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Le questionnaire de contrôle interne Le système de contrôle interne est un ense

Le questionnaire de contrôle interne Le système de contrôle interne est un ensemble cohérent de règles d’organisation et de fonctionnement et de normes de qualité qui ont pour but d’optimiser le service au public, la qualité des prestations et la gestion des entités et de minimiser les risques économiques et financiers inhérents à l’activité des entités. La mise en place et la maintenance du système de contrôle interne incombe à la direction des entités et ses structures. Le contrôle interne peut être résumé comme l’ensemble des dispositifs mis en œuvre par la hiérarchie et ses collaborateurs et ses collaboratrices pour s’assurer que leurs activités sont maîtrisées. Le contrôle interne relève donc essentiellement d’une réflexion sur le fonctionnement de l’organisation, du bon sens et des bonnes pratiques, et vise à répondre notamment aux questions suivantes : Qui fait quoi et comment? Qui est responsable de quoi? Qui valide quoi? Existe-t-il des conflits d’intérêt? Quels risques prendre ou ne pas prendre? Est-ce conforme aux lois en vigueur /aux règlements? Peut-on supprimer ce contrôle? Définition : Le Questionnaire de Contrôle Interne est un outil indispensable pour concrétiser la phase de réalisation de la mission d’audit. C’est une grille d’analyse dont la finalité est de permettre à l’auditeur d’apprécier le niveau et d’apporter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne, de l’entité ou de la fonction auditée. Ces questionnaires permettent à l’auditeur de réaliser sur chacun des points soumis à son jugement critique, une observation qui soit la plus complète possible. Pour ce faire, le QCI devra se composer de bonnes questions à poser pour réaliser cette observation complète. Le Questionnaire de Contrôle Interne va donc être le guide de l’auditeur pour que ce dernier puisse réaliser son programme de travail. C’est un véritable outil méthodologique permettant d’identifier :  ü les contrôles internes mis en place pour se protéger contre les risques et erreurs potentiels,  ü les objectifs d’audit pour vérifier qu’ils sont bien respectés. Les questionnaires de Contrôle Interne servent de guide lors d’un audit interne ; Ils permettent par ailleurs un gain de temps surtout quand les contrôles sont répétitifs. Structure : Le Questionnaire de Contrôle Interne va permettre de passer du général au particulier et d’identifier pour chaque fonction quels sont les dispositifs de contrôle essentiels. C’est pourquoi il y a autant de Questionnaire de Contrôle Interne que de missions d’audit. L’auditeur est aidé dans sa démarche en répondant aux cinq questions fondamentales qui regroupent l’ensemble des interrogations concernant les points de contrôle et qui permettent de couvrir tous les aspects :  ü Qui ? : Questions qui permettent d’identifier l’acteur concerné. Pour répondre à ces questions, l’auditeur utilise organigrammes hiérarchique et fonctionnel, analyses de postes, grilles d’analyse de tâches…  ü Quoi ? : Questions permettant d’identifier les tâches et les opérations (Nature des tâches effectuées, Personnes concernées…).  ü Où ? : Questions permettant d’identifier le lieu où se déroule l’opération et son emplacement  ü Quand ? : Questions permettant d’avoir des réponses quant aux budgets et cycles de temps nécessaires pour la réalisation des opérations (début, fin, durée, planning,…).  ü Comment ? : Questions permettant de décrire le mode opératoire des opérations. L’utilisation de la piste d’audit peut être utile pour suivre, comprendre et apprécier toute une chaîne de traitement. Dans l’élaboration des Questionnaire de Contrôle Interne, ces 5 questions fondamentales constituent la trame commune avec laquelle vont se décliner les questions spécifiques pour chaque tâche élémentaire. Il s’agit, en fait, de formuler la meilleure question pour savoir si la tâche élémentaire est bien faite et bien maîtrisée. Ainsi, le Questionnaire de Contrôle Interne permet de mettre en œuvre les observations qui vont conduire à l’élaboration du diagnostic. Les listes de points à examiner qui figurent dans ces questionnaires peuvent se présenter sous la forme de questionnaires de type fermés ou de type ouverts. 1° - Les questionnaires fermés : Les questionnaires fermés sont des questionnaires où les réponses sont fixées à l’avance. On ne peut y répondre que par des réponses affirmatives ou négatives. Ces questionnaires sont élaborés de manière à ce que les réponses négatives fassent apparaître les points faibles des dispositifs de contrôle interne, et inversement, que les réponses positives fassent apparaître les points forts. L’exploitation de ces questionnaires consiste pour l’auditeur à évaluer l’impact des réponses négatives et à vérifier celui des réponses positives. Ils seront principalement utilisés pour : ü Obtenir certains renseignements factuels,  ü Recenser les moyens mis en place afin d’atteindre les objectifs du contrôle interne,  ü Juger de l’approbation ou de la désapprobation d’une opinion donnée, de la position sur un jugement,… L’avantage de ces questionnaires est qu’ils facilitent le dépouillement et, par conséquent, l’analyse. Toutefois, il peut y avoir un risque que la réponse soit dictée, ce qui fausserait toute l’analyse. 1° -Les questionnaires ouverts : Contrairement aux questionnaires fermés, les questionnaires ouverts n’autorisent pas de réponses succinctes de type OUI/NON. Le choix des réponses peut être illimité et les auditeurs sont obligés de faire un effort de description, de compréhension et de jugement. Les questionnaires permettent de présentent un intérêt particulier dans les audits d’efficacité ou dans les audits opérationnels ayant pour but d’analyser un système insatisfaisant et qui doit s’achever sur une mise en place de procédures efficientes qui amélioreront les performances en termes de coût, de rapidité ou de fiabilité. Les questions ouvertes présentent l’avantage d’obtenir des perspectives de codage de l’information beaucoup plus grandes. Néanmoins, les informations obtenues peuvent être trop dispersées. C’est pourquoi, il convient de s’assurer de la qualité des réponses en ciblant précisément ces dernières. En raison des inconvénients de ces deux types de questionnaires, il est préférable de faire un compromis entre questions ouvertes et questions fermées. EXERCICE : QUESTIONNAIRE PME D’ANALYSE DU CONTRÔLE INTERNE1 DATE : ENTITE : ENVIRONNEMENT DE CONTROLE O N OBSERVATIONS Les contrôles des exercices précédents ont-ils révélé l'existence de nombreuses faiblesses de contrôle interne ? Existe-t-il un manuel de procédures ? Est-il régulièrement mis à jour ? Selon quelle périodicité ? 1 Ce questionnaire est présenté à l’usage des dossiers correspondant au contrôle de petites entités. Des questionnaires par cycles sont développés parallèlement et les chapitres du présent questionnaire, inhérents à ces différents cycles, pourront faire l’objet de renvois vers les questionnaires plus détaillés en cas de nécessité (entité de taille moyenne). Les comptes et opérations personnels du propriétaire ou du dirigeant sont-ils séparés des comptes et opérations de l'entreprise ? Le dirigeant est il sensible à l'importance des contrôles et a-t-il accordé une attention suffisante à nos recommandations antérieures ? Le dirigeant s'implique-t-il dans l'activité de l'entreprise ? Le dirigeant accorde-t-il une attention suffisante aux risques inhérents à l'activité (par exemple les aspects opérationnels et financiers liés à l'environnement) ? A-t-on relevé certaines situations ou évènements laissant supposer l'existence de fraudes ou d'erreurs conduisant à des anomalies significatives dans les comptes ? Le personnel comptable, et de façon plus générale, le personnel de la société, a-t-il une formation appropriée ? La comptabilité est-elle rigoureusement tenue à jour ? Existe-t-il des budgets et des situations intermédiaires et ces éléments font ils l’objet d’un rapprochement régulier ? Selon quelle périodicité ? La direction établit ses états financiers avec pour objectif de (cocher les éléments applicables) : - Maximiser le résultat, - Lisser la croissance des résultats, - Atteindre les budgets/prévisions, - Minimiser le bénéfice imposable, - Pas de tendance particulière. La direction a-t-elle mis en place un environnement de contrôle permettant de minimiser les biais pouvant affecter les estimations comptables et les autres jugements ? La société a-t-elle recours aux services : - d’un expert comptable ? - d’un avocat ? La direction a-t-elle la maîtrise de la fonction informatique ? Quels sont les constructeurs et les modèles d'ordinateurs utilisés ? Quels sont les types de logiciels et d’applications ? ( Détailler brièvement s’il s’agit de logiciels standards ou développés, de tableurs préprogrammés, si les ventes, les achats et la paye sont intégrés, comment ? … ) Les logiciels utilisés pour le traitement de l'information comptable et financière manquent-ils de fiabilité ? Le dirigeant a-t-il élaboré et développé un plan d'urgence approprié en matière de systèmes d'information pour assurer la poursuite du fonctionnement de l'entreprise en cas de sinistre ? Le dirigeant a-t-il élaboré et développé des méthodes appropriées d'autorisation des opérations, y compris pour éviter les modifications non autorisées des fichiers de données et des programmes ? La séparation des tâches est-elle suffisante, étant donné la taille et la complexité de l'organisation et l'implication du dirigeant ( Cf grille de séparation des fonctions ) La société dispose-t-elle d’une documentation suffisante et régulièrement mise à jour en matière comptable, fiscale et sociale ? S'il s'agit d'une filiale, d'une division ou d'un établissement, la société mère ou le siège exerce-t-il un contrôle effectif ( Informations financières périodiques, contrôle des résultats, visites des auditeurs internes …) ? CYCLE ACHATS /EVALUATION DU RISQUE O N OBSERVATIONS Existe-t-il des bons de commande pré numérotés Les commandes font-elles l'objet d'une procédure d'autorisation ? Les uploads/Management/ questionnaire-controle-interne-2 1 .pdf