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Bureau D’études en Organisation et Gestion Constantine 24, Boulevard Belouizded

Bureau D’études en Organisation et Gestion Constantine 24, Boulevard Belouizded(Ex Saint Jean) Tél : 031 92 27 81 / Tél/Fax: 031 92 87 49 2 3 4 5 6 Les écrits professionnels N. BOUTOUCHENT CTC Direction Régionale EST - Constantine Du 16 au 18 février 2016 PREAMBULE 7 Les écrits professionnels, comme la lettre, la note, le compte rendu, le procès verbal, le rapport servent de base à la communication écrite en entreprise ou dans les administrations. De leur parfaite maîtrise dépend la réussite de la communication interne et externe. Ce document présenté sous forme de fiches mémo est conçu comme une aide à la rédaction. Le lecteur y trouvera une présentation des différentes caractéristiques des écrits professionnels et des conseils de rédaction donnés en fin de document, sous forme de tableaux recensant les principaux outils grammaticaux utiles à la rédaction. Principaux écrits professionnels 8 Document Situation de communication et message à transmettre Note de service Transmission de consignes, d’ordres résultant d’une décision, à des subordonnés Note d’information Transmission d’informations sur un sujet à une ou plusieurs personnes Note de synthèse Réalisation de la synthèse d’informations contenues dans plusieurs documents Circulaire Circulation d’une information sous forme de lettre (ou de note) adressée individuellement à plusieurs destinataires (en interne ou en externe) Compte rendu Restitution à l’intention d’une partie du personnel désigné nominativement de tout ou partie du déroulement d’une activité (un fait, une réunion) pour informer les personnes absentes, pour mémoriser l’activité ou pour servir de preuve en cas de litige Procès-verbal Restitution officielle et authentifiée du déroulement d’une activité dans le cadre d’une réglementation qui le rend obligatoire Rapport Proposition d’une action à partir de l’étude d’un problème ou de l’analyse d’une situation (aide à la décision) Lettre Transmission d’informations à un particulier ou une entreprise ou une administration sous forme personnalisée 9 Formulaire Saisie et collecte d’informations en vue d’un traitement ultérieur (ex. : imprimé, questionnaire...) Document publicitaire (plaquette, brochure, dépliant...) Information visant à séduire le lecteur, à le convaincre pour l’inciter à acheter le produit ou le service proposé par l’entreprise Consignes, instructions, mode opératoire, notice technique Informations concernant l’utilisation d’un matériel Journal d’entreprise Information des salariés sur la vie de l’entreprise (ses résultats, les projets et la vie des salariés) Petite annonce Recherche à l’aide de la presse ou par affichage d’une ressource humaine ou matérielle (ex. demande de personnel, vente d’un matériel d’occasion...) 10 11 QUEL TYPE DE DOCUMENT EMPLOYER ? Le choix d’un type de document écrit dépend :  de la nature de la communication (externe ou interne),  de l’objectif du message à transmettre,  du statut de l’émetteur et du destinataire du message. 1. Nature de la communication La plupart des types de documents écrits conviennent aussi bien à la communication externe qu’à la communication interne (ex. : la lettre, la circulaire). 2. Objectif du message 12 Exceptions certains ne sont utilisés que dans la communication interne : la note de service, le journal d’entreprise, d’autres ne se rapportent qu’à la communication externe : les documents publicitaires Pour on utilisera informer note d’information compte rendu, note de synthèse former mode opératoire notice technique commander note de service séduire, convaincre documents publicitaires obtenir formulaire d’inscription petite annonce 3. Statut du destinataire Type de communication Si le destinataire est On utilisera En communication externe une personne extérieure à l’entreprise, client, fournisseur Lettre Un client actuel ou potentiel lettre de rappel document publicitaire Un fournisseur actuel ou potentiel lettre de commande lettre d’appel d’offres une banque etc. formulaire de demande de crédit En communication interne Un supérieur hiérarchique dans le cas de la communication ascendante en tant qu’aide à la décision rapport, compte rendu, 13 une personne de même niveau hiérarchique note d’information Un subordonné dans le cas de communication descendante note de service 14 15 LA LETTRE ADMINISTRATIVE EN FORME ADMINISTRATIVE La lettre en forme administrative est une lettre interne au service public. Cependant, les correspondants n’appartiennent pas au même service. A l’intérieur d’un même service, l’usage est d’utiliser des notes. Quand utilise-t-on la lettre en forme administrative ? Elle est utilisée lors d’échanges entre deux services publics d’état ou de collectivités territoriales (départements, communes). En quoi la lettre en forme administrative diffère de la lettre en forme personnelle ? Elle se présente sans formule d’appel (Monsieur, Madame …) Elle ne comporte pas de formule de politesse. Toutefois, les marques de politesse sont introduites par la formule « J’ai l’honneur » qui est au moins employée une fois soit au début, soit dans le corps de la lettre. Comment se présente la lettre en forme administrative ? Sa présentation est normalisée 16 17 LA LETTRE ADMINISTRATIVE EN FORME PERSONNELLE Le destinataire de la lettre en forme personnelle est une personne étrangère à l’administration. Quand utilise-t-on la lettre en forme personnelle ? Elle est utilisée lors d’échanges entre l’administration et les particuliers. En quoi diffère la lettre en forme personnelle de la lettre en forme administrative ? Elle se présente obligatoirement avec une formule d’appel (Monsieur, Madame …) une formule de politesse comme « Je vous prie d’agréer Madame, mes salutations distinguées ». Comment se présente la lettre en forme personnelle ? Sa présentation est normalisée (voir présentation page ci-contre). 18 19 * Le destinataire sera éventuellement mentionné en haut à droite si l’administration utilise des enveloppes à fenêtres. Lors d’échanges avec une personnalité, l’administration n’utilise jamais d’enveloppe à fenêtre, le nom et l’adresse du destinataire seront obligatoirement mentionnés en bas à gauche. LA LETTRE D’AFFAIRES OU COMMERCIALE La lettre d’affaires constitue une part appréciable du courrier d’entreprise. Quand utilise-t-on la lettre d’affaires Elle est utilisée lors d’échanges commerciaux. En quoi diffère-elle de la lettre administrative ? La formule d’appel (Monsieur, Madame, Messieurs, Cher client …) et la formule de politesse sont plus souples que dans la lettre administrative. Comment se présente la lettre en forme personnelle ? Sa présentation est normalisée (voir présentation page ci-contre). 20 21 RETENEZ  La présentation de la lettre est normalisée (norme AFNOR) même si, dans la pratique, les entreprises adoptent d’autres présentations (à l’américaine…).  Une exception : dans la lettre administrative en forme administrative, la formule d’appel et la formule de politesse sont supprimées.  Pour que le contenu de la lettre soit bien compris du destinataire, il faut respecter certains critères de lisibilité: choix de la typographie et du style. 22 23 24 UNE AIDE A LA REDACTION : LES FORMULES STANDARD FORMULES D’INTRODUCTION ET DE TRANSITION CLASSEES PAR OBJET OBJET FORMULES D’INTRODUCTION FORMULES DE TRANSITION ACCUSER RECEPTION Nous avons bien reçu votre commande. Votre CV paraît conforme à notre attente… En réponse à votre lettre citée en objet… Effectivement, nous avons dû constater comme vous-même que Conformément à votre demande… En conséquence, je vous autorise à… Nous prenons bonne note du désir exprimé par… Par lettre référencée, vous avez appelé mon attention sur… Vous m’avez saisi de… Par lettre du…vous avez bien voulu me faire parvenir… INFORMER J’ai l’honneur de vous informer Il convient de vous rendre compte Il serait souhaitable de vous faire savoir vous faire connaître Permettez-moi de vous informer… Outre ses avantages techniques, le projet présente un intérêt financier J’ai le plaisir de vous apprendre… Je regrette de devoir vous informer… Par ailleurs, nous attirons votre attention sur… Je prends la liberté de vous informer… Je vous écris pour vous informer de… Je me permets de vous écrire pour… 25 OBJET FORMULES D’INTRODUCTION FORMULES DE TRANSITION DEMANDER, PASSER COMMANDE Veuillez me faire parvenir contre remboursement… Je vous prie de bien vouloir me faire connaître votre avis sur… Veuillez m’adresser… J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance… J’ose espérer que ma requête sera prise en considération. Auriez vous l’obligeance de… Nous attendons votre accord pour… Je vous saurais gré de… J’aimerais avoir quelques renseignements sur… Nous vous prions de bien vouloir renouveler votre abonnement pour la période du… Nous avons l’honneur de vous remettre notre bon de commande n°…pour l’achat de… RECLAMER En couverture de vos factures, nous prenons la liberté de vous demander… Vous voudrez bien en conséquence… Voilà plus d’un mois que j’attends cette commande … Je vous retourne donc le paquet… Je viens de recevoir la commande n° 12 et je crois qu’il y a erreur… Je me permets donc de vous renvoyer… Nous sommes passés sur le chantier et nous sommes inquiets de la lenteur des travaux… Nous espérons que vous pourrez nous donner toutes garanties à ce sujet. 26 OBJET FORMULES D’INTRODUCTION FORMULES DE TRANSITION REMERCIE R Je vous remercie de… Je vous suis reconnaissant des renseignements que vous m ‘avez envoyés… Tout est bien arrivé et je vous remercie. Merci de faire le nécessaire auprès de votre service. Je vous suis reconnaissant de… Nous vous remercions de l’intérêt porté à notre société. REFUSER Nous regrettons vivement de ne pouvoir satisfaire… Malheureusement d’autres candidats présentaient un C.V plus conforme à notre attente… Malgré mon vif désir, je ne puis donner suite à votre proposition… Si toutefois un poste venait à se libérer… Je suis au regret de… uploads/Management/ support-les-ecrits-professionnels.pdf