, au travers de ce manuel, le cabinet présente l'organisation mise en place pour atteindre les objectifs suivants : - s'assurer d'être indépendant des clients - être en mesure d'identifier et d'apprécier les situations susceptibles de présenter un risque lié à une relation avec un client - disposer d'un personnel suffisant en terme d'effectif et dont les compétences sont adaptées à ses missions - disposer de procédures décrivant le fonctionnement du cabinet et vérifier leur application. Ce guide répond donc à l'obligation qui nous est faite et constitue un gage du respect des règles professionnelles et de qualité des missions réalisées. Pourquoi un manuel d'organisation ? Introduction Le présent manuel d'organisation du cabinet formalise les politiques et les règles de notre cabinet, concernant l'organisation du cabinet, mais aussi l'acceptation, l'exécution et le maintien des missions du cabinet. Chaque intervenant du cabinet, associé ou collaborateur, doit prendre connaissance et se conformer aux règles ainsi définies. Il est indispensable que les responsables soient le relais de ce manuel auprès des collaborateurs afin que ces derniers comprennent bien les règles internes. Périmètre du manuel Présentation de la structure d'exercice MAC FIDUCIAIRE est une SARL inscrite, dans le cadre de son activité, à : 8 L'Ordre des Experts-Comptables du Cameroun Présentation du cabinet Informations générales sur le cabinet Forme juridique : Adresse : Tél. : Fax : e-mail : Site internet : Effectif : 10 Chiffre d'affaires : Réseau / association technique Cabinet membre d'une association technique ou d'un groupement qui n'est pas un réseau Le cabinet est membre de l'association technique YYY. Il s'agit d'une association technique de cabinets indépendants qui conduisent ensemble une démarche de mise en commun de réflexions et de moyens. Les principales activités de l'association technique YYY sont les suivants : - Réflexions prospectives - Formation et gestion des compétences - Approche technique (mise en commun d'outils et de solutions) - Contrôle de qualité interne YYY est une association dans laquelle les cabinets membres conservent leur entière autonomie de gestion et de direction. Politique du cabinet L'entière satisfaction du client constitue pour notre cabinet un objectif essentiel. Il convient de comprendre ses besoins présents et futurs et de s'efforcer d'aller au devant de ses attentes. C'est pourquoi, chaque membre de l'équipe doit s'attacher à respecter les instructions présentées dans ce manuel afin de respecter les exigences règlementaires et professionnelles et d'améliorer en permanence le niveau des prestations rendues par le cabinet. Nous demandons à l'ensemble du personnel de s'impliquer dans la démarche qualité du cabinet afin d'assurer la réussite de la politique engagée. Diffusion / Confidentialité du manuel Ce manuel est confidentiel. Il comporte des informations sur notre organisation, nos méthodes et notre savoir-faire. Toute diffusion, même partielle, de ce document causerait un préjudice au cabinet. En conséquence, aucun membre de l'équipe n'est autorisé à divulguer tout ou partie de ce manuel à des tiers au cabinet. Le non respect de cette règle engagerait personnellement la responsabilité des responsables de cette diffusion non autorisée. Le respect des règles professionnelles Règles générales de comportement Mise en oeuvre de la déontologie au sein du cabinet La direction du cabinet a notamment la responsabilité : - de définir et de veiller au respect des règles du cabinet en matière de déontologie, - faire évoluer ces règles si nécessaire. Obligations fondamentales Les codes de déontologie des experts comptables et des commissaires aux comptes précisent, avec des formulations un peu différentes, que nous devons exercer nos activités avec conscience et honnêteté. Nous devons notamment nous abstenir de tout agissement contraire à la probité et à l'honneur. En pratique, nous devons exercer notre activité avec compétence, conscience professionnelle et indépendance d'esprit. Ces règles qui s'appliquent aux experts-comptables et aux commissaires aux comptes concernent également leurs équipes. Chaque membre de l'équipe doit veiller à : - mettre régulièrement à jour ses connaissances, - ne jamais se placer dans une situation qui puisse diminuer son libre arbitre ou faire obstacle à l'accomplissement de sa mission, - ne pas se trouver dans une situation de conflit d'intérêts, - respecter les textes qui régissent notre activité (normes professionnelles, codes de déontologie...). En cas de doute, il est important que chaque membre de l'équipe s'adresse à son supérieur hiérarchique pour lui faire part de ses questions ou des difficultés rencontrées. Confraternité Conformément aux deux Codes de déontologie, les experts-comptables comme les commissaires aux comptes se doivent assistance et courtoisie réciproques. Ils doivent s abstenir de toute parole blessante, de toute attitude malveillante, de tout écrit public ou privé, de toute démarche ou man uvre susceptible de nuire à la situation de leurs confrères. De même, ils s'efforcent de résoudre à l'amiable leurs différends professionnels. Si nécessaire, ils recourent à la conciliation du président de leur conseil régional / compagnie régionale. Le cabinet entretient des rapports de confraternité et se garde de tous actes ou propos déloyaux à l'égard d'un confrère ou susceptibles de ternir l'image de la profession. Ce principe est notamment appliqué lors des appels d'offre. Il refuse de faire des propositions d'honoraires déloyales. Avant l'acceptation de nouvelles missions / nouveaux mandats, nous prenons contact avec notre prédécesseur, le cas échéant. Indépendance Indépendance - Principes fondamentaux - introduction L'indépendance fait partie des conditions fondamentales de l'exercice de notre activité professionnelle. Elle est indispensable à la crédibilité de notre cabinet et à la qualité de nos travaux. On peut définir l'indépendance comme le fait d'agir avec intégrité et objectivité. L'intégrité est la faculté de juger et d'agir professionnellement, hors de tout intérêt personnel ou particulier. Tous les membres de l'équipe du cabinet, de l'associé au collaborateur, doivent non seulement être mais aussi paraître indépendants à l'égard de nos clients et de nos missions. Les membres de l'équipe du cabinet doivent notamment éviter de se trouver dans une situation qui pourrait faire présumer d'un manque d'indépendance. Ils doivent être libres de tout lien extérieur d'ordre personnel, professionnel ou financier qui pourrait être interprété comme constituant une entrave à leur intégrité ou à leur objectivité. Indépendance - Principes fondamentaux L'indépendance de l'expert-comptable passe notamment par le respect de certaines règles d'application obligatoire. Ainsi, l'activité est incompatible avec certaines occupations qui pourraient porter atteinte à l'indépendance, en particulier avec tout emploi salarié (sauf chez un autre expert-comptable, un commissaire aux comptes ou une AGC). Indépendance - Principes fondamentaux Le Code de déontologie de la profession de commissaire aux comptes précise que : - dans l'exercice de ses missions, le commissaire aux comptes doit conserver en toutes circonstances une attitude impartiale. Il fonde ses conclusions et ses jugements sur une analyse objective de l'ensemble des données dont il a connaissance, sans préjugé ni parti pris. Il doit éviter toute situation qui l'exposerait à des influences susceptibles de porter atteinte à son impartialité ; - le commissaire aux comptes doit être indépendant de la personne ou de l'entité dont il est appelé à certifier les comptes. L'indépendance du commissaire aux comptes se caractérise notamment par l'exercice en toute liberté, en réalité et en apparence, des pouvoirs et des compétences qui lui sont conférés par la loi. Indépendance - Dispositif applicable aux missions - Liens personnels Les membres du cabinet ne peuvent participer à une mission si uploads/Management/ manuel-dorganisation.pdf