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Logo Laboratoire Procédure Qualité PROCEDURE RESSOURCES HUMAINES PR-XX Version

Logo Laboratoire Procédure Qualité PROCEDURE RESSOURCES HUMAINES PR-XX Version : Date :JJ/MM/AA Page : 1 / 10 OBJET : Cette procédure a pour objet de définir les dispositions relatives à la gestion des ressources humaines de l’unité de recherche. VOCABULAIRE : ACMO : Agent Chargé de la Mise en Œuvre des règles d'hygiène et de sécurité AERES : Agence d'Evaluation de la Recherche et de l'Enseignement Supérieur ... CRAC : Compte Rendu Annuel d’Activité DIFFUSION : SOURCE Classeur qualité Rédacteur : Approbateur : REVISIONS Date Nature de la modification Version Quoi Qui Où, quand, comment Enregistrement Recruter et accueillir le personnel 01 Déterminer les besoins en compétences Directeur de l’Unité Avec les responsables des équipes et des services du laboratoire. néant 02 Recruter les personnels Directeur de l’Unité En demandant des postes aux organismes de tutelles. Dossier tutelles 03 Accueillir le personnel permanent et non permanent Gestionnaire Ressources Humaines Au bureau Ressources Humaines, dès leur arrivée, selon le MO d’accueil d’un nouvel entrant, en saisissant les informations dans la base de données du personnel. Mettre à jour l’organigramme Base de données du personnel Organigramme Gérer les données relatives au personnel 05 Mettre à jour les informations concernant le personnel et l’organigramme Gestionnaire Ressources Humaines En mettant à jour la base de données du personnel, et en modifiant l’organigramme. Base de données du personnel, Organigramme 06 Etablir les statistiques en ressources humaines Gestionnaire Ressources Humaines A la demande des tutelles ou de l’AERES à partir de la base de données du personnel Dossier tutelles Dossier AERES Gérer les absences 07 Gérer les congés du personnel Gestionnaire Ressources Humaines Au service des Ressources Humaines, à l’initiative de l’agent, sur sa fiche de congés sur bureau des Ressources Humaines. Renseigner la base de gestion des congés Base de gestion des congés 08 Gérer les arrêts maladie Gestionnaire Ressources Humaines Dès réception de l’information, ou de l’arrêt maladie, au bureau des Ressources Humaines, en mettant à jour la base de gestion des congés Base de gestion des congés 09 Gérer les accidents du travail Gestionnaire Ressources Humaines Dès réception de l’information, au bureau des Ressources Humaines, en complétant le dossier d’accident de travail, selon le MO correspondant si nécessaire. Mettre à jour la base de gestion des congés Faire une inscription sur le registre Hygiène et Sécurité. Base de gestion des congés Registre Hygiène et Sécurité Evaluer le personnel 10 Evaluer le personnel ITA / IATOS Directeur de l’Unité En renseignant le dossier de carrière de l’agent, et en réalisant les entretiens annuels d’activité Dossier de carrière 11 Evaluer le personnel chercheur Directeur de l’Unité En décembre, en renseignant le CRAC sur le site internet du CNRS ainsi que l’équivalent pour les enseignants-chercheurs CRAC Former le personnel 12 Déterminer les besoins en formation Directeur de l’Unité et correspondant formation En collaboration avec le correspondant formation. Plan de formation 13 Vérifier la validation des formations Correspondant formation et ACMO En vérifiant le suivi et l’efficacité des formations auprès des agents. En mettant à jour le tableau des habilitations et des compétences. Plan de formation Tableau des habilitations et compétences FO-01-001-A 9. Point essentiel : Personnel 9.1 Politique Le laboratoire reconnaît que son atout le plus important est son personnel. La direction du laboratoire définit les exigences en matière d'éducation et les compétences nécessaires à l’application des procédures du laboratoire. Le laboratoire s'efforce de garantir un recrutement impartial. Le laboratoire collabore avec le département des ressources humaines afin de garantir que les qualifications en matière d'éducation et les références professionnelles des demandeurs d'emploi sont vérifiées et que des contrats/accords légaux sont signés par toutes les parties avant l'emploi ou dans un délai défini. Le laboratoire dispose d'une procédure écrite relative à la gestion du personnel. L'ensemble du personnel (temporaire, permanent, étudiants, etc.) signe un accord de confidentialité. L'ensemble du personnel respecte les règles du laboratoire concernant la santé, la sûreté et la sécurité. Le laboratoire fournit une formation à son personnel selon ses besoins. 9.2 Recrutement Le directeur du laboratoire soumet un formulaire de recrutement du personnel au département des ressources humaines (dans le cas d'une grande structure) qui décrit l'éducation, la formation, l'expérience et les compétences requises pour l'obtention du poste à pourvoir. Les dates de l'attribution du poste sont clairement énoncées. Les entretiens sont organisés par le département des ressources humaines. 9.3 Dossier personnel Un dossier administratif individuel est établi pour chaque membre du personnel (temporaire, permanent, stagiaire, etc.) comprenant les documents qui concernent les qualifications du personnel (diplômes, CV, certificat de formation, etc.). Certains documents peuvent être gérés et conservés par le département des ressources humaines (dans le cas d'une grande structure). 9.4 L’Autorisation du personnel : L'orientation de tous les nouveaux employés doit être effectuée dans les 30 jours suivant l'embauche. L'orientation en matière de sécurité a lieu avant qu'un employé n’entre en fonction. Tous les employés récemment engagés reçoivent une formation complète concernant les politiques et procédures du département qui correspondent à la description de leur poste et à leur affectation (voir 9.6 Compétences du personnel, ci-après). 9.5 Formation du personnel Le laboratoire fournit à l'ensemble du personnel une formation comprenant le système de gestion de la qualité, les processus et procédures liés à leurs attributions, le système d'information du laboratoire, la santé et la sécurité, l'éthique et la confidentialité. L'efficacité du programme de formation est examinée périodiquement. - Formation continue : Un programme de formation continue est disponible afin de permettre le développement professionnel du personnel. Les attentes en termes de participation du personnel sont communiquées dans le cas des sessions de formation considérées comme obligatoires. FO-01-001-A 9.6 La détermination des exigences de Compétences du personnel Les compétences du personnel comprennent des aptitudes techniques et pratiques ainsi que des connaissances générales. Les compétences de chaque nouvel employé sont évaluées et vérifiées avant de l’autoriser à effectuer des analyses et communiquer des résultats. Les compétences de tous les employés sont évaluées chaque année. 9.7 Évaluation des performances du personnel Chaque employé peut obtenir un entretien annuel avec le directeur du laboratoire. Généralité : 6.1 Généralités : Le laboratoire doit disposer du personnel, des installations, des équipements, des systèmes et des services de soutien nécessaires à l'exécution de ses activités de laboratoire. Méthodologie : Le laboratoire doit disposer du personnel, des installations, des équipements, des systèmes et des services de soutien nécessaires à l'exécution de ses activités de laboratoire. L'organisation doit permettre de répondre aux besoins de ses clients, son infrastructure et son fonctionnement doivent être pleinement opérationnel. Personnel : - 6.2.1 Tout le personnel du laboratoire, interne ou externe, susceptible d'influencer les activités du laboratoire doit agir de manière impartiale, être compétent et travailler conformément au système de gestion du laboratoire. - 6.2.2 Le laboratoire doit documenter les exigences de compétence pour chaque fonction influençant les résultats des activités de laboratoire, y compris les exigences en matière d'éducation, de qualification, de formation, de connaissances techniques, de compétences et d'expérience. - 6.2.3 Le laboratoire doit assurer que le personnel possède les compétences nécessaires pour accomplir les activités de laboratoire qui lui sont attribuées et évaluer l’importance des dérives. - 6.2.4 Le laboratoire doit communiquer à chaque personne ses tâches, responsabilités et autorités. - 6.2.5 Le laboratoire doit disposer d’une (de) procédure(s) et tenir à jour des enregistrements relatifs à : a) la détermination des exigences de compétences; b) la sélection du personnel; c) la formation du personnel; d) la supervision du personnel; e) l'autorisation du personnel; f) le suivi des compétences du personnel. - 6.2.6 Le laboratoire doit autoriser des membres de son personnel à: FO-01-001-A a) développer, modifier, vérifier et valider des méthodes ; b) exécuter des activités de laboratoire spécifiques; c) analyser les résultats, y compris les déclarations de conformité ou les avis et interprétations ; d) rendre compte des résultats. Méthodologie : L’exigence de la qualification du personnel est placée à juste titre parmi les exigences de compétence technique, vue la prédominance de la composante technico-scientifique dans les ressources humaines du laboratoire. Par compétence du personnel du laboratoire, on entend la détention des connaissances, des capacités, des qualités et des comportements nécessaires (impartialité / confidentialité) pour l’accomplissement complet et efficace des tâches dont il a la charge. La compétence des personnes représente la richesse fondamentale et principale du laboratoire. À ce titre, elle doit être développée et maintenue de manière efficace et continue. La direction du laboratoire doit assurer la compétence du personnel qui gère et utilise les équipements, qui effectue les essais et les étalonnages, qui évalue les résultats, qui rédige, vérifie et signe pour approbation les rapports d’essais. L’emploi de personnel en formation nécessite une supervision en conséquence. Le personnel doit être qualifié en fonction de la fonction occupée, sur la base d’exigences d’éducation, de formation, d’expérience professionnelle, de qualités intellectuelles et humaines, de conscience professionnelle, d’intégrité morale et de toute autre qualité nécessaire. Ces exigences en termes de compétences relatives à chaque fonction n'ont pas l'obligation de se traduire par des fiches de poste ou de fonction. Suppléances: La norme n'impose pas de prévoir des suppléances uploads/Management/ ressources-humaines.pdf