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Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 1 REPUBLIQUE TOGOLA

Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 1 REPUBLIQUE TOGOLAISE ________________________________________________________________ PROGRAMME BONNE GOUVERNANCE/DECENTRALISATION (ProDeG) Réalisé par : Claude DAWSON et Claude PANOU dawsonclaude@yahoo.fr (229) 97 47 47 71 janvier 2016 DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL, OPERATIONNEL ET INSTITUTIONNEL DE LA PLATE FORME DES ORGANISATIONS DE LA SOCIETE CIVILE DE KLOTO (PF-OSCK) Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 2 Sommaire I. RAPPEL DES TERMES DE REFERENCE DE LA MISSION .............................................. 4 1.1. Le contexte et la justification ............................................................................................ 4 1.2. Les objectifs et les résultats attendus de la mission .................................................. 5 1.2.1. Objectif général ............................................................................................................ 5 1.2.2. Objectifs spécifiques .................................................................................................... 5 1.3. Résultats attendus de la présente étude ........................................................................ 5 II. METHODOLOGIE ADOPTEE ................................................................................................. 6 2.1. Préparation de la mission ..................................................................................................... 6 2.2. Cadrage et prise de connaissance de la PF-OSCK ........................................................ 6 2.3. Analyse documentaire et finalisation des outils de collecte de données ............ 6 2.4. Collecte, traitement et analyse des données ................................................................ 6 2.5. Rédaction du rapport de la mission .................................................................................. 7 2.6. Restitution du rapport diagnostic et identification des besoins en renforcement des capacités ........................................................................................................... 7 2.7. Prise en compte des observations et rédaction du rapport final ............................ 8 III. ANALYSE DES RESULTATS DU DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL .......................... 8 3.1. Analyse du contexte institutionnel de la PF-OSCK ....................................................... 8 3.1.1. Les textes qui régissent la PF-OSCK .......................................................................... 8 3.1.2. Analyse des stratégies actuelles de la PF-OSCK ...................................................... 8 3.2. Analyse de la capacité organisationnelle de la PF-OSCK ........................................... 9 3.2.1. Leadership organisationnel ......................................................................................... 9 3.2.2. Structure organisationnelle et opérationnelle de la PF-OSCK ............................ 10 3.2.3. Analyse globale du dispositif de gestion des ressources humaines de la PF- OSCK 11 3.2.4. Mobilisation et gestion des ressources financières ............................................... 11 3.2.5. Ressources matérielles et logistiques de la PF-OSCK ........................................... 14 3.2.6. Gestion des programmes: Planification, exécution, suivi et évaluation .......... 14 3.2.7. Collaboration et nature des liens entre les acteurs ............................................. 15 3.2.8. Communication et lobbying/plaidoyer ................................................................... 15 3.3. Motivation organisationnelle ............................................................................................. 16 IV. SYNTHESE DES FORCES, FAIBLESSES, OPPORTUNITES ET MENACES MAJEURES .......................................................................................................................................... 17 V. PLAN DE RENFORCEMENT DES CAPACITES DE LA PF-OSCK ................................ 19 5.1. Axes de renforcement de capacités de la PF-OSCK ................................................. 19 5.2. Cadre stratégique du plan de renforcement des capacités .................................... 20 5.3. Plan d’action 2016 - 2018 ................................................................................................... 22 5.4. Actions prioritaires de formation .................................................................................... 25 5.5. Actions immédiates recommandées ............................................................................... 25 5.6. Mécanisme de mise en œuvre et de suivi évaluation ............................................... 26 Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 3 5.7. Facteurs clés de réussite de la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités ............................................................................................................................................. 27 Annexes .............................................................................................................................................. 28 Annexe 1 : Liste organismes et personnes rencontrés ......................................................... 28 Annexe 2 : Liste de présence à l’atelier de restitution du rapport de la mission .......... 28 Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 4 I. RAPPEL DES TERMES DE REFERENCE DE LA MISSION 1.1. Le contexte et la justification La Plateforme des organisations de la Société Civile de Kloto (PFOSCK) est un regroupement d’Organisations de la Société Civile de la préfecture de Kloto qui, depuis 2009, mettent en synergie leurs forces pour le développement de la préfecture. Elle est aussi un cadre idéal de concertation et d’échanges de ses membres pour mener des réflexions et des actions communes pour le développement de la préfecture de Kloto. Elle est composée de 44 organisations et a pour but de coordonner les actions des organisations membres pour promouvoir une meilleure implication au processus de démocratisation et de développement et au renforcement de la participation citoyenne. Depuis sa création, la Plateforme a ainsi réalisé de nombreux projets et activités en faveur de ses membres. Ce qui a crée un climat de confiance et de collaboration entre les organisations membres qui attendent beaucoup d’elle pour plus d’alliances, de synergies et d’actions concrètes de développement conformément à sa vocation première. Cependant force est de constater que la Plateforme connaît de nos jours de nombreux problèmes, insuffisances et faiblesses liés à des causes variées et diverses avec des conséquences énormes sur la poursuite de ses missions et objectifs. De l’analyse des différents rapports d’évaluation, ces faiblesses et insuffisances sont entre autres : - Faiblesse de gouvernance interne ; - Manque de mobilisation et d’engouement des membres pour la Plateforme; - Complexité/faiblesse d’analyse des politiques économiques, sociales et environnementales - Faiblesse dans l’identification, l’élaboration et la gestion de projets / programmes et services et rareté de sources de financement - l’absence de coordination (directeur exécutif, administrateur, comptable...) - insuffisance de communication entre le bureau et les membres - insuffisance de stratégie de gestion des membres (plan de formation, de communication...) - faible capacité d’autofinancement et de mobilisation des ressources ; - absence de stratégies de plaidoyer adapté - Non maîtrise de la vision et de la mission de la Plateforme par les membres ; - faiblesse de conscience sur les grands enjeux d’intérêt national et international ; - etc. Ainsi face à cette situation inquiétante, l’on se pose plusieurs questions. Quelles sont les forces en présence ? Quels points forts, quels points faibles ? Comment se projeter dans une organisation réaliste à partir de l’existant ? Comment « influencer » l’existant pour créer une organisation cible cohérente avec les besoins du territoire et des membres ? Quelle mesure d’accompagnement dès maintenant ? La réponse à ces questions a conduit à l’organisation des élections anticipées et à la mise en place d’un nouveau Conseil d’Administration en vue de trouver un tant soit peu des solutions idoines et durables à ces insuffisances. C’est dans cette optique que le ProDeg en collaboration avec le Conseil d’Administration de la Plateforme a initié ce diagnostic Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 5 organisationnel, institutionnel et opérationnel qui permettra de faire un état des lieux de l’organisation et de son fonctionnement. Ce diagnostic vise à faire le bilan des activités et une analyse organisationnelle et institutionnelle, à mettre en évidence les forces et faiblesses de la structure et leurs conséquences sur l’ensemble des activités de la Plateforme. Ce diagnostic permettra également à la Plateforme de faire des adaptations en adéquation avec sa conviction. La réalisation des objectifs de ce diagnostic aidera la Plateforme à repréciser sa vision, sa mission, ses objectifs stratégiques ; ses outils de gouvernance interne et externe (manuel de procédures, règlement intérieur de travail, statuts et règlement intérieur, système de communication) et son cadre de gestion de son membership. 1.2. Les objectifs et les résultats attendus de la mission 1.2.1. Objectif général L’objectif général du diagnostic est de : - renforcer les capacités organisationnelles institutionnelles et opérationnelles de la Plateforme. - améliorer l'efficacité du fonctionnement de la plateforme et l'efficience de ses activités. 1.2.2. Objectifs spécifiques Spécifiquement, il s’agit de : - faire l’analyse de l’environnement interne et externe de la plateforme ; - évaluer les compétences de la plateforme d’un point de vue global. - doter la Plateforme d’un document de diagnostic organisationnel, institutionnel et opérationnel - repréciser la vision, la mission et les objectifs stratégiques de plateforme. 1.3. Résultats attendus de la présente étude - Une analyse critique du mode de fonctionnement organisationnel, institutionnel et opérationnel de la Plateforme est faite et disponible ; - Les compétences de la plateforme sont évaluées - La plateforme est dotée d’un document de diagnostic organisationnel, institutionnel et opérationnel - Une définition des priorités de changement organisationnel, institutionnel et opérationnel et/ou de la Plateforme est dégagée - La vision, la mission, la stratégie de la plateforme sont clarifiées et dispose d’une identité partagée par tous les membres. Audit organisationnel, opérationnel et financier du PF-OSCK 6 II. METHODOLOGIE ADOPTEE 2.1. Préparation de la mission Au cours de cette phase, l’équipe de consultants a mené la réflexion préalable sur la conduite de la mission de même que les outils nécessaires pour la bonne conduite de celle-ci. L’appropriation des statuts et règlement intérieur, régissant le Plate forme des OSC a permis de cerner davantage le mandat assignés à ce dernier pour contribuer à l’implication des OSC de Kloto dans la définition et la mise en œuvre des initiatives de développement à la base. Un échange avec la PF-OSK et ses différents partenaires dont notamment la GIZ, les OSC membre a permis de placer chacun au même niveau de compréhension de la mission en vue de l’atteinte des objectifs de celle-ci. 2.2. Cadrage et prise de connaissance de la PF-OSCK Cette phase a été celle de la préparation de la mission et l’exploitation des documents. Elle a comporté deux étapes à savoir :  une étape d’échanges avec la gouvernance de la PF-OSCK ;  une étape d’exploitation des premiers documents qui aboutira à la précision du chronogramme et la mise à disposition d’un guide d’entretien avant la phase d’intervention sur le terrain. Cette rencontre avec les parties prenantes est une réunion de compréhension et d’orientation de la mission par rapport aux véritables attentes du client. Cette réunion qui a eu lieu au siège de la PF-OSCK avec ses acteurs a permis une mise à niveau des informations, une compréhension identique des termes de références et la finalisation uploads/Management/ rapport-dio-plate-forme-osc.pdf