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1 Communication événementielle Master 1 - Communication des organisations Maste

1 Communication événementielle Master 1 - Communication des organisations Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 2 1.1 – Qu'est ce qu'un événement ? Définitions Larousse : Événement  Tout ce qui se produit, arrive ou apparaît : Relater les événements de la journée.  Fait d'une importance toute particulière : Cette rencontre fut l'événement de sa vie.  Fait marquant de l'actualité : Cet assassinat a fait l'événement du mois. Événementiel, événementielle  Qui se borne à la narration des événements suivant l'ordre chronologique : Histoire événementielle.  Ce qui concerne les événements au jour le jour, l'actualité. Quelle définition vous semble le plus coller à la «discipline» ? Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 3 1.1 – Qu'est ce qu'un événement ? Définition marketing de la « Communication événementielle » La communication événementielle est un outil de communication interne ou externe utilisée par une entreprise dans le but d’organiser un événement professionnel, sous la forme d’un salon, un congrès, un festival, une soirée ou encore un cocktail. L’événementiel rassemble tout ce qui se rapporte à la création, la gestion, la promotion et l’organisation d’événements professionnels. Le lieu de l’événement peut être public ou privé, sa durée peut varier de quelques heures à quelques jours, ce qui peut impliquer une logistique particulière et exiger la participation des professionnels de l’événementiel. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 4 1.1 – Qu'est ce qu'un événement ? Définition marketing de la « Communication événementielle » Le type d’événements peut être culturel, commercial ou incentive, et les participants présents définissent la nature des animations et les infrastructures à mettre en place. Il est donc en général impératif de faire appel à des professionnels de l’événementiel chargés d’assurer toute la logistique, la gestion budgétaire et la planification des tâches pour que l’événement soit un succès, tant pour l’entreprise organisatrice que pour les invités/participants. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 5 1.1 – Qu'est ce qu'un événement ? Définition d'un événement Action de communication ponctuelle, rassemblant un public déterminé et faisant l’objet d’une mise en scène destinée à marquer les esprits dans un but précis. L’événement répond à des objectifs précis qui peuvent être de toutes natures. Exemple : objectifs de communication, financiers, commerciaux, de motivation, politiques, scientifiques, ludiques... ___ Le type d'événement est défini par de nombreux facteurs, 3 sont essentiels : ses participants, ses objectifs, son contenu Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 6 1.2 – Typologie Les événements classiques  Voyage de stimulation : Récompense à destination des forces de vente (interne ou externe) qui ont atteint leur objectif de vente de l’année.  Voyage de motivation : Voyage stratégique pour faire adhérer et fédérer une équipe dans le but de la réussite de l’entreprise.  Congrès : Événement à l’initiative d’un ou plusieurs organismes (associations, scientifiques, institutionnels etc.) réunissant des spécialistes d’une même discipline et d’horizons différents sur un thème donné.  Convention : rassembler un public interne (force de vente, collaborateurs, filiale etc.) ou externe (réseau de distributeurs, clients) pour informer, motiver, stimuler, fédérer, convaincre, faire adhérer…  Colloque : réunion pédagogique rassemblant des spécialistes dans un domaine particulier avec pour objectifs de faire une étude détaillée et un état des lieux à un moment précis. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 7 1.2 – Typologie Les événements classiques  Symposium : Réunion scientifique de spécialistes en nombre restreint autour d’un sujet technique.  Événement corporate : Événement dédié à la promotion de l’entreprise elle- même et de son image.  Événement institutionnel : Événement dédié à la promotion d'une institution, publique ou privée, et de son image  Événement grand public : Manifestation destinée au grand public visant à promouvoir l’image ou la notoriété d'une institution ou d'une marque.  Incentive : Terme anglo-saxon qui pourrait se traduire par “incitation” ou “motivation”. L’incentive consiste à la création d’outils destinés à motiver des personnes pour améliorer leurs résultats en offrant une récompense en échange. On parle souvent d'incentive dans l'animation des réseaux de vente : forces de vente (réseaux internes), distributeurs, clients (réseaux externes). Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 8 1.2 – Typologie Les événements classiques  Lancement de produit : Événement stratégique qui a pour objectifs de présenter, d’informer, de séduire, de convaincre, de faire acheter un nouveau produit ou service.  Séminaire : Réunion de travail destinée à un public interne. Objectif : réflexion commune, état des lieux, définition de l’organisation générale et des axes stratégiques…  Kick Off : Événement interne fédérateur et participatif. Objectif : mobiliser, motiver, stimuler, favoriser une meilleure communication par une expérience collective partagée.  Team building : Événement interne pour renforcer la cohésion des équipes, souvent organisé autour des valeurs d'une entreprises Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 9 1.2 – Typologie Les événements marketing opérationnel / street marketing  Marketing opérationnel : événement agissant sur la relation marque/client.  Street marketing : technique de promotion et d’information d’une marque ou d’un produit dans la rue. Le roadshow / la tournée Mode opératoire consistant à dupliquer dans le temps et dans l’espace un package de communication événementielle destiné à établir un contact de proximité privilégié avec la cible sur un territoire défini. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 10 1.2 – Typologie Les salons Rassemblement de professionnels d’un même secteur d’activité (donneurs d’ordre, acheteurs, commerciaux, techniciens) avec une mise en vitrine des dernières évolutions et participation, ou pas, du grand public. Événement festif / soirée Destinée à un public ciblé interne ou externe, elle fédère et divertit, grâce à l’ambiance festive et la scénographie étudiée pour plonger les invités dans l’univers de la marque ou dans un univers onirique. Objectif : échanger, rassembler, célébrer (inauguration,anniversaire, remise de prix, résultats etc.), marquer les esprits (lancement de produits etc...). Événement sportif Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 11 1.3 – Les étapes fondamentales 1.3.1 - La définition du besoin : Pourquoi un événement ? → POURQUOI ? Quel est le message, le but, l'objet ? → OBJECTIF ? Quelle est la cible, le public ? → QUI ? Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 12 1.3 – Les étapes fondamentales Les questions qui suivent :  Quel est le but de l'organisateur ?  Si ce n'est pas la première édition, quelle sont les leçons à tirer ?  Quel est le contenu ?  Quid des autres expériences ?  Quelle est l'équipe, qui sont les décisionnaires ?  Quelles sont les attentes et les besoins des participants ?  Quand ?  Comment ?  Où ? ... La réponse à ces questions permettra de se faire une idée claire de l'objectif. L'idée affinée qui résultera de ce processus de réflexion devra rester le point d'ancrage de toute la préparation. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 13 1.3 – Les étapes fondamentales 1.3.2 - L'identification des contraintes Il y a 3 types de contraintes majeurs Les contraintes temporelles : liées aux délais et disponibilités, à la période de l'année, à la météo... Les contraintes physiques : liées aux espaces, à la faisabilité technique... Les contraintes financières : liées aux coûts... Savoir identifier et prendre en compte les contraintes est un élément primordial pour ne pas faire fausse route dès le départ. C'est un des éléments majeur de différenciation entre un professionnel et un amateur. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 14 1.3 – Les étapes fondamentales 1.3.3 - Le cahier des charges Utilité ? La mise par écrit d’une demande permet de soulever les oublis et les questions fondamentales qui auraient été oubliées à ce stade précoce. De ce fait le cahier des charges évolue et permet de faire des demandes de devis précises. Il concentre le résultat des réflexions préalables qui constituent les « guidelines » à toujours garder à l’esprit. Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 15 1.3 – Les étapes fondamentales 1.3.2 - Le cahier des charges Rédaction La demande précise se basant sur les questions fondamentales : • Nature de l’événement • Objectifs • Cible / public • Toute autre information qui sera jugée utile : programme, charte si existante... Les données fixes quantitatives : • nombre de personnes attendues • durée envisagée de l’événement • données logistiques : hébergement, transports Les données budgétaires estimatives Master 1 – Communication des organisations Module de communication événementielle Salim Alami 16 1.3 – Les étapes fondamentales - Le cahier des charges : rédaction Le cahier des charges peut être global, comme dans le cas d’une consultation d’agence par un annonceur, ou partiel, comme dans le cas d’une uploads/Management/38e43cb1-8c0f-43f3-940f-7bdf8be2aa73-cours-alami-event.pdf