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Yoann QUEYROI Maître de conférences en sciences de gestion et du management yoa

Yoann QUEYROI Maître de conférences en sciences de gestion et du management yoann.queyroi@univ-jfc.fr 1 Audit et contrôle interne M1 MPCL 2 LES OUTILS ET TECHNIQUES DE L’AUDIT INTERNE Chapitre 3 3 4.1) Les outils de description § Le questionnaire de contrôle interne • Il permet la collecte et la critique des données • Il s’appuie sur le découpage de la mission en objet « auditable » effectué durant la phase de préparation. • Il permet à l’auditeur de réaliser une observation la plus complète possible. • Si la base du questionnaire est la même, les questions doivent être adaptées et spécifiques à chaque mission. 4 4.1) Les outils de description § Le questionnaire de contrôle interne • 5 questions fondamentales sont à formuler : • Qui ? • Questions relatives à l’opérateur, l’agent qui réalise la tâche. • Quoi ? • De quoi il s’agit ? Quelle est la nature de l’opération, etc. • Où ? • Pour ne pas omettre de vérifier tous les endroits où l’opération se déroule. • Quand ? • Début, fin, durée, saisonnalité, planning, etc. • Comment ? • Questions relatives à la description du mode opératoire • Pourquoi ? • Quelle est la cause de ce travail, le besoin initial, l’objectif ? 5 4.1) Les outils de description § Le questionnaire de contrôle interne • Ces questions doivent être ouvertes et regroupent tous les points de contrôle susceptibles d’être observés • Moyen mnémotechnique pour ne rien oublier. • Il s’agit de savoir si la tâche élémentaire est bien faite et bien maîtrisée. • Ce questionnaire permet donc les observations qui vont conduire à l’élaboration du diagnostic. 6 4.1) Les outils de description § La Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP) • Aussi appelée feuille d’évaluation du contrôle interne ou feuille d’analyse. • Elle reproduit les phases du raisonnement dans leur ordre logique et chronologique. • Elle est remplie par l’auditeur à chaque fois qu’il constate un dysfonctionnement, une erreur, une insuffisance, etc. 7 4.1) Les outils de description § La Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP) Feuille de révélation et d’analyse de problème Référence papier de travail : FRAP n°: Problème : Constat : Causes : Conséquences : Recommandations : Etabli par : Approuvée par: 8 4.1) Les outils de description § Le diagramme d’Ishikawa (les 5M) • Outil de l’analyse causale. • Simple moyen mnémotechnique qui sous 5 variables commençant toutes par M, rappelle qu’il convient d’explorer les 5 domaines des causes d’un phénomène. • Main d’œuvre • Milieu • Matière • Matériel ou moyens • Méthode Matière Milieu Main d’œuvre Méthode Matériel FAIT 9 4.1) Les outils de description § Le diagramme d’Ishikawa (les 5M) • Exercice : Extincteurs à poudre non remplis • Main d’œuvre : • Le personnel n’était pas informé de cette obligation • Pourquoi ? Parce qu’aucune formation ne lui ai donnée sur ce point • Milieu : • Rien ne permet de déceler la nécessité de ce renouvellement de produit. • Pourquoi ? Parce que les étiquettes sont illisibles, parce qu’elles ne sont pas normalisées. • Matière : RAS • Moyens : RAS • Méthodes : • Aucune procédure sur le sujet • Pourquoi ? Personne ne s’en est jamais préoccupé. Problème de supervision. 10 4.1) Les outils de description § Le diagramme d’Ishikawa (les 5M) • Exercice : Extincteurs à poudre non remplis • Construisez le diagramme d’Ishikawa 11 4.1) Les outils de description § Le diagramme d’Ishikawa (les 5M) • Exercice : Extincteurs à poudre non remplis MILIEU MAIN D’OEUVRE METHODE Extincteurs à poudre non remplis Pas de procédure Supervision Règle non apparente Etiquettes illisibles Normalisation Absence d’information Pas de formation du personnel 12 4.1) Les outils de description § L’observation physique • Elle est complémentaire des entretiens, qui seuls pourraient être considérés comme une enquête d’opinion. • Possibilité d’observer les processus • Comment se déroule une opération de recrutement • Comment se déroule l’établissement, le contrôle et règlement des notes de frais ? • Comment se déroule la demande et l’instruction d’une subvention pour une association ? • Possibilité d’observer les biens • Observation quantitative (inventaire) et qualitative des biens. • Ex: une installation défectueuse dans une usine. 13 4.1) Les outils de description § L’observation physique • Possibilité d’observer les documents • Observation des documents comptables, notes, procédures, etc. • Il ne faut pas se contenter de s’entendre affirmer ou expliquer que telle est la règle, l’auditeur demande à observer le document. • Possibilité d’observer les comportements • Observation du comportement des personnes au travail. Ex: le port du casque sur les chantiers, l’interdiction de fumer dans les lieux dangereux, etc. • Le champs des observations est considérable et essentiel. • Comment observer ? • Observation directe : permet un constat immédiat du phénomène. • Observation indirecte : fait appel à un tiers, client, fournisseur, ou auditeur externe. 14 4.1) Les outils de description § La narration • La narration par l’audité • L’auditeur se concentre sur l’écoute et la prise de note du récit de son interlocuteur. • A la différence de l’interview qui est préparée dans un but précis, la narration a pour objet de faire décrire un cadre général. • Ex : M. X, expliquez moi ce que vous faites. • Inconvénients : • Difficultés à retrouver les informations cherchées dans le discours de l’interlocuteur. Propos désordonnés. • Difficulté de compréhension si abus de termes techniques et sigles. • Tout repose sur la prise de note, l’aptitude à les retranscrire et à les interpréter. • Avantages : • Crée d’entrée de jeu un bon climat entre auditeur et audité. • Permet l’obtention de riches informations. 15 4.1) Les outils de description § La narration • La narration par l’auditeur • Il s’agit de transcription narrative d’auditeurs à partir d’observations physiques, de constats, tests, etc. • Il s’agit d’une narration dès l’instant que l’auditeur se borne à raconter le phénomène, résultat, processus observé. • Il présente l’avantage d’être de lecture facile, surtout si elle est structurée et logique. 16 4.1) Les outils de description § L’organigramme fonctionnel • Il va être construit par l’auditeur s’il le juge nécessaire pour y voir plus clair. • Il doit être fait en principe au début de la mission, sur la base d’observations, narrations, interview, etc. • Il permet d’enrichir les connaissances obtenues à partir de l’addition : organigramme hiérarchique + analyses de poste. 17 4.1) Les outils de description § L’organigramme fonctionnel • Exercice : • Exemple d’un organigramme hiérarchique du département vente d’une entreprise Département vente M. Pierre Administratif M. Durand Service technique M. Dupont Secteur 1 M. Michel Secteur 2 M. Paul 18 4.1) Les outils de description § L’organigramme fonctionnel • Exercice : • L’examen fonctionnel du département révèle que : • Les employés de M. Durand : • assurent la prise des commandes. • Comptabilisent les ventes. • Informent la clientèle sur les produits. • Les techniciens de M. Dupont : • Assurent l’assistance technique. • Informent sur les produits. • Eventuellement démarchent des clients nouveaux. • Les vendeurs de MM. Michel et Paul • Démarchent la clientèle • Prennent des commandes en direct • Informent sur les produits • Assurent la petite assistance technique. 19 4.1) Les outils de description § L’organigramme fonctionnel • Exercice : • Construisez l’organigramme fonctionnel 20 4.1) Les outils de description § L’organigramme fonctionnel • Exercice : • Construisez l’organigramme fonctionnel Vendre Prendre les commandes Comptabiliser Assurer la publicité des produits Assurer l’assistance technique Démarcher la clientèle 21 4.1) Les outils de description § L’organigramme fonctionnel • Intérêts : • Le rapprochement des 2 organigrammes peut conduire à détecter des faiblesses, dysfonctionnements, inefficacités. • Ici, le démarchage de la clientèle par les vendeurs et les techniciens peut créer un problème. • De même que l’information sur les produits donnée par tous, et la publicité assurée par les techniciens. • Il permet donc une première approche du problème de la séparation des tâches. 22 4.1) Les outils de description § La grille d’analyse des tâches • C’est la photographie à un instant donné de la répartition du travail. • Elle permet de déceler les manquements à la séparation des tâches. • Structure de la grille : • Une grille pour chaque fonction ou processus élémentaire. • Elle comporte le découpage unitaire de toutes les opérations (tâches) relatives à la fonction ou au processus. • Renseignement sur la nature de la tâche Exécution, autorisation, enregistrement comptable, financière, contrôle/vérif, etc. • Indication ensuite sur les personnes concernées. 23 4.1) Les outils de description § La grille d’analyse des tâches • Pour chaque tâche, l’auditeur regarde qui la réalise • Exemple pour le processus de paiement des factures d’une entreprise Tâches Nature Resp. courrier Y Resp. achat B Comptable D Gestionnaire A Non réalisé 1.Reception Ex X 2.Transcription Ex X 3.Rappro fact/bdc C X 4.Rappro fact/bdr C X 5.Compta En X 6.Ordonnancement A X 7.Etablissement du chèque Fin X 8.Envoi du chèque Ex X 24 4.1) Les outils de description § L’analyse des processus uploads/Management/auditcontroleinterne-chap3-yqueyroi.pdf