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C O L L E C T I O N G E S T I O N D E P R O J E T S Piloter un projet d'organis

C O L L E C T I O N G E S T I O N D E P R O J E T S Piloter un projet d'organisation E Y R O L L E S Éditions d'Organisation Téléchargement des modèles de documents depuis www.editions- organisation.com Henri-Pierre Maders Piloter un projet d’organisation Éditions d’Organisation Groupe Eyrolles 61, bd Saint-Germain 75240 Paris Cedex 05 www.editions-organisation.com www.editions-eyrolles.com Le Code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans l’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’Exploitation du Droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. © Groupe Eyrolles, 2008 ISBN : 978-2-212-54143-4 Cet ouvrage constitue la réédition enrichie de l’ouvrage publié sous le titre Conduire un projet d’oganisation. Henri-Pierre MADERS Piloter un projet d’organisation Du même auteur dans la même collection L’efﬁcacité du tertiaire par l’analyse de la valeur des processus, (103 ﬁches outils), avec P . Lemaître, 1991 (épuisé). L’organisation de l’unité de travail, (mémento EO), avec D. Boix, 1992 (épuisé). Améliorer l’organisation administrative, (100 ﬁches outils), avec P . Lemaître, 2e éd., 1994 (épuisé). Audit opérationnel dans les banques, 1994 (épuisé). Assistant : organiser, gérer, faciliter, avec C. Garcia, 1995 (épuisé). Le management d’un projet, avec É. Clet, 4e éd., 1998 (épuisé). Conduire un projet dans le tertiaire, avec P . Lemaître, 2e éd., 2000 (épuisé). Conduire un projet d’organisation, (CD-Rom), avec E. Gauthier et C. Le Gallais, 3e éd., 2002 (épuisé) Manager une équipe projet, (CD-Rom), 3e éd., 2003. Comment manager un projet, avec É. Clet, 2e éd., 2005. Pratiquer la conduite de projet, (CD-Rom), avec É. Clet, 2e éd., 2005. Contrôle interne des risques, (CD-Rom), avec J.-L. Masselin, 2e éd., 2006. Citius, altius, fortius. VII © Groupe Eyrolles Sommaire Introduction .......................................................................................1 PARTIE 1 Les 7 phases de la démarche générale de pilotage d’un projet d’organisation .....................................................7 La démarche générale de pilotage de projet...............................................9 Phase 1 – Initialisation .................................................................... 10 Phase 2 – Conception...................................................................... 12 Phase 3 – Réalisation....................................................................... 13 Phase 4 – Mise en œuvre ................................................................. 13 Phase 5 – Exploitation..................................................................... 14 Phase 6 – Pilotage............................................................................ 15 Phase 7 – Communication .............................................................. 16 PARTIE 2 Les 13 outils de pilotage d’un projet d’organisation ...............19 01 – Note de cadrage............................................................................21 02 – Plan de management de projet ........................................................24 03 – Organigramme du projet................................................................26 04 – Tableau d’analyse des aléas............................................................29 05 – Méthode PERT................................................................................31 06 – Planning de Gantt ..........................................................................33 07 – Fiche d’évaluation des charges ........................................................35 08 – Plan de communication...................................................................37 09 – Tableau de bord de projet...............................................................40 10 – Dossier de choix.............................................................................43 Piloter un projet d’organisation VIII © Groupe Eyrolles 11 – Plan d’actions ................................................................................46 12 – Fiche de relevé de décision..............................................................48 13 – Fiche de bilan de projet ..................................................................50 PARTIE 3 Les 13 compétences relationnelles .......................................53 01 – Communication verbale et non verbale.............................................55 02 – Conduite d’entretien .......................................................................57 03 – Écoute active..................................................................................61 04 – Réunions types d’un projet...............................................................64 05 – Animation de réunion.....................................................................67 06 – Règles de l’écriture professionnelle...................................................72 07 – Méthode ESPRIT .............................................................................75 08 – Méthode MINTO............................................................................78 09 – Présentation orale...........................................................................81 10 – Représentations Graphiques............................................................84 11 – Animation d’une séance de formation ..............................................89 12 – Animation d’une réunion de résolution de problème..........................93 13 – Styles de chef de projet ...................................................................96 PARTIE 4 Les 10 thèmes classiques....................................................101 01 – Réduire les coûts de fonctionnement d’une unité ..............................103 02 – Améliorer la qualité des prestations d’une unité...............................105 03 – Développer la cohésion sociale d’une unité.....................................107 04 – Mettre sous contrôle les risques liés à l’activité d’une unité................109 05 – Créer une nouvelle unité, activité ou processus ................................111 06 – Organiser une unité autour d’un système d’information ...................113 07 – Fusionner plusieurs unités..............................................................115 08 – Améliorer les performances d’un processus.....................................117 09 – Certifier une unité, activité ou processus .........................................119 10 – Revoir la structure hiérarchique et la répartition des rôles entre les unités.....................................................................................121 Sommaire IX © Groupe Eyrolles PARTIE 5 Les 5 méthodes spécifiques ................................................123 01 – Méthode de Résolution de Problème (MRP) .....................................126 Phase 1 – Poser le problème........................................................... 127 Phase 2 – Décrire la situation ........................................................ 127 Phase 3 – Comprendre la situation ................................................ 128 Phase 4 – Rechercher des solutions................................................ 128 Phase 5 – Décider ou faire décider................................................. 128 Phase 6 – Mettre en œuvre ............................................................ 128 Phase 7 – Suivre les résultats.......................................................... 129 02 – Méthode d’Optimisation (OPT) ......................................................132 Phase 1 – Analyser l’existant .......................................................... 133 Phase 2 – Préconiser...................................................................... 134 Phase 3 – Mettre en œuvre ............................................................ 134 03 – L’Analyse de la Valeur (AVA) ........................................................137 Phase 1 – Orienter l'action AVA.................................................... 138 Phase 2 – Rechercher de l'information........................................... 139 Phase 3 – Analyser les fonctions et les coûts ................................... 140 Phase 4 – Rechercher des idées ...................................................... 141 Phase 5 – Étudier et évaluer des solutions ...................................... 142 Phase 6 – Faire un bilan prévisionnel et décider ............................. 142 Phase 7 – Réaliser, suivre et réaliser le bilan.................................... 143 04 – Business Process Reengineering (BPR).............................................145 Phase 1 – Définir le projet............................................................. 146 Phase 2 – Préparer l’équipe............................................................ 147 Phase 3 – Analyser le système......................................................... 147 Phase 4 – Reconfigurer le système.................................................. 148 Phase 5 – Implanter le changement ............................................... 148 Phase 6 – Manager les processus .................................................... 149 05 – Assurance Qualité (AQU) .............................................................151 Phase 1 – Lancer le projet Assurance Qualité ................................. 153 Phase 2 – Diagnostiquer l’existant ................................................. 153 Phase 3 – Mettre en place la structure projet ................................. 153 Phase 4 – Former à la démarche d’Assurance Qualité..................... 153 Phase 5 – Élaborer le système documentaire .................................. 154 Phase 6 – Valider et diffuser la documentation Assurance Qualité ......................................................................................... 154 Phase 7 – Former/Mettre en œuvre l’audit qualité interne ............. 154 Phase 8 – Subir un audit à blanc ou pré-audit de qualification ...... 154 Piloter un projet d’organisation X © Groupe Eyrolles Phase 9 – Choisir l’organisme certificateur – AFAQ, LLOYDS, BVQI…........................................................................................ 154 Phase 10 – Subir l’audit de certification ........................................ 154 Notre conseil....................................................................................155 PARTIE 6 Les 57 outils techniques .....................................................157 Outils généraux ...................................................................................161 Outils d’analyse du « Qui fait quoi » .....................................................179 Outils d’analyse du « Où »...................................................................217 Outil d’analyse du « Quand »...............................................................223 Outils d’analyse du « Comment »..........................................................226 Outils d’analyse du « Combien »...........................................................258 Outils d’analyse du « Pourquoi »...........................................................293 Outils de créativité ...............................................................................298 Outils d’aide à la décision ....................................................................303 PARTIE 7 Les 3 théories repères en organisation ................................309 1 – L’Organisation Scientifique du Travail (OST).....................................311 2 – L’École des Relations Humaines........................................................314 3 – Les niveaux de développement des organisations ..............................317 Conclusion.......................................................................................321 Glossaire .........................................................................................323 1 © Groupe Eyrolles Introduction La conduite de projet, une histoire déjà ancienne Le mot « projet » évoque souvent des réussites récentes comme le Con- corde, le TGV, l’Airbus, la fusée Ariane, la Twingo ou encore le stade de France. Cependant, les hommes n’ont pas attendu le xxie siècle pour conduire des projets, parfois extrêmement ambitieux, que l’on pense aux pyramides égyptiennes ou aux ouvrages d’art romains par exemple. Ainsi, la conduite de projet est une histoire ancienne. Mais qu’est-ce qui a changé depuis l’Antiquité en termes de conduite de projet ? Certaine- ment pas le principe de différenciation entre la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage, ou les impératifs de délais, de ressources ou d’ordonnancement des travaux dans le temps. Ce qui a changé, c’est peut-être le temps qui a tendance à se raccourcir, à s’accélérer pour devenir, pour bien des projets, la contrainte la plus importante. Faire vite, être prêt avant les autres ou ne pas faire… voilà le dilemme. Dans ce contexte de compétition permanente, il est nécessaire de passer de la conduite de projet à un véritable pilotage. Et quand un champion de Formule 1 pilote, il met en jeu tout un ensemble de compétences et d’expériences bien différentes de celles que nous mettons en œuvre pour conduire notre voiture. Comment gagner la course sans une grande maîtrise de soi, une solide expérience, de l’anticipation, des Piloter un projet d’organisation 2 © Groupe Eyrolles réﬂexes, des capacités de décision, du sang-froid, de l’enthousiasme, une santé de fer… et un peu de chance ? Le pilotage de projet nécessite un long apprentissage Dans certaines entreprises, on conﬁe parfois le pilotage de projets stra- tégiques, comme une certiﬁcation ISO par exemple, à des personnes peu expérimentées. De plus, elles sont souvent un peu laissées à elles- mêmes, dans une espèce de désintérêt général (personne n’ayant envie de récupérer le singe…). Enﬁn, disposant de moyens mal évalués, pas disponibles ou à venir, elles se sentent un peu démunies. Le pilotage de projet nécessite un long apprentissage, et pas seulement pour les chefs de projet. En effet, le chef de projet le mieux expérimenté aura toutes les difﬁcultés du uploads/Management/ piloter-un-projet-dorganisation.pdf