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Les principales phases d’une prise d’inventaire physique sont les suivantes : 1

Les principales phases d’une prise d’inventaire physique sont les suivantes : 1. Préparation de la prise d’inventaire ; 2. Prise d’inventaire ; 3. Valorisation des inventaires ; 4. Comptabilisation des inventaires. I. INVENTAIRE PHYSIQUE DES VALEURS D’EXPLOITATION I.1. Préparation de la prise d’inventaire La phase de préparation de l’inventaire est de ce fait la plus importante et tout le succès de l’inventaire dépend d’elle. - La première opération consiste à désigner, un responsable ayant une connaissance suffisante de toutes les phases des activités de l’entreprise, une personne en mesure d’anticiper les nombreuses éventualités et les problèmes à même de se manifester et capable de leur apporter des solutions correctes. Ce responsable d’un rang et d’une autorité suffisante aura pour tâches : 1. De planifier l’opération ; 2. De préparer et d’émettre les instructions d’inventaire ; 3. De superviser l’opération. La phase préparation de la prise d’inventaire, comporte les étapes suivantes : I.1.1 Sensibilisation du personnel chargé des inventaires : La sensibilisation du personnel devant prendre part à la prise d’inventaire se fera en tenant une réunion d’information et en adressant une note d’instruction aux intéressés. A – Réunion d’information : Il est évident qu’il faut, avant le début des travaux, informer le personnel participant. - Une réunion organisée et animée par le responsable de l’inventaire est donc nécessaire ; cette réunion regroupera les personnes concernées par l’inventaire, notamment :  …………..  L’Auditeur Interne ;  Le Responsable Contrôle de Gestion ;  Le Responsable Financier ;  Les Comptables ;  Les Gestionnaires de Stock ;  Les Magasiniers. L’objet de cette réunion est le suivant : - Informer le personnel qu’une prise d’inventaire sera entreprise ; - Donner les dates de début et de fin de l’inventaire ; - Souligner l’importance du poste stocks par rapport au résultat de l’entreprise ; - Souligner l’importance d’une prise d’inventaire physique des stocks ; - Recenser et solutionner les problèmes particuliers pour chaque magasin ; - Prendre des dispositions pour le rangement ; - Constituer les équipes de comptage et de contrôle ; - Exposer et discuter avec les participants les modalités pratiques décrites dans le projet de la note d’instruction interne préparée par le responsable de l’inventaire. - à l’issue de la réunion, il sera dressé un procès-verbal, la note d’instruction interne signée par le directeur sera affichée et adressée aux participants à l’inventaire. B- Rédaction de la note d’instruction : Cette note constitue en quelque sorte un acte interne qui arrête les participants et les procédures de prise d’inventaire propres aux caractéristiques de Trecyplast. I.1.2 .Fixation des dates de début et de fin d’inventaire : La date buttoir de prise d’inventaire est fixée au 31 décembre. Un planning des inventaires doit être établi. La date de début de prise d’inventaire doit être étudiée et fixée pour permettre de clôturer le comptage le 31 décembre N au plus tard. Généralement cette date (début) se situe entre le 20 et le 25 du mois de décembre. I.1.3. Rangement des sites et produits : Chaque site doit donc être confié à un responsable et délimité en tant que zone d’inventaire, chaque zone doit être délimitée avec précision pour éviter toute ambiguïté de comptage. L’identification des produits ne pourra se réaliser correctement sans un rangement des produits dans les différents lieux de stockage en piles comptables et accessibles au comptage. Tous les produits doivent être accessibles au comptage et regroupés en lots homogènes faisant l’objet d’une fiche d’inventaire identique. Compte tenu du temps limité pour la réalisation des comptages. Il n’est pas logique de perdre du temps pour compter un article mal rangé. Le rangement doit être fait de façon à éviter au maximum les manipulations pendant le comptage. Il faut disposer les articles de telle sorte que les produits identiques soient rangés correctement et au même endroit si possible. Identification des produits : L’identification des produits est l’opération la plus importante. Sitôt l’opération de rangement terminée, la commission collecte d’informations en collaboration des magasiniers et si nécessaire de quelques techniciens, renseigne et place pour chaque produit une fiche d’identification. La phase identification permet de passer en revue tous les produits en stock. Elle permet surtout de qualifier l’état du produit ou de l’article. Elle facilite le comptage et diminue les risques d’erreurs de prise d’inventaire. En principe, avant de lancer l’opération de comptage, la commission collecte d’informations doit s’assurer que tous les produits et articles disposent d’une fiche d’identification apparente. La fiche d’identification doit reprendre les renseignements suivants :  Nature du produit ou de l’article ;  Code produit ;  Référence ;  Aire de stockage ;  N° du rayon ;  État du produit (très important) ;  Visas des équipes de comptage ;  Éventuellement les mouvements (entrées et sorties) intervenus durant les opérations de comptage ;  La propriété, c-à-d appartiennent-ils à l’Entreprise? État des produits : Il est très important lors de l’identification des produits, de distinguer les stocks normaux des stocks à problèmes, afin d’en faire ultérieurement une valorisation correcte :  Produits dont l’état permet une commercialisation ou une utilisation normale ;  Produits dont l’état pose problèmes : Mal façon, cassés, endommagés, détériorés par les intempéries ou obsolètes. Propriété : Les produits détenus par l’entreprise et dont elle n’est pas propriétaire, doivent être identifiés et cette information doit être portée sur les imprimés d’inventaire si l’on doit les inventorier pour le compte de l’entreprise propriétaire ou d’un tiers. I.1.4 Mise à jour des fiches de stock : Avant de lancer l’opération de comptage, il faut s’assurer que les fiches de stocks sont à jour, autrement dit, les mouvements en entrées et sorties ayant eu lieu jusqu’à la date d’inventaire y ont été reportés. Vérifier si les produits inscrits sur le dernier bon de réception sont portés sur les fiches de stock, et vérifier aussi que les produits inscrits sur le dernier bon de sortie ou de réintégration sont portés sur les fiches de stock. Il faut entendre par fiches de stock : Fiches Casiers : Il s’agit des petites fiches accrochées sur le casier où est entreposé l’article, ou disposées visiblement sur l’article lui-même. Elles enregistrent les mouvements quantitatifs et sont sous la responsabilité du magasinier. Ces fiches sont mouvementées par le magasinier au moment où il stocke ou déstocke physiquement l’article. Fiches Magasin : Tenues par un agent qui n’a pas accès aux produits. Ces fiches sont mouvementées quantitativement et chronologiquement par le fichiste sur la base des bons de réception, de sortie ou de réintégration. Fiches d’inventaire permanent : Ces fiches permettent de suivre les stocks en quantité et en valeur. Elles sont sous la responsabilité du comptable chargé de la matière. Elles sont mouvementées sur la base des bons de réception, de sortie ou de réintégration. Attention : Ces trois fiches ne devraient être en aucun cas à la disposition des équipes de comptage avant et pendant le déroulement de la prise d’inventaire :  Les fiches casiers devront être retirées des casiers et gardées dans un endroit sûr ;  Les deux autres fichiers devront être fermés. I.1.5. Constitution des équipes de comptage : Il y a lieu de désigner lors de la réunion de préparation :  Une commission collecte d’informations et contrôle ;  Une commission de valorisation des stocks ;  Des équipes de comptage. a) Commission collecte d’informations et contrôle : Le rôle de cette commission est très important. Il est recommandé de désigner deux ou trois personnes connaissant parfaitement les implications d’un inventaire des stocks. b) Commission de valorisation des stocks : La valorisation des stocks doit être effectuée par la structure comptabilité de Trecyplast. Toutefois, pour lui assurer le maximum de fiabilité, la participation d’un magasinier et d’un agent du service approvisionnement est souhaitée pour d’éventuels rapprochements avec la documentation appropriée. c) Équipes de comptage : Afin d’assurer un comptage exhaustif de tous les stocks détenus par Trecyplast et un maximum de fiabilité à l’inventaire, il est impératif de désigner deux équipes de comptage distinctes qui réaliseront deux comptages indépendants l’un de l’autre. Ce principe doit à tout prix être respecté, car rappelons le, l’objectif de la prise d’inventaire est de corriger le stock comptable en fonction du stock physique, d’où l’importance d’un comptage exact. I.1.6- Préparation des documents : Tous les documents nécessaires à la prise d’inventaire doivent être préparés à l’avance et en quantité suffisantes pour couvrir l’opération. Ces documents doivent être imprimés et pré numérotés :  Papillons de comptage ;  Fiche d’identification ;  Feuille d’inventaire ;  Liste de contrôle des fiches ;  État d’inventaire. I.2 Prise d’inventaire (comptage) : En principe avant de démarrer l’opération de comptage, la commission collecte d’informations doit préparer un planning de prise d’inventaire en fonction du nombre d’équipes désignées pour le comptage et du nombre d’articles à compter. Elle prépare les feuilles d’inventaires par familles de produits et par équipe et les distribuent aux équipes de comptage. I.2.1 Rôle des équipes de comptage :  Chaque équipe procède au uploads/Management/ points-inventaires-des-stocks.pdf