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Introduction I- Pourquoi l’audit des achats II- Le cycle achat III- L’audit du

Introduction I- Pourquoi l’audit des achats II- Le cycle achat III- L’audit du cycle achat IV- Etude de cas Conclusion Bibliographie / Wébographie PLAN Depuis de nombreuses années les achats utilisent des systèmes de mesure pour évaluer la performance, développer des stratégies, apprécier le personnel. INTRODUCTION Les directions générales attendent des achats une contribution à la création d’avantages concurrentiels durables pour l’entreprise. Cette situation a accentué la nécessité de mesures fiables traduisant la contribution des achats à la création de valeur. INTRODUCTION I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS? 1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise 2- Le but de l’audit achat « La fonction achats est définie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise » 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché extérieur Elle permet de créer des relations de partenariat avec les fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de nouveaux fournisseurs et des produits innovants Une fonction qui est plus au service des progrès de productivité de l’ensemble des services de l’entreprise Une fonction conjuguée à la réduction des coûts 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE FONCTION-CARREFOUR l’ensemble des fournisseurs potentiels les utilisateurs de l'entreprise elle-même Elle se positionne comme le garant de la qualité des produits achetés, elle constitue en outre un centre de profit pour l’entreprise. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres fonctions de l’entreprise. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT Nécessité d’un audit achat Le principal objectif d’un audit achat, c’est de mesurer la performance des achats et ainsi contribuer de façon importante à la création de valeur. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT Définir des objectifs et mesurer les écarts. Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur l’impact effectif des achats. Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus juste des efforts de chacun… 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT La mesure de la performance permet de déclencher des actions pour atteindre des objectifs et tendre vers l’excellence opérationnelle. Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur au meilleur coût 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT II. LE CYCLE D’ACHAT Chapitre 1 Reconnaissance et anticipation des besoins Recherche et analyse des propositions Des fournisseurs Négociation et choix du ou des fournisseurs Règlement Evaluation des performances Suivi de la commande et de la livraison 1 3 2 5 6 4 Le processus d’achat 1- Reconnaissance et anticipation des besoins - Que dois-je acheter? - Quand dois-je acheter? Établissement d’un plan d’approvisionnement Le processus d’achat 2- Recherche et analyse des propositions des fournisseurs Recherche des fournisseurs L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont une bonne réputation. L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au fournisseur. Le processus d’achat Recueil et analyse des prépositions Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit examiner les différentes offres et sélectionner des entreprises préliminaires dont les propositions paraissent intéressantes dans un premier temps Le processus d’achat Le processus d’achat La négociation Affiner encore la comparaison entre les Fournisseurs Meilleur compromis possible Quel sera le meilleur fournisseur? 3- négociation et choix du fournisseur: Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La commande Passation de la commande Suivi de la commande (s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception, organiser une relance préventive, relance fournisseur) Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La livraison Réception de la livraison Contrôle quantitatif Contrôle qualitatif Signer les décharges présentées; Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui entrent ; Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas); Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition; Le processus d’achat 5- Le règlement La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. quand les deux contrôles de réception sont effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues. le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur. 6- Évaluation des performances du fournisseur: Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements? Tableau de bord des approvisionnements Le processus d’achat III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT 1- Les procédures d’achats 2- L’audit du besoin d’achat 3- L’audit fournisseur 4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison 5- L’audit des comptes fournisseurs 6- L’audit du règlement La procédure d’achat est un document interne, propre à chaque entreprise, qui permet de : Décrire le fonctionnement de service achat. Prévoir les quantités à commander pour une période. Consacrer le budget du service en fonction de la demande et les moyens d’entreprise. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Objectifs à atteindre: Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs : Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure permet-elle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocks…etc) Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de 15% du nombre de fournisseurs. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Principes du contrôle interne : La séparation des tâches Recherche de l’exhaustivité La réalité L’autorisation L’enregistrement 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT La séparation des tâches Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur contrôle. o l’accord de la commande o la réception et le contrôle des biens et des services o le contrôle des factures o l’autorisation de règlement o le paiement des factures…etc 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Recherche de l’exhaustivité Risques : L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir… 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Recherche de l’exhaustivité Il sélectionne des bons de réception et s’assure de l’enregistrement des factures correspondantes. Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées. Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus et les enregistrements correspondants…etc 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT La réalité des procédures Risques : Enregistrement d’achats non effectués Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées, Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT L’autorisation Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité Toutes les commandes sont autorisées Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est faite par les personnes compétentes…etc 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT L’enregistrement Risque : Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs…etc 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Exemple de procédure d’achat de MARJANE Exemple de procédure d’achat de YAZAKI 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Le besoin est-il défini avec précision avec les clients internes ? . Enquête rigoureuse auprès de tous les services . Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS) . Signature de la synthèse par les clients internes 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT La détection et l’identification des besoins dépendent de procédures de planification : Programmes de production. Standards et nomenclatures des matières. Procédures de gestion des stocks et processus de déclenchement des demandes d’achats. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT Risques Sources des risques  identifier de manière incomplète, inexacte ou tardive, les besoins prévisibles, et compromettre la sélection du meilleur fournisseur.  Le caractère incomplet ou obsolète des outils de prévision manuels ou informatisés.  L’inexactitude ou l’inadaptation des informations utilisées dans l’identification des besoins.  Le retard de collecte ou de transmission des informations qui déclenchent la demande d’achat. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT Opération d’audit L’examen des outils de prévision : -délais de réapprovisionnement -niveau de stock-outil jugé nécessaire -niveau minimum de commande… L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les estimations des besoins…etc  Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.  Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au Vendeur. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT L'audit fournisseur permet à une organisation, collectivité territoriale ou entreprise, de dresser un état des lieux de ses principaux fournisseurs. •La qualité des produits •La qualité des livraisons •La qualité de service •L’absence de risque •La qualité du partenariat •Le respect du contrat…etc 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de sélection des fournisseurs Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur) Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur) 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de sélection des fournisseurs Les systèmes d’information mis en place La qualité des tableaux de bord mis en place Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux de bord, la qualité de la collecte des informations, et des décisions prises à l’égard des fournisseurs. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur): 3- L’AUDIT FOURNISSEUR • Détecter les risques de mauvaises livraisons • Prendre les mesures nécessaires  garanties de qualité Objectifs • L'organisation, les moyens et les risques Domaine à couvrir Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur): 3- L’AUDIT FOURNISSEUR • Respect du contrat • Respect des droits et des responsabilités de l’organisme audité Règles de base • Fiabilité uploads/Management/ auditachat-140116033913-phpapp02.pdf