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TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI

TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI Termes de références de la consultation relative à l’assistance technique pour la mise en place d’un système d’information dédiée à la gestion des approvisionnements en médicaments et des produits de santé. TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI Table des matières Contexte de la consultation : ................................................................................................................. 3 Objectif général de la consultation : ...................................................................................................... 3 Objectifs spécifiques de la consultation : .............................................................................................. 4 Déroulement de la consultation ............................................................................................................ 4 Mission1 : Planification du projet ............................................................................................... 4 Mission 2 : Diagnostic de la situation. ........................................................................................... 5 Mission 3 : Élaboration du cahier des charges relatifs à l’intégration de la gestion des approvisionnements pharmaceutiques au niveau de la solution SAP installée au niveau du Ministère de la Santé ................................................................................ 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Mission 4 : Elaboration d’un Cahier des charges relatif à la mise d’un centre MIS ........................... 5 Résultats attendus : ................................................................................................................................ 5 Relation et liaisons consultant –maitre d’ouvrage ................................................................................ 6 Durée de la consultation ........................................................................................................................ 6 Profil des consultants : ........................................................................................................................... 6 Présentation de l’offre technique et financière du consultant : ........................................................... 7 TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI Contexte La gestion des médicaments et produits de santé est une composante importante dans la politique de santé menée par le Ministère de la santé au Maroc. En effet, le Ministère de la Santé mobilise un budget annuel de plus de 2 milliards de dirhams. Cependant, malgré les efforts déployés jusqu’à ce jour dans le cadre de l’approvisionnement en médicaments et produits de santé en terme d’économie réalisée (regroupement des achats) et d’assurance qualité (normes et standards européens), la disponibilité de ces produits au niveau des établissements de santé est préoccupante. Les malades ne profitent pas pleinement de ces efforts. Parmi les insuffisances observées dans le processus de gestion des médicaments demeure, sans contestation, le système d’information qui fait défaut. Ainsi, la Division de l’Approvisionnement ne dispose pas de système d’information intégré qui pourrait renseigner en temps réel sur les flux liés à cette gestion et aider à la prise de décision. Des améliorations restent à faire en matière de gestion des médicaments et produits de santé. Ces améliorations touchent l’ensemble du processus d’approvisionnement (commande, achat, stockage, distribution…etc.) et plus particulièrement le management de l’information en général. Ce travail permettra au Ministère de la Santé d’éviter les péremptions des et les ruptures de stock fréquentes dans les hôpitaux et les centres de santé. Il est évident qu’un bon système d’information jouera un rôle crucial dans la gestion globale des médicaments. Dans ce contexte, et pour appuyer les efforts entrepris par la Division de l’Approvisionnement pour améliorer cette gestion, une consultation relative au développement et à la mise en place d’un système d’information a été décidée. L’objectif étant d’identifier les axes susceptibles d’être améliorés, le matériel et les outils nécessaires à développer, ainsi que les cahiers des charges nécessaires pour la réalisation de ce système d’information. Par ailleurs, la Division de l’Informatique et des Méthodes « DIM » a retenu la solution SAP pour l’informatisation des systèmes d’information de toutes les structures du Ministère de la Santé. A cet effet, dans son projet de développement de son système d’information, la Division de l’Approvisionnement se verra liée à ce choix et adapter en conséquence, ses orientations en matière informatique. Objectif général  L’appui de la Division de l’Approvisionnement à identifier les axes d’amélioration de son système d’information et l’élaboration des cahiers du cahier des charges en vue de mettre pour la mise en place d’un progiciel de gestion intégré relatif à la gestion des approvisionnements pharmaceutiques (expression et quantification des besoins, gestion des stocks, utilisation des produits au niveau des établissements de santé...etc.)  L’appui de la Division de l’Approvisionnement en vue de la mise en place d’un centre MIS (Management Information System) au sein de la Division de l’Approvisionnement. TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI Objectifs spécifiques de la consultation : En étroite collaboration avec l’équipe de la Division de l’Approvisionnement, les consultants devraient assister cette dernière à : a. identifier et établir la cartographie des processus métier relatif à la gestion des approvisionnements en médicaments et produits de santé b. Identifier les axes d’amélioration des différentes composantes du système d’information dédié à la gestion des approvisionnements pharmaceutiques. c. Elaborer les cahiers des charges pour le choix des prestataires en vue du développement des axes identifiés. d. Elaborer les cahiers des charges pour paramétrer le progiciel selon le nouveau système proposé Appuyer La Division de l’Approvisionnement à définir les modalités de la mise en place d’un centre MIS (Management Information System) au sein de la division de l’Approvisionnement. Déroulement de la consultation Mission 1 : Planification du projet L’élaboration du plan Assurance qualité du projet qui doit être respecté lors de toutes les phases du projet. Ce plan doit porter, entre autres, sur les points suivants :  L’organisation du projet :  La description des charges de travail pour le prestataire et l’administration ainsi que la répartition des responsabilités entre :  L’administration et le prestataire ;  Editeur et intégrateur.  Le planning prévisionnel du projet et l’identification de jalons et points de contrôle  La description des mesures d’accompagnement et de communication :  Présentation générale du projet ;  Communication de l’état d’avancement et des actions futures ; Mission2 : Diagnostic de la situation 1. Réunion de démarrage avec la Division de l’Approvisionnement et le comité de pilotage du projet. 2. Rencontre avec les responsables au niveau de la Division, particulièrement, ceux en charge du processus de gestion des médicaments et produits de santé. 3. Rencontre avec les structures chargées de l’information au sein du Ministère (Division de l’Informatique et des Méthodes et le Service des Etudes et de l’Information Sanitaire). 4. Visite des structures de stockage des médicaments et produits de santé (Berrechid – Casablanca – Salé). 5. Visite des structures chargées de la gestion médicaments et produits de santé. au sein d’une région. 6. Préparation et Présentation d’un rapport préliminaire. TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI Mission 3 : Élaboration du cahier des charges relatifs à l’intégration de la gestion des approvisionnements pharmaceutiques au niveau de la solution SAP installée au niveau du Ministère de la Santé Cette mission consiste en : 1. L’analyse du système d’information existant 2. L’analyse des fonctionnalités du progiciel 3. L’identification des nouveaux besoins en matière d’information 4. La définition des besoins en licences et le paramétrage de l’application. 5. La validation des besoins auprès de la Division de l’Approvisionnement 6. L’élaboration du cahier des charges relatif à l’intégration du paramétrage au niveau de la solution SAP. Mission 4 : Elaboration du Cahier des charges relatif à la mise en place d’un centre MIS 1. Elaboration d’un rapport relatif au centre MIS a. Organigramme. b. Ressources humaines. c. Ressources matérielles. d. Plan de mise en œuvre. 2. Présentation et validation du rapport MIS 3. Elaboration du cahier des charges pour la mise en place du centre MIS (Management Information Système). Résultats attendus : Les résultats à atteindre au travers la réalisation de cette consultation doivent être présentés comme suit :  Une cartographie du système d’information actuel  Un diagnostic détaillé de l’état du système d’information actuel.  Une batterie d’indicateurs de suivi et d’évaluation  Des cahiers des charges pour l’acquisition et l’intégration de la gestion des médicaments et produits de la santé au niveau du progiciel SAP installé au niveau du Ministère  Un plan de formation et de conduite de changement  Un cahier des charges relatif à la mise en place d’un centre MIS TdR de la consultation d’assistance technique relative au développement d’un SI Relation et liaisons consultant –maitre d’ouvrage Durant l'accomplissement des missions qui lui sont confiées, les consultants ne seront en aucune façon autorisés à se substituer au Maître d’Ouvrage dans ses relations avec les tiers ou dans le fonctionnement de ses services. Les consultants se limiteront à donner les conseils qu'il appartiendra ensuite au Maître d’Ouvrage de transformer à sa convenance en décisions ou ordres d'exécution. Les consultants tiendront le Maître d’Ouvrage constamment informé des relations qu'ils auront à entreprendre avec des tiers pour l'accomplissement de leur travail. Les consultants devront tenir le Maître d'ouvrage, au courant de l'avancement de leurs missions de la façon la plus continue et la plus complète possible en particulier, ils devront en outre :  Informer avant tout commencement d'exécution le Maître d’Ouvrage de la méthodologie utilisée pour chacune des tâches qui leur incombent et obtenir éventuellement un accord qui ne pourra en aucune façon limiter leur responsabilité.  Présenter, à l'issue de chaque étape de leurs tâches, les résultats partiels de leurs travaux de façon à ne faire figurer dans les dossiers définitifs que des documents que le Maître d’Ouvrage aura eu le temps d'étudier et de valider. Les consultants sont tenus par le secret professionnel durant toute la durée de la consultation uploads/Management/ tdr-si-revus.pdf