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Michelle Fayet Jean-Denis Commeignes Méthodes de communication écrite et orale

Michelle Fayet Jean-Denis Commeignes Méthodes de communication écrite et orale 3 e édition Méthodes de communication écrite et orale Michelle Fayet • Jean-Denis Commeignes Méthodes de communication écrite et orale 3e édition © Dunod, Paris, 2008 ISBN 978-2-10-053838-6 Table des matières Introduction 1 Prologue Bien se connaître pour bien travailler Comment filtrez-vous les informations ? 5 Définition des actes d’analyse et de synthèse 6 Prendre garde aux dérives possibles 7 Repérez votre tendance intellectuelle… 10 Corrigé du test 12 Commentaires du corrigé 13 Questions/réponses 15 1 Capter efficacement l’information Méthode 1 Prendre des notes performantes : la matrice « réceptive » La prise de notes : un acte essentiel pour spatialiser notre pensée… 19 Les mots clés : titres des « fichiers » de la mémoire 19 Prendre des notes sur matrices synoptiques 21 Prendre des notes sur une matrice synoptique « réceptive » 21 Questions/réponses 25 Table des matières VI Méthode 2 Cibler ses notes : la matrice « active » Une prise de notes qui dynamise l’acte d’écoute 26 La matrice synoptique, un outil de travail indispensable pour bien cibler ses notes 27 Créativité des découpages 28 Questions/Réponses 43 2 Classer et organiser ses idées Méthode 3 Ordonner sa pensée : la roue du raisonnement Une roue à moudre les raisonnements en quatre voies possibles 47 La lettre et le message e-mail : deux documents peu engagés 49 La lettre : un plan chronologique 50 L’e-mail : un plan thématique 50 Le plan définitif peut regrouper plusieurs voies 54 Questions/Réponses 55 Méthode 4 Synthétiser en arborescence Les avantages de la prise de notes arborescente 57 Un outil pour synthèses de grande envergure 64 Questions/réponses 65 Méthode 5 Restituer une analyse : la méthode APPROACH Huit lettres au service de votre pensée 68 Des étapes qui permettent de penser à tout 68 Description des huit étapes 69 Rédaction de rapports par la méthode APPROACH 80 Questions/réponses 86 Table des matières VII Méthode 6 Conduire un projet : la méthode PILOTAGES Neuf lettres pour vous aider à façonner votre projet 88 Une méthode simple pour tous projets 89 P comme présentation du projet 91 I comme informations sur l’environnement du projet 91 L comme logistique 92 O comme observation du terrain 92 T comme trames envisageables 93 A comme actions à mettre en place 94 G comme gestion des actions mises en œuvre 94 E comme évaluation du projet 94 S comme suivi du projet 95 Comment présenter son projet et le faire accepter ? 100 Comment analyser et présenter un projet déjà réalisé ? 103 Quand PILOTAGES devient votre fil d’Ariane… 105 PILOTAGES par étapes ou en désordre 105 Questions/réponses 110 3 S’approprier et transmettre l’information Méthode 7 Les parcours mentaux au service de la mémorisation Déambuler par la pensée dans des lieux familiers 114 Associer aux objets de notre maison des images ludiques 115 Comment créer son propre parcours mental ? 116 Questions/réponses 127 Table des matières VIII Méthode 8 Synthétiser pour les autres : la méthode OCTOPUS Mettez en scène vos questions… 131 Six avantages pour une même méthode 131 Faire rapidement une synthèse par accumulation progressive d’informations 142 Questions/réponses 146 Méthode 9 Optimiser l’impact d’une réunion : la méthode IPPDA IPPDA : cinq cartes à jouer en réunion 148 Les cinq étapes de la méthode IPPDA 149 Être confronté à un cas réel 150 Rédaction de comptes rendus : mission objectivité 158 Rédaction de comptes rendus synoptiques 167 Questions/réponses 175 Méthode 10 S’appuyer sur des supports d’exposé sécurisants : la méthode EXPOFIL Les atouts de la méthode EXPOFIL 177 Les trois situations auxquelles répond EXPOFIL 178 Un support à partager avec votre auditoire 179 Une méthode à double visage 180 Questions/réponses 191 Table des matières IX Méthode 11 Structurer des idées en groupe : la méthode PARTICIP-ACTION Faire émerger en réunion des problèmes et solutions 193 Suivre la méthode PARTICIP-ACTION pour établir une cartographie objective des avis 193 Les 4 étapes de PARTICIP-ACTION 194 Illustration de la procédure PARTICIP-ACTION 199 Questions/réponses 205 Horizons… 207 Bibliographie thématique 209 Introduction ace à la page blanche, beaucoup éprouvent des difﬁcultés à relier leur pensée à l’acte d’écriture, et la page reste immaculée ou se couvre de ratures désordonnées, signe d’un malaise intérieur. Ces obstacles affectent également les prestations orales qui s’appuient, dans ce cas, sur des notes trop denses ou peu organisées. Dans la première situation, l’orateur devient lecteur ennuyeux et, dans la seconde, il peut se laisser ballotter par son émotion ou les réactions de son auditoire. En tant que formateurs en communication écrite et orale, nous avons été souvent confrontés à de telles attitudes amenant très fréquemment une réaction de rejet face à toute prestation écrite. Certains délèguent à outrance tous les travaux rédac- tionnels tandis que d’autres jettent rapidement du texte sur papier ou écran pour en ﬁnir avec ces situations d’écriture, ne valorisant pas de cette manière la teneur de leur travail. Ils donnent, de ce fait, une image peu valorisante d’eux-mêmes, à l’écrit comme à l’oral. Or, nous avons très vite compris, à la suite de nos séances de formation, qu’il fallait remonter aux sources, en amont dans la « fabrique d’idées », pour engager une véritable démarche d’amélioration personnelle. En effet, la tradition française, il faut le reconnaître, n’est pas particulièrement engagée dans la transmission de méthodes d’aide à la pensée lors des formations initiales. Les plus doués s’en forgent au gré de leur parcours, la majorité tâtonne ou arpente exclusivement les chemins les mieux balisés. F Introduction 2 Face aux freins multiples rencontrés dans le monde du travail, il nous a paru intéressant de regrouper, en un seul ouvrage, onze méthodes susceptibles d’accroître les perfor- mances de vos actions de communication. La plupart de ces méthodes sont issues d’autres pays ou d’autres époques, en particulier les arborescences, théorisées par l’Anglais Tony Buzan, le principe des tableaux synoptiques, très en vigueur au Canada et aux États-Unis, ou encore la méthode des parcours mentaux empruntée à la Grèce antique. Toutefois, nous avons choisi de les adapter à l’esprit français et aux préoccupations des entreprises actuelles. Certaines, en revanche, ont été créées par nous en fonction de nos besoins opérationnels, en l’occur- rence les méthodes APPROACH, PILOTAGES, EXPOFIL… Forts de ces onze outils clés, nous pensons que vous pourrez, ainsi, assumer toutes les situations les plus fréquentes de vos vies professionnelles ou personnelles. Leurs atouts sont d’être concrètement utilisables par des utilisateurs de formations différentes, de tendance naturelle plus synthétique ou plus analytique, et souvent issus de secteurs d’activité très diversiﬁés. Vous serez désormais aptes à vous dégager d’une prise de notes traditionnelle, trop linéaire, à partir de laquelle l’information essentielle n’apparaît pas rapidement. Grâce à ces méthodes, vous aurez la liberté d’exploiter la page dans sa véritable « dimen- sion spatiale », vous pourrez également mieux hiérarchiser et établir des liens entre les idées et, par là même, les exposer plus clairement. En effet, quand l’architecture d’ensemble est bien construite, il est plus facile de formaliser sa pensée. La clarté d’un message dépend étroitement de la solidité de la structure qui le sous-tend et de la cohérence d’ensemble du discours. Les onze méthodes proposées dans ce livre sont illustrées concrètement par des exemples ou des études de cas que nous avons souhaités les plus plaisants et les plus formateurs possibles. Au travers de notre expérience, nous avons ainsi sélectionné les méthodes les plus plébiscitées sans mettre en exergue l’une ou l’autre, car c’est bien évidemment à chacun, selon son besoin et sa forme d’esprit, d’aller vers les outils les plus adaptés à sa personnalité et à son champ d’application. Celui qui a pour volonté de s’améliorer ne peut se perdre en chemin… 3 © Dunod – La photocopie non autorisée est un délit. 11 méthodes clés et leurs objectifs 1. Matrice réceptive S’approprier l’information Structurer l’information selon son objectif Organiser sa communication selon un plan pertinent Stocker et retrouver l’information Convaincre par la logique du raisonnement Conduire efficacement un projet Utiliser pleinement ses deux cerveaux Faire le tour de la question Maîtriser le déroulement des réunions et en assurer le suivi Réussir ses présentations orales Modifier ses prestations orales à la dernière minute 2. Matrice active 3. Roue du raisonnement 4. Arborescence 5. APPROACH 6. PILOTAGES 7. Parcours mentaux 8. OCTOPUS 9. IPPDA 10. EXPOFIL 11. PARTICIP-ACTION Introduction uploads/Management/ methodes-de-communication-ecrite-et-orale-by-michelle-fayet-jean-denis-commeignes-extrait.pdf