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Octobre 2012 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DU

Octobre 2012 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES DU CABINET LIEPSC-CEFILD CONSULTING Centre d’études et de formation sur les initiatives locales de développement 3 / 302 INTRODUCTION-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10 CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL---------------------------------------------------------------------------------------10 PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL------------------------------------------------------------------------10 PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL------------------------------------------------------------------------------------------11 PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL----------------------------------------------------------------------------------------12 PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL--------------------------------------------------------------------------------------14 PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE INTERNE---------------------------------------------16 PRESENTATION DU CNLS-IST---------------------------------------------------------------------------------------------------------18 CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST----------------------------------------------------------------------------------------18 PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION-------------------------------------------------------------18 PROCEDURES ADMINISTRATIVES---------------------------------------------------------------------------------------------------22 CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE----------------------------------------------------------------------------------------------22 TITRE DU POSTE: Coordonnateur National------------------------------------------------------------------------------------22 TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint--------------------------------------------------------------------------25 TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière---------------------------------------------------------------------------------------28 TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier--------------------------------------------------------------30 TITRE DU POSTE: Agent Comptable---------------------------------------------------------------------------------------------35 TITRE DU POSTE: Comptable------------------------------------------------------------------------------------------------------38 TITRE DU POSTE: Comptable------------------------------------------------------------------------------------------------------39 TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes-----------------------------------------------------------------------------40 TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines-------------------------------------------------------------------------42 TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif-------------------------------------------------------------------------------------43 TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel-------------------------------------------------------45 TITRE DU POSTE: Standardiste----------------------------------------------------------------------------------------------------46 TITRE DU POSTE: Coursier---------------------------------------------------------------------------------------------------------47 TITRE DU POSTE: Chef Parc auto-------------------------------------------------------------------------------------------------48 TITRE DU POSTE: Chauffeurs------------------------------------------------------------------------------------------------------49 TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises----------------------------------------------------50 TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses--------------------------------------------52 TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé-----------------------------------------------------------------------------54 TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques------------------------------------56 TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web---------------------------------------------------------------------58 TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation----------------------------------------------59 TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation------------------------------------------------------------------------------61 TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données----------------------------------------------------------------------63 TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique-----------------------------------------------------------------------------------64 TITRE DU POSTE: Auditeur Interne----------------------------------------------------------------------------------------------66 CYCLE : GESTION DU COURRIER----------------------------------------------------------------------------------------------72 PROCEDURE : COURRIER DEPART------------------------------------------------------------------------------------------------72 PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE-----------------------------------------------------------------------------------------------74 CYCLE : GESTION DU PERSONNEL--------------------------------------------------------------------------------------------77 PROCEDURE : PREAMBULE--------------------------------------------------------------------------------------------------------77 PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL--------------------------------------------------------------------------83 PROCEDURE : SALAIRES------------------------------------------------------------------------------------------------------------85 PROCEDURE : CONGES-------------------------------------------------------------------------------------------------------------88 PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES------------------------------------------------------------------------92 PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL--------------------------------------------------------------------------95 PROCEDURE : MISSIONS-----------------------------------------------------------------------------------------------------------97 PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL--------------------------------------------------------------------------------102 CYCLE : GESTION DES ACHATS----------------------------------------------------------------------------------------------107 PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION-----------------------------------------------------------------------------------------107 PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE -- 109 PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS-------------------------------------------112 SOMMAIRE PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS-----------------115 PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES----------------------------------------------------119 PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS-------------------------------------------------------------------------------------------121 PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON--------------------------------------------------------------------------------123 PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR------------------------------------------------------------125 CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS--------------------------------------------------------------------------------128 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX------------------------------------------------------------------------------------------128 PROCEDURE : GESTION DES ENTREES-----------------------------------------------------------------------------------------130 PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS--------------------------------------------------------------133 PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE------------------------------------------------------------------------------135 PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS----------------------------------------------------140 PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS--------------------------------------------------------------------143 PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS------------------------------------------------------------------------145 CYCLE : GESTION DES STOCKS-----------------------------------------------------------------------------------------------149 PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES------------------------------------------------------149 PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT-------------------------------------------------------------------------------------153 PROCEDURE : GESTION DES KITS-----------------------------------------------------------------------------------------------155 PROCEDURES FINANCIERES---------------------------------------------------------------------------------------------------------159 CYCLE : GESTION BUDGETAIRE----------------------------------------------------------------------------------------------159 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX------------------------------------------------------------------------------------------159 PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS----------------161 PROCEDURE :CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA--------------------------------------------------------------------166 PROCEDURE :Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique sous le logiciel-------------------------167 CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES--------------------------------------------------------------------------------172 PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX------------------------------------------------------------------------------------------172 PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL-------------------------------------------------------------------------------174 PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL----------------------------------------------------------177 PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT-----------------------------------------------------------------------------------------------180 CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE--------------------------------------------------------------------------------------182 PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE----------------------------------------------------182 PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES------------------------------------------------------------------------185 PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE----------------------------------------------------------------186 PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES-----------------------------------------------------------190 PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES---------------------------------------------191 PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE-------------------------------------------------------------------195 PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER----------------------------------------------------------------------------197 PROCEDURES COMPTABLES--------------------------------------------------------------------------------------------------------202 PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES---------------------------------------------------------------------------------------202 PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES----------------------------------------205 PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE------------------------------------207 PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES-------------------------------209 PROCEDURE : PLANS COMPTABLES--------------------------------------------------------------------------------------------213 PROCEDURE : Généralités--------------------------------------------------------------------------------------------------------215 PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque----------------------------------------------------------216 PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD)----------------------------------------------------------------217 PROCEDURE : Paiement de la DPD---------------------------------------------------------------------------------------------218 PROCEDURE : Achat de fournitures ou services-----------------------------------------------------------------------------219 PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse-----------------------------------------------------------------------------220 PROCEDURE : Règlement des factures----------------------------------------------------------------------------------------221 PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU association-------------------------------------------222 PROCEDURE : Justification AU partenaire en développement des fonds reçus--------------------------------------223 PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice------------------------------------------------------------------224 PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)-----------------------226 PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF------------------------------229 PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT-------------------230 PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD----------------------------------------------------------------------------------231 PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD------------------------------------------------------------------------------------------233 PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE---------------------------------------------------------------234 PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT--------------------------------------------------------------------235 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE--------------------------------------------------------------236 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE D’AVANCE/D’ACOMPTE----------------------------------------------------------------------------------------------------------237 PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE--------------------------------------------------------------238 PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES----------------------------------------------------------------------------239 PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION------------------------------------------------------240 PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES------------------------------------------------------------------------------------243 PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock-------------------------------------------------------------------------------------244 PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock---------------------------------------------------------------------------245 PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS----------------------------------------------------------------------247 PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS-----------------------------------------------------------------------------253 PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION---------------------------------------------------------------------------------259 PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT------------259 PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE-----------------------------------------------------------------------------261 PROCEDURE : Audit EXTERNE---------------------------------------------------------------------------------------------------270 ANNEXES--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------272 AC : Agent comptable AI : Auditeur Interne ADM : Procédures Administratives ASE : Assistant de Suivi-Evaluation ARV : Anti Rétro Viraux BAC : Baccalauréat BC : Bon de Commande BL : Bon de Livraison BQ : Banque BTS : Brevet de Technicien Supérieur CAI : Caisse CE : Contrepartie de l’Etat CO : Comptable CS : Compte Spécial CNLS : Conseil National de Lutte contre le Sida CN : Coordonnateur National CNA : Coordonnateur National Adjoint CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale CPA : Chef Parc Auto CHA : Chauffeur CI : Chargé de l’Informatique CPLS : Comité Préfectoral de Lutte contre le Sida CPT : Procédures Comptables CRH : Chargé des Ressources Humaines CRLS : Comité Régional de Lutte contre le Sida CS : Coursier CSAF : Chef du Service Administratif et Financier CSCME : Chef Service Chargé des Ministères et des Entreprises CSCCR : Chargé de la Société Civile et des Confessions Religieuses CGSM : Chargé de la Gestion des Stocks et du matériel CSSS : Chef Service du Secteur Santé CSCRP : Chef de Service de Communication et des Relations Publiques CSPSE : Chef de Service de Planification et de Suivi Evaluation CUMP : Coût Unitaire Moyen Pondéré DECF : Diplôme d’Etudes Comptables et Financières SIGLES ET ACRONYMES DESCF : Diplôme d’Etudes Supérieures Comptables et Financières DP : Demande de Proposition DPD : Demande de Paiement Direct DRF : Demande de Remboursement de Fonds FCFA : Franc de la Communauté Francophone Africaine FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population IEC : Information, Education et Communication MSTCF : Maîtrise en Sciences Techniques Comptables et Financières NIP : Note d’Information des Prestataires OCB : Organisations Communautaires de Base OD : Opérations Diverses OHADA : Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique ONG : Organisation Non Gouvernementale PABA : Plan d’Action et Budget Annuels PASCI : Programme d’Appui à la Société Civile PJ : Pièce (s) Justificative (s) PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement PTME : Prévention de la Transmission du VIH de la Mère à l’Enfant PR : Présentation PV : Procès Verbal RP : Responsable des Programmes REDES : Rapport sur l’Estimation des Flux de Ressources et des Dépenses en matière de Sida RCS : Reporting, Contrôle et Supervision RIF : Rapport Intérimaire Financier RTSW : Responsable Technique du Site Web SA : Secrétaire Administratif SPa : Secrétaire Particulière SP : Secrétariat Permanent SP/CNLS-IST : Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles STa : Standadiste TDR : Termes de Référence VIH/ SIDA : Virus de l’Immuno-déficience Humaine/ Syndrome d’Immuno-Déficience Acquise 0- INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL 9 / 302 Section 1 : Section 1 : Champ d’application du Manuel PRM 01 Section 2 :Section 2 : Objectifs du Manuel PRM 02 Section 3 : Structure du Manuel PRM 03 Section 4 : Mise à jour du Manuel PRM 04 Section 5 : Limites du manuel en matière de Contrôle interne PRM 05 10 / 302 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES INTRODUCTION PRM 01 CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL Folio : 1/1 0.1. Ch amp d ’appl i cati on d u m anuel Ce manuel formalise :  les principales procédures administratives, financières et comptables du SP/CNLS-IST dans le cadre de la coordination de la réponse nationale de lutte contre le VIH/SIDA et l’exécution des décisions prises par le Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles. 11 / 302 MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET COMPTABLES INTRODUCTION PRM 02 CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octo bre PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/1 1.2. Objectifs du manuel Le manuel de procédures formalise les principales règles de gestion administrative, financière et comptable relatives au champ d’application défini ci-dessus. Il a pour objectifs de :  fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ;  décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;  uploads/Management/ nsia-abd-manuel-de-procedures.pdf