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MODULE 3 : MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA Contract Management Séminaire de parta

MODULE 3 : MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA Contract Management Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 2 SOMMAIRE MODULE 3 : MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA 1. EXPERIENCE DU CIT EN MANAGEMENT DE CONTRAT 2. ORGANISATION METIER DU CONTRACT MANAGER 3. ORGANISATION METIER EN PHASE DEVELOPPEMENT 4. ORGANISATION METIER EN PHASE EXECUTION 5. LES RECETTES DU MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA 6. UNE MISE EN PLACE REUSSIE DU MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA 7. CAS CONCRETS DE REDUCTION DE CLAIMS Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 3 EXPERIENCE DU CIT EN MANAGEMENT DE CONTRAT Le CIT a été confronté à un vaste panel de schémas contractuels, parmi lesquels : Assistant Maître d’Ouvrage ou Owner’s Engineer (Norte Fluminense, terminal méthanier de Dunkerque) Maître d’Œuvre ou EPC (Phu-My, RIO BRAVO 2, 3, 4) Architecte Ensemblier ou EPCM (West Burton, Blénod, Bouchain) avec gestion d’interfaces complexes Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 NORTE FLUMINENSE Terminal Méthanier de Dukerque | 4 EXPERIENCE CIT EN MANAGEMENT DE CONTRAT Connaissance des consortium Coréens Expérience récente de partenariat avec des consortium EPC composés de sociétés coréennes en développement de projets Rencontres multiples avec des EPC Coréens en vue de créer des convergences sur les montages investisseurs et industriels pour des réponses à appel d’offres (mise en place de MoUs) Réponse aux appels d’offres suivants : IWPP Mirfa (Abu Dhabi) avec Samsung C&T, IPP Salalah2 (Oman) avec Daelim Industrial, développements préliminaires sur Facility D (Qatar) Phase construction et phase exploitation Ingénierie intégrée d’EDF met en œuvre dès la conception des projets une approche globale couvrant les problématiques de développement, construction et exploitation Négociation concomitante du contrat d’achat des machines et des LTSA associés Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 5 EXPERIENCE CIT EN MANAGEMENT DE CONTRAT Le groupe EDF a travaillé avec l’ensemble des fournisseurs de turbines ANSALDO ALSTOM GE MITSUBISHI SIEMENS Très bonne connaissance contractuelle associée : LTSA, MMP, EPC, Contrats d’Exploitation Maintenance Contrats Exploitation Maintenance Contrats EPC Long Term Services Agreement Multi-year Maintenance Plan Gestion des contrats d’approvisionnement Approvisionnement combustibles (FSA, NGSA, etc …) Approvisionnement des équipements principaux Gestion autres contrats PPA Shared facilities agreements Etc …. Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 6 ORGANISATION METIER DU CONTRACT MANAGER Contract Manager Planificateur Financiers Juristes internes et cabinets d’avocats Chef de projet Ingénieurs, designers Client Contractants Tiers (Autorités, assureurs, etc…) Stratégie, Négociations des Contrats, des avenants, des réclamations, gestion des risques, Courriers, réclamations, etc … Des Contract Managers au centre des échanges du Projet Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 7 ORGANISATION METIER EN PHASE DEVELOPPEMENT Des Contracts Managers au cœur du processus de rédaction des contrats Contribution et suivi des analyses de risques Mise au point des NDA/MoU/Term Sheet Négociation de contrats EPC, PPA, FSA, etc Mise en place des annexes contractuelles : garanties bancaires, échéanciers de paiement, liste de sous-traitant, assurances, … Qui assurent le lien avec les différents acteurs du projet Assure le contrôle juridique de l’ensemble de la documentation contractuelle Fournit une partie des données d’entrée au business model porté par les financiers Assure le lien avec l’ingénierie pour mettre en cohérence contrats, spécifications techniques et performances garanties Assure le lien avec la gestion du planning et la cohérence avec les échéances du contrat (LNTP, NTP, COD, et …) Gestion des « bonds » et garanties bancaires Est l’interlocuteur privilégié du Chef de projet pour gérer la communication avec le Client, les bailleurs de fond (Lenders), les Contractants et autres tiers parties prenantes au Projet (assureurs, autorités…) Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 CCGT BOUCHAIN | 8 ORGANISATION METIER EN PHASE EXECUTION Des Contracts Managers au centre des négociations Participation à la mise en place des contrats Suivi des événements contractuels : échanges avec Contractants / Sous-traitants Suivi des litiges : préparations et participation aux négociations commerciales Instruction des réclamations / Contre-réclamations Proposition d’avenants, négociation des changements de scope et recherche d’optimisation financière des contrats (« value engineering ») Qui contribuent à la maîtrise qualité/coûts/délais du projet en assurant la bonne exécution des contrats Suivi des inspections usine Respect des échéances contractuelles (application des LDs en cas d’écarts ou de bonus le cas échéant) Suivi du point de sortie financier des contrats Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 9 LES RECETTES DU MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA Problèmes rencontrés Suggestions Discussions difficiles sur les coûts supplémentaires S’accorder ex-ante sur les taux journaliers et marges applicables pour les Travaux Supplémentaires Interface CM avec l’équipe EPC compliquée Integration au sein du projet Enjeux des contrats : scope / Deadlines / Responsabilités Soigner la constitution de l’équipe / identifier un leader et mettre en place une communication adaptée Contruire des relations de confiance / tenir compte des différences culturelles / anticiper les problèmes de planning Organiser des ateliers inter-métier pour partager la compréhension des contrats Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 10 Problèmes rencontrés Suggestions Argumentaire trop faible pour contrer les claims Empêcher les dérives plannings Défintion d’une stratégie pour répondre aux claims Accord pour solder les claims trop difficile à trouver Système documentaire structuré, simple et facilement accessible Intervenir au quotidien sur les interruptions de chantier et tracer les responsabilités Faire vivre une analyse de risque détaillée vecteur de la stratégie commerciale Réunions régulières/mise en place d’un processus d’escalade hiérarchique LES RECETTES DU MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 11 UNE MISE EN PLACE REUSSIE DU MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA Terminal Méthanier de Dunkerque : mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Suivi de 3 contrats EPC et gestion des interfaces Projet pour un budget d’environ € 1 Md Construction de l’usine (du déchargement à la re-gazéification et l’émission) Construction de 3 réservoirs de 190 000m3 chacun Réalisation d’un tunnel entre le terminal méthanier et la centrale nucléaire de Gravelines (5Km, 50m sous le niveau de la mer). Nécessitant une équipe de 6 personnes : 3 Contracts Managers 2 Claim Managers 1 Responsable d’équipe Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 Terminal Méthanier de Dunkerque | 12 Principales Missions : Gestion des délégations de pouvoirs du maître d’ouvrage Garantie de la disponibilité et qualité des documents contractuels Suivi particulier du déroulement du planning, gestion de la qualité, la sécurité et les coûts Suivi de la sous-traitance Pilotage des réunions mensuelles avec les différents contractants Participation aux réunions hebdomadaires de suivi Remontée des alertes et des dérives de l’avancement des contrats Proposition des approches contractuelles pour remédier aux écarts Assurer le contrôle des factures S’assurer que tout écart contractuel est tracé et numéroté / mise en place d’outils de suivi contractuel Instruction des claims / Contre Claims Instruction des modifications de scope / recherche d’optimisation techniques et financières Principaux succès : Plusieurs dizaines de MEurs en claim évitées grâce à la gestion de contrats mise en place (estimée à 5 % de la valeur du Projet) UNE MISE EN PLACE REUSSIE DU MANAGEMENT DE CONTRAT EN AMOA Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 | 13 CAS CONCRETS DE REDUCTION DE CLAIMS Gestion d’une extension de temps + dédommagement heures non travaillées :  Une clause contractuelle prévoyait extension de temps + dédommagement des heures non travaillées pour des vents supérieurs à 70km/h sur le chantier  Remise en cause de la limite de 70 km/h par le contractant au pretexte que la sécurité n’est plus assurée à partir de 50 km/h (en application d’une autre autre clause contractuelle exigeant le respect des normes contractuelles)  Position du « Contract Management » d’accord pour une interruption du chantier et une extension de temps mais pas de compensation financière en dessous de 70km/h Gestion de fin de contrat anticipée  Faisant suite à une rupture anticipée de contrat, un fournisseur a réclamé X M€ de dommages et intérêts au titre de commandes effectuées et non réceptionnées Le Contract Manager a fait valoir que le paiement ne serait effectuée en tenant de la valeur des travaux engagés jusqu’à rupture du contrat + a réclamé la restitution de l ’avance de paiement Au bilan l’équipe de gestion contractuelle a pu abaisser le montant réclamé de 80 % Au bilan l’équipe de gestion contractuelle a pu abaisser le montant réclamé de 75 % Séminaire de partage CIT – CEEG – Thèmes Ingénierie AMOA – Alger – 21 Avril 2015 uploads/Management/ module-3-amoa-management-de-contrat.pdf