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Université Kadi Merbah Ouargla Département des Hydrocarbures et d’énergies reno

Université Kadi Merbah Ouargla Département des Hydrocarbures et d’énergies renouvelles et des Sciences de la Terre et d’Univers Niveau : 1ère année master académique Module : Communication écrite et orale Enseignante : KORICHI Asma Chapitre III: Améliorer la capacité d’expression Cours :La communication écrite et les techniques de rédaction Objectifs : Développer la capacité de rédaction chez l’ étudiant Savoir organiser ses idées et son texte pour qu’il soit cohérent Déroulement du cours Problématique : *Pour quoi on écrit et pour qui on écrit ? *Quelles règles il faut suivre pour que nos écrits soient cohérents 1/Communiquer: c’est entrer en relation avec l’autre par un échange verbal ou écrit, c’est lui transmettre une information, lui exprimer sa pensée ou ses sentiments. La communication implique un échange entre un émetteur et un récepteur. La communication verbale permet un échange en temps réel entre deux interlocuteurs. Si le récepteur ne comprend pas le message qu'on lui transmet, il peut réagir et le faire savoir. L'émetteur corrigera sa communication en fonction. De plus, le langage verbal s'accompagne de nombreux autres signes qui accompagne et complète la communication: la position du corps, la position des bras, le ton, l'expression du visage, le regard… Pour la communication écrite, il n'y a pas de simultanéité dans le temps et dans l'espace entre les deux interlocuteurs. L'écrit supporte donc mal les imperfections, car la correction n'est plus possible en temps réel. De plus, la communication écrite ne s'accompagne d'aucun métalangage (langage autour du langage), les mots doivent donc se suffire à eux-mêmes, être autonomes. La communication demande une très grande rigueur car votre lecteur dépendra de vous pour la compréhension du message. Il en sera d'autant plus exigeant et critique. Les fautes d'orthographe, de style, de présentation peuvent heurter votre lecteur et vous empêcher d'atteindre votre objectif de communication. On n'écrit pas comme on parle, et certaines règles de fond et forme doivent être respectées! 2/LES TECHNIQUES DE RÉDACTION Rédigez pour le lecteur Pour qu’un document atteigne son objectif, il doit forcément tenir compte de son destinataire. Souvenez-vous que rapidité et efficacité sont les exigences du lecteur, en situation professionnelle. Mais, n’oubliez pas non plus que ce même lecteur, très occupé, sera sensible à ce qui le touche. Veillez donc à vous interroger à son sujet. Demandez-vous quelles sont ses motivations, ses contraintes ; prenez en compte son comportement ; analysez son environnement et le contexte dans lequel vous lui écrivez. Vous parviendrez ainsi à susciter son intérêt. Facilitez-lui la tâche et votre écrit produira l’impact souhaité. Adoptez un plan pertinent Le plan permet d’exprimer de manière cohérente la pensée, de structurer les idées essentielles selon un ordre logique. Dès lors qu’il a été défini, le travail de rédaction devient plus facile. Il n’existe pas de canevas idéal susceptible d’être appliqué en toutes circonstances. La bonne démarche est celle qui sert le mieux l’objectif fixé. Selon que le rédacteur souhaite informer, analyser, discuter ou donner son avis, il optera pour la structure la plus pertinente. Un certain nombre de plans sont à sa disposition. Citons, par exemple, le plan chronologique (description des faits suivant une évolution dans le temps), le plan thématique (traitement des différents aspects d’un sujet) ou le plan journalistique (information essentielle privilégiée en début de texte). Voici les principales étapes à suivre pour élaborer un plan de rédaction: - Si vous avez de la difficulté à commencer, exprimez d’abord vos idées oralement, comme si vous parliez à votre correspondant. - Notez ces idées spontanément sur papier en prenant soin de vous limiter à l’essentiel, le principe de concision et de clarté, si important en correspondance commerciale, nous oblige à éliminer tout ce qui est superflu. - Classez vos idées en suivant une progression logique (chronologique ou thématique). - Regroupez toutes les idées qui s'apparentent; vous aurez ainsi formé différentes catégories d’idées. - Sélectionnez, pour chaque catégorie, une idée directrice et des idées secondaires. Dans une lettre, le groupe idée directrice/idées secondaires occupe généralement un paragraphe, alors que dans un rapport, il peut occuper plusieurs paragraphes ou même tout un chapitre. - Intégrez ce schéma aux trois parties qui caractérisent tout document écrit: l’introduction, ou la présentation du sujet traité; le développement, ou l’exposition des idées principales et secondaires; la conclusion, ou la synthèse des idées analysées dans le développement. Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes clairs Un paragraphe est un bloc de texte composé d’une ou de plusieurs phrases. Il contient une seule idée clé. N’hésitez pas { découper votre écrit de manière à regrouper plusieurs notions autour d’un même thème. Trop de rédacteurs enchaînent des phrases les unes à la suite des autres sans construction aucune! Évitez cet écueil ! Introduisez également des points de repère c’est-à-dire des mots de liaison et des formules de transition. Sautez une ligne après chaque paragraphe. Les différents sujets évoqués, ainsi mis en valeur, frapperont davantage le lecteur et l’aideront à suivre votre raisonnement. Ponctuez correctement La ponctuation permet de marquer des pauses et de structurer le discours. Ses règles sont rigoureuses : chaque signe a une fonction précise et peut changer considérablement le sens de la phrase. N’hésitez-pas à couper votre texte et à mettre des points. Vérifiez la position des virgules : elles sont souvent mal placées quand l’ordre de la phrase est bouleversé. Quand cela est possible, allégez une expression lourde grâce { l’emploi d’un signe adéquat. Songez, par exemple, { utiliser les « deux points » pour exprimer la cause ou la conséquence. Dans tous les cas, conformez-vous strictement aux règles d’usage: toute liberté vous dessert et nuit à la compréhension du texte. Rédigez des phrases courtes et fluides Les phrases qui nous viennent { l’esprit de manière spontanée sont souvent longues. La syntaxe est parfois empruntée au langage parlé, plus redondant que le langage écrit. Contrairement au style littéraire, le style professionnel se caractérise par des phrases courtes et sobres. Les fioritures, c'est-à-dire les ornements syntaxiques et lexicaux, n'y ont pas leur place car elles peuvent nuire à la compréhension du texte et, par conséquent, à l'efficacité de la communication. Nous avons, par exemple, tendance à abuser des pronoms relatifs « qui, que » souvent inutiles, des constructions lourdes « lorsque », « étant donné que ». La concision est l’une des qualités premières de toute rédaction. Identifiez les lourdeurs lors de la relecture de votre travail et allégez votre texte. Plutôt que des phrases kilométriques, ayez le réflexe de couper vos phrases. Trois lignes dactylographiées (26/28 mots) constituent la limite à ne pas dépasser! Voici quelques conseils pour un style plus fluide: - Construire des phrases simples, c'est-à-dire composées d'un seul verbe. Dans ce cas, le verbe doit obligatoirement être conjugué (un participe ou un infinitif employé seul ne peut former une phrase complète); - Juxtaposer deux phrases simples à l'aide d'un point-virgule (;), de deux points (:) ou d'une conjonction de coordination (et, ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant); - Chassez les répétitions et les pléonasmes (utilisation de deux mots qui ont le même sens). Choisissez un vocabulaire précis, concret Ce sont les mots simples courants, concrets, connus du lecteur qui frappent le plus. Mieux vaut préférer des termes courts, précis à des mots longs, abstraits ou à des expressions vagues. Chaque fois que vous êtes tenté d’employer un vocabulaire recherché ou un « jargon » professionnel, interrogez-vous sur sa pertinence. Nuancez votre expression Pour faire passer un message, il est nécessaire de s’exprimer avec « finesse ». Il vous faudra, selon les cas, réagir avec souplesse, manifester votre compréhension, laisser deviner votre colère ou montrer de la rigueur et de la fermeté… L’incapacité { trouver « le ton juste » est une difficulté souvent exprimée par les stagiaires en formation de communication écrite. Vous devez donner une réponse négative? Rejetez les mots { connotation négative susceptibles de provoquer l’inquiétude ou de heurter. N’annoncez pas votre refus sans chercher { atténuer votre propos. Efforcez-vous de trouver l’expression appropriée susceptible de ne pas blesser votre destinataire. Amenez-le à comprendre vos exigences et les raisons de votre décision. Certains procédés permettent de traduire votre pensée avec tact et empathie. Voici quelques conseils pour un style "courtois": - Employer le "vous" plutôt que le "nous". Ce qui intéresse notre correspondant, ce n’est pas « notre » opinion sur tel ou tel sujet, produit ou service, mais bien les avantages qu’il pourra, lui, retirer de notre lettre. Il est donc important de lui exposer ces avantages en essayant de nous mettre à sa place et en adoptant « son » point de vue. Remplacer donc "Nous pensons que…" par "Vous conviendrez que…"; - Utiliser un vocabulaire objectif, neutre et factuel. Même si l’attitude de notre correspondant nous agace, même s’il a fait une erreur inexcusable, nous ne devons ni manifester notre mauvaise humeur ni porter des accusations. Remplacer "Votre calcul est faux!" par "Notre méthode de calcul diffère de la vôtre."; - Certaines phrases peuvent être adoucies par des adverbes d'apaisement (malheureusement, peut-être…); - Adopter une attitude positive: la négation et les uploads/Management/ suit-support-du-cours-master-1er.pdf