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Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises 25 rue du Charolais

Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises 25 rue du Charolais - 75012 Paris - Tel. : +33 1 43 46 02 22 - Fax : + 33 1 43 46 86 99 Courriel : contact@orse.org - Site : www.orse.org Questionnaires RSE adressés par les donneurs d’ordre à leurs fournisseurs Pratiques des entreprises dans le domaine des achats responsables Février 2013 Etude réalisée en collaboration avec le 2 Dans la continuité de ses réflexions sur les achats responsables1, l’ORSE a travaillé sur les questionnaires RSE adressés par les donneurs d’ordre à leurs fournisseurs afin de répondre aux demandes des entreprises qui ont de plus en plus recours à ce dispositif. D’après notre «Benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables » réalisé en 2010, les deux principaux outils à disposition des entreprises pour évaluer les performances RSE de leurs fournisseurs sont les questionnaires et les audits. Nous avions montré que 59% des entreprises du CAC 40 déclaraient avoir recours à des questionnaires RSE. Le questionnaire sur la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE) : un des outils du processus achats responsables Dans le cadre de sa démarche Achats responsables, une entreprise peut mettre en place différentes initiatives2 :  Lors de la phase de référencement du fournisseur, elle peut : - Lui demander de s’engager à respecter ses principes et ses valeurs en matière de développement durable (le document se présente souvent sous forme de lettre ou de charte) - Mettre en place une évaluation de la politique et/ou des pratiques RSE à l’aide d’un questionnaire ou d’un audit - Introduire des critères Développement Durable au moment de la consultation.  Lors de la phase de contractualisation avec le fournisseur, elle peut choisir d’insérer des clauses RSE au sein du contrat.  Au cours de la relation commerciale, elle peut effectuer des contrôles (questionnaires, audits,…) pour vérifier l’engagement RSE du fournisseur. Elle peut également l’accompagner pour l’aider à s’améliorer dans ce domaine. Notre étude se concentre sur un outil spécifique : les questionnaires RSE qui peuvent être utilisés dans la phase de référencement du fournisseur et/ou au cours de la relation commerciale. Le questionnaire RSE permet aux donneurs d’ordre d’interroger leurs fournisseurs sur les thématiques RSE (informations environnementales, sociales et sociétales). 1 Voir liste des travaux de l’ORSE en annexe 2 Etude « Répertoire Achats et développement durable » réalisée par l’ORSE en 2007 3 Constats La plupart des grandes entreprises, notamment en Europe, ont mis en place un questionnaire pour interroger leurs fournisseurs sur la RSE. Etude de l’ORSE, «Benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables », 2010 Cette pratique est très répandue et continue à se développer mais il existe très peu d’informations sur son fonctionnement : pourquoi les donneurs d’ordre utilisent-ils les questionnaires RSE ?, comment sont-ils élaborés ?, quel est leur contenu ?, les résultats sont-ils exploités et comment ?, etc. De leur côté, les fournisseurs se trouvent dans l’obligation de gérer un nombre important de questionnaires RSE envoyés par leurs clients (certains fournisseurs reçoivent une centaine de questionnaires par an). Face à la multiplicité des formats et des types de questions posées, la rédaction des réponses prend beaucoup de temps. Les fournisseurs reprochent d’ailleurs souvent aux donneurs d’ordre de les interroger sur des enjeux RSE qui ne sont pas pertinents au regard de leur activité. Par ailleurs, les fournisseurs n’ont généralement aucune visibilité sur l’utilisation des informations transmises au donneur d’ordre. Objectifs de l’étude Cette étude propose un état des lieux des pratiques des donneurs d’ordre autour des questions suivantes : - les raisons qui poussent les donneurs d’ordre à mettre en place un questionnaire RSE - les modalités d’élaboration d’un questionnaire RSE - le type de questions posées - les modes d’administration internes ou externes mis en place - les stratégies d’exploitation des résultats L’approche fournisseurs est également abordée de manière à voir comment ils s’organisent pour répondre aux sollicitations et quel rôle ils peuvent jouer pour inscrire le questionnaire dans une démarche de partenariat. 4 Compte tenu de la diversité des approches, l’ORSE n’a pas cherché à élaborer un questionnaire type mais a plutôt souhaité aider les entreprises à structurer leur démarche. L’étude propose une approche méthodologique à la fois destinée aux donneurs d’ordre et aux fournisseurs. Les objectifs de ce travail sont les suivants : - pallier le manque de visibilité sur les pratiques des donneurs d’ordre dans ce domaine - montrer la diversité des approches entre les différents donneurs d’ordre - mettre en débat public ce sujet sur lequel très peu d’analyses ont été menées - proposer une approche méthodologique de la démarche - donner des pistes de réflexion pour faire du questionnaire RSE un outil de dialogue et de progrès dans la relation donneurs d’ordre-fournisseurs. En revanche, il n’a pas pour finalité de promouvoir la mise en place de cet outil. Chaque entreprise est libre de décider si l’utilisation du questionnaire RSE est pertinente pour son activité. Si elle fait le choix d’y avoir recours, il lui est proposé des recommandations pour l’aider à structurer et à optimiser sa démarche. Chaque entreprise est également libre d’élaborer son questionnaire en interne ou d’avoir recours à un organisme externe de notation des fournisseurs. Nous ne privilégions pas une méthode par rapport à une autre. Modalité de l’étude L’ORSE s’est associé au MEDEF pour mener à bien ce projet. Nous avons travaillé avec des entreprises adhérentes qui reçoivent et/ou émettent des questionnaires RSE. Ce document a été réalisé avec le concours du Groupe Adecco France qui a mené en 2011 une étude approfondie des questionnaires RSE envoyés par ses donneurs d’ordre. Lorsque le questionnaire abordait l’aspect économique ou/et la qualité, seule la partie RSE des questionnaires a été étudiée. De même, la plupart des questionnaires analysés étaient rédigés en français. Les questionnaires RSE envoyés au niveau international pourraient faire l’objet d’une seconde étude. Nous nous sommes focalisés sur le secteur privé. Nous pourrons envisager dans un deuxième temps d’analyser les questionnaires RSE envoyés par le secteur public. Enfin, nous parlons de « fournisseurs » dans l’étude mais les sous-traitants sont également concernés. Nous prenons comme référence la définition de fournisseur/sous-traitant de la norme SA 8000 : « Entité qui fournit à l’entreprise des biens et/ou services qui font partie intégrante de la production des biens et/ou services de l’entreprise, et sont utilisés dans le cadre de cette production ou pour cette dernière ». 5 Clés de lecture de l’étude L’étude est structurée en 3 parties :  Analyse du process d’élaboration d’un questionnaire RSE  Vision et rôle du fournisseur  Retours d’expériences des entreprises Pour chacune des parties, des pratiques d’entreprises sont présentées. Des recommandations sont également proposées tout au long de l’étude. Les exemples de pratiques sont présentés de façon non exhaustive, il s’agit d’un premier état des lieux qui pourra être complété par la suite. Pour réaliser cet état des lieux, nous avons interrogé des entreprises de tous secteurs, avec un nombre de fournisseurs plus ou moins important. La pertinence des pratiques présentées dépend du secteur d’activité du donneur d’ordre et du profil de ses fournisseurs. 6 Sommaire 1ère partie : Analyse du process d’élaboration d’un questionnaire RSE ........................................................................... 8 I. Pourquoi mettre en place un questionnaire RSE ? 8 II. Qui élabore le questionnaire RSE ? 10 1. Au sein de l’entreprise ............................................................................................... 10 2. En dehors de l’entreprise .......................................................................................... 11 III. Quel est le contenu du questionnaire RSE ? 20 1. Les thématiques ........................................................................................................ 20 2. Les questions ............................................................................................................ 22 3. Les pièces justificatives ............................................................................................. 29 4. Focus sur les questions qui ouvrent le dialogue avec le fournisseur......................... 30 5. Des questionnaires différenciés selon les spécificités des fournisseurs ou des produits/services .............................................................................................................. 33 6. Mise à jour du contenu du questionnaire .................................................................. 36 IV. Qui est chargé d’administrer le questionnaire RSE et comment ? 37 1. La ou les fonction(s) en charge de l’administration et du suivi du questionnaire ....... 37 2. Sélection des fournisseurs qui devront répondre au questionnaire ........................... 38 3. Le ou les destinataires du questionnaire ................................................................... 38 4. Le cadre d’envoi du questionnaire ............................................................................ 39 5. Le périmètre étudié via le questionnaire ................................................................... 39 6. Le format du questionnaire ....................................................................................... 39 7. Le délai pour répondre au questionnaire ................................................................... 40 8. Accompagnement du fournisseur pour l’aider à comprendre et à remplir le questionnaire ................................................................................................................... 40 V. Comment exploiter les résultats des questionnaires RSE ? 49 1. La vérification des informations fournies par le fournisseur ...................................... 49 2. L’évaluation des résultats .......................................................................................... 50 3. Utilisation des résultats ............................................................................................. 53 4. Restitution des résultats auprès des fournisseurs ..................................................... 55 5. Mise en place de plans de progrès RSE ................................................................... 56 6. Mise à jour des résultats des fournisseurs ................................................................ 60 7. Archivage des résultats ............................................................................................. 60 VI. Comment impliquer les prescripteurs et les acheteurs ? 65 2ème partie : Vision et rôle du fournisseur ................................... 66 I. Point de vue des fournisseurs vis-à-vis de l’utilisation des questionnaires RSE 66 II. Anticiper les sollicitations des donneurs d’ordre uploads/Management/ orse-medef-guide-questionnaires-rse-fevrier-2013.pdf