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TECHNIQUE D’EXPRESSION ET DE COMMUNICATION NOTIONS GENERALES Pour communiquer,

TECHNIQUE D’EXPRESSION ET DE COMMUNICATION NOTIONS GENERALES Pour communiquer, l’homme dispose de plusieurs moyens comme la langue qui à travers la parole devient une institution sociale qui nous permet de nous exprimer. Pour commencer nous allons voir quelles sont les conditions favorables à une bonne expression orale et écrite. Conditions pour une bonne expression orale et écrite Il s’agit principalement de comportements suivants : - Lire des livres d’auteurs divers écrit en français pour s’habituer aussi bien à la diction qu’à l’orthographe des mots. - Assister à toute manifestation en français : conférences, exposés, séances culturelles organisées (théâtre classique, dramatisation, débat, discussion, émission TV, radio, etc...). - Ne pas avoir peur/honte de prendre la parole pour améliorer ses compétences orales. Une attitude contraire ne facilitera pas l’amélioration de votre expression orale ou écrite. I.1. Schéma de la communication Comme nous l’avons dit dans l’introduction, nous disposons de nombreux moyens par lesquels l’homme peut communiquer avec son entourage : Langage, gestes, téléphone, etc… Cette communication ne peut s’effectuer sans langage (signes) qui s’entend comme la qualité qu’à l’homme de produire des sons propres, d’organiser des sons en système, dans le but de transmettre un message à ses semblables. Toute communication a pour rôle de transmettre un message. Elle implique un certain nombre d’éléments qui sont indiqués dans ce schéma. Contexte (D) Canal de transmission Message (A)Emetteur -----------(C)Message-------------(B)Récepteur (E)Code Appliqué à la vie des hommes, ce schéma montre que la communication se fait toujours entre deux ou plusieurs personnes connues. Voici ce que signifie chaque élément de la figure ci-dessus : • A (émetteur ou celui qui parle/écrit) • B (Récepteur/destinataire ou celui à qui le message est adressé) • C (message – objet du discours ou de la communication) • D (Canal de communication) qui est la bouche, par exemple • E (Code) qui est un ensemble de signes par lesquels on s’exprime. Ces signes peuvent s’exprimer dans le codage et/ou le décodage du message. L’EXPOSE ORAL 3.1. Définition L’exposé oral est une prise de parole systématique, coordonnée et significative sur un sujet donné devant un public déterminé. 3.2. Grands moments d’un exposé Ils sont au nombre de trois : avant, pendant et après l’exposé. 3.2.1. Avant l’exposé Avant de faire un exposé oral, il faut l’avoir préparé. Et au lieu de réciter un texte qu’on aura appris par cœur, il est préférable d’avoir sous les yeux une suite de notes auxquelles on pourra se reporter tout en parlant : la mémoire peut défaillir. Pour préparer l’intervention, il faut prendre en compte trois sources d’idées : a) L’expérience personnelle : souvenirs, observations, réflexions, etc. b) L’expérience d’autrui. A recueillir au moyen de l’interview ou de l’enquête ou de la technique du Brainstorming c) La documentation écrite, audio-visuelle. Votre auditoire est porteur d’attentes. Il faut les connaître sinon vous courrez à l’échec. Généralement, l’orateur devient comme un animateur de son thème et doit être cohérent dans son discours. Quatre principes sont à retenir: l’utilisation optimale du temps, l’adaptation de l’exposé à l’auditoire, la rédaction d’un plan, la disposition impeccable des notes. Dans certains cas (conférence, discours) tout le texte doit être écrit. a) La durée de l’exposé Le contenu de l’exposé ne doit pas excéder le temps imparti ni être court. Le travail à présenter sera donc conçu en fonction de ce détail important. b) L’adaptation de l’exposé à l’auditoire Autant sur le plan de la forme que du contenu, l’exposé doit être adapté au niveau de compréhension du public (lui parler le langage qui lui convient). c) Le plan de l’exposé • - Conservez un plan logique et simple (idées ordonnées de manière très claire) • - Mettez-y des formules très courtes et très nettes ; • - Appuyez les diverses idées par des exemples appropriées • - Reprenez les citations, les chiffres et les différentes indications bibliographiques • - Pour ne pas bafouiller dès l’entrée en matière et pour clôturer en beauté, il est vivement recommandé de rédiger complétement l’introduction et la conclusion. d) La disposition des notes : • - Aération des notes • - Lisibilité • - Rejet des papiers multiformes ou fantaisistes • - Utilisation des pages recto seulement. 3.2.2. Pendant l’exposé Au moment d’engager l’exposé, il faut, chez la plupart des gens combattre le trac, en se décontractant, en se relaxant... Pendant l’exposé : • - Il convient de bien poser sa voix. La régler (plus forte ou plus faible, débit plus ou moins rapide) • - En cas de limitation de temps, l’orateur viellera à respecter le délai fixé. Il veillera aussi à ne pas ennuyer l’auditoire, parce que l’attention baisse. • - La diction sera soignée : prononciation pure et claire, respiration aisée, le débit ne sera pas rapide. • - Le corps gardera une attitude ferme. Les différents gestes seront mesurés. Les attitudes devront varier. • - En dehors des gestes et attitudes oratoires, l’exposé sera animé grâce à une variation dans le timbre de la voix, dans l’intonation, dans les formules d’entrée et de conclusion et enfin dans l’emploi des mots (éviter les répétitions inutiles qui accusent une certaine pauvreté sur le plan stylistique). Après l’exposé par un jeu de questions et réponses votre auditoire se renseigne. LES DOCUMENTS ECRITS Avant d’aborder ce point important en expression écrite, rappelons les mentions obligatoires employées dans l’administration. 1. Le timbre à ne pas confondre avec le timbre à apposer sur une enveloppe. Ce timbre est un ensemble des mentions qui indiquent l’administration et le service d’où provient le document. Il détermine l’origine. Il est généralement placé dans l’angle gauche de la page. 2. La date, le lieu, le numéro d’enregistrement: • - situent le document • - précisent sa validité • - se situent tous à l’angle supérieur droit. 3. L’objet Permet de : • - connaître le contenu du document • - remettre le document à son destinataire Il se met en alignement sous le timbre. 4. Les références sont le rappel des documents antérieurs. Elles permettent de : • - avoir une référence du dossier précédent • - retrouver rapidement le document • - suivre le déroulement de l’affaire traitée. 5. Les pièces jointes (PJ) placée en majuscule (PJ) est suivie du nombre de documents joints. Sa place se situe sous les références ou en bas de la page, à gauche dans la lettre personnelle et permet d’éviter les oublis. 6. La souscription comprend : Le nom du destinataire et n’est employée que dans 3 documents administratifs • Lettre administrative • Lettre personnelle • Note administrative 1.2. Types de lettres Toutes les sortes de lettres et/ou de documents administratifs prennent les noms de leurs objets consignés à gauche ou à l’entête de la feuille. La lettre d’information, la lettre de demande d’un avis ou instruction, la lettre de demande d’emploi, etc. 1.3. Formes de lettres Deux formes : 1. a) administrative : utilisée lors de la communication avec les organisations et les établissements publics de l’Etat… • pas de formule de politesse • commence par Monsieur, Madame • présentation normalisée. 2. b) personnelle • utilise entre l’administration et les particuliers comme les syndicats professionnels, les sociétés, etc. • présentation normalisée • avec formule de politesse du genre « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées ». 1.4. Objectifs de la lettre Comme pour tous les autres documents administratifs, la lettre sert à informer, attirer l’attention, persuader, faire agir. Plan de la lettre LES DOCUMENTS D’INFORMATION • - Faits • - Références précises • - Situation revient à : introduction se rapportant à l’objet, les faits et la conclusion comme formule finale. 1. CONVOCATION: prend la forme soit d’une lettre personnelle ou de service, soit une forme et ne comporte ni la formule d’appel, ni celle de courtoisie, mais seulement la mention « convocation »; 2. COMPTE RENDU: précise les dates, le nom, l’adresse, la qualité, ... des personnes citées. Types de compte rendu a) Compte-rendu analytique • met en valeur les interventions individuelles • présente l’opinion de chaque participant • au plan linéaire chronologique • dont les thèmes sont regroupés. b) Compte-rendu synoptique • permet d’avoir une vision d’ensemble d’une situation des faits et des actions à mener • emploie un vocabulaire approprié (au domaine). 3. RAPPORT: • - C’est un document administratif interne qui sert de préparer le futur en proposant une solution à un problème • - rédigé par un subordonné à son chef • - adressé à une seule personne • - une narration analytique caractérisée par une introduction, un développement et une conclusion. 4. NOTES Exigée dans certains services, une note a pour rôle d’informer et/ou d’instruire. Elle est très souvent brève : A ce titre, elle doit être claire, précise, concise. Elle est considérée aussi comme un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un problème donné. Les différentes sortes de notes Note de service, la note d’information, la note administrative, la note de synthèse. a) Note de service • uploads/Management/ tec-notions-generales.pdf