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Module 21 : Opérations d’Approvisionnement PRESENTATION DU MODULE Le module « o

Module 21 : Opérations d’Approvisionnement PRESENTATION DU MODULE Le module « opérations d’approvisionnement » est adapté aux besoins de formation de l’Agent Technique de Vente (initiale , continue, perfectionnement…). Ce document s’adresse au formateur. Il a pour but de l’aider dans son enseignement et de faciliter l’atteinte des objectifs de formation. En effet, comme la fonction approvisionnement devient actuellement de tout premier plan pour toute entreprise, elle est amenée à gérer le poste le plus important du coût de revient. Les Agents technique de Vente doivent donc acquérir des compétences nécessaires relatives aux opérations d’approvisionnement et développer des habiletés particulières en la matière. Cette fonction est d’une importance majeure pour les entreprises et particulièrement les entreprises commerciales. La maîtrise des opérations d’approvisionnement assure la continuité de l’activité, génère des gains financiers, d’énergie, de temps, etc.. Il faut cependant assurer leur bon fonctionnement pour maintenir la rentabilité et de manière générale la performance de l’entreprise. Ainsi, le formateur sera en mesure de développer telle ou telle partie de ce module, selon ses acquis et ses expériences personnelles. Ce module comprend les étapes suivantes : Recevoir la marchandise Effectuer les commendes. La durée globale de ce module est 60 Heures. Page 1/30 Module 21 : Opérations d’Approvisionnement OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT COMPORTEMENT ATTENDU Pour démontrer sa compétence, le stagiaire doit effectuer des opérations liées à l’approvisionnement, selon les conditions, les critères et les précisions qui suivent. CONDITIONS D’EVALUATION • Au moyen de mises en situation tenant compte de la politique commerciale d’une entreprise. • En se reportant aux méthodes de travail, aux consignes et aux plans de disposition d’une entreprise. • A l’aide de formulaires tels que bons de réception, bons de commande, bons de transfert, bons d’expédition, factures, etc. • A l’aide d’étiquettes et d’une calculatrice. CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE • Respect de la politique et des règles de l’entreprise • Rapidité d’exécution • Soins appropriés apportés à la marchandise • Respect des normes de santé et de sécurité au travail • Manifestation du sens de l’éthique professionnelle Page 2/30 Module 21 : Opérations d’Approvisionnement OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT (suite) PRECISIONS SUR LE COMPORTEMENT ATTENDU A. Recevoir la marchandise B. Préparer la marchandise C. Approvisionner les rayons, les étalages et les présentoirs. D. Effectuer des inventaires E. Effectuer des commandes F. Expédier des marchandises CRITERES PARTICULIERS DE PERFORMANCE • Vérification de la concordance entre la marchandise commandée et la marchandise reçue. • Relevé exact des écarts • Manipulation soignée de la marchandise. • Respect des règles d’étiquetage de l’entreprise • Respect de la réglementation sur l’affichage. • Application de la rotation des stocks • Respect des méthodes d’étalage de l’entreprise • Propreté et esthétique des étalages • Exactitude des opérations de comptages, de contrôle et de relevé d'inventaire • Calcul et validité des quantités à commander en fonction de la méthode retenue. • Choix des fournisseurs appropriés • Déclenchement de la commande en utilisant les outils "entreprise" .(- Formulaires remplis correctement : exactitude des données enregistrées renseignements justes et complets) • Choix optimal du mode de transport • Préparation d’un bon d’expédition • Respect des délais de livraison. 75 Page 3/30 OBJECTIF OPERATIONNEL DE SECOND NIVEAU LE STAGIAIRE DOIT MAITRISER LES SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR- PERCEVOIR OU SAVOIR-ETRE NECESSAIRES A L’ATTEINTE DE L’OBJECTIF DE PREMIER NIVEAU, PAR EXEMPLE : Avant d’apprendre à recevoir la marchandise (A) : 1. Décrire les types d’intermédiaires et leur rôle dans le circuit de distribution du producteur au consommateur. 2. Décrire les différents formulaires utilisés au moment de la réception 3. Remplir et acheminer les documents commerciaux utilisés au moment de la réception et de la vérification de la marchandise. 4. Enumérer les raisons justifiant le retour de marchandises aux fournisseurs et en préciser les conditions. 5. Décrire la procédure couramment utilisée pour le stockage. Avant d’apprendre préparer la marchandise (B) : 6. Distinguer les sortes d’étiqueteuses le plus couramment utilisées 7. Décrire les principaux moyens antivols liés à l’étiquetage Avant d’apprendre à approvisionner les rayons, les étalages et les présentoirs ( C ) : 8. Indiquer les moyens de mettre les produits en valeur dans un commerce 9. Expliquer les conséquences du vol à l’étalage 10. Etablir une distinction entre le vol interne et le vol à l’étalage 11. Indiquer les moyens de prévenir le vol à l’étalage 12. Saisir l’importance de s’engager personnellement à supprimer le vol à l’étalage 13. Expliquer l’importance de l’éthique professionnelle dans l’exercice de la profession de conseillère ou conseiller en vente. Avant d’apprendre à effectuer les inventaires ( D ) : 14. Enumérer les différentes sortes d’inventaires et l’utilité de chacun. Avant d’apprendre à effectuer des commandes (E) : 15. Décrire les différentes formes d’approvisionnement : par entrepôt, par transfert entre magasins et par fournisseur extérieur. 16. Décrire les différents documents liés à l’approvisionnement et leur destination Avant d’apprendre à expédier des marchandises (F) : 17. Décrire les principaux documents liés à l’expédition. Page 4/30 MODULE : OPERATIONS D’APPROVISIONNEMENT PARTIE THEORIQUE Page 5/30 I - RECEVOIR LA MARCHANDISE: Cette étape généralement assumée par un service réception est tellement vitale et étroitement liée à l’achat qu’en général ce service est hiérarchiquement dépendant des achats (70% des cas). Il a pour tâches :  de recevoir les archivages des transporteurs ou des fournisseurs eux- même ;  de signer les décharges présentées par ceux-ci ;  d’identifier et d’enregistrer toutes les marchandises qui entrent ;  d’en informer les achats, le magasin (s’il en dépend pas),les services utilisateurs et le contrôle ;  et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition. 1-Le Contrôle quantitatif et qualitatif : a-Le contrôle quantitatif : Ces réceptions sont formellement enregistrées sur les Bons de Réception . Ce document précise : * L’identité du fournisseur * Le numéro de la commande * La quantité reçue, * La quantité rejetée éventuellement (abîmée dans le transport) Ces bons de réception sont envoyés au service achats ou au magasin. Ceux-ci feront ensuite un contrôle quantitatif de réception. Une fois le comptage effectué, la quantité reçue est portée sur le double de la commande. (Parfois, c’est la simple Page 6/30 comparaison avec le bon de livraison du fournisseur qui est la base du contrôle). Si celle-ci est soldée, la réception est attestée dans le dossier achat; sinon, il y a livraison partielle, et l’on attendra les livraison ultérieures. b-Le contrôle de qualité : Ensuite, on effectue en général un contrôle de qualité. Dans certains cas, un marché a prévu de façon détaillée les procédures de contrôle devant être effectuées par le fournisseur. Il peut être alors décidé dans ce cas de ne pas se livrer à un contrôle systématique, mais de se contenter d’un test périodique sur un échantillon. Dans d’autres cas, les marchandises sont banalisées ou standard, et un simple contrôle visuel suffit. Mais lorsqu’un contrôle systématique est nécessaire, il faut l’effectuer dés la réception, avant la mise à disposition des marchandises. Ce contrôle sera effectué par rapport à certaines spécifications définies au cahier des charges, et donnera lieu à un rapport de contrôle. Si les résultats sont positifs, les Achats en seront informés, ainsi que la comptabilité, et la commande pourra être soldée. Dans le cas contraire, la commande n’est pas soldée et deux éventualités se présentent :  Les achats retournent aux fournisseurs les marchandises défectueuses ;  Ou bien ils disposent de ces marchandises en faisant jouer par ailleurs une clause de pénalité vis-à-vis du fournisseur. 2-Vérification de La Facture : Page 7/30 La facture parvient de son côté à l’entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement .dés les deux contrôles réceptions effectués, il convient d’en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues. Notons qu’un paiement comptant dans le cas d’un escompte propos peut être intéressant et nécessite dans ce cas un traitement administratif rapide. Mais, un problème classique sur lequel beaucoup d’acheteurs se questionnent : « Qui doit effectuer le contrôle de facturation, service achat ou comptabilité ? » Il semble qu’il s’agisse d’un faux problème puisque l’important reste que les factures des fournisseurs soient contrôlées . Dans certains cas, tout ce qui concerne les prix et conditions est vérifié par la comptabilité. Alors une copie de la facture doit lui être transmise, ainsi que le bon de réception et le bordereau du contrôle de qualité .Ceci entraîne en général un coût de commande légèrement élevé, mais présente l’avantage de séparer la négociation et la fixation du prix, de l’acte de contrôle. « on ne peut être juge et partie !». Dans l’autre hypothèse, on cherche à simplifier la procédure, et permettre une réaction rapide à l’enregistrement d’erreurs. Un autre problème se pose assez fréquemment : la facture parvient à jusqu'à ce que la commande ait été soldée ; - respect d’abord d’un principe élémentaire qui n’a rien avoir avec un manque de confiance vis-à-vis du fournisseur. - Evite ensuite de procéder à une demande d’avoir chez le fournisseur, puisque les remboursements sont assez peu pratiqués. Page 8/30 Payer uploads/Management/ omar-operations-d-x27-approvisionnement-ter-atv.pdf