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Ecole « Les outils de la conduite de projet » • L’ANALYSE DES RISQUES PROJETS •

Ecole « Les outils de la conduite de projet » • L’ANALYSE DES RISQUES PROJETS • LES REVUES DE PROJET • COMMENT RENDRE EFFICACES LES RÉUNIONS ? • L’ÉQUIPE PROJET : STRUCTURE & ANIMATION • LA COMMUNICATION DANS UN PROJET Sandrine Pavy, 2015 L’analyse (préliminaire) des risques projets 2 • INTRODUCTION • UNE ANALYSE DE RISQUES, POUR QUOI FAIRE ? • QUELLE DIFFERENCE AVEC L’AMDEC ? • MANAGEMENT DES RISQUES : DÉMARCHE • DIFFICULTÉS, FACTEURS DE SUCCÈS • OUTILS © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Entreprendre un projet… c’est prendre des risques, rencontrer des surprises, mauvaises pour la plupart. Il faut apprendre à vivre au milieu de ces incertitudes, se mettre en situation de les gérer plutôt que les subir. Les excuses du genre : - « C’est pas ma faute, c’est l’autre qui n’a pas assuré » - « Un retard inattendu nous a fait prendre du retard » - « C’est vraiment trop injuste ! » … sont de plus en plus mal acceptées UNE METHODE POUR ANTICIPER LES PROBLEMES PLUTOT QUE DE SUBIR LEURS CONSEQUENCES ! Connaître la démarche pour évaluer les risques, jauger les marges (coût / délais) INTRODUCTION : UNE ANALYSE DE RISQUES, POUR QUOI FAIRE ? 3 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Risque [ ISO Guide 73:2009 Management du risque – Vocabulaire, complète ISO 31000] : effet de l’incertitude sur l’atteinte des objectifs. Cet effet représente un écart par rapport à l’atteinte des objectifs. Risque projet [FD X 50-115 Management de projet, présentation générale] : Evénement dont l’apparition n’est pas certaine et dont la manifestation est susceptible d’affecter le projet. Un risque caractérise un événement redouté par : • la probabilité d’apparition • la perte consécutive (gravité) • la période pendant laquelle il est susceptible de se manifester • son état : latent, apparu, disparu. 4 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr ANALYSE (P) DE RISQUES AMDEC Objectif(s) Etablir une liste, aussi exhaustive que possible, des événements redoutés liés à l'ensemble ou à une partie du cycle de vie d'un système afin de déterminer ceux qui devront faire l'objet d'une démarche approfondie d'analyse des problèmes de défaillance Phase / périmètre En conception sur l’ensemble du projet (management compris) Tous cycles de vie du produit (ou système) Méthodologie Méthode inductive + tableaux d'analyse  on cherche à déterminer les effets consécutifs à des événements initiaux : « Qu'est-ce qui se passe si... ? » Résultat attendu Recherche d’événements de façon macroscopique, sans a priori, en envisageant les pires cas, même des combinaisons improbables d'événements (le tri étant réalisé par la suite) Approche « microscopique » : recherche de conséquences en considérant un seul mode de défaillance à la fois (le reste du système étant supposé se comporter correctement) ANALYSE PRELIMINAIRE DE RISQUES ≠ AMDEC © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr MANAGEMENT DES RISQUES : DÉMARCHE 6 Evaluer (g,p) Evaluer (g,p) OK oui Accepter (ou non) Accepter (ou non) non Hiérarchiser (c=g*p) Hiérarchiser (c=g*p) Comprendre Comprendre Le contexte organisationnel et environnemental Le fonctionnement puis le dysfonctionnement Identifier Identifier Les points faibles, les scenarii à risques Réduire le risque Réduire le risque Prendre les actions qui réduiront p et/ou g p : probabilité que le risque se concrétise en défaillance g : gravité de cette défaillance (sur perfs, délais et coûts) ANTICIPER © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Le contexte organisationnel et environnemental Le fonctionnement puis le dysfonctionnement Pré requis : que le projet soit suffisamment avancé : - Besoin connu, - Spécifications principales connues, - Durée et coût du projet grossièrement estimés (à 50%?) Ce pré requis permettra au chef de projet de définir les échelles de probabilité et de gravité qui permettront d’évaluer les risques Cela correspond à la fin de phase de faisabilité On peut alors constituer un groupe de travail : -Un ou deux animateurs -Représentants métiers du projet -Chef de projet ? Rq : taille du groupe : 8 personnes max. Ce groupe va intervenir pendant toute la démarche. 7 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Les points faibles, les scenarii à risques -Le BRAINSTORMING : – Les participants émettent spontanément des idées – Ces idées sont enregistrées telles quelles – Aucune évaluation ou critique durant la période de brainstorming – L’objectif est que les idées émises en rafales en génèrent de nouvelles -Le BALAYAGE D’UNE LISTE DE RISQUES TYPES Cultiver l’état d’esprit « Murphy »… « Tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner » 8 Exemples de 2 méthodes à pratiquer en groupe © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Echelle de probabilité « P » = Niveau Probabilité Probabilité de survenue 4 Très Probable Qui se produit fréquemment: P>70% 3 Probable 20%<P<70% 2 Peu Probable 5%<P<20% 1 Très Peu Probable P<5% 9 Pour l’évaluation des risques, on utilisera les échelles (probabilité et gravité) définies par le chef de projet (cf. pré requis) © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Niveau Impact Conséquence(s) Coût Planning Performances 4 Grave Augmentation du coût > 10% Augmentation du délai > 6 mois Incidences majeures sur le programme 3 Majeur Augmentation du coût > 5% et < 10% Augmentation du délai entre 3 et 6 mois Modifications des spécifications 2 Significatif Augmentation du coût > 1% et < 5% Augmentation du délai entre 1 et 3 mois Atteint le niveau bas des performances 1 Mineur Minime ou sans impact < 1% Minime ou sans impact < 1 mois Minime ou sans impact 10 Ainsi pour CHAQUE risque : (P, Gcoûts, Gdélais, Gperfs) Echelles de gravité, « G » =  Méthode : - Évaluation individuelle - Synthèse en groupe de travail © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Ainsi pour chaque risque : (P, Gcoûts, Gdélais, Gperfs) Loi de composition : G = Max(Gcoûts, Gdélais, Gperfs) Criticité : C = G*P 4 4 8 12 16 3 3 6 9 12 2 2 4 6 8 1 1 2 3 4 1 2 3 4 11 Exemples de gravité : – Catastrophique Perte de vie humaine, préjudice à l’environnement… –Majeure pertes d'exploitation (en jours de production) pertes financières engendrées –Mineure Traumatismes dus à une chute de faible dénivellation de la gravité des conséquences © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr 4 4 8 12 16 3 3 6 9 12 2 2 4 6 8 1 1 2 3 4 1 2 3 4 Criticité : C = G*P C<8 C≥8 12 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr C<8 C≥8 C<8 • Définir un « propriétaire », pour chacun des risques à traiter, qui va : • Proposer des actions, • S’assurer de l’efficacité et de l’exécution de celles-ci. • Exemples d’actions : – Transfert • Au comité de pilotage, à un assureur… – Elimination • Suppression des causes • Annihilation de conséquences – Réduction • De la probabilité d'apparition • De la gravité des conséquences – Acceptation • Plans d'actions (solutions de repli) • Budget (provision) 13 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr C<8 CONSTITUTION DU GROUPE DE TRAVAIL Pré requis : être capable de définir les échelles Présentation de la démarche Identification des risques 1ère réunion Evaluation individuelle Présynthèse par l’animateur 2ème réunion Evaluation du groupe, hiérarchisation Désignation des propriétaires Propositions d’actions de traitement des risques (pour les risques critiques) SUIVI DES ACTIONS ET DE LEUR EFFICACITÉ PAR LES PROPRIÉTAIRES Réitérer la démarche Capitaliser / mémoriser 14 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr DIFFICULTÉS, FREINS 15 La culture de la « recherche du coupable » trop présente induit une tentation à occulter certains risques ou à minimiser la gravité de leurs conséquences. L’insuffisance de capitalisation du savoir faire Attention à la communication ! Les conclusions d’une analyse de risques doivent rester entre les mains du chef de projet. © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr FACTEURS DE SUCCÈS • Clarté des objectifs de la démarche • Affectation claire des personnes et des responsabilités lors de la démarche • Travail en équipe • Transparence • Orienté "actions" 16 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr OUTILS • La liste-type des risques, pour : – identifier les principaux risques d’un projet – envisager les traitements à associer. • Outil IN2P3 Excel ARP (L. Grandsire) : https://edms.in2p3.fr/file/I-012765/2 EvaluationSuiviRisquesV1.xls P. 17 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr 18 18 €/CHF, inflation, cours des matières 4 GRANDES FAMILLES DE RISQUES © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr 19 19 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr 20 20 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr 21 21 Exemple © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr OUTILS • La liste type des risques ; • Outil IN2P3 Excel ARP : https://edms.in2p3.fr/file/I-012765/2 EvaluationSuiviRisquesV1.xls P. 22 © Sandrine PAVY – contact : pavy@llr.in2p3.fr Sélection de références utiles • ISO 31000:2009, Management du risque -- Principes et lignes directrices • Norme d’accompagnement : 31010:2009 – Gestion des risques. Techniques d’évaluation des risques (liste d’outils et techniques d’évaluation des risques) • ISO Guide 73:2009 – Management du risque. Vocabulaire. • FD X 115 = Management de projet, présentation générale • uploads/Management/ risques-revues-de-projet-reunions-equipe-et-communication-pdfdrive.pdf