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Page 1 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Page 2 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Remerciements La DRIF / Le CDC Gestion Commerce remercie toutes les personnes qui ont participé à l’élaboration dudit manuel des travaux pratiques. Document élaboré par : Nom et prénom EFP KHELFA Houria BOUGRINI HASNA EL FADILI HANANE ISTA CHMAOU ISTA HAY NAHDA CMC AGADIR Document validé par : Nom et prénom EFP AMIZ AZIZA KORCHI AMAL DRIF ISAT SIDI MOUMEN N.B : Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRIF / CDC GC toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en considération pour l’enrichissement et l’amélioration de ce programme de formation. DRIF Page 3 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire P r é a m b u l e « Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la main qui réalise reste impuissante » Claude Bernard Les Travaux Pratiques sont une méthode de formation permettant de mettre en application des connaissances théoriques, la plupart du temps en réalisant des exercices, études de cas, simulations, jeux de rôles, révélations interactives… L’objectif de ce manuel est une initiation à l’acquisition des techniques de base permettant de mettre en évidence les transferts et les techniques mises en œuvre au niveau de la séance de cours et d’adapter les supports pédagogiques en fonctions des techniques étudiées. Chaque séance de cours est divisée en deux parties : - une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter, - une partie pratique qui comprend au moins deux TP à réaliser par les stagiaires à titre individuel ou en sous-groupes. Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité croissante. Il est donc très conseillé d’assurer une présence continue. Toute absence portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures. Page 4 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire OFPPT DRIF- CDC GC Fiche Module Filière Assistant Administratif Module n° 105 Gestion documentaire Masse horaire : 50 H Objectif du Module Savoir organiser son travail administratif en exploitant efficacement les techniques d’organisation. Séquences Masse Horaire N° Intitulé 1 Gestion des documents en papier Les ordres de classement Etude de la norme z 44-001 1. Classement alphabétique 2. Le classement numérique 3. Le classement idéologique 4. Le classement géographique 5. Le classement chronologique 6. Le classement alphanumérique 7. Le classement décimal 20H 2 Connaître les procédés de classement  le procédé horizontal  le procédé vertical ordinaire  le procédé vertical suspendu à visibilité suspendue et  à visibilité latérale 05 H 3 Préciser et connaître les différents types de Fiches  Connaissance des fiches ordinaires  Connaissance des différents types de fiches visibles 10 H 4 Plannings  Répartition dans le temps d’opérations diverse  Organisation, prévision des activités et contrôle de leurs réalisations  Suivi de l’exécution des différentes phases prévues  Mise à jour des plannings 10H 5 ETUDE DE CAS 05H Page 5 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire OFPPT DRIF-CDC GC Fiche séquence Filière Assistant Administratif Module Gestion documentaire Masse horaire :50 H Séquence N° 1 Gestion des documents en papier Temps prévu : 20 H Objectif de la séquence : Etudier la norme AFNOR et appliquer le principe de chaque ordre de classement Partie théorique Points à traiter 1 Etude de la norme 2 Ordre alphabétique 3 Ordre numérique 4 Ordre idéologique 5 Ordre Chronologique 6 Ordre alphanumérique 7 Ordre géographique 8 Ordre décimal Partie pratique TP Etude de la norme AFNOR / classement alphabétique Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur d’une rubrique Durée estimée : 20 mn 1 Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP1 par groupe Enoncé : L’ONE, Casablanca Entreprise de Peinture Astral, Casablanca Société Laitière de l’Ouest du Maroc Pharmacie de l’Etoile du Sud Cuisinière Aga, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca Magasin du Nord Marocain, Rabat Hôtel des Alaouites, Rabat Transport Rapide du Nord-Ouest du Pays Imprimerie Royale de l’Atlas Pharmacie Ain Sébaa, Casablanca Société Pull Over, Casablanca Grand Hôtel, Fès Travail à faire : 1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ? 2- Classez les par ordre alphabétique Corrigé du TP1 Page 6 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire ONE, Casablanca (L’) ASTRAL, Casablanca (Entreprise de Peinture) MAROC (Société Laitière de l’Ouest du) SUD (Pharmacie de l’Etoile du) AGA, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca NORD Marocain, Rabat (Magasin du) ALAOUITES, Rabat (Hôtel des) NORD-OUEST du Pays (Transport Rapide du) ATLAS (Imprimerie Royale de l’) AIN SEBAA, Casablanca (Pharmacie) PULL OVER, Casablanca (Société) GRAND Hôtel, Fès 2 TP 2 Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP2 ; individuel Enoncé : Société du Verre textile Yves Saint-Laurent Savons le Chat A Tout au beurre Lignes Aériennes Chiliennes Lire et relire Compagnie Générale Société des Trois Résidences BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur) Salon de Coiffure d’Estrées Compagnie Internationale des Wagons-lits Société Commerciale franco-polonaise Travail à faire : 1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des dénominations, ci-dessus, et indexez-les ? 2- Classez les rubriques déjà indexées par ordre alphabétique. Corrigé du TP 2 VERRE textile (Société du) SAINT-LAURENT (Yves) CHAT (Savons le) TOUT au beurre (A) LIGNES Aériennes Chiliennes LIRE et relire COMPAGNIE Générale TROIS Résidences (Société des) BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur) ESTREES (Salon de Coiffure d’) WAGONS-LITS (Compagnie Internationale des) SOCIETE Commerciale franco-polonaise Page 7 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire TP L’ordre numérique Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre numérique Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP 1 : individuel 1 Enoncé : Votre directeur vous remet les dossiers, ci-après, pour lui préparer le répertoire de l’ordre numérique, sachant que le dossier «Au Palais des Bijoux» porte le numéro 710. 16/10/10 Grand Magasin aux Cent Mille Petites Choses 08/09/12 Compagnie Financière Administrative 13/12/10 Régie des Tabacs 26/02/11 Grand Hôtel des Voyageurs 14/11/10 Papeterie du Nord de la Ville 29/10/10 Lycée Mohamed V 16/10/12 Compagnie Générale d’applications 31/12/11 Saint-Germain, Tout pour la mode 23/07/10 Au Palais des Bijoux 28/08/12 La Gaminerie, Bd Mohamed V, Casablanca 12/11/11 Magasin «Les Arts et les Techniques» 04/08/11 Café-restaurant «A l’agneau Blanc» Corrigé du TP 2 Le répertoire numérique ; AGNEAU Blanc» (Café-Restaurant «A l’) 716 APPLICATIONS Electriques (Compagnie Générale d’) 721 ART et les Techniques» (Magasin «Les) 717 CENT Mille Petites Choses (Grand Magasin Aux) 711 COMPAGNIE Financière Administrative 720 GAMINERIE, Bd Mohamed V, Casablanca (La) 719 HOTEL Des Voyageurs (Grand) 715 MOHAMED V (Lycée) 712 NORD de la Ville (Papeterie du) 713 PALAIS des Bijoux (Au) 710 REGIE des Tabacs 714 SAINT-GERMAIN, Tout pour la mode (A) 718 Page 8 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire 2 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre numérique Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP 2 : individuel Enoncé : Vous êtes employé au service de classement d’une importante agence de publicité. Le 10 décembre dernier, la guichetière du service « offre d’emploi » vous remet sa feuille de la journée sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insérer une annonce d’offre d’emploi ce jour là. Compagnie de Produits Céramiques Antiquité Originale Compagnie des Transports Réunis Société Régionale d’Alimentation Garage Balzac Entreprise Générale de Chauffage Etablissement Louis Guillaud et Cie Comptoir Thermique Européen Pâtisserie «Au Soleil d’Or» Hôtel des Deux Dauphins Travail à faire : Présenter dans l’ordre numérique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier déjà classé portait le numéro 525 ; Corrigé du TP 3 Liste numérique : Compagnie de Produits Céramiques Antiquité Originale Compagnie des Transports Réunis 526 527 528 Société Régionale d’Alimentation 529 Garage Balzac 530 Entreprise Générale de Chauffage 531 Etablissement Louis Guillaud et Cie 532 Comptoir Thermique Européen 533 Pâtisserie «Au Soleil d’Or» 534 Hôtel des Deux Dauphins 535 Page 9 sur 36 Manuel de travaux pratiques TC-AA Gestion documentaire Répertoire alphabétique : ALIMENTATION (Société Régionale de l’) 529 ANTIQUITE Originale 527 BALZAC (Garage) 530 COMPTOIR Technique Européen 533 DEUX dauphins (Hôtel des) 535 ENTREPRISE Générale de Chauffage 531 GUILLAUD et Cie (Etablissement Louis) 532 PALAIS d’Or» (Pâtisserie «Au) 534 PRODUITS Céramiques (Compagnie de) 526 TP L’ordre idéologique 1 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre idéologique Durée estimée : 20 mn Déroulement du TP 1 : individuel Enoncé : Indexer et classer dans l’ordre idéologique les rubriques suivantes : Librairie Al Maarif Éditions Maghrébines Librairie-papeterie «aux belles images» Grands Magasins Marocains Libre-service de l’Océan Librairie Internationale Éditions «Rencontre » Grands Magasins de Chaouia Librairie de Best-sellers Corrigé du TP 1 : Librairie AL MAARRIF (Librairie) BELLES images » (Librairie-papeterie « Aux) BEST-SELLERS (Librairie de) LIBRAIRIE Internationale Editions EDITIONS Maghribines RENCONTRE » uploads/Management/ tc-aa-gestion-documentaire-manuel-travaux-pratiques.pdf