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TABLEAU DE BORD – Cours de gestion de projet & pérennisation : BTS AG & NRC – L

TABLEAU DE BORD – Cours de gestion de projet & pérennisation : BTS AG & NRC – Licence - MSE 1 Editions Formaplace - jc.bordichini@gmail.com - www.formaplace.org PILOTER LES ACTIVITES POUR ASSURER LEUR PERENNITE AVEC LE TABLEAU DE BORD « Un tableau de bord est un instrument de mesure de la performance facilitant le pilotage "proactif" d'une ou plusieurs activités dans le cadre d'une démarche de progrès. Le tableau de bord contribue à réduire l'incertitude et facilite la prise de risque inhérente à toutes décisions. Le tableau de bord est un instrument d'aide à la décision. » Mon cours traitera des domaines suivants : 1. LES ROLES DU TABLEAU DE BORD 2. UNE METHODE EN 5 ETAPES ET 14 OUTILS 2.1 POURQUOI UNE METHODE ? 2.2 LE TABLEAU DE BORD « D'UN SEUL COUP D'OEIL » 2.3 LES FONCTIONS DU TABLEAU DE BORD 3. LES CONTRAINTES DU TABLEAU DE BORD OPERATIONNEL 4. LES CINQ ETAPES, LES QUATORZE OUTILS ET LES FICHES PRATIQUES « EXCEL » 5. ETAPE N° 1 : SELECTIONNER LES AXES DE PROGRES 5.1 OUTIL N° 1 - IDENTIFIER LES PRINCIPALES SOURCES DE REVENUS 5.2 OUTIL N° 2 - SITUER L'ENTREPRISE SUR SON MARCHE 5.4 OUTIL N° 4 - REPERER LES PRINCIPAUX LEVIERS 5.3 OUTIL N° 3 - ÉVALUER LES ATTENTES DES CLIENTS 5.4 OUTIL N° 4 - REPERER LES PRINCIPAUX LEVIERS 5.5 OUTIL N° 5 - EVALUER ET CHOISIR LES AXES DE PROGRES 6. ETAPE N° 2 : DETERMINER LES POINTS D'INTERVENTION 6.1 OUTIL N° 6 - IDENTIFIER LES ACTIVITES ET LES PROCESSUS CRITIQUES 6.2 LISTE GENERALE ET NON EXHAUSTIVE 7. ETAPE N° 3 : SELECTIONNER LES OBJECTIFS 7.1 OUTIL N° 7 - CHOISIR LES OBJECTIFS 7.2 OUTIL N° 8 - MESURER LES RISQUES 7.3 OUTIL N° 9 - ÉLABORER LES PLANS D'ACTION 8. ÉTAPE N° 4 : SELECTIONNER LES INDICATEURS 8.1 OUTIL N° 10 - CHOISIR LES INDICATEURS DE PROGRES (IP) 8.2 OUTIL N° 11 - PRESENTER L'INDICATEUR SUR LE POSTE DE TRAVAIL 9. ÉTAPE N° 5 : STRUCTURER LE TABLEAU DE BORD 9.1 CONSTRUIRE LE TABLEAU DE BORD (VUE DE SIGNALISATION) 9.2 ORGANISER LE TABLEAU DE BORD (VUE D'ANALYSE ET DE PROSPECTION) 9.3 MAINTENIR LE TABLEAU DE BORD 10. UN EXEMPLE DE TABLEAU DE BORD COMMERCIAL 1. LES ROLES DU TABLEAU DE BORD Réduire l'incertitude Le tableau de bord offre une meilleure perception du contexte de pilotage. Il contribue à réduire quelque peu l'incertitude qui handicape toute prise de décision. Stabiliser l'information L'entreprise ne s'arrête pas, et l'information est changeante par nature. Stabiliser l'information et ne présenter que l'essentiel, voilà des services indispensables pour le décideur. Faciliter la communication Lorsque le tableau de bord est utilisé par un groupe de travail, il remplit aussi le rôle de référentiel commun en offrant une perception unifiée de la situation. Il facilite autant les échanges à l'intérieur du groupe qu'avec le reste de l'entreprise. Dynamiser la réflexion Le tableau de bord ne se contente pas de gérer les alertes. Il propose aussi des outils d'analyse puissants pour étudier la situation et suggérer des éléments de réflexion. Maîtriser le risque On ne le répétera jamais assez, toute décision est une prise de risques. Avec un tableau de bord bien conçu, chaque responsable en situation de décider dispose d'une vision stable et structurée de son environnement, selon l'éclairage des axes de développement choisis. Le tableau de bord offre une meilleure appréciation du risque de la décision. 2. UNE METHODE EN 5 ETAPES ET 14 OUTILS 2.1 POURQUOI UNE METHODE ? Pourquoi une méthode ? Ne suffit-il pas de choisir les indicateurs habituellement utilisés par la profession ? Pour construire un tableau de bord de pilotage digne de ce nom, il est tentant de se contenter des traditionnels indicateurs financiers et productivistes, puis de les assembler sur une même page. Mais ces indicateurs ne seraient en fait que des ratios de gestion ; fort utiles pour élaborer les bilans finaux, ils ne sont pas, par essence, des indicateurs de pilotage. TABLEAU DE BORD – Cours de gestion de projet & pérennisation : BTS AG & NRC – Licence - MSE 2 Editions Formaplace - jc.bordichini@gmail.com - www.formaplace.org Trop lents, ils n'autorisent qu'un constat après coup. Trop limités, ils ne permettent pas d'apprécier la performance sous tous ses aspects. Pour réellement remplir son rôle d'assistance au pilotage et ainsi faciliter la prise de décision, un indicateur pertinent présente les trois caractéristiques suivantes : - il mesure la performance selon la direction de progrès qui a été choisie ; - il est adapté au contexte ainsi qu'aux moyens d'action disponibles ; - il est en accord avec les besoins spécifiques de chaque décideur. C'est en procédant méthodiquement que l'on identifie les véritables indicateurs pertinents. N'oublions pas que le décideur devra s'engager à la lecture des indicateurs. Au fil des chapitres suivants, nous étudierons dans le détail une méthode et des outils pour construire un véritable tableau de bord de pilotage1. 1. Sélectionner les axes de progrès Comment identifier la meilleure démarche de progrès ? 2. Déterminer les points d'intervention Comment déterminer les processus et les responsables concernés ? 3. Choisir les objectifs Comment chaque responsable décline à son niveau la démarche de progrès ? 4. Choisir et construire les indicateurs Comment sélectionner et construire les indicateurs les mieux adaptés aux besoins de chaque responsable ? 5. Bâtir et maintenir le tableau de bord Comment construire et maintenir J le tableau de bord pour garantir un pilotage optimum ? 2.2 LE TABLEAU DE BORD « D'UN SEUL COUP D'OEIL » Le tableau de bord de pilotage réaljsé à l'aide de cette méthode est conforme au principe : « d'un seul coup d'oeil ». Les décideurs n'ont pas de temps à perdre. Avec un tableau de bord bien conçu, un simple coup d'oeil est suffisant pour disposer d'une vision globale et synthétique de la performance en fonction des objectifs fixés. 2.3 LES FONCTIONS DU TABLEAU DE BORD Pour assurer efficacement son rôle d'assistant du décideur, le tableau de bord prend en charge de multiples fonctions . Orienté dès sa conception selon un objectif précis, le tableau de bord mesure la performance et signale les dysfonctionnements susceptibles de gêner le parcours. Lorsqu'il est bien conçu, il contribue à développer une capacité d'anticipation, pour voir plus loin que les faits présents. Dans tous les cas, le tableau de bord est un instrument personnel. L'utilisateur doit être en mesure de l'adapter à ses besoins précis. Véritable référentiel de la performance, le tableau de bord est aussi un outil de communication. 3. LES CONTRAINTES DU TABLEAU DE BORD OPERATIONNEL Ce schéma présente la première page du tableau de bord de la direction de la société Nivelma. Ce tableau de bord a été conçu en appliquant la méthode les 5 étapes pour tous les projets et les outils à connaître pour mener à son terme cette entreprise. Mais avant d’en arriver à un tel produit fini, il faut tenir compte de contraintes importantes. Il n’est pas toujours aisé de réunir les conditions suivantes : 1 La méthode proposée dans ce livre est une adaptation de la méthode Gimsi à des structures plus légères. Un Gimsi « lite » en quelque sorte. La méthode Gimsi a largement fait ses preuves pour des projets de tableaux de bord conséquents. Elle est détaillée dans l'ouvrage de référence : Les nouveaux tableaux de bord des managers, Fernandez A, 5e éd., Paris, Editions d'Organisation, 2010. TABLEAU DE BORD – Cours de gestion de projet & pérennisation : BTS AG & NRC – Licence - MSE 3 Editions Formaplace - jc.bordichini@gmail.com - www.formaplace.org - bien connaître le processus de décision des managers - les faire adhérer à l’utilisation de cet outil - disposer de la méthode générale de conception du TDB - connaître suffisamment d'outils performants (fonctions avancées d’Excel) pour présenter du mieux possible le TDB - avoir accès à une information abondante et donc savoir capter et piéger cette information. - pouvoir assurer une diffusion à grande échelle du TDB La méthode en 5 étapes proposée place le processus de décision au premier plan de la conception. 4. LES CINQ ETAPES, LES QUATORZE OUTILS ET LES FICHES PRATIQUES « EXCEL » Etape 1 Sélectionner les axes de progrès Identifier les principales sources de revenus Situer 1 entreprise sur son marché Evaluer les attentes des clients Repérer les principaux leviers Evaluer et choisir les axes de progrès Outil n° 1 Outil n° 2 Outil n° 3 Outil n° 4 Outil n° 5 Etape 2 Déterminer les points d'intervention Identifier les processus et les activités critiques Outil n° 6 Etape 3 Choisir les objectifs Choisir les objectifs Mesurer les risques Elaborer les plans d'action Outil n° 7 Outil n° 8 Outil n° 9 Étape 4 Choisir et construire les indicateurs Choisir les indicateurs Présenter l'indicateur sur le poste de travail Outil n° 10 Outil n° 11 Étape 5 Bâtir et maintenir le tableau de bord Construire le tableau de bord (vue de signalisation) Organiser le tableau de bord (vue d'analyse et de prospection) Maintenir le tableau de uploads/Management/ s63-2-1-tdb-document.pdf