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Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 Gestion Administrative et Budgétaire Des Marchés Des Travaux Objectifs pédagogiques généraux du cours Fournir aux futurs Managers une vision globale pour administrer et gérer des contrats de travaux. Ce cours permet donc à l’étudiant(e) d’acquérir les connaissances et outils nécessaires pour gérer un projet de la phase d’exécution à la clôture. Selon une approche globale, il s’agit d’emmener l’étudiant(e) à utiliser ces capacités de leadership et de Technicien en vue de piloter l’exécution d’un projet du début jusqu’à la fin. À l’aide d’exercices et d’étude de cas, livré par étapes, les étudiants mettrons en pratique les notions théoriques du cours afin d’améliorer leurs qualités managériales. Il est prévu d’atteindre les objectifs principaux suivants : • Connaître les habiletés interpersonnelles requises pour l’administration et la Gestion de contrats, • Maîtriser la résolution de problèmes liés à l’Administration et la Gestion budgétaire des Marchés de travaux • Comprendre une démarche globale de planification et d’affectation de ressources à un marché de travaux ; • Connaître les outils et les techniques qui appuient la démarche de planification. • Savoir analyser et atténuer les risques liés à la gestion d’un Marché de travaux. • Savoir gérer les contraintes liées aux parties prenantes et à l’environnement de travail. • Connaître les techniques de suivi et de contrôle de coûts. Pré requis : − Avoir des notions en Comportement organisationnel et de Gestion de Projet ; − Avoir une bonne pratique des applications office et/ou MS Project 2007. MIDIOUR Sié MBA-Ingénieur de l’Industrie des Mines-Géologue Licence d’Ingénierie des Travaux publics Consignes : Disposer d’un Ordinateur avec une installation du logiciel MS Project version 2007 ou 2010. Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 Table des matières Introduction générale .................................................................................................................. 6 Chapitre 1 : Administration de contrat 1. Objectif de la Gestion administrative d’un contrat ............................................................. 8 2. Rôles et responsabilités des Acteurs impliqués dans l’Administration d’un contrat .......... 8 2.1 Coordonnateur du Projet ou le Chef d’Entreprise ....................................................... 8 2.2 Les Juristes .................................................................................................................. 8 2.3 Administration financière ............................................................................................ 8 2.4 Agent de Passation de Marchés ................................................................................... 8 2.5 Administrateur du Contrat ou le Directeur Technique ............................................... 9 3. Évaluation périodique des prestataires .............................................................................. 10 3.1 Évaluation de la performance du prestataire ............................................................ 10 3.2 Processus d'Évaluation .............................................................................................. 11 3.3 Erreurs Fréquentes d'Évaluation ................................................................................ 11 3.4 Meilleure Pratique en matière d'Évaluation............................................................... 11 4. Communications ............................................................................................................... 11 5. Gestion des livrables ......................................................................................................... 12 5.1 Vérification des livrables ........................................................................................... 12 5.2 Acceptation des livrables ........................................................................................... 12 6. Réception, Inspection, et Acceptation............................................................................... 12 7. Documentation de l’Administration du Contrat ............................................................... 12 Le Dossier de l'Administrateur de Contrat renferme au moins les éléments ci-après: ........ 13 8. Faiblesses et meilleures pratiques dans l'administration de contrat .................................. 13 8.1 Faiblesses ................................................................................................................... 13 8.2 Meilleures pratiques .................................................................................................. 13 9. Gestion des Changements ................................................................................................. 13 9.1 Les principaux types de modification de contrat ....................................................... 14 9.2 Identification et Recommandations de Changements ............................................... 14 9.3 Sources communes de modifications de contrat ........................................................ 14 9.4 Impact d’une modification ......................................................................................... 14 9.5 Fixation des Coûts de Modifications de Contrat ....................................................... 15 9.6 Processus de Modification de Contrat ....................................................................... 15 10. Conditions de contrat applicables aux Marchés des Travaux ....................................... 16 10.1 CCAG applicables aux marchés de travaux .............................................................. 16 Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 10.2 Conditions de contrat FIDIC ..................................................................................... 16 11. Conclusion ..................................................................................................................... 18 Chapitre 2 : Gestion de la communication Introduction .............................................................................................................................. 20 1. Planification des communications .................................................................................... 20 2. Diffusion de l'information ................................................................................................. 20 3. Établissement du rapport d'avancement ............................................................................ 21 4. Gestion des parties prenantes ............................................................................................ 21 5. Méthodes de communication ............................................................................................ 21 5.1 Gestion des réunions et des échanges ........................................................................ 21 5.2 Utilisation des courriels et leurs sécurisation ............................................................ 22 5.3 Réunions en lignes ..................................................................................................... 23 6. Registres des problèmes .................................................................................................... 23 6.1 Problèmes majeurs résolus ........................................................................................ 24 6.2 Demandes de modifications approuvées ................................................................... 24 6.3 Actions correctives approuvées ................................................................................. 24 6.4 Actif organisationnel (mises à jour) .......................................................................... 24 6.5 Planning du travail mises à jour ................................................................................ 24 7. Conclusion ........................................................................................................................ 24 Chapitre 3 : Gestion des risques Introduction .............................................................................................................................. 26 1. Généralités sur les risques ................................................................................................. 26 1.1 Définitions des risques ............................................................................................... 26 1.2 Origine des risques .................................................................................................... 26 1.3 Perception des risques par les organisations .............................................................. 26 2. Planification et analyse des risques ................................................................................... 27 2.1 Réunions de Planification .......................................................................................... 27 2.2 Analyse qualitative des risques .................................................................................. 27 2.3 Analyse quantitative des risques ................................................................................ 28 3. Planification des réponses aux risques .............................................................................. 28 4. Surveillance et maîtrise des risques .................................................................................. 29 5. Conclusion ........................................................................................................................ 29 Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 Chapitre 4 : Gestion des coûts du travail Introduction .............................................................................................................................. 31 1. Estimation des coûts d’un travail ...................................................................................... 31 1.1 Les méthodes d’estimation des coûts et de la durée .................................................. 31 1.2 Méthodes d’estimation utilisées ............................................................................... 32 2. Budgétisation .................................................................................................................... 32 3. Maîtrise des coûts ............................................................................................................. 32 4. Gestion budgétaire des travaux ......................................................................................... 33 4.1 Gestion traditionnelle des travaux ............................................................................. 33 4.2 Gestion de la Valeur-Acquise (GVA) ....................................................................... 33 4.3 La courbe en S ........................................................................................................... 35 5. Conclusion ........................................................................................................................ 36 Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 Mots clés Planification Valeur Acquise Coût Travail Projet Contrat Marché Courbe en S Ressource Durée Délai Budget Promoteur Mandataire Maître d’Ouvrage Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 Introduction générale Les marchés publics de travaux sont les marchés conclus avec des entrepreneurs, qui ont pour objet soit l’exécution, soit conjointement la conception et l’exécution d’un ouvrage ou de travaux de bâtiment ou de génie civil répondant à des besoins précisés par le pouvoir adjudicateur qui en exerce la maîtrise d’ouvrage. Un ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique. Lorsqu’un marché public porte à la fois sur des services et des travaux, il est un marché de travaux si son objet principal est de réaliser des travaux. (Source : Art. 1 du CMP 2006, Code de Marché Public français). Le marché peut inclure la conception du projet voire sa définition selon la volonté du Mandataire. La gestion d’un marché ou d’un contrat ramène à le Planifier, l’organiser, le Diriger et le Contrôler. Dans le processus de gestion d’un contrat ou d’un marché parmi les actions à mener, on peut citer : − effectuer les activités permettant de réaliser le cahier de charges ; − mettre en œuvre les méthodes planifiées et les normes ; − créer, maîtriser, vérifier et valider les livrables du projet ; − gérer les risques et mettre en œuvre les activités de réponses aux risques ; − gérer les fournisseurs ; − répercuter les modifications approuvées sur le contenu, les plans et l'environnement du projet aux modifications approuvées ; − établir et gérer les canaux de communication du projet, tant internes qu’externes à l'équipe de projet, − collecter les données du projet et rendre compte du coût, de l'échéancier, de la progression technique et qualitative, et des informations d'état pour faciliter la prévision ; − collecter et documenter les leçons apprises, et mettre en œuvre les activités approuvées d'amélioration des processus. Le Gestionnaire du Contrat et son équipe dirigent l'exécution des activités planifiées du travail et pilotent les diverses interfaces techniques et organisationnelles. Le processus de gestion d’un marché est celui qui dépend le plus directement du champ du contrat. Les livrables sont des données de sortie des processus exécutés selon un échéancier décrit dans le planning de travail. Les informations sur la performance du travail, concernant l'état d'achèvement des livrables et le travail accompli, sont rassemblées et incorporées au processus d'établissement du rapport d'avancement. Bien que les produits, services ou résultats attendus d’un contrat soient fréquemment des livrables tangibles tels que des immeubles, des routes, etc., ils peuvent également être intangibles, comme une formation. Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours de Gestion Administrative et Budgétaire de Marché Novembre 2014 Chapitre 1 : Administration de contrat Objectifs pédagogiques généraux du cours : Comprendre les contours de la Responsabilité de l’Administrateur de Contrat. − Connaître les objectifs à atteindre par un Administrateur de contrat ; − Connaître les différentes parties prenantes dans l’administration d’un contrat ; − Savoir coordonner les actions des différents intervenants ; − Connaître les bonnes attitudes et les actions à éviter ; − Savoir utiliser les expériences acquises pour consolider et améliorer l’administration des contrats. Pré requis : Gestion de Projet ; Comportement Organisationnel. Consigne : Rechercher et prendre connaissance des conditions de contrats applicables aux travaux de construction dans son Pays d’intervention. Expert de contenu : MIDIOUR Sié M2 MO/M09 : Cours uploads/Management/contenu-cours-mom09-gestion-administrative-et-budgetaire-de-marches-1.pdf